Wie entferne ich die ersten 3 Zeichen von Ordnernamen in Stapelverarbeitung? Anleitung zum einheitlichen Umbenennen von Datumsverzeichnissen

Der Ordnername verwendet das Format „Buchstabencode + Datum“. Wenn beim Archivieren nur das Datum beibehalten werden soll, wie lassen sich dann schnell die ersten 3 Zeichen am Anfang jedes Namens entfernen? Dieser Artikel zeigt anhand von HeSoft Doc Batch Tool die vollständige Vorgehensweise: Rufen Sie das Modul zur Bearbeitung von Ordnernamen auf, fügen Sie die mehreren zu ändernden Verzeichnisse hinzu, wählen Sie in den Regeln zum Entfernen von Text „die ersten Zeichen von links“ aus, setzen Sie die Anzahl auf 3, legen Sie dann den Speicherort fest und führen Sie die Aufgabe aus. Der Artikel erläutert zugleich die Ergebnisse vor und nach der Bearbeitung, die Methode zur Regelprüfung sowie Hinweise zur Sicherung und eignet sich für die einheitliche Bereinigung von Datumsverzeichnissen und Projektarchivnamen.

Viele Unternehmen verwenden in der Projektausführungsphase Ordnerbezeichnungen wie „Abteilungskürzel + Datum“, „Personalkennung + Chargennummer“ oder „Projektgruppenkürzel + Archivierungsdatum“. Beispielsweise steht ABC20240101 für Materialien einer bestimmten Quelle vom 1. Januar 2024, DEF20240202 für eine andere Charge vom 2. Februar 2024. Solche Bezeichnungen erleichtern in der Phase der Datenerzeugung die Zuordnung der Herkunft. Sobald die Dateien jedoch in ein einheitliches Archiv überführt werden, haben die vorangestellten Buchstabencodes häufig keinen bleibenden Wert mehr, und es genügt, nur den Datumsteil zu behalten.

Wenn viele solcher Verzeichnisse angepasst werden müssen, ist es nicht effizient, bei jedem Ordnernamen die ersten drei Zeichen manuell zu löschen. Die bearbeitende Person müsste nicht nur wiederholt klicken und tippen, sondern könnte außerdem „20240101“ versehentlich in „0240101“ ändern oder einzelne Verzeichnisse übersehen. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool nach festen Regeln die ersten drei Zeichen von Ordnernamen stapelweise entfernen und Bezeichnungen nach dem Muster „Buchstabencode + Datum“ einheitlich in reine Datumsnamen umwandeln können.

Anwendungsfall: Von Buchstaben-plus-Datum zu reinen Datumsverzeichnissen

Diese Methode eignet sich für Ordnernamen, bei denen die zu löschende Position fest und die Zeichenanzahl einheitlich ist. Bevor Sie entscheiden, ob sie anwendbar ist, sollten Sie die Struktur der Namen insgesamt betrachten und nicht nur ein einzelnes Verzeichnis.

• Mehrere Ordner beginnen mit einem dreistelligen englischen Code, gefolgt von einem achtstelligen Datum, z. B. ABC20240101, JKL20240404.
• Auf der linken Seite der Ordnernamen befindet sich ein alter Projektcode mit fester Länge, der nach der Migration in ein neues System nicht mehr benötigt wird.
• Scan-, Export- oder Download-Aufgaben haben automatisch Präfixe fester Länge erzeugt, wodurch die Verzeichnisnamen unnötig lang wurden.
• Archivierungsvorgaben verlangen, nur Jahr, Monat und Tag, Bestellnummer, Vertragsnummer oder Chargennummer beizubehalten.
• Es müssen ein Dutzend, mehrere Dutzend oder noch mehr Verzeichnisse auf einmal bearbeitet werden, und ein einzelnes Umbenennen soll vermieden werden.

Die Funktion lässt sich nicht nur für Datumsverzeichnisse verwenden, sondern auch für andere Bezeichnungen mit derselben Regel. Beispielsweise soll bei „TMPKunde001“ das TMP entfernt werden oder bei „ALTVertrag2024“ das ALT. Entscheidend ist, dass die linken Präfixe der zu bearbeitenden Verzeichnisse dieselbe Länge haben. Wenn die Zeichenanzahl der einzelnen Präfixe unterschiedlich ist, sollten die Verzeichnisse zunächst gruppiert werden; es darf nicht pauschal dieselbe Anzahl auf alle Verzeichnisse angewendet werden.

