Wie kann man Zeichen auf der linken Seite von Ordnernamen stapelweise löschen? Vorgehensweise zum einheitlichen Entfernen der ersten Zeichen

Wenn viele Ordnernamen überflüssige Buchstaben, Nummern oder feste Präfixe enthalten, ist das einzelne Ändern nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch leicht zu übersehenen Änderungen und versehentlich gelöschten Zeichen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel des Entfernens der ersten drei Zeichen ganz links in Ordnernamen, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner hinzufügen, „die ersten Zeichen ganz links“ auswählen, die Anzahl der zu löschenden Zeichen festlegen und die anschließende Verarbeitung abschließen. Nach dem Vorgang lassen sich Namen wie ABC20240101 einheitlich in 20240101 umwandeln. Das eignet sich für die Projektarchivierung, die Bereinigung von Datumsverzeichnissen und die Standardisierung historischer Unterlagen.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten, gemeinsam genutzten Abteilungsverzeichnissen oder nach Datum archivierten Ordnern stößt man häufig auf eine wiederkehrende Aufgabe: Am Anfang jedes Ordnernamens stehen mehrere Zeichen, die keinen Aufbewahrungswert mehr haben. Beispielsweise waren die Ordner ursprünglich als „ABC20240101“, „DEF20240202“ und „GHI20240303“ benannt. Wenn nun nur noch die Datumsnummer am Ende erhalten bleiben soll, müssen die drei englischen Buchstaben ganz links im Namen einheitlich gelöscht werden.

Bei sehr wenigen Ordnern lässt sich das noch durch einzelnes Umbenennen im Datei-Explorer erledigen. Befinden sich im Verzeichnis jedoch Dutzende, Hunderte oder sogar noch mehr Ordner, kostet das manuelle Entfernen der Präfixe viel Zeit. Außerdem können dabei Fehler auftreten, etwa ein Zeichen zu wenig oder zu viel gelöscht, Ordner übersehen oder uneinheitliche Namen erzeugt werden. Für solche klar geregelten, wiederholt auszuführenden Umbenennungsaufgaben können die Stapelverarbeitungsfunktionen einer Office-Software genutzt werden, um die Arbeit in einem Durchgang abzuschließen.

Dieser Artikel zeigt am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool , wie mehrere Zeichen auf der linken Seite von Ordnernamen gelöscht werden. Im Beispiel werden einheitlich die drei Zeichen ganz links in jedem Ordnernamen entfernt, sodass Verzeichnisnamen mit Buchstabenpräfix zu reinen Datumsnummern werden. Die Methode setzt nicht voraus, dass alle Präfixe inhaltlich identisch sind. Solange die Anzahl der zu löschenden Zeichen gleich ist, kann positionsbasiert gearbeitet werden.

1. Anwendungsfälle: Welche Ordnernamen eignen sich für das Löschen linker Zeichen?

„Die ersten Zeichen von links löschen“ eignet sich für Ordner, deren Namen eine weitgehend einheitliche Struktur aufweisen und bei denen sich der überflüssige Inhalt am Anfang befindet. Anders als beim Suchen und Ersetzen fester Schlüsselwörter arbeitet diese Methode vor allem auf Grundlage von Position und Anzahl der Zeichen. Daher können auch unterschiedliche Buchstaben am Ordneranfang einheitlich entfernt werden.

1. Ordnerpräfixe mit unterschiedlichem Inhalt, aber gleicher Länge löschen

Beispielsweise heißen mehrere Ordner „ABC20240101“, „BCD20241010“ und „DEF20240202“. Die ersten drei Zeichen sind unterschiedlich, gehören aber alle zu Klassifizierungscodes, die entfernt werden sollen. In diesem Fall kann nicht einfach ein einziges festes Wort gesucht und ersetzt werden. Das Löschen der drei Zeichen ganz links entspricht dagegen genau dem Bedarf.

2. Von Export-Systemen hinzugefügte Nummern bereinigen

Manche Geschäftssysteme fügen beim Export von Materialien vor dem Ordnernamen fortlaufende Nummern, Abteilungscodes oder Herkunftskennzeichen mit fester Länge ein, zum Beispiel „001Kundendaten“ oder „002Projektunterlagen“. Werden diese Nummern bei der späteren Archivierung nicht benötigt, können die drei Ziffern ganz links einheitlich gelöscht werden. Enthält der Name nach der Nummer zusätzlich Leerzeichen oder Trennzeichen, sollte zuvor geprüft werden, ob auch diese in die zu löschende Zeichenanzahl einbezogen werden müssen.

