대량의 PDF 스캔 파일, 영수증, 계약서 또는 아카이브 파일을 다룰 때, 파일명이 번호로 구성되어 있다면 첫 번째 숫자에 따라 수동으로 분류하는 작업은 매우 번거로울 수 있습니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여, 파일 정리 모듈에서 "파일을 파일명 기준으로 분류"를 선택하고 "첫 번째 숫자 기준으로 분류"로 설정하여, 소프트웨어가 자동으로 숫자 폴더를 생성하고 파일 아카이브를 완료하도록 함으로써 반복적인 드래그 앤 드롭과 수동 판단을 줄이는 방법을 소개합니다.
많은 기업과 개인이 PDF 파일을 정리할 때 매우 구체적이면서도 빈번히 발생하는 문제에 직면합니다. 파일 이름이 모두 숫자로 되어 있고, 모든 파일이 같은 폴더에 있으며, 이후에 파일 이름의 첫 번째 숫자를 기준으로 그룹화하여 보관해야 하는 경우입니다. 예를 들어 0으로 시작하는 PDF는 '0' 폴더에, 3으로 시작하는 PDF는 '3' 폴더에, 8로 시작하는 PDF는 '8' 폴더에 넣는 식입니다. 파일 수가 적을 때는 수동으로 끌어다 놓을 수 있지만, 파일이 많아지면 반복적이고 지루하며 실수하기 쉬운 작업이 됩니다.
본 글에서는 '대량의 파일을 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 분류하여 한곳에 모으는' 요구 사항을 중심으로, 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 통해 자동 분류를 완료하는 방법을 소개합니다. 이 기능의 핵심 가치는 파일을 일괄 처리하여 수동 반복 작업을 줄이는 데 있으며, 특히 PDF 스캔본, 계약 파일, 주문 첨부 파일, 증빙 자료 등 대량의 사무 문서를 처리하는 데 적합합니다. 스크린샷의 예시는 PDF이지만, 동일한 정리 방법을 파일 이름에 번호가 포함된 doc, docx, xls, xlsx 등의 파일에도 적용할 수 있습니다.
적용 시나리오: 첫 번째 숫자 기준 분류에 적합한 사무 자료
파일 이름의 첫 번째 숫자를 기준으로 분류하는 것은 일반적으로 파일 이름 지정에 일정한 규칙이 있는 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 재무 영수증은 영수증 번호로, 행정 기록은 직원 번호로, 구매 주문은 주문 번호로, 고객 자료는 고객 번호로, 프로젝트 파일은 프로젝트 번호로 명명되는 경우입니다. 첫 번째 숫자가 특정 그룹핑 규칙을 대표할 수 있다면, 이 방법을 사용하여 신속하게 정리할 수 있습니다.
예를 들어, 하나의 디렉터리에 수백 개의 PDF가 있고 파일 이름이 각각 019121173839164.pdf, 366984326281532.pdf, 428905671234890.pdf, 895612347890123.pdf라고 가정해 보겠습니다. 이들은 단순한 숫자 문자열처럼 보이지만, 첫 번째 숫자를 1차 분류 기준으로 사용할 수 있습니다. 최종적으로 0, 3, 4, 8 등의 폴더를 만들고, 각 폴더에 해당 첫 자릿수로 시작하는 파일만 넣기를 원할 것입니다. 이러한 요구 사항을 수작업으로 처리하려면 지속적으로 파일 이름을 확인해야 할 뿐만 아니라 디렉터리를 자주 전환하며 파일을 끌어다 놓아야 합니다. 일괄 처리 소프트웨어를 사용하면 한 번에 완료할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 모든 PDF 파일이 하나의 디렉터리에 집중
처리 전 상태는 매우 전형적입니다. 폴더에 많은 수의 PDF 파일이 표시되어 있고, 이름은 모두 숫자와 확장자로 구성되어 있습니다. 파일 관리자가 이 파일들을 이름순으로 정렬할 수는 있지만, 숫자에 따라 자동으로 폴더를 만들거나 파일을 자동으로 이동하지는 않습니다. 사용자는 여전히 각 파일이 어떤 숫자 분류에 속하는지 수동으로 판단해야 합니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 파일 목록에는 0으로 시작하는 파일뿐만 아니라 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등으로 시작하는 파일도 있습니다. 이 파일들을 각기 다른 폴더에 넣어야 한다면, 수작업으로는 최소한 세 가지 동작이 필요합니다. 첫 번째 숫자 확인, 해당 폴더 새로 만들기 또는 열기, 파일 이동. 파일이 많을수록 반복 작업이 더욱 두드러집니다.