Vorschau: Wie sich die Namen nach dem Löschen der ersten drei Zeichen verändern

Verzeichnisstruktur vor der Bearbeitung

Vor der Bearbeitung enthalten die Ordner Namen wie ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303, JKL20240404, MNO20240505. Ganz links stehen jeweils drei englische Buchstaben, gefolgt von acht Ziffern.

In der Abbildung ist deutlich zu erkennen, dass die roten Markierungen und Pfeile auf den zu löschenden Buchstabenbereich zeigen. Bei dieser Aufgabe geht es nicht darum, eine bestimmte Gruppe identischer Texte zu suchen, denn ABC, BCD, DEF usw. sind unterschiedlich. Ihre Gemeinsamkeit besteht darin, dass sie alle ganz links im Namen stehen und jeweils drei Zeichen lang sind. Daher ist das Löschen nach Position und Anzahl geeigneter als das einzelne Suchen verschiedener Buchstaben.

Reine Datumsordner nach der Bearbeitung

Nach Abschluss der Bearbeitung werden die dreistelligen Buchstabencodes einheitlich entfernt, und die Ordner erscheinen als reine Zahlen wie 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, 20240505.

Dieses Format eignet sich besser für die Datumsarchivierung. Das achtstellige Datum folgt der Reihenfolge „Jahr, Monat, Tag“, sodass die Sortierung nach Namen in der Regel auch die zeitliche Abfolge widerspiegelt. Zu beachten ist, dass aus BCD20241010 nach dem Entfernen von BCD der Name 20241010 wird. Dadurch erscheint dieser Ordner gemäß der Sortierregel für numerische Namen an der entsprechenden Position und behält nicht unbedingt die Reihenfolge aus der Liste vor der Bearbeitung bei.

Arbeitsschritte: Die ersten drei Stellen mehrerer Ordnernamen auf einmal entfernen

Schritt 1: Das Modul zur Bearbeitung von Ordnernamen öffnen

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool finden Sie in der linken Navigation den Bereich „Ordnernamen“. Diese Kategorie dient zur Bearbeitung der Namen von Ordnern selbst und unterscheidet sich von Modulen zur Bearbeitung von Dokumentinhalten wie Word-Tools, Excel-Tools oder PDF-Tools.

Klicken Sie in der Funktionsliste für Ordnernamen auf „Text aus Ordnernamen löschen“.

Diese Funktion wird gewählt, weil das Ziel darin besteht, eine Zeichenfolge aus dem vorhandenen Namen zu entfernen. Wenn stattdessen ein einheitliches Kennzeichen ergänzt werden soll, wäre eine Funktion zum Hinzufügen von Präfixen oder Suffixen zu wählen; wenn ein alter Text durch einen neuen ersetzt werden soll, wäre Suchen und Ersetzen in Betracht zu ziehen. Da es sich in diesem Beispiel ausdrücklich um einen Löschvorgang handelt, muss die entsprechende Seite zum Löschen von Text geöffnet werden, um das falsche Werkzeug zu vermeiden.

Schritt 2: Zu bearbeitende Verzeichnisse stapelweise hinzufügen

Nach dem Öffnen der Seite „Text aus Ordnernamen löschen“ befinden Sie sich zunächst in der Phase „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die umzubenennenden Verzeichnisse in die Tabelle aufzunehmen.

Im Beispiel werden insgesamt 10 Datensätze hinzugefügt; auch am unteren Seitenrand wird die Datensatzanzahl mit 10 angezeigt. Die Spalte „Name“ dient zur Bestätigung des aktuellen Ordnernamens, die Spalte „Pfad“ zur Einordnung der Herkunft, und „Erstellungszeit“ sowie „Änderungszeit“ können als zusätzliche Prüfinformationen dienen. Es empfiehlt sich, die Zeilen einzeln durchzusehen und dabei besonders zu prüfen:

1. ob jeder Name aus drei zu löschenden Buchstaben und den beizubehaltenden Ziffern besteht,
2. ob versehentlich übergeordnete Verzeichnisse, nicht zugehörige Verzeichnisse oder Verzeichnisse mit abweichender Benennungsregel aufgenommen wurden,
3. ob nach dem Löschen von drei Zeichen identische Namen entstehen könnten,
4. ob die angezeigten Pfade tatsächlich zu dem vorgesehenen Bearbeitungsort gehören.