3. Datumsordner und Projektarchivverzeichnisse vereinheitlichen

Besteht ein Ordnername aus „Geschäftscode + Datum“ und soll nach den aktuellen Ordnungsregeln nur das Datum erhalten bleiben, kann der vordere Geschäftscode entfernt werden. Ähnliche Anforderungen umfassen das Entfernen von Mitarbeiterkürzeln, Regionscodes, alten Projektkennzeichen sowie fester führender Textbestandteile, die bei der Migration von Verzeichnissen entstehen.

4. Fälle, die sich nicht ohne Weiteres für das Löschen nach Anzahl eignen

Ist die zu löschende Präfixlänge bei verschiedenen Ordnern unterschiedlich – manche Präfixe sind zwei Zeichen lang, andere drei, wieder andere haben gar kein Präfix –, sollte nicht ungeprüft für alle dieselbe Anzahl festgelegt werden. Stattdessen sollten die Ordner zunächst gruppiert oder anhand der tatsächlichen Namensstruktur geeignetere Regeln gewählt werden, damit keine Zeichen gelöscht werden, die eigentlich erhalten bleiben sollen.

2. Ergebnisvorschau: Die drei Zeichen ganz links im Ordnernamen löschen

1. Ordnernamen vor der Verarbeitung

Die folgende Abbildung zeigt die Verzeichnisliste vor der Verarbeitung. Zu erkennen ist, dass jeder Ordnername mit drei englischen Buchstaben beginnt und danach eine achtstellige Datumszahl folgt, beispielsweise „ABC20240101“, „DEF20240202“, „GHI20240303“ oder „JKL20240404“. Die rote Markierung weist genau auf den linken Buchstabenteil hin, der in einem Durchgang entfernt werden soll.

Die gemeinsame Regel dieser Namen lautet: Das zu erhaltende Datum steht jeweils rechts im Namen, während die zu bereinigenden Präfixe die drei Zeichen ganz links belegen. Zwar lauten die Präfixe ABC, BCD, DEF, GHI usw., ihre Länge ist jedoch identisch. Daher kann direkt die positionsbasierte Löschung verwendet werden, ohne mehrere Ersetzungsregeln einzeln anzulegen.

2. Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung werden die drei Buchstaben ganz links im ursprünglichen Namen gelöscht. Die Ordner heißen dann jeweils „20240101“, „20240202“, „20240303“, „20240404“ usw. Im Ergebnis bleibt nur noch der Datumsteil am Ende des ursprünglichen Namens erhalten, wodurch das Namensformat insgesamt einheitlicher wird.

Der Vorher-nachher-Vergleich bestätigt, dass bei dieser Aufgabe Text an einer bestimmten Position im Ordnernamen bearbeitet wird und nicht der Ordner selbst gelöscht wird. Für Verzeichnisse, die nach Datum sortiert, einheitlich archiviert oder in andere Verwaltungssysteme importiert werden sollen, erleichtert diese klare und konsistente Benennung das Auffinden und die spätere Pflege.

3. Vorgehensweise: Zeichen am Anfang von Ordnernamen stapelweise entfernen

Schritt 1: Die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool . Dabei handelt es sich um eine Office-Software für die Stapelverarbeitung von Bürodateien und Verzeichnissen. Die linke Seitenleiste ist nach Kategorien wie Dateiname, Ordnername, Dateiordnung sowie Werkzeugen für Word, Excel, PowerPoint, PDF und andere organisiert.

Da in diesem Beispiel Ordnernamen bearbeitet werden sollen, wählen Sie links zunächst „Ordnername“. Auf der zugehörigen Werkzeugseite suchen und öffnen Sie anschließend „Text aus Ordnernamen löschen“. Mit dieser Funktion lassen sich aus mehreren Ordnernamen Inhalte, die bestimmte Bedingungen erfüllen, in einem Durchgang entfernen.