결과 미리보기: 처리 후 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 기준으로 자동 그룹화
처리 후, 원래 디렉터리에 있던 파일들은 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 서로 다른 분류 폴더를 형성했습니다. 스크린샷에서 폴더 목록에 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등의 디렉터리가 나타난 것을 볼 수 있습니다. '0' 디렉터리를 열면, 그 안의 파일 이름은 모두 0을 첫 번째 숫자로 시작합니다.
이러한 결과는 후속 관리에 매우 적합합니다. 예를 들어 0으로 시작하는 번호 파일만 찾아야 한다면 '0' 폴더로 바로 이동할 수 있으며, 특정 그룹의 파일을 압축해야 한다면 해당 숫자 폴더에서 바로 작업할 수 있습니다. 모든 파일이 섞여 있는 것보다 분류된 디렉터리 구조가 훨씬 더 명확합니다.
조작 단계: 여러 PDF를 파일 이름 첫 번째 숫자 기준으로 일괄 분류
1단계: 파일 정리에서 파일 이름별 분류 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 를 시작한 후, 먼저 왼쪽 내비게이션 바에서 파일 정리로 들어갑니다. 이 모듈은 파일 일괄 분류, 정리 등의 작업을 처리하는 데 사용됩니다. 페이지에서 파일 정리와 관련된 여러 기능 카드를 볼 수 있으며, 그중 첫 번째 기능은 '파일을 파일 이름별로 분류'이며, 설명 문구는 '모든 파일을 파일 이름별로 일괄 분류합니다'입니다.
이번 목표는 파일 이름의 첫 번째 숫자에 따라 분류를 구축하는 것이므로, '파일을 파일 이름별로 분류'를 클릭해야 합니다. 이 단계의 예상 결과는 마법사 스타일의 조작 페이지로 진입하여, 소프트웨어가 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 순차적으로 안내하는 것입니다.
2단계: 보관할 PDF 파일 가져오기
기능에 진입하면, 페이지 상단에 현재 작업이 '파일을 파일 이름별로 분류'임을 표시합니다. 1단계인 '처리할 레코드 선택'에서 처리할 파일을 추가해야 합니다. 인터페이스 우측 상단에는 '파일 추가' 및 '폴더에서 파일 가져오기' 두 가지 진입점이 제공됩니다.
PDF 파일이 여러 위치에 흩어져 있다면 '파일 추가'를 사용하여 나누어 선택할 수 있습니다. 모든 PDF가 동일한 디렉터리 안에 있다면, '폴더에서 파일 가져오기'를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 폴더 전체의 파일을 처리 목록에 더 빠르게 추가할 수 있습니다. 가져온 후에는 표에 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시되어 파일이 완전한지 확인하기 쉽습니다.
이 단계에서는 두 가지 측면을 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 목록의 파일이 이번에 분류해야 할 파일이 모두 맞는지 확인합니다. 둘째, 경로가 올바른 원본 폴더를 가리키고 있는지 확인합니다. 관련 없는 파일을 가져왔다면, 목록의 작업 열을 통해 해당 레코드를 삭제할 수 있습니다. 확인 후 하단의 '다음'을 클릭합니다.
3단계: '첫 번째 숫자로 분류' 선택
'처리 옵션 설정'에 진입하면, 소프트웨어는 다양한 분류 방식을 제시합니다. 이번에는 확장자별 분류가 아니며, 중국어, 영어 또는 고정 문자 길이로 분류하는 것도 아닙니다. 파일 이름에서 가장 먼저 나타나는 숫자를 식별해야 합니다. 따라서 분류 방식에서 '첫 번째 숫자로 분류'를 선택해야 합니다.
이 규칙을 선택하면, 소프트웨어는 각 파일 이름에서 가장 먼저 나타나는 숫자를 분류 기준으로 삼습니다. 예를 들어 019121173839164.pdf는 0 폴더로, 366984326281532.pdf는 3 폴더로, 428905671234890.pdf는 4 폴더로 분류됩니다. 이러한 분류 규칙은 숫자 번호 유형의 파일에 특히 직관적입니다.