Wenn ein Datensatz nicht an der Aufgabe teilnehmen soll, können Sie ihn über das Löschsymbol in der jeweiligen Aktionsspalte aus der Liste entfernen. Soll die gesamte Verzeichnisauswahl neu erstellt werden, verwenden Sie „Leeren“. Nachdem die Liste geprüft wurde, klicken Sie unten auf „Weiter“.

Schritt 3: Löschregel nach linker Position festlegen

Im Abschnitt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Löschbedingungen. ABC, BCD und DEF in diesem Beispiel sind nicht dasselbe Schlüsselwort und lassen sich nicht durch einen festen Begriff zusammenfassen. Sie nehmen jedoch alle die drei linken Zeichen des Namens ein. Wählen Sie daher „Die ersten Zeichen von links“ und geben Sie bei „Anzahl“ den Wert 3 ein.

Die Regel lässt sich folgendermaßen veranschaulichen:

• ABC20240101: ABC löschen, 20240101 behalten.
• DEF20240202: DEF löschen, 20240202 behalten.
• JKL20240404: JKL löschen, 20240404 behalten.
• YZA20240909: YZA löschen, 20240909 behalten.

Diese Regel berücksichtigt nur Position und Anzahl der Zeichen und verlangt nicht, dass die drei linken Zeichen inhaltlich identisch sind. Selbst wenn verschiedene Ordner unterschiedliche Buchstabencodes verwenden, können sie daher einheitlich bearbeitet werden, solange die Länge jeweils 3 beträgt.

Beim Eintragen der Anzahl ist besondere Sorgfalt erforderlich. Bei einer 2 würde aus ABC20240101 der Name C20240101, das Präfix also nicht vollständig entfernt. Bei einer 4 würde zusätzlich die erste Ziffer des Datums gelöscht und das Ergebnis zu 0240101. Nachdem Sie Auswahl und Anzahl bestätigt haben, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Speicherort festlegen

Im oberen Seitenbereich wird der vollständige Assistent angezeigt: „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Verarbeitungsoptionen festlegen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Nachdem die Löschregel festgelegt wurde, folgen Sie den Hinweisen der Oberfläche und richten den Speicherort ein. Dabei sollten Sie den Verarbeitungsort anhand der tatsächlichen Anforderungen an die Datenverwaltung bestätigen, um Testergebnisse nicht mit offiziellen Unterlagen zu vermischen.

Wenn sich ein Ordnername ändert, ändert sich auch sein vollständiger Pfad. Endete der ursprüngliche Pfad beispielsweise mit ABC20240101, lautet das Ende nach dem Umbenennen 20240101. Falls Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Skripte, Verknüpfungen oder andere Bürodateien den ursprünglichen Verzeichnispfad referenzieren, werden diese Verweise nicht unbedingt automatisch aktualisiert. Bei gemeinsam genutzten Unterlagen oder Verzeichnissen von Geschäftssystemen sollten die Auswirkungen der Umbenennung daher vorab geklärt werden.

Schritt 5: Verarbeitung starten und Ergebnis prüfen

Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, wechseln Sie zu „Verarbeitung starten“ und führen die Aufgabe entsprechend dem Assistenten aus. Prüfen Sie nach Abschluss nicht nur, ob die Fertigstellung angezeigt wird, sondern kontrollieren Sie auch die tatsächlichen Ordnernamen am Zielort.

Drei Prüfmethoden sind empfehlenswert: Erstens die Anzahl kontrollieren und sicherstellen, dass vor und nach der Bearbeitung gleich viele Verzeichnisse vorhanden sind; zweitens einige Ordner am Anfang, in der Mitte und am Ende stichprobenartig prüfen, ob jeweils drei Zeichen gelöscht wurden; drittens die beibehaltenen Teile prüfen, ob Datum, Nummer oder Vertragsnummer vollständig sind. Im gezeigten Beispiel sollten am Ende alle 10 Ordner als achtstellige Zahlennamen erscheinen.

Häufige Fragen und Hinweise

Kann auch nach Anzahl gelöscht werden, wenn der Ordnername nicht mit Buchstaben beginnt?

„Die ersten Zeichen von links“ betont die Position und ist nicht auf englische Buchstaben beschränkt. Im Vergleich zu den in der Oberfläche angebotenen Aktionstypen unterscheidet sich diese Option von Löschmethoden nach Zeichenkategorie wie „Alle Ziffern“, „Alle chinesischen Zeichen“ oder „Alle englischen Buchstaben“. In diesem Beispiel wird die Bearbeitung nach linker Anzahl gewählt. Beginnt ein Name mit Ziffern, chinesischen Zeichen oder Symbolen, sollte ebenfalls zuerst die zu löschende Zeichenanzahl bestimmt und anhand weniger Beispieldatensätze überprüft werden.