Ziel dieses Schritts ist es, den zur Aufgabe passenden Verarbeitungseinstieg zu öffnen. Dabei ist zu beachten, dass „Dateiname“ und „Ordnername“ unterschiedliche Verarbeitungsobjekte sind. Sollen Verzeichnisnamen geändert werden, muss die Kategorie Ordnername gewählt werden, damit nicht versehentlich gewöhnliche Dateien aus dem Verzeichnis in eine andere Umbenennungsaufgabe aufgenommen werden.

Schritt 2: Die Ordner hinzufügen, die stapelweise umbenannt werden sollen

Auf der Funktionsseite befindet sich der Ablauf zunächst in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die Verzeichnisse in die Aufgabenliste aufzunehmen, deren linke Zeichen gelöscht werden sollen. Wurde ein Eintrag versehentlich hinzugefügt, kann er über das Löschsymbol rechts in der Liste entfernt werden. Soll die Auswahl vollständig neu erfolgen, steht außerdem die Schaltfläche „Leeren“ zur Verfügung.

In der abgebildeten Liste wurden bereits 10 Ordner hinzugefügt, darunter Namen wie ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202 und GHI20240303. Die Seite zeigt zugleich Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Im unteren Zusammenfassungsbereich steht „Datensätze: 10“. Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, sollten Sie insbesondere Folgendes prüfen:

• Sind alle Ordner in der Liste tatsächlich für diese Umbenennung vorgesehen?
• Ist die Anzahl der links zu löschenden Zeichen bei allen Namen gleich?
• Wurde versehentlich ein Verzeichnis ohne Präfix aufgenommen?
• Zeigt der Pfad auf das richtige Arbeits- oder Testverzeichnis?

Nachdem die Datensätze bestätigt wurden, klicken Sie unten auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.

Schritt 3: „Die ersten Zeichen von links“ auswählen und Anzahl eintragen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stehen verschiedene Aktionstypen zur Verfügung, etwa alle Ziffern, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, alle Leerräume, alle Inhalte links von einem bestimmten Text sowie Positionsbereiche. Da in diesem Beispiel eine feste Anzahl von Zeichen ab der Startposition jedes Namens entfernt werden soll, wählen Sie „Die ersten Zeichen von links“.

Tragen Sie anschließend im Eingabefeld „Anzahl“ den Wert „3“ ein. Dieser Wert bedeutet, dass beginnend ganz links in jedem Ordnernamen fortlaufend drei Textzeichen gelöscht werden. Aus „ABC20240101“ wird nach dem Entfernen von ABC „20240101“, aus „DEF20240202“ wird nach dem Entfernen von DEF „20240202“.

Dieser Schritt ist der Kern der gesamten Aufgabe. Die Anzahl muss anhand der tatsächlichen Namensstruktur eingetragen werden und darf nicht nur auf einer groben visuellen Einschätzung beruhen. Beginnt ein Name mit „ABC-20240101“, bleibt bei einer Eingabe von nur 3 das Trennzeichen übrig, und das Ergebnis lautet „-20240101“. Soll der Bindestrich mit entfernt werden, muss die Einstellung an die tatsächliche Zeichenanzahl angepasst werden. Chinesische Zeichen, englische Buchstaben, Ziffern, Leerzeichen und Satzzeichen können alle Positionen im Namen belegen. Daher sollten vor der Ausführung einige repräsentative Namen Zeichen für Zeichen geprüft werden.

Schritt 4: Weitere Einstellungen vornehmen und Verarbeitung starten

Nachdem Aktionstyp und Anzahl festgelegt wurden, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“. Wie im oberen Ablauf der Software dargestellt, folgen danach noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Führen Sie die weiteren Einstellungen entsprechend den Hinweisen der Oberfläche aus und prüfen Sie vor dem eigentlichen Start noch einmal Aufgabenliste und Verarbeitungsregeln.

Da sich eine Stapelumbenennung in einem Durchgang auf mehrere Datensätze auswirkt, empfiehlt es sich beim ersten Einsatz, zunächst einige Ordner in ein Testverzeichnis zu kopieren und zu prüfen, ob Löschanzahl und Endergebnis den Erwartungen entsprechen, bevor die offiziellen Materialien bearbeitet werden. Öffnen Sie nach Abschluss das Zielverzeichnis und kontrollieren Sie, ob die linken Präfixe entfernt wurden, ob die zu erhaltenden Teile vollständig sind und ob doppelte oder leere Namen sowie andere Auffälligkeiten auftreten.

