Viele Bürodokumente verwenden feste Präfixe zur Angabe von Stadt, Kunde, Projekt oder Abteilung, z. B. LON, NYC, PAR usw. Wenn alle Dateien in einem einzigen Ordner abgelegt werden, werden spätere Suche, Verpackung und Übergabe ineffizient. In diesem Artikel wird die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool beschrieben, um Dateien nach einer bestimmten Anzahl von Zeichen am Anfang des Dateinamens stapelweise zu klassifizieren. Der Arbeitsablauf umfasst die Auswahl der Dateiorganisationsfunktion, das Importieren von Dateien, das Festlegen der Klassifizierung nach den ersten Zeichen, das Angeben der Anzahl, das Festlegen des Speicherorts und das Ausführen der Verarbeitung. Diese Methode eignet sich nicht nur für TXT, sondern auch für Word, Excel, PDF, Bilder und viele andere Dateitypen.
Dateinamen mit Präfixen sind eine gängige Namenskonvention für viele Unternehmen und Privatpersonen bei der Verwaltung von Materialien. Beispielsweise wird LON für Dateien mit Bezug zu London verwendet, NYC für New York und PAR für Paris; andere verwenden Kundenkürzel, Projektcodes oder Abteilungsnummern als Anfang des Dateinamens. Diese Namenskonvention selbst ist sehr standardisiert, doch wenn die Dateien nachträglich nicht rechtzeitig archiviert werden, stapeln sich Dutzende oder Hunderte von Dateien weiterhin im selben Verzeichnis. Öffnet man den Ordner, sieht man nur eine lange Dateiliste, und die Sucheffizienz ist nicht hoch.
Bei manueller Sortierung müsste man zunächst das Präfix jedes Dateinamens beurteilen, dann Ordner wie LON, NYC, PAR neu erstellen und anschließend die entsprechenden Dateien hineinziehen. Bei wenigen Dateien ist das noch akzeptabel, bei vielen passieren leicht Fehler. Dieser Artikel stellt eine Methode vor, die besser für Büroszenarien geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um viele Dateien anhand der ersten Zeichen ihres Dateinamens stapelweise zu klassifizieren und zusammenzulegen. Es gehört zur Stapeldateiverarbeitungsfunktion von Bürosoftware, deren Schwerpunkt nicht auf der Änderung von Dateiinhalten liegt, sondern darauf, Benutzern bei der schnellen Dateiarchivierung, Verzeichnisbereinigung und Materialklassifizierung zu helfen.
Anwendbare Szenarien: Am besten geeignet, wenn der Dateinamenanfang einem Muster folgt
Die stapelweise Archivierung nach Dateinamen-Präfix eignet sich für Fälle, in denen der Dateiname am Anfang feste Klassifizierungsinformationen enthält. Zum Beispiel Stadtcode plus Nummer, Kundenkürzel plus Datum, Projektnummer plus Dokumenttyp, Abteilungscode plus Monatsbericht usw. Unabhängig davon, ob die Dateien TXT-Text, DOC-Dokumente, DOCX-Dokumente, XLS-Tabellen, XLSX-Berichte, PPT-Präsentationen, PDF-Verträge oder Bilder und Scans sind, können sie über "Klassifizierung nach den ersten Zeichen" verarbeitet werden, solange sich das Klassifizierungskriterium am Anfang des Dateinamens befindet.
Diese Art von Funktion eignet sich besonders für folgende Aufgaben: Finanzmitarbeiter, die Rechnungen und Kontoauszüge nach Firmencode sortieren; Verwaltungsmitarbeiter, die Antragsformulare und Genehmigungsdokumente nach Abteilung ordnen; Betriebsmitarbeiter, die Datenexportdateien nach Stadt oder Filiale archivieren; Projektassistenten, die Entwürfe, Angebote, Verträge und Abnahmedokumentationen nach Projektnummer sortieren; Kundendienstmitarbeiter, die Feedback-Aufzeichnungen nach Kundennummer ordnen. Das Kernproblem, das gelöst wird, ist die Umwandlung sich wiederholender, mechanischer und fehleranfälliger Dateiverschiebeaktionen in eine einmalige Regeleinstellung und Stapelausführung.