Warum nicht „Alle englischen Buchstaben“ wählen?

In diesem Beispiel bestehen die zu löschenden Inhalte zwar zufällig alle aus Buchstaben, doch die Bearbeitung nach den ersten drei Zeichen entspricht direkter der vorgegebenen Benennungsstruktur. Enthält der hintere Teil des Namens ebenfalls Buchstaben, die erhalten bleiben sollen, könnte das Löschen aller englischen Buchstaben nützliche Inhalte beeinträchtigen. Die Regelwahl sollte sich an der tatsächlichen Namensstruktur orientieren und nicht nur an einem einzelnen Beispiel.

Was tun, wenn die Namenslängen unterschiedlich sind?

Unterschiedliche Gesamtlängen bedeuten nicht zwangsläufig, dass keine Bearbeitung möglich ist. Entscheidend ist, ob die linken Präfixlängen übereinstimmen. Beispielsweise haben ABC001 und DEF20240101 unterschiedliche Gesamtlängen, aber der jeweils links zu löschende Teil ist drei Zeichen lang, sodass dieselbe Regel verwendet werden kann. Dagegen haben AB001 und DEFG002 Präfixe von zwei bzw. vier Zeichen; solche Aufgaben sollten getrennt bearbeitet werden.

Wie lassen sich Namenskonflikte vermeiden?

Nach dem Entfernen der Präfixe können verschiedene Verzeichnisse denselben Namen erhalten. Werden beispielsweise bei ABC20240101 und DEF20240101 jeweils die ersten drei Zeichen gelöscht, entsteht in beiden Fällen 20240101. Befinden sie sich am selben Ort, kann es zu einem Namenskonflikt kommen. Vor der Ausführung sollte daher geprüft werden, ob die verbleibenden Teile eindeutig sind; falls nötig, sollten die Ordner getrennt abgelegt oder die Benennungsregel neu gestaltet werden.

Ist vor der eigentlichen Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?

Eine Sicherung wird empfohlen, insbesondere bei Kundendaten, Projektlieferdateien, Finanzbelegen oder langfristigen Archivunterlagen. Stapelverarbeitung ist sehr effizient, aber fehlerhafte Regeln werden ebenfalls stapelweise angewendet. Sinnvoll ist, einige Verzeichnisse an einen Testort zu kopieren, sie mit denselben Parametern zu bearbeiten und erst nach bestätigtem Ergebnis die eigentliche Aufgabe auszuführen.

Kann einfach die Anzahl 3 aus dem Beispiel übernommen werden?

Nein, die 3 darf nicht nur deshalb übernommen werden, weil sie im Tutorial eingetragen ist. Sie ergibt sich daraus, dass im Beispiel ganz links im Namen zufällig drei zu löschende Buchstaben stehen. Lautet Ihr Ordner „AB20240101“, wäre die Anzahl als 2 anzusetzen; bei „TEMP20240101“ als 4. Der Parameter muss anhand der eigenen Verzeichnisnamen bestimmt werden.

Zusammenfassung

Das stapelweise Umwandeln von „ABC20240101“ in „20240101“ bedeutet im Kern, auf mehrere Ordner dieselbe Umbenennungsregel anzuwenden: von ganz links beginnend drei Zeichen löschen. HeSoft Doc Batch Tool fasst diese wiederkehrende Arbeit in einem übersichtlichen Assistenten zusammen. Benutzer können Verzeichnisse zentral hinzufügen, Löschposition und -anzahl einheitlich festlegen und anschließend Speicherung und Verarbeitung abschließen.

Wenn Sie Datumsordner, historische Projektverzeichnisse oder aus Systemen exportierte Chargendaten aufräumen, prüfen Sie zunächst, ob alle Namen dieselbe linke Struktur aufweisen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Präfixlängen übereinstimmen, sichern Sie wichtige Verzeichnisse und testen Sie die Regel an einer kleinen Stichprobe. Ist das Ergebnis korrekt, fügen Sie die vollständigen Datensätze hinzu und führen die Stapelverarbeitung aus. So lassen sich mechanische Einzelumbenennungen reduzieren und zugleich Fehler durch übersehene Änderungen oder falsch gelöschte Zeichen verringern, wodurch spätere Suche, Sortierung und Archivierung einheitlicher werden.