Lorsque de nombreux noms de dossiers sont précédés de lettres, de numéros ou de codes de projet de longueur fixe, les renommer un par un prend non seulement du temps, mais il est aussi facile d'en oublier ou de faire des erreurs. Cet article prend comme exemple la suppression des caractères 1 à 3 du nom de dossier et explique comment utiliser la fonction « Supprimer le texte dans le nom de dossier » dans HeSoft Doc Batch Tool pour nettoyer plusieurs noms de dossiers en une seule fois grâce à une règle de plage de position, rendant ainsi les noms de dossiers plus uniformes et plus faciles à archiver et à rechercher.
Dans le cadre du travail quotidien, de l'organisation des données de projet, de l'archivage financier, du classement des dossiers clients ou du tri des fichiers téléchargés en masse, on rencontre souvent ce problème : de nombreux noms de dossiers sont précédés de lettres, de codes de service, d'identifiants de source ou de numéros temporaires inutiles, comme ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202. Si ce que l'on doit réellement conserver, c'est la date, le numéro de lot ou de commande qui suit, alors les lettres initiales vont affecter le tri, la recherche et l'archivage ultérieur.
Modifier les noms de dossiers un par un semble ne consister qu'à supprimer quelques caractères, mais lorsque le nombre de dossiers atteint plusieurs dizaines, voire centaines, l'opération répétitive est très chronophage et peut entraîner des incohérences de nommage dues à des suppressions erronées. Ce que cet article vise à résoudre, c’est : supprimer par lot tout le texte dans une plage personnalisée de nombreux noms de dossiers. Dans l'exemple, nous supprimerons uniformément les lettres des positions 1 à 3 du nom de dossier, en ne conservant que les chiffres de la date qui suivent.
Ce qui suit, en combinaison avec des captures d'écran, montre comment utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour accomplir ce type de tâche de renommage de dossiers par lot. Cet outil est positionné comme un logiciel de traitement par lot pour les scénarios bureautiques, adapté au traitement des tâches répétitives d'organisation de fichiers, dossiers, Word, Excel, PDF, images, etc. L'accent est mis ici sur sa capacité à traiter les noms de dossiers.
Scénarios applicables : Quels noms de dossiers sont adaptés à une suppression par lot selon une plage de position ?
« Supprimer le texte dans le nom de dossier selon une plage de position » convient aux situations où la structure du nom est relativement régulière. C'est-à-dire que le contenu à supprimer dans chaque dossier se situe dans le même intervalle de position. Par exemple, les 3 premiers caractères de tous les noms de dossiers sont des codes alphabétiques, et la suite est la date à conserver ; ou les 5 premiers caractères de tous les noms sont un numéro temporaire, suivis du nom du client ; ou encore une portion précise du nom est un champ redondant généré par le système.
En prenant l'exemple dans la capture d'écran, le nom de dossier avant traitement contient deux parties : 3 lettres anglaises devant, et 8 chiffres de date ensuite. Nous n'avons pas besoin des préfixes comme ABC, BCD, DEF, GHI, et souhaitons seulement conserver les identifiants de date plus clairs comme 20240101, 20241010, 20240202. Dans ce cas, en utilisant la règle « plage de position » et en saisissant 1:3, on peut supprimer par lot le texte des positions 1 à 3 de chaque nom de dossier.
Cette méthode est plus flexible que de « rechercher un mot clé fixe puis de le supprimer ». En effet, sur la capture d'écran, les lettres au début de chaque dossier ne sont pas exactement les mêmes, certaines sont ABC, d'autres BCD, d'autres DEF. Définir des mots clés un par un serait fastidieux, tandis que la plage de position ne s'intéresse qu'à l'emplacement des caractères, pas à leur nature spécifique, ce qui la rend idéale pour supprimer un texte dont « le contenu diffère mais la position est identique ».
Aperçu du résultat : Avant traitement, les noms de dossiers contiennent des préfixes alphabétiques superflus
Avant traitement, les noms de dossiers dans l'explorateur de fichiers comportent tous un préfixe de 3 lettres. Dans la zone marquée en rouge, on peut voir que des lettres comme ABC, BCD, DEF, GHI, JKL sont situées tout au début du nom de dossier. Les chiffres qui suivent ressemblent à une date ou à un numéro d'activité, c'est l'information essentielle à conserver.
S'il n'y a que 2 ou 3 dossiers à traiter, supprimer le préfixe manuellement est peut-être acceptable. Mais la capture d'écran montre déjà 10 dossiers ; dans le travail réel, s'il s'agit d'un répertoire de projet, de données ou de commandes, le nombre peut être bien plus élevé. La modification manuelle est non seulement inefficace, mais elle pose aussi facilement des problèmes comme oublier un dossier, ou supprimer un caractère en trop ou en moins pour un autre.
Aperçu du résultat : Suppression uniformisée du texte des positions 1 à 3 après traitement
Une fois le traitement terminé, les 3 lettres situées au début des noms de dossiers ont été supprimées par lot, ne laissant que la partie numérique. Par exemple, ABC20240101 devient 20240101, DEF20240202 devient 20240202, JKL20240404 devient 20240404.