Ergebnisvorschau: Von einer gemischten Dateiliste zu nach Präfix gruppierten Ordnern
Vor der Verarbeitung: Ein Verzeichnis mit mehreren Präfix-Dateigruppen
Im Screenshot vor der Verarbeitung enthält die Dateiliste verschiedene Präfixe, z. B. LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Jeder Dateiname enthält zudem eine Nummerierung und die Erweiterung TXT. Obwohl diese Dateien bereits durch ihren Namen die Kategorie ausdrücken, sind sie auf Verzeichnisebene noch unklassifiziert, alle Dateien befinden sich auf derselben Ebene. Für Personen, die nach Stadt, Projekt oder Kunde liefern müssen, erfordert dieser Zustand weitere Nachbearbeitung.
Nach der Verarbeitung: Präfixe werden zu Ordnernamen, Dateien gelangen automatisch in entsprechende Verzeichnisse
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die ursprünglich gemischten Dateien nun in verschiedene Ordner einsortiert wurden. Die Ordnernamen lauten LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Das bedeutet, die Software hat die ersten drei Zeichen des Dateinamens als Klassifizierungskriterium erkannt und damit die Kategorieverzeichnisse erstellt. Das Ergebnis nach der Verarbeitung ist übersichtlicher und eignet sich besser zum Packen, Teilen, Sichern und späteren Suchen.
Bedienungsschritte: Dateien stapelweise nach den ersten Zeichen des Dateinamens klassifizieren
Schritt 1: Funktion zur Klassifizierung nach Dateinamen in der Dateibereinigung öffnen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool achten Sie zunächst auf die linke Navigationsleiste. Im Screenshot ist zu sehen, dass "Dateibereinigung" ausgewählt ist, rechts werden mehrere Funktionen zur Dateibereinigung angezeigt. Um eine Archivierung nach Dateinamen-Präfix zu erreichen, klicken Sie auf "Dateien nach Dateinamen klassifizieren". Die Beschreibung dieser Funktion lautet, alle Dateien stapelweise nach Dateinamen zu klassifizieren, was dem Bedarf dieses Artikels entspricht, Dateien mit Präfixen wie LON, NYC, PAR zusammenzulegen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist der Eintritt in einen speziellen Verarbeitungsassistenten, nicht die manuelle Bedienung im Datei-Explorer. Die Software unterteilt komplexe Aufgaben in Phasen wie Dateien auswählen, Regeln festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten, die der Benutzer nacheinander abschließt.
Schritt 2: Zu archivierende Dateien importieren und Liste überprüfen
Nach dem Aufruf der Funktionsseite wird oben der aktuelle Funktionsname "Dateien nach Dateinamen klassifizieren" angezeigt, die erste Phase des Prozesses ist "Zu verarbeitende Datensätze auswählen". Oben rechts werden "Datei hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren" angeboten. Wenn sich die zu verarbeitenden Dateien an verschiedenen Orten befinden, können Sie "Datei hinzufügen" nutzen, um sie schrittweise auszuwählen; sind die Dateien bereits in einem bestimmten Verzeichnis zentralisiert, spart der Import aus einem Ordner Zeit.
Nach dem Import listet die Tabelle Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit auf. Im Beispiel des Screenshots enthält die Tabelle bereits Einträge wie LON10125384.txt, LON10181954.txt, NYC1010149.txt, PAR10213147.txt, und unten wird die Anzahl der Datensätze mit 20 angezeigt. Die Überprüfung dieser Liste ist sehr wichtig, da die Software später alle Dateien in der Liste stapelweise verarbeitet. Falls irrelevante Dateien entdeckt werden, können Sie einzelne Datensätze über die Aktionsspalte löschen oder die Liste leeren und erneut importieren.
