Wie benenne ich mehrere Ordner einheitlich ab einem bestimmten Text um? Tutorial zur Stapelumbenennung

Möchten Sie eine große Anzahl von Ordnern einheitlich ab einem bestimmten Text benennen, ohne die vorangehenden Zeichen einzeln löschen zu müssen. Dieser Artikel verwendet START als gemeinsame Grenze und zeigt, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner importieren, die Regel zum Löschen aller Inhalte links vom angegebenen Text auswählen und steuern, ob der Positionierungstext beibehalten wird. Nach der Verarbeitung werden unterschiedliche Präfixe wie Backup_START und Build_START entfernt, während START sowie die Chargen-, Status- und Versionsinformationen rechts davon unverändert bleiben.

Bei Teamzusammenarbeit und Projektarchivierung durchlaufen Ordnernamen häufig mehrere Änderungsrunden. In frühen Phasen werden zur Unterscheidung der Herkunft möglicherweise Bezeichnungen wie Backup, Build, Client, Data, Design vor den Namen gesetzt; in der Phase der einheitlichen Übergabe oder langfristigen Aufbewahrung werden diese Präfixe nicht mehr benötigt. Wenn in allen Namen ein gemeinsamer Text wie START vorhanden ist, kann dieser als neuer Namensanfang festgelegt und die Zeichen davor können stapelweise entfernt werden.

In diesem Artikel wird keine gewöhnliche Einzelumbenennung vorgestellt, sondern eine Methode zur stapelweisen Umbenennung von Ordnern anhand von Textgrenzen. Ziel ist es, Backup_START_tempFiles_END_Final in START_tempFiles_END_Final zu verarbeiten und Project_START_alpha_END_Report in START_alpha_END_Report. Der Inhalt vor START wird entfernt, während START selbst und die Informationen rechts davon unverändert bleiben.

Der gesamte Vorgang wird mit HeSoft Doc Batch Tool durchgeführt. Als Software zur Stapelverarbeitung von Bürodateien kann sie dieselbe Regel auf mehrere Ordner anwenden und eignet sich für wiederkehrende Aufräumaufgaben mit großer Anzahl und ähnlich strukturierten Namen. Im Vergleich zur manuellen Änderung lassen sich durch regelbasierte Verarbeitung einheitlichere Benennungsergebnisse leichter sicherstellen.

1. Anwendungsszenarien: Wann ein einheitlicher Namensanfang erforderlich ist

„Mehrere Ordner einheitlich ab einem bestimmten Text beginnen lassen“ tritt häufig in den folgenden Büroszenarien auf:

• Übergabe von Projektunterlagen: Bei der internen Verwaltung wurden Abteilungs- oder Personenpräfixe verwendet, bei der externen Übergabe bleiben nur die Namen nach der offiziellen Projektkennzeichnung erhalten.
• Archivierung historischer Verzeichnisse: Ordnernamen enthalten vorübergehende Hinweise wie Backup, Temp, Old und müssen vor der Archivierung einheitlich bereinigt werden.
• Verzeichnisbereinigung nach Systemmigration: Exportierte Verzeichnisse enthalten Felder des Quellsystems, aber die tatsächlichen Geschäftsnamen beginnen alle mit demselben Schlüsselwort.
• Organisation von Stapelaufgaben: Viele Verzeichnispräfixe sind unterschiedlich, der hintere Teil verwendet jedoch eine feste Struktur aus Stapelnummer, Versionsnummer und Status.
• Vereinheitlichung der Teambenennung: Die Anfänge von Verzeichnissen, die von mehreren Personen erstellt wurden, sind uneinheitlich; gewünscht ist ein gemeinsamer Anfang wie START, offizielle Version oder Projektnummer.

Diese Anforderung unterscheidet sich vom einfachen Entfernen eines festen Präfixes. Wenn alle Namen mit Backup_ beginnen, kann der feste Text direkt entfernt werden; wenn die linken Teile jedoch jeweils Backup_, Build_, Invoice_, Project_ lauten, existiert kein festes Präfix. In diesem Fall muss das gemeinsame START als Positionsgrenze verwendet und der unterschiedlich lange Inhalt links davon entfernt werden.

2. Vorschau auf die Ergebnisse vor und nach der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung: Vor dem gemeinsamen Text stehen unterschiedliche Inhalte

Die Ordner vor der Verarbeitung sind in der Abbildung dargestellt. Obwohl in jedem Namen START in der Mitte steht, befinden sich links davon unterschiedliche englische Wörter und Unterstriche.

