Face à un grand nombre de documents PDF numérisés, de reçus, de contrats ou de fichiers d'archives, si les noms de fichiers sont composés de numéros, il peut être très fastidieux de les classer manuellement selon le premier chiffre. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier » dans le module d'organisation de fichiers et le configurer sur « Classer par premier chiffre », pour permettre au logiciel de générer automatiquement des dossiers numériques et d'archiver les fichiers, réduisant ainsi les glisser-déposer répétitifs et le jugement manuel.
De nombreuses entreprises et particuliers rencontrent un problème très spécifique mais fréquent lors de l'organisation de fichiers PDF : les noms de fichiers sont tous une chaîne de chiffres, tous les fichiers sont placés dans le même dossier, et il est nécessaire de les regrouper et archiver selon le premier chiffre du nom de fichier. Par exemple, les PDF commençant par 0 sont placés dans le dossier « 0 », ceux commençant par 3 dans le dossier « 3 », et ceux commençant par 8 dans le dossier « 8 ». Lorsqu'il y a peu de fichiers, on peut les glisser-déposer manuellement, mais dès qu'ils sont nombreux, cela devient une tâche répétitive, fastidieuse et sujette aux erreurs.
Cet article se concentre sur le besoin de « classer ensemble un grand nombre de fichiers selon le premier chiffre de leur nom » et présente comment réaliser un archivage automatique via le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool . Sa valeur principale réside dans le traitement par lots des fichiers, réduisant le travail manuel répétitif, particulièrement adapté au traitement de documents bureautiques en masse comme les numérisations PDF, les contrats, les pièces jointes de commandes, les pièces justificatives, etc. Bien que l'exemple en capture d'écran concerne des PDF, la même logique d'organisation peut être utilisée pour les fichiers doc, docx, xls, xlsx dont les noms comportent des numéros.
Scénarios applicables : pour quels documents bureautiques l'archivage par premier chiffre est-il adapté ?
L'archivage par le premier chiffre du nom de fichier convient généralement aux scénarios où la nomenclature des fichiers suit déjà une certaine régularité. Par exemple, des reçus financiers nommés par numéro de ticket, des dossiers administratifs nommés par numéro d'employé, des commandes d'achat nommées par numéro de commande, des données clients nommées par numéro de client, des fichiers de projet nommés par numéro de projet. Tant que le premier chiffre peut représenter une règle de regroupement, cette méthode peut être utilisée pour une organisation rapide.
À titre d'exemple, un répertoire contient des centaines de PDF nommés respectivement 019121173839164.pdf, 366984326281532.pdf, 428905671234890.pdf, 895612347890123.pdf. Ils ressemblent simplement à des chaînes de chiffres, mais le premier chiffre peut servir à une classification de premier niveau. Finalement, vous souhaitez obtenir des dossiers 0, 3, 4, 8, etc., chaque dossier ne contenant que les fichiers correspondant à ce premier chiffre. Si l'on s'en remet au travail manuel pour ce besoin, il faut non seulement observer constamment les noms de fichiers, mais aussi changer fréquemment de répertoire pour glisser-déposer les fichiers ; l'utilisation d'un logiciel de traitement par lots permet de le faire en une seule fois.
Aperçu du résultat : avant traitement, tous les fichiers PDF sont concentrés dans un seul répertoire
L'état avant traitement est très typique : le dossier affiche un grand nombre de fichiers PDF, dont les noms sont composés de chiffres suivis de l'extension. Bien que le gestionnaire de fichiers puisse trier ces fichiers par nom, il ne crée pas automatiquement de dossiers selon les chiffres et ne déplace pas non plus les fichiers automatiquement. L'utilisateur doit encore juger manuellement à quelle catégorie numérique chaque fichier appartient.
D'après la capture d'écran, on peut voir que la liste de fichiers contient à la fois des fichiers commençant par 0, et d'autres commençant par 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, etc. S'il est nécessaire de les placer dans différents dossiers, l'opération manuelle comprend au moins trois actions : regarder le premier chiffre, créer ou ouvrir le dossier correspondant, déplacer le fichier. Plus il y a de fichiers, plus le travail répétitif est évident.