Schritt 3: Klassifizierung nach den ersten Zeichen wählen
Sobald die Dateiliste bestätigt und korrekt ist, klicken Sie auf "Nächster Schritt" unten auf der Seite. In der zweiten Phase "Verarbeitungsoptionen festlegen" müssen Sie unter "Klassifizierungsmethode" die passende Regel auswählen. Die im Screenshot sichtbaren Klassifizierungsmethoden umfassen: Nach dem ersten Zeichen klassifizieren, nach der ersten Zahl klassifizieren, nach dem ersten englischen Buchstaben klassifizieren, nach dem ersten chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, nach den ersten Zeichen klassifizieren, nach den letzten Zeichen klassifizieren, nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren und nach benutzerdefiniertem regulären Ausdruck klassifizieren.
In diesem Beispiel soll nach den allerersten Präfixen wie LON, NYC, PAR im Dateinamen archiviert werden, daher sollte "Nach den ersten Zeichen klassifizieren" gewählt werden. Nach der Auswahl geben Sie bei "Anzahl" 3 ein. So extrahiert die Software die ersten 3 Zeichen jedes Dateinamens als Kategorienamen. Die Kategorie von LON10125384.txt ist LON, NYC10235440.txt ist NYC, TYO10378182.txt ist TYO. Nachdem die Einstellung abgeschlossen ist, ist das erwartete Ergebnis, dass bei der späteren Verarbeitung automatisch Ordner mit diesen Präfixen erstellt werden.
Schritt 4: Bei Bedarf Groß-/Kleinschreibung einstellen
Auf derselben Einstellungsseite sehen Sie auch den Bereich "Konvertierung der Groß-/Kleinschreibung" mit den Optionen Standard, In Großbuchstaben umwandeln, In Kleinbuchstaben umwandeln. Bei den Dateinamen im Screenshot sind die Präfixe selbst alle groß geschrieben, daher können Sie die Standardeinstellung beibehalten. Wenn Ihre Dateinamen jedoch gleichzeitig abc001.pdf, ABC002.pdf, Abc003.pdf enthalten und Sie möchten, dass sie alle in denselben Ordner ABC oder abc kommen, können Sie hier die Groß-/Kleinschreibung vereinheitlichen.
Diese Einstellung muss zwar nicht jedes Mal angepasst werden, ist aber sehr nützlich bei der Verarbeitung von Dateien, die von verschiedenen Personen oder Systemen exportiert wurden. Denn bei uneinheitlicher Groß-/Kleinschreibung könnte das System mehrere scheinbar unterschiedliche, tatsächlich aber gleiche Klassifizierungsergebnisse erzeugen. Eine vorherige Vereinheitlichung der Regel macht das Archivierungsergebnis aufgeräumter.
Schritt 5: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung ausführen
Klicken Sie weiter auf "Nächster Schritt", um zum Bereich "Speicherort festlegen" zu gelangen. Obwohl der Screenshot keine spezifischen Eingabefelder der Speicherort-Seite zeigt, ist anhand der Fortschrittsleiste klar erkennbar, dass dies die dritte Phase des Verarbeitungsassistenten ist. Es wird empfohlen, das Verarbeitungsergebnis in einem neuen Verzeichnis zu speichern, z. B. indem Sie neben dem ursprünglichen Verzeichnis einen Ordner "Klassifiziert" erstellen, um es von den Originaldateien zu unterscheiden.
Nachdem die Einstellung des Speicherorts abgeschlossen ist, beginnt die Phase "Verarbeitung starten". Die Software führt automatisch gemäß der importierten Dateiliste und der zuvor eingestellten Klassifizierungsmethode aus: Sie liest die ersten 3 Zeichen des Dateinamens, erstellt gleichnamige Klassifizierungsordner und legt die Dateien in den entsprechenden Ordnern ab. Nach Abschluss der Verarbeitung überprüfen Sie das Ausgabeverzeichnis, dort sollten Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO zu sehen sein, und die Dateien sind sortiert nach Präfix abgelegt.