Die Beispielnamen können in drei Teile zerlegt werden:

1. Das zu löschende linke Präfix, z. B. Backup, Build, Client, Data.
2. Der gemeinsame Text START als Positionsgrenze.
3. Der zu erhaltende rechte Inhalt, z. B. tempFiles_END_Final, debugInfo_END_Release.

Nachdem diese drei Teile klar sind, ist die Regel eindeutig: den ersten Teil löschen und den zweiten und dritten Teil behalten. Da die Länge des ersten Teils nicht fest ist, sollte eine feste Zeichenanzahl nicht als Hauptkriterium verwendet werden.

Nach der Verarbeitung: Ordner beginnen einheitlich mit START

Nach Abschluss der Stapelaufgabe erhalten die Verzeichnisnamen eine einheitliche Struktur, und alle Ordner beginnen mit START.

Wie im Screenshot zu sehen ist, bleibt der Inhalt nach START weiterhin vorhanden, zum Beispiel:

• START_2024Draft_END_Archive
• START_alpha_END_Report
• START_debugInfo_END_Release
• START_oldVersion_END_Approved
• START_sampleChunk_END_Clean

Die Verzeichnisnamen sind nach der Verarbeitung einheitlicher und lassen sich beim Suchen, Sortieren und Prüfen nach Namen übersichtlicher handhaben. Zu beachten ist, dass der Explorer die Ordner nach dem Entfernen des Präfixes möglicherweise nach den neuen Namen neu sortiert, sodass sich die Anzeigereihenfolge der Ordner in der Liste ändern kann.

3. Detaillierte Arbeitsschritte

Schritt 1: Funktionskategorie für Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Ordnernamen“. Diese Kategorie dient zur Bearbeitung von Verzeichnisnamen, nicht zum Ändern der Inhalte von Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder Bilddateien in den Ordnern.

Klicken Sie nach dem Aufrufen der Kategorie auf „Text aus Ordnernamen entfernen“.

Auf dieser Seite stehen auch andere Namenstools zur Verfügung, in diesem Artikel geht es jedoch um den Löschvorgang. Erst nach Auswahl der entsprechenden Funktion kann die Bereinigung des Bereichs links von einem angegebenen Text eingerichtet werden.

Schritt 2: Mehrere Ordner zur Verarbeitungsliste hinzufügen

Klicken Sie auf der Seite „Text aus Ordnernamen entfernen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, die diesmal umbenannt werden sollen. Nach dem Hinzufügen werden die ausgewählten Ordner in der Tabelle angezeigt.

Im Screenshot sind insgesamt 10 Datensätze zu sehen; die Tabelle enthält Informationen wie Name und Pfad. Es wird empfohlen, aus folgenden Gesichtspunkten zu prüfen:

• Enthalten alle Namen START?
• Befindet sich links von START tatsächlich der zu löschende Inhalt?
• Handelt es sich rechts von START um den gültigen Namen, der erhalten bleiben soll?
• Gehören die Ordnerpfade zum diesmaligen Verarbeitungsbereich?
• Wurden versehentlich übergeordnete Verzeichnisse, Testverzeichnisse oder andere Geschäftsverzeichnisse hinzugefügt?

Wenn fehlerhafte Datensätze gefunden werden, können diese über die Löschaktion der betreffenden Zeile aus der Liste entfernt werden. Nachdem Datensatzanzahl und Verzeichnisnamen bestätigt wurden, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 3: „Gesamten Inhalt links von einem Text“ auswählen

Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stehen mehrere Aktionstypen zur Verfügung. In diesem Artikel wird „Gesamten Inhalt links von einem Text“ gewählt.

Diese Option verwendet den angegebenen Text als Grenze und bezieht den Inhalt links von der Grenze in den Löschbereich ein. Sie löst das Problem „linke Länge nicht fest, Positionstext fest“. Zum Beispiel:

• Backup steht links von START und wird gelöscht.
• Build steht links von START und wird gelöscht.
• Invoice steht links von START und wird gelöscht.
• Project steht links von START und wird gelöscht.

Unabhängig von der Länge dieser Wörter bestimmt die Software die Grenze anhand der tatsächlichen Position von START, ohne dass der Benutzer Zeichen einzeln zählen muss.

Schritt 4: Den zur Positionierung verwendeten Text eingeben

Geben Sie im Eingabefeld „Text“ START ein. Dieses Feld ist als Pflichtfeld gekennzeichnet und muss daher korrekt ausgefüllt werden.