Aperçu du résultat : après traitement, regroupement automatique par 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
Après traitement, les fichiers du répertoire d'origine ont été regroupés dans différents dossiers de classification selon le premier chiffre de leur nom. Sur la capture d'écran, on peut voir apparaître dans la liste des dossiers les répertoires 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Après avoir ouvert le répertoire « 0 », les noms de fichiers à l'intérieur commencent tous par 0 comme premier chiffre.
Ce résultat est très adapté à la gestion ultérieure. Par exemple, si vous avez seulement besoin de rechercher des fichiers numérotés commençant par 0, vous pouvez accéder directement au dossier « 0 » ; si vous devez empaqueter un groupe de fichiers, vous pouvez également agir directement sur le dossier numérique correspondant. Comparée à un mélange de tous les fichiers, la structure de répertoires après classification est plus claire.
Procédure opérationnelle : classer des PDF par lots selon le premier chiffre du nom de fichier
Première étape : ouvrir la fonction de classement par nom de fichier dans l'organisation de fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , accédez d'abord à Organisation de fichiers depuis la barre de navigation de gauche. Ce module est utilisé pour traiter les tâches de classement et d'organisation de fichiers par lots. Sur la page, on peut voir plusieurs cartes de fonctions liées à l'organisation de fichiers, la première étant « Classer les fichiers par nom de fichier », avec le texte descriptif « Classer tous les fichiers par lots selon leur nom de fichier ».
L'objectif ici est de créer une classification basée sur le premier chiffre du nom de fichier, il faut donc cliquer sur « Classer les fichiers par nom de fichier ». Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans une page d'opération guidée, où le logiciel guidera l'utilisateur pour accomplir successivement la sélection des enregistrements, le réglage des options de traitement, le réglage de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement.
Deuxième étape : importer les fichiers PDF à archiver
Après être entré dans la fonction, le haut de la page affiche la tâche actuelle comme « Classer les fichiers par nom de fichier ». Dans la première étape « Sélectionner les enregistrements à traiter », il est nécessaire d'ajouter les fichiers à traiter. La partie supérieure droite de l'interface propose deux entrées : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ».
Si les fichiers PDF sont dispersés à différents emplacements, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour une sélection par lots ; si tous les PDF sont dans le même répertoire, il est conseillé de choisir « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d'ajouter plus rapidement les fichiers de tout le dossier à la liste de traitement. Après l'importation, le tableau affichera des informations telles que le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, ce qui facilite la vérification de l'intégrité des fichiers.
À cette étape, il est recommandé de vérifier attentivement deux aspects : premièrement, si les fichiers de la liste sont bien tous ceux qui doivent être classés cette fois-ci ; deuxièmement, si le chemin pointe vers le dossier source correct. Si des fichiers non pertinents ont été importés, on peut supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne d'actions dans la liste. Après confirmation, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas.
Troisième étape : sélectionner « Classer par premier chiffre »
Après être entré dans « Définir les options de traitement », le logiciel affiche plusieurs modes de classification. Cette fois-ci, il ne s'agit pas de classer par extension, ni par chinois, par anglais ou par longueur de caractères fixe, mais d'identifier le premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier. Il faut donc cocher « Classer par premier chiffre » parmi les modes de classification.
Après avoir sélectionné cette règle, le logiciel utilisera le premier chiffre apparaissant dans chaque nom de fichier comme base de classification. Par exemple, 019121173839164.pdf sera classé dans le dossier 0, 366984326281532.pdf dans le dossier 3, 428905671234890.pdf dans le dossier 4. Une telle règle de classification est particulièrement intuitive pour les fichiers à numérotation chiffrée.