Häufig gestellte Fragen und wichtige Hinweise
Was tun bei uneinheitlicher Präfixlänge?
Wenn alle Dateien so aufgebaut sind wie LON10125384.txt, bei dem die ersten drei Stellen die Kategorie bilden, geben Sie als Anzahl einfach 3 ein. Wenn ein Teil der Dateien ein zweistelliges und ein anderer Teil ein dreistelliges Präfix hat, wird empfohlen, zuerst die Dateinamenregel zu vereinheitlichen oder je nach Situation eine andere Klassifizierungsmethode zu wählen, z. B. die Klassifizierung nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich. Je stabiler die Klassifizierungsregel, desto zuverlässiger ist das Ergebnis der Stapelverarbeitung.
Kann dies für Word- und PDF-Dateien verwendet werden?
Ja. Die Screenshots in diesem Artikel verwenden TXT-Dateien als Beispiel, weil die Beispieldateien die Erweiterung TXT haben. Die Klassifizierung nach Dateinamen ist jedoch nicht vom Dateiinhalts-Typ abhängig. Word-DOCs, DOCX, Excel-XLS, XLSX, PowerPoint-PPT, PPTX, PDF-PDFs sowie gängige Bilddateien können alle nach den ersten Zeichen archiviert werden, wenn die Dateinamenregel übereinstimmt.
Ist vor der Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Eine Sicherung wird empfohlen. Jede stapelweise Dateioperation kann potenziell eine große Anzahl von Dateien auf einmal beeinflussen, insbesondere bei vielen Dateien und komplexen Pfaden. Zur Sicherheit können Sie zuerst ein Testverzeichnis kopieren, um die Klassifizierungsregel und den Speicherort zu bestätigen, bevor Sie die offiziellen Dateien verarbeiten. Selbst wenn die Anzahl falsch eingegeben wurde, kann man so schnell zurücksetzen.
Warum habe ich nach der Verarbeitung nicht die erwarteten Ordner erhalten?
Eine häufige Ursache ist, dass die eingegebene Anzahl nicht der Dateinamenregel entspricht. Wenn z. B. nach LON klassifiziert werden soll, aber 2 eingegeben wurde, könnte man Ordner wie LO, NY, PA erhalten; wurde 4 eingegeben, könnten Ergebnisse wie LON1, NYC1 entstehen. Daher sollte vor der Festlegung der Anzahl klar sein, wie viele Stellen das Präfix genau umfasst.
Fazit: Den Archivierungswert von Dateinamen-Präfixen voll ausschöpfen
Präfixe im Dateinamen sind eigentlich dazu gedacht, die Identifizierung von Materialien zu erleichtern. Nach der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool können diese Präfixe nicht nur von Menschen verstanden, sondern auch von der Software genutzt werden, um automatisch Klassifizierungsverzeichnisse zu erstellen. Für Benutzer, die häufig Bürodateien wie TXT, DOCX, XLSX, PDF organisieren, kann die stapelweise Archivierung nach den ersten Zeichen des Dateinamens die Zeit für manuelles Verschieben von Dateien erheblich reduzieren.
Wenn sich auch in Ihrem Ordner eine große Anzahl von Dateien befindet, die mit Kunden-, Stadt-, Abteilungs- oder Projektnamen beginnen, befolgen Sie direkt den in diesem Artikel beschriebenen Workflow: Wählen Sie "Dateien nach Dateinamen klassifizieren", importieren Sie die Dateien, stellen Sie "Nach den ersten Zeichen klassifizieren" ein, geben Sie die entsprechende Anzahl ein, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. Eine einmalige Einstellung genügt, um die Stapelarchivierung abzuschließen und die spätere Suche, Statistik und Übergabe zu erleichtern.