Bei der Eingabe ist Folgendes zu beachten:

1. Schreiben Sie START nicht als start oder Start, es sei denn, die ursprünglichen Ordner verwenden genau diese Schreibweise.
2. Fügen Sie nicht versehentlich Leerzeichen davor oder danach ein.
3. Wenn in den Namen ähnliche Zeichen verwendet werden, richten Sie sich nach dem tatsächlichen Inhalt des ursprünglichen Namens.
4. Wenn verschiedene Ordner unterschiedliche Positionstexte verwenden, erstellen Sie die Aufgaben getrennt und wenden Sie nicht gewaltsam eine einzige Regel an.

Die 10 Ordner in diesem Beispiel enthalten alle das großgeschriebene START, daher kann derselbe Positionstext für die Stapelverarbeitung verwendet werden.

Schritt 5: Festlegen, ob der Positionstext einbezogen wird

„Diesen Text einbeziehen“ ist eine wichtige Grenzoption dieser Aktion. Der Schalter im Screenshot ist deaktiviert, was bedeutet, dass START selbst beim Löschen des Inhalts links von START nicht in den Löschbereich einbezogen wird.

Daher gilt:

Notes_START_privateText_END_Public

wird verarbeitet zu:

START_privateText_END_Public

Wenn das Ziel darin besteht, START beizubehalten, sollte dieser Schalter deaktiviert bleiben. Wenn der Benutzer tatsächlich möchte, dass das Ergebnis mit privateText beginnt, handelt es sich um einen anderen Löschbereich, und die Einstellung „Diesen Text einbeziehen“ muss erneut geprüft werden. Vor der Stapelverarbeitung muss unbedingt geklärt werden, ob das Positionierungswort erhalten bleiben soll.

Schritt 6: Einstellungen zum Speicherort aufrufen

Nachdem die Verarbeitungsoptionen bestätigt wurden, klicken Sie auf „Weiter“. Anhand der Prozessnavigation oben auf der Seite ist zu erkennen, dass die dritte Phase „Speicherort festlegen“ ist. Nehmen Sie die speicherbezogenen Einstellungen gemäß den Hinweisen der Oberfläche vor.

Die Bearbeitung von Ordnernamen kann sich auf vorhandene Pfade auswirken. Daher sollte dieser Schritt unter Berücksichtigung der tatsächlichen Anforderungen an die Materialverwaltung bestätigt werden. Wenn Verzeichnisse sehr wichtig sind, wird empfohlen, vorab eine Sicherungskopie ohne Umbenennung aufzubewahren oder die Aufgabe zuerst an kopierten Testordnern auszuführen.

Schritt 7: Verarbeitung starten und Ergebnis prüfen

Nach Abschluss der Einstellungen zum Speicherort gelangen Sie zur Phase „Verarbeitung starten“. Vor der eigentlichen Ausführung wird empfohlen, die folgende Regelzusammenfassung erneut zu prüfen:

• Verarbeitungsobjekt: Ordnernamen.
• Aktionstyp: Gesamter Inhalt links von einem Text.
• Positionstext: START.
• Positionstext einbeziehen: deaktiviert, d. h. START bleibt erhalten.

Starten Sie die Verarbeitung und warten Sie auf den Abschluss der Aufgabe. Öffnen Sie anschließend das entsprechende Verzeichnis und vergleichen Sie die Namen vor und nach der Verarbeitung. Es ist sinnvoll, bevorzugt zwei Arten von Datensätzen stichprobenartig zu prüfen, nämlich solche mit kürzerem und solche mit längerem Präfix, z. B. Build und Invoice, um zu bestätigen, dass linke Inhalte unterschiedlicher Länge korrekt entfernt wurden.

4. Erläuterung der Verarbeitungslogik: Warum START erhalten bleibt

Viele Benutzer verstehen „gesamten Inhalt links von einem Text löschen“ leicht so, dass dieser Text mitgelöscht wird. Tatsächlich hängt es zusätzlich von der Option „Diesen Text einbeziehen“ ab, ob der Positionstext erhalten bleibt.

Dieses Beispiel kann so verstanden werden, dass links von START ein Löschbereich eingerichtet wird. Wenn der Schalter deaktiviert ist, endet der Löschbereich vor START, und START gehört nicht zum Löschbereich; wenn der Schalter aktiviert ist, ändert sich, ob der Positionstext in den Verarbeitungsbereich einbezogen wird. Um das im Screenshot gezeigte Ergebnis zu erhalten, muss daher nicht nur der richtige Aktionstyp gewählt, sondern auch „Diesen Text einbeziehen“ deaktiviert bleiben.

