Les documents numérotés sont courants dans la gestion des contrats, des reçus, des archives, des commandes et des rapports. Si tous les fichiers sont entassés dans un seul dossier et que vous voulez les regrouper selon le premier chiffre dans le nom de fichier, cela engendre beaucoup d'opérations répétitives. Cet article, accompagné de captures d'écran, explique comment utiliser la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , importer les fichiers et choisir « Classer par le premier chiffre », pour obtenir rapidement des dossiers classés nommés par chiffres.
Dans la gestion des documents de bureau, de nombreux noms de fichiers ne sont pas des titres en langage naturel, mais des numéros de série, des numéros d'ordre, des numéros de commande ou des numéros d'archivage. Par exemple, un répertoire contient simultanément des fichiers tels que 019121173839164.pdf, 021543537912210.pdf, 366984326281532.pdf, 783456129047812.pdf, etc. Ils semblent n'être que des numéros, mais ces numéros contiennent généralement des informations de catégorisation. S'il faut classer les fichiers en fonction du premier chiffre du nom de fichier, le classement manuel peut prendre beaucoup de temps.
Cet article présente une méthode de traitement plus efficace : utiliser le logiciel bureautique HeSoft Doc Batch Tool pour regrouper et organiser par lots un grand nombre de fichiers selon le premier chiffre du nom de fichier. Une fois le traitement terminé, le logiciel crée automatiquement des dossiers nommés d'après les chiffres et y place les fichiers correspondants. Cette méthode convient aux PDF, documents Word doc/docx, tableaux Excel xls/xlsx, et autres documents de bureau nommés avec des numéros.
Scénarios applicables : pourquoi le regroupement par lots est nécessaire pour les documents numérotés
Les documents numérotés sont très courants dans le travail de bureau. Les factures, notes de frais et justificatifs de paiement du service financier peuvent être nommés avec des numéros ; les scans de contrats des services juridique et commercial peuvent être nommés avec le numéro de contrat ou le numéro client ; les postes d'entreposage, d'achat et de service clientèle accumulent également un grand nombre de fichiers de commande, d'accusés de réception et de pièces jointes de tickets. Si ces fichiers sont laissés en vrac dans le même dossier pendant une longue période, il devient difficile de les retrouver et de les archiver.
Le regroupement selon le premier chiffre du nom de fichier est une méthode d'archivage simple mais pratique. Il permet de diviser les fichiers mélangés à l'origine en répertoires classifiés 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Tant que l'utilisateur connaît le début du numéro de fichier, il peut rapidement accéder au dossier correspondant pour le trouver. Pour les données qui nécessitent une compression, une sauvegarde, un téléchargement ou une distribution ultérieure, il est également possible de les traiter par lots en fonction des dossiers numériques.
Le problème du classement manuel réside dans la répétition des actions : d'abord regarder le nom de fichier, puis identifier le premier chiffre, ensuite ouvrir ou créer le dossier correspondant, et enfin déplacer le fichier. Face à un grand nombre de fichiers, ce type d'opération est non seulement chronophage, mais aussi sujet aux erreurs de placement. L'intérêt des outils de traitement par lots est de déléguer les règles au logiciel pour une exécution uniforme, réduisant ainsi le jugement humain.
Aperçu du résultat : des fichiers numérotés en désordre avant l'organisation
La capture d'écran avant traitement ci-dessous montre un dossier typique : un grand nombre de fichiers PDF sont répertoriés dans le même répertoire par ordre de nom. Chaque nom de fichier est une chaîne de chiffres, avec l'extension .pdf. Bien que les noms de fichiers aient un schéma régulier, les fichiers ne sont pas automatiquement regroupés par chiffres.
On peut voir dans la liste que le premier chiffre du nom de fichier n'est pas identique, certains commencent par 0, d'autres par 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. S'il faut le faire manuellement, il est nécessaire de sélectionner un par un les fichiers commençant par le même chiffre et de les déplacer vers le répertoire correspondant. Plus le nombre de fichiers est élevé, plus il est facile d'omettre, de mal sélectionner ou de déplacer vers un mauvais dossier.