On peut voir que le format des noms de dossiers est devenu plus uniforme. Cela facilite le tri ultérieur par date, l'archivage par numéro, la copie par lot, la compression par lot ou la poursuite de l'organisation des fichiers. Plus important encore, tout ce processus ne nécessite pas de passer en mode renommage un par un, ni d'appuyer sur des touches de façon répétée pour supprimer les préfixes.
Étape 1 : Accéder à la fonction de traitement des noms de dossiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir dans la barre de navigation de gauche plusieurs catégories de traitement bureautique, telles que Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. Comme il s'agit ici de traiter des noms de dossiers, il faut entrer dans la catégorie Nom de dossier.
Dans la zone fonctionnelle « Nom de dossier », sélectionnez Supprimer le texte dans le nom de dossier. La description de cette carte de fonction sur la capture d'écran est « Supprimer par lot le texte dans le nom de dossier », ce qui correspond exactement au besoin de nettoyer par lot les préfixes de dossiers et de supprimer le texte d'une plage spécifiée, décrit dans cet article.
Le but de cette étape est de sélectionner d'abord le bon point d'entrée pour le traitement par lot. Beaucoup d'utilisateurs confondent facilement « Nom de fichier » et « Nom de dossier » : si ce qu'on veut modifier est le nom du dossier lui-même, il faut choisir les fonctions liées au nom de dossier ; si l'on souhaite modifier les noms de fichiers comme docx, doc, xlsx, pdf, jpg, il faut alors entrer dans la catégorie Nom de fichier ou l'outil correspondant. Après avoir sélectionné la bonne entrée, les objets ajoutés par la suite seront les enregistrements de dossiers.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à traiter et confirmer la liste
Après être entré dans la page « Supprimer le texte dans le nom de dossier », on peut voir le nom de la tâche actuelle en haut. La page adopte un flux de travail par étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Configurer les options de traitement, Configurer l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. La première étape consiste à ajouter les dossiers à traiter.
Cliquez sur le bouton Ajouter un dossier en haut à droite de la page pour intégrer les dossiers à renommer par lot dans la liste de traitement. Après l'ajout, le logiciel affiche dans le tableau des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, la date de création et la date de modification. La capture d'écran montre 10 enregistrements déjà ajoutés, incluant ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303, etc.
Il faut vérifier soigneusement deux points à cette étape. Premièrement, confirmer si le nombre d'enregistrements dans la liste est correct ; par exemple, le bas de la capture d'écran indique un nombre d'enregistrements de 10, signifiant que 10 dossiers seront traités. Deuxièmement, confirmer que les noms et chemins correspondent bien aux répertoires que vous voulez traiter, pour éviter d'ajouter par erreur des dossiers non concernés. Si un enregistrement ne doit pas être traité, on peut le supprimer via la colonne d'opérations à droite du tableau ; si la liste doit être réorganisée, on peut aussi utiliser le bouton Vider de la page pour tout recommencer.
Après confirmation, cliquez sur Étape suivante en bas pour passer au paramétrage de la règle de traitement. Le résultat attendu ici est : tous les dossiers dont on veut supprimer le texte par lot ont bien été intégrés dans la liste du logiciel, et la règle suivante s'appliquera uniformément à ces enregistrements.
Étape 3 : Sélectionner la plage de position et saisir la plage de suppression
La deuxième étape est la clé de cette opération. Sur la page « Configurer les options de traitement », on peut voir de nombreux types d'opérations, comme Tous les chiffres, Tous les espaces, Les textes les plus à droite, Tout le contenu entre deux textes, Tous les caractères chinois, Tout le contenu, Tout le contenu à gauche d'un texte, Plage de position, Toutes les lettres anglaises, Les textes les plus à gauche, Tout le contenu à droite d'un texte, etc.
Comme nous voulons supprimer le texte dans une « plage de position spécifiée » de chaque nom de dossier, il faut sélectionner Plage de position. Sur la capture d'écran, « Plage de position » est coché, et 1:3 est saisi dans le champ de saisie de la plage.
Ici, 1:3 peut être compris comme la suppression de tous les caractères de la position 1 à la position 3. Prenons ABC20240101 comme exemple, le caractère en position 1 est A, le 2 est B, le 3 est C ; après exécution, ces 3 caractères seront supprimés, et le résultat restant sera 20240101. Pour BCD20241010, après suppression de la position 1 à 3, on obtiendra 20241010.
L'avantage de cette étape est qu'il n'est pas nécessaire de se soucier du contenu spécifique de ces 3 premières positions. Tant que le texte à supprimer dans tous les noms de dossiers se situe à la même position, on peut utiliser une seule règle de plage pour le traitement par lot. C'est donc particulièrement adapté pour nettoyer les préfixes de numérotation générés par le système, les codes fournisseurs, les abréviations de département, les identifiants de lot temporaires, etc.