스크린샷 하단에는 '대소문자 변환' 영역도 보입니다. 기본값, 대문자로 변환, 소문자로 변환을 포함합니다. 이 예시에서 다루는 것은 숫자 분류이므로 영어 대소문자는 관련이 없기에 기본값을 유지하면 됩니다. 분류 방식을 설정한 후, '다음'을 계속 클릭합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작 실행
페이지 흐름에 따르면, 다음 단계는 저장 위치 설정입니다. 원본 파일과 섞이는 것을 피하기 위해 출력 위치를 별도의 디렉터리로 설정하는 것이 좋습니다. 예를 들어 'PDF첫번째숫자분류결과'와 같은 폴더로 설정합니다. 이렇게 하면 처리가 완료된 후 원본 파일과 분류된 결과를 명확히 구분할 수 있습니다.
저장 위치 설정이 완료되면, 처리 시작 단계로 진입합니다. 확인 후 처리를 실행하면, 소프트웨어는 설정된 규칙에 따라 해당 숫자 폴더를 일괄 생성하고 파일을 해당 디렉터리로 이동시킵니다. 완료 후 대상 디렉터리를 열면 분류 결과를 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
파일 이름의 첫 번째 문자가 숫자가 아니어도 첫 번째 숫자로 분류할 수 있나요?
기능 이름으로 볼 때, '첫 번째 숫자로 분류'는 파일 이름에서 처음으로 나타나는 숫자에 주목하며, 반드시 파일 이름의 첫 번째 문자가 숫자여야 하는 것은 아닙니다. 따라서 파일 이름 앞부분에 문자가 있더라도 후속으로 숫자가 나타나면 첫 번째 숫자에 따라 분류될 수 있습니다. 다만 실제 일괄 처리 전에 소량의 샘플로 테스트하거나 파일 이름 지정을 확인하여 분류 결과가 예상에 부합하는지 확인하는 것이 좋습니다.
처리 전에 파일 확장자를 통일해야 하나요?
반드시 그런 것은 아닙니다. 본 글의 예시는 모두 PDF이므로 결과를 더 쉽게 관찰할 수 있습니다. 실제 디렉터리에 PDF, Word의 docx/doc, Excel의 xlsx/xls 등의 파일이 동시에 포함되어 있고, 이 파일들을 모두 동일한 규칙으로 분류해야 한다면 함께 가져올 수 있습니다. 하지만 파일 유형별로 정리 규칙이 다르다면, 처리 단위를 나누어 진행하는 것이 좋습니다.
분류 폴더 이름이 왜 숫자인가요?
이번에 '첫 번째 숫자로 분류'를 선택했기 때문입니다. 소프트웨어가 파일 이름에서 첫 번째 숫자를 식별한 후, 해당 숫자를 분류 기준으로 사용하므로 출력 디렉터리에 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 등의 폴더가 나타납니다. 이러한 명명 방식은 간결하여 찾기 쉽습니다.
일괄 처리의 위험을 줄이는 방법은 무엇인가요?
대량 파일 정리는 효율적이지만, 먼저 원본 디렉터리를 백업하거나 저장 위치를 새 폴더로 설정하는 것이 좋습니다. 특히 중요한 계약서, 영수증, 기록 등을 정식으로 대량 처리하기 전에, 소량의 파일로 규칙을 검증하면 분류 방식을 잘못 선택하여 예상치 못한 결과가 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.
요약: 반복적인 보관 작업을 오피스 소프트웨어에 맡기기
파일 이름의 첫 번째 숫자로 PDF 파일을 정리하는 것은 전형적인 대량 사무 처리 시나리오입니다. 수동 분류는 지속적으로 확인하고 판단하고 끌어다 놓아야 하지만, HeSoft Doc Batch Tool 는 '파일을 파일 이름별로 분류' 기능을 통해 이 과정을 자동화할 수 있습니다.
만약 당신의 폴더에도 번호로 명명된 PDF, docx, xlsx 또는 기타 사무 파일이 대량으로 있다면, 본 글의 단계에 따라 작업할 수 있습니다. 파일 정리로 들어가서 파일 이름별 분류를 열고, 파일을 가져온 후 첫 번째 숫자로 분류를 선택하고, 저장 위치를 설정한 후 처리를 시작하세요. 이렇게 하면 방대한 정리 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 파일 구조를 더욱 표준화하여, 후속 검색, 보관 및 인계가 모두 더 수월해집니다.