Aperçu du résultat : des dossiers classifiés par chiffres générés après l'organisation
Une fois le traitement terminé, la structure du dossier devient claire. Dans le répertoire de sortie, apparaissent plusieurs dossiers nommés par des chiffres, par exemple 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. En ouvrant le dossier "0", on peut voir que les fichiers dont le premier chiffre est 0 ont été placés ensemble.
L'avantage de ce type de résultat de classification est son caractère très intuitif : le nom du répertoire est le critère de classification, aucune explication supplémentaire n'est nécessaire. Pour le gestionnaire de documents suivant, la règle d'organisation est également facile à comprendre. S'il faut ultérieurement empaqueter et envoyer les fichiers d'un segment numérique particulier, il suffit de sélectionner le dossier correspondant.
Procédure : organiser les fichiers par lots selon le premier chiffre
Étape 1 : sélectionner le module d'organisation de fichiers, catégorisation par nom de fichier
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir sur la gauche différentes catégories d'outils, incluant Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. L'objectif étant ici d'organiser l'emplacement des fichiers et non de modifier leur contenu, on sélectionne donc Organisation de fichiers.
Après être entré dans la page Organisation de fichiers, cliquer sur la carte de fonction « Catégoriser les fichiers par nom ». La description de cette fonction est « Catégoriser par lots tous les fichiers par nom », ce qui correspond au besoin de regroupement par numéro.
Cette étape sert à entrer dans la bonne voie de traitement. Le résultat attendu est l'ouverture d'une page d'assistant de tâches, permettant ensuite d'importer les fichiers et de définir la règle de classification spécifique.
Étape 2 : ajouter des fichiers ou importer des fichiers depuis un dossier
Sur la page de tâche « Catégoriser les fichiers par nom », la première étape est de sélectionner les enregistrements à traiter. La capture d'écran montre que le haut de la page offre deux boutons : Ajouter des fichiers et Importer des fichiers depuis un dossier.
Si vous n'avez besoin de traiter qu'un petit nombre de fichiers spécifiques, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » ; s'il faut organiser tous les fichiers numérotés d'un dossier, il est recommandé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ». Après l'importation, les fichiers apparaissent dans une liste, dont les colonnes incluent des informations telles que le n°, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. Ces informations permettent de vérifier rapidement la source et le type des fichiers.
Après avoir confirmé que tous les fichiers de la liste doivent être traités, cliquer sur Suivant en bas de la page. Si des fichiers non désirés ont été importés, il est possible de les supprimer de la liste avant de continuer.
Étape 3 : cocher la classification par premier chiffre dans le mode de catégorisation
Après être entré dans la deuxième étape Définir les options de traitement, il faut choisir le critère de classification. Les modes de classification dans l'interface sont très riches, incluant la classification par le premier caractère, par le premier caractère chinois, par les derniers caractères, par le premier chiffre, par la première lettre anglaise, par les premiers caractères, par une position personnalisée, par une expression régulière personnalisée, etc.
Cette fois-ci, pour regrouper selon le premier chiffre du nom de fichier, il faut donc sélectionner « Catégoriser par le premier chiffre ». Dans la capture d'écran, cette option est déjà sélectionnée, et l'encadré rouge indique également l'emplacement de ce réglage.
Après avoir sélectionné cette règle, le logiciel lira automatiquement le premier chiffre qui apparaît dans chaque nom de fichier, et utilisera ce chiffre comme nom de dossier. Par exemple, 021543537912210.pdf entrera dans le dossier « 0 », 519278340156729.pdf dans le dossier « 5 », 904567812349025.pdf dans le dossier « 9 ». Ainsi, l'action de classification qui nécessitait une identification manuelle est transformée en traitement automatique par logiciel.
Plus bas sur la même page se trouvent les paramètres de conversion majuscules/minuscules. La règle actuelle portant sur les chiffres, il n'est pas nécessaire de convertir la casse, on peut donc conserver les paramètres par défaut. Une fois terminé, cliquer sur Suivant.