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur Étape suivante. Le résultat attendu est : le logiciel sait maintenant qu'il doit supprimer le texte des positions 1 à 3 de chaque nom de dossier, et l'étape suivante concernera l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement.
Étape 4 : Configurer l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement par lot
Selon l'indicateur de progression en haut de la page, après avoir configuré les options de traitement, on passe à « Configurer l'emplacement de sauvegarde », et enfin à « Démarrer le traitement ». Pour les tâches de modification de noms de dossiers, il est conseillé de vérifier à nouveau la liste de traitement et la règle, en particulier l'exactitude des chiffres de la plage, avant l'exécution formelle. L'exemple de cet article vise à supprimer les 3 premières positions, d'où la saisie de 1:3 ; si l'on souhaite ne supprimer que les 2 premières, il ne faut pas saisir 1:3, mais définir la plage en fonction de la position réelle.
Après être entré dans l'étape de l'emplacement de sauvegarde, suivez les instructions à l'écran pour terminer les paramètres de sauvegarde, puis poursuivez jusqu'à l'étape de démarrage du traitement. Avant l'exécution, il est recommandé de fermer les programmes ou fenêtres qui utilisent ces dossiers, afin d'éviter que la modification du nom échoue parce que le dossier est en cours d'utilisation. Une fois le traitement lancé, le logiciel supprimera uniformément le texte de la plage spécifiée dans les noms de dossiers multiples de la liste, selon la règle configurée.
Une fois le traitement terminé, vous pouvez retourner dans le répertoire contenant les dossiers pour voir le résultat. L'effet post-traitement sur la capture d'écran montre que tous les dossiers ont perdu leurs 3 lettres initiales, ne conservant que les noms numériques 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, etc.
Questions fréquentes et remarques
1. À partir d'où commence le calcul de la plage de position ?
L'exemple de la capture d'écran montre qu'après avoir saisi 1:3, ce sont les 3 premiers caractères du nom de dossier qui sont supprimés. Par conséquent, lors de la définition de la plage, il faut d'abord compter soigneusement la position de début et de fin du contenu à supprimer. Il est conseillé de prendre d'abord un nom typique pour le décomposer, par exemple dans ABC20240101, A est la position 1, B la position 2, C la position 3.
2. Si la longueur du préfixe n'est pas la même pour chaque dossier, peut-on encore utiliser la plage de position ?
Si la position du contenu à supprimer n'est pas cohérente, la plage de position risque de ne pas donner le résultat souhaité. Par exemple, si certains préfixes de dossiers font 2 caractères et d'autres 4, supprimer uniformément 1:3 entraînera la suppression de trop ou pas assez de caractères pour certains noms. Dans ce cas, il faut considérer, selon la structure réelle des noms, s'il ne vaut pas mieux utiliser une autre méthode de suppression, comme supprimer le contenu à gauche ou à droite d'un texte donné, ou supprimer le contenu entre deux textes. Mais cela doit se baser sur les options disponibles dans l'interface du logiciel.
3. Cela supprimera-t-il les fichiers dans les dossiers ?
Cette opération utilise « Supprimer le texte dans le nom de dossier », l'objet du traitement est le nom du dossier lui-même, il ne s'agit ni de supprimer le dossier, ni de supprimer les fichiers qu'il contient. Par mesure de sécurité, il est tout de même recommandé de faire une sauvegarde avant de traiter des données importantes, ou de tester d'abord avec un petit nombre de dossiers pour confirmer que la règle est correcte.
4. Peut-on l'utiliser pour supprimer du texte dans les noms de fichiers ?
Cet article montre le traitement des noms de dossiers. Si vous souhaitez traiter les noms de documents Word docx, doc, de tableaux Excel xlsx, xls, de fichiers PDF ou d'images, vous devez choisir la fonction de traitement de nom de fichier correspondante dans le logiciel, et non la fonction de nom de dossier. La logique est similaire pour les deux types de tâches, mais l'objet traité est différent.
Résumé
Supprimer par lot du texte dans une plage personnalisée de noms de dossiers revient fondamentalement à résoudre le problème du renommage répétitif à grande échelle. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , les utilisateurs peuvent ajouter plusieurs dossiers en une seule fois à une liste, choisir « Supprimer le texte dans le nom de dossier », puis utiliser la « Plage de position » saisir une règle comme 1:3, pour supprimer rapidement le contenu à une position spécifiée dans chaque nom de dossier.
Comparé à la modification manuelle un par un, ce mode de traitement par lot est plus stable, fait gagner un temps considérable et est mieux adapté aux scénarios comme l'archivage de documents bureautiques, le nettoyage de répertoires de projets, ou l'organisation de fichiers téléchargés en masse. Si vos noms de dossiers contiennent également du texte superflu à des positions fixes, il est conseillé de d'abord tester avec un petit échantillon pour confirmer la règle, puis de l'appliquer par lot à l'ensemble du répertoire, afin de normaliser efficacement les noms de dossiers.