En dessous de la capture d'écran, on peut également voir la zone « Conversion majuscule/minuscule », contenant les options Par défaut, Convertir en majuscules, Convertir en minuscules. Comme cet exemple traite une classification numérique et n'implique pas de casse de lettres anglaises, il suffit de conserver l'option par défaut. Après avoir défini le mode de classification, continuez en cliquant sur « Suivant ».
Quatrième étape : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Selon le flux de la page, l'étape suivante est Définir l'emplacement de sauvegarde. Afin d'éviter de mélanger avec les fichiers originaux, il est conseillé de définir l'emplacement de sortie dans un répertoire séparé, par exemple « Résultat du classement PDF par premier chiffre ». Ainsi, une fois le traitement terminé, on peut clairement distinguer les fichiers originaux et le résultat classé.
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, passez à l'étape Lancer le traitement. Après confirmation, exécutez le traitement. Le logiciel créera par lots les dossiers numériques correspondants selon les règles définies et placera les fichiers dans les répertoires appropriés. Une fois terminé, ouvrez le répertoire cible pour voir le résultat du classement.
Questions fréquentes et points d'attention
Si le premier caractère du nom de fichier n'est pas un chiffre, peut-on quand même classer par premier chiffre ?
D'après le nom de la fonction, « Classer par premier chiffre » se concentre sur le premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier, et n'exige pas nécessairement que le premier caractère du nom soit un chiffre. Par conséquent, si le nom de fichier contient du texte au début mais qu'un chiffre apparaît ensuite, il peut également être classé selon le premier chiffre. Cependant, avant un traitement par lots réel, il est conseillé de tester avec un petit échantillon ou de vérifier la nomenclature des fichiers pour s'assurer que le résultat du classement correspond aux attentes.
Faut-il uniformiser les extensions de fichiers avant le traitement ?
Pas nécessairement. L'exemple de cet article concerne uniquement des PDF, le résultat est donc plus facile à observer. Si le répertoire réel contient simultanément des fichiers PDF, des fichiers Word docx/doc, des fichiers Excel xlsx/xls, etc., et que tous ces fichiers doivent être classés selon la même règle, on peut les importer ensemble. Mais si différents types de fichiers ont des règles d'organisation différentes, il est conseillé de les traiter par lots séparés.
Pourquoi les noms des dossiers de classification sont-ils des chiffres ?
Parce que l'option « Classer par premier chiffre » a été sélectionnée cette fois-ci. Après avoir identifié le premier chiffre dans le nom de fichier, le logiciel utilise ce chiffre comme base de classification, d'où l'apparition de dossiers comme 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 dans le répertoire de sortie. Cette méthode de nommage est concise et facilite la recherche.
Comment réduire les risques liés au traitement par lots ?
Bien que l'organisation de fichiers par lots soit efficace, il est également conseillé de sauvegarder d'abord le répertoire d'origine, ou de définir l'emplacement de sauvegarde dans un nouveau dossier. En particulier avant de traiter formellement un grand nombre de contrats, reçus ou archives importants, validez d'abord la règle avec un petit nombre de fichiers pour éviter des résultats non conformes aux attentes dus à une erreur de sélection du mode de classification.
Résumé : confiez l'archivage répétitif au logiciel bureautique
Organiser des fichiers PDF selon le premier chiffre de leur nom est un scénario bureautique typique de traitement par lots. Le classement manuel nécessite de constamment regarder, juger et glisser-déposer, tandis que HeSoft Doc Batch Tool peut automatiser ce processus grâce à la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier ».
Si votre dossier contient également un grand nombre de PDF, docx, xlsx ou autres fichiers bureautiques nommés par numérotation, vous pouvez suivre les étapes de cet article : accédez à Organisation de fichiers, ouvrez Classer par nom de fichier, importez les fichiers, sélectionnez Classer par premier chiffre, définissez l'emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Cela permet non seulement de gagner beaucoup de temps d'organisation, mais aussi de rendre la structure des fichiers plus standardisée, facilitant ainsi la recherche, l'archivage et la transmission ultérieurs.