Étape 4 : définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement
Selon le flux de l'interface, l'étape suivante est de définir l'emplacement de sauvegarde. L'emplacement de sauvegarde détermine où les résultats de classification seront produits. Pour faciliter la vérification, il est conseillé de choisir un nouveau dossier cible, par exemple « Résultat de classification des fichiers numérotés » ou « Classement par premier chiffre ». Cela permet de conserver la structure du répertoire d'origine tout en visualisant les nouveaux résultats classifiés.
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, on accède à l'étape Démarrer le traitement. Avant l'exécution, il est recommandé de reconfirmer trois éléments : si les fichiers importés sont corrects, si le mode de classification est bien « Catégoriser par le premier chiffre », et si l'emplacement de sauvegarde est approprié. Une fois confirmé, démarrer le traitement, le logiciel créera par lots les dossiers numériques et classera les fichiers.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Selon quel chiffre classer si le nom de fichier comporte plusieurs chiffres ?
Cette fois, l'option « Catégoriser par le premier chiffre » est sélectionnée, le logiciel utilisera donc le premier chiffre apparaissant dans le nom de fichier comme critère de classification. Par exemple, s'il y a beaucoup d'autres chiffres après dans le nom, cela ne changera pas le résultat de classification basé sur le premier chiffre.
2. Que faire si le nom de fichier commence par du chinois ou de l'anglais ?
Si le nom de fichier ne commence pas directement par un chiffre mais en contient un plus loin, il faut vérifier par rapport aux fichiers réels si cela correspond à vos attentes de classification. Pour éviter un résultat non conforme, il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers, de confirmer la logique de classification avant de traiter l'ensemble.
3. Cela convient-il aux fichiers Word et Excel ?
La capture d'écran de cet article utilise des fichiers PDF pour la démonstration, mais l'idée de catégoriser par nom de fichier ne se limite pas au PDF. Les documents Word doc, docx et les tableaux Excel xls, xlsx utilisés au quotidien peuvent également être organisés par cette méthode s'ils contiennent un numéro dans leur nom. Il faut noter que la décision de traiter ensemble différents types de fichiers doit dépendre de vos besoins d'archivage.
4. Pourquoi définir un emplacement de sauvegarde séparé ?
L'organisation par lots implique le déplacement ou la sortie de multiples fichiers. Définir un emplacement de sauvegarde séparé facilite la comparaison avant/après traitement et réduit le risque de fausse manipulation. Pour les données importantes, il est conseillé de d'abord sauvegarder le dossier original, puis d'exécuter l'opération par lots.
5. Faut-il renommer les fichiers avant la classification ?
Si les noms de fichiers contiennent déjà des numéros explicites, il n'est généralement pas nécessaire de les renommer. Cependant, si les noms sont chaotiques, manquent de chiffres ou si la position des chiffres n'est pas uniforme, il est suggéré d'harmoniser les règles de nommage d'abord, puis d'effectuer la classification par le premier chiffre, afin d'obtenir une structure de dossier finale plus précise.
Résumé : archiver les fichiers numérotés plus rapidement et plus sûrement
Le regroupement et l'organisation par lots selon le premier chiffre du nom de fichier sont un scénario d'automatisation bureautique très pratique. Il permet de transformer un grand nombre de fichiers numérotés d'un état de désordre en une structure de dossiers numériques claire, réduisant le temps de glisser-déposer manuel, de jugement et de déplacement répétitif.
Avec HeSoft Doc Batch Tool , le processus global n'est pas complexe : entrer dans Organisation de fichiers, sélectionner « Catégoriser les fichiers par nom », importer les fichiers à traiter, définir le mode de classification sur « Catégoriser par le premier chiffre », puis définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Pour les utilisateurs qui ont souvent besoin d'organiser des PDF, docx, xlsx, contrats, reçus, commandes et archives, cette méthode de traitement par lots peut améliorer significativement l'efficacité de la gestion des documents. Il est recommandé d'utiliser directement cette méthode pour l'archivage la prochaine fois que vous rencontrerez un grand nombre de fichiers numérotés.