4. Häufige Fragen und Hinweise

1. Müssen die Präfixe aller Ordner vollständig identisch sein?

Nein. Diese Funktion löscht anhand der Position ganz links und der angegebenen Anzahl und setzt keine inhaltliche Übereinstimmung voraus. ABC, BCD und DEF sind zwar unterschiedliche Texte, bestehen jedoch alle aus drei Zeichen und können daher in derselben Aufgabe einheitlich entfernt werden. Wirklich einheitlich sein müssen nur die Anzahl der zu löschenden Zeichen und die Namensstruktur.

2. Was passiert, wenn die Löschanzahl falsch eingetragen wird?

Ist die Anzahl zu klein, bleibt ein Teil des Präfixes erhalten. Ist sie zu groß, können Zeichen gelöscht werden, die im Namen eigentlich erhalten bleiben sollen. Wird etwa für „ABC20240101“ die Anzahl 4 eingestellt, lautet das Ergebnis „0240101“, und auch die erste Ziffer des Datums wird entfernt. Daher sollte vor dem Start das Ergebnis anhand eines Namens manuell durchgespielt werden.

3. Wie werden Leerzeichen oder Symbole im Namen gezählt?

Leerzeichen, Bindestriche, Unterstriche und andere Symbole sind ebenfalls Bestandteil des Namens. Lautet ein Name beispielsweise „ABC_20240101“, genügt die Eingabe von 3, wenn nur ABC gelöscht werden soll. Soll der Unterstrich mit entfernt werden, muss auch er eingerechnet werden. Da die Darstellung von Zeichen in verschiedenen Systemen unterschiedlich sein kann, sollten vor der Verarbeitung die tatsächlichen Ordnernamen direkt geprüft werden.

4. Können viele Ordner auf einmal hinzugefügt werden?

Wie das Beispiel zeigt, unterstützt die Software das Hinzufügen mehrerer Ordnerdatensätze zu einer Aufgabe und zeigt die Anzahl in einer Zusammenfassung an. Genau darin liegt der Vorteil der Stapelverarbeitung gegenüber dem manuellen Umbenennen: Die Regel muss nur einmal festgelegt werden und wirkt dann auf mehrere Verzeichnisse in der Liste. Je mehr Datensätze es sind, desto sorgfältiger sollten jedoch Prüfung und Sicherung erfolgen.

5. Wie lässt sich das Risiko einer Stapelumbenennung verringern?

Es wird empfohlen, eine Sicherung des ursprünglichen Verzeichnisses aufzubewahren und die Funktion zunächst mit wenigen Kopien zu testen. Prüfen Sie nach dem Hinzufügen Pfad und Datensatzanzahl, bestätigen Sie bei den Einstellungen Löschposition und Anzahl und kontrollieren Sie nach der Verarbeitung stichprobenartig den ersten, einen mittleren und den letzten Datensatz. Werden Ordnernamen von anderen Dokumenten, Verknüpfungen oder Geschäftssystemen referenziert, sollte außerdem bewertet werden, ob die Umbenennung bestehende Pfadbeziehungen beeinträchtigen kann.

5. Zusammenfassung

Das stapelweise Löschen der ersten Zeichen von links in Ordnernamen verwandelt im Kern wiederholtes manuelles Umbenennen in eine einmalige Regeleinstellung. Über HeSoft Doc Batch Tool öffnen Sie die Kategorie „Ordnername“, rufen „Text aus Ordnernamen löschen“ auf, fügen die zu bearbeitenden Verzeichnisse hinzu und wählen „Die ersten Zeichen von links“ sowie die gewünschte Anzahl. Auf diese Weise lassen sich Präfixe mit unterschiedlichem Inhalt, aber gleicher Länge einheitlich entfernen.

Für die zehn Datumsordner im Beispiel genügt die Einstellung, drei Zeichen von links zu löschen, um Namen wie „ABC20240101“ in „20240101“ zu überführen. Wenn Dutzende oder mehr Verzeichnisse zu bearbeiten sind, kann diese Stapelverarbeitung einer Office-Software wiederholte Klicks und Eingaben deutlich reduzieren und zugleich die Wahrscheinlichkeit verringern, Umbenennungen zu übersehen. Es empfiehlt sich, zuerst eine Sicherung anzulegen oder die Regel in einem Testverzeichnis zu prüfen und die Methode erst nach bestätigtem Ergebnis auf die offiziellen Ordner anzuwenden.