Dieses Design ermöglicht es, mit derselben Art von Funktion zwei häufige Anforderungen abzudecken: Zum einen das Beibehalten des Trennworts, sodass alle Namen mit dem Trennwort beginnen; zum anderen das Löschen des Trennworts samt Inhalt links davon, sodass nur der nachfolgende Geschäftstext erhalten bleibt. In diesem Artikel wird die erste Variante verwendet.

5. Wie sich die Sicherheit bei der Umbenennung großer Ordnermengen erhöhen lässt

1. Zuerst repräsentative Tests durchführen

Wählen Sie aus allen Verzeichnissen drei bis fünf Stichproben aus, darunter Namen mit dem kürzesten Präfix, dem längsten Präfix, Namen mit Ziffern sowie Namen mit besonderen Statustexten. Kopieren Sie die Stichproben, führen Sie dieselbe Regel aus und verarbeiten Sie die vollständigen Daten erst, nachdem das Ergebnis als korrekt bestätigt wurde.

2. Namen mit unterschiedlicher Struktur gruppieren

Wenn ein Teil der Ordner START verwendet, ein anderer Teil dagegen BEGIN oder andere Markierungen, sollten getrennte Aufgaben erstellt werden. Die Stapelverarbeitung setzt eine einheitliche Regel voraus; unterschiedliche Strukturen in einem Durchgang erhöhen das Risiko von übersehenen Verarbeitungen.

3. Ursprüngliche Verzeichnisliste aufbewahren

Bewahren Sie vor der Verarbeitung einen Screenshot auf oder exportieren Sie eine Namensliste, um sie nach der Verarbeitung abzugleichen. Auch wenn keine Wiederherstellung erforderlich ist, kann so schnell bestätigt werden, ob die Namensänderungen der einzelnen Verzeichnisse den Erwartungen entsprechen.

4. Externe Pfadverweise prüfen

Die Umbenennung von Ordnern aktualisiert nicht automatisch Inhalte, die auf alte Pfade verweisen. Wenn Hyperlinks in Word-Dokumenten, externe Verknüpfungen in Excel-Arbeitsmappen, Verknüpfungen, Skripte oder Geschäftssysteme die ursprünglichen Verzeichnispfade verwenden, müssen sie nach der Umbenennung möglicherweise synchron aktualisiert werden.

5. Berechtigungen und Sperren nicht außer Acht lassen

Schließen Sie vor der eigentlichen Ausführung Programme, die diese Verzeichnisse verwenden, und stellen Sie sicher, dass der aktuelle Benutzer über die erforderlichen Verzeichnisberechtigungen verfügt. Wenn einzelne Ordner unverändert bleiben, sollte anhand der tatsächlichen Umgebung geprüft werden, ob sie gesperrt oder durch Berechtigungen eingeschränkt sind.

6. Häufig gestellte Fragen

1. Können chinesische Ordnernamen verarbeitet werden?

In diesem Artikel wird das englische START demonstriert, aber die Kernlogik basiert auf der Positionierung anhand eines angegebenen Texts. In der Praxis sollte der gemeinsame Text aus den Ordnernamen verwendet und anhand weniger Stichproben geprüft werden, ob chinesische Zeichen, Ziffern oder gemischte Zeichen das erwartete Ergebnis liefern.

2. Was passiert, wenn vor START kein Inhalt steht?

Solche Namen beginnen bereits mit START und haben kein linkes Präfix, das gelöscht werden könnte. Damit das Aufgabenergebnis leichter zu prüfen ist, können sie vor dem Hinzufügen separat eingeordnet werden, um Verwechslungen mit zu bereinigenden Verzeichnissen zu vermeiden.

3. Was ist zu tun, wenn ein Name zwei START enthält?

Das mehrfache Auftreten des Positionstexts im selben Namen ist ein Sonderfall und kann dazu führen, dass die Grenze nicht der menschlichen Erwartung entspricht. Führen Sie solche Namen nicht direkt zusammen mit gewöhnlichen Namen in großen Mengen aus, sondern kopieren Sie das Verzeichnis zuerst und testen Sie, wie die Software positioniert, bevor über den Verarbeitungsplan entschieden wird.

4. Warum ändert sich die Reihenfolge der Ordner nach der Verarbeitung?

Nach dem Entfernen des ursprünglichen Präfixes sortiert das System nach den neuen Namen. Verzeichnisse, die zuvor nach Backup, Build, Client angeordnet waren, beginnen nun alle mit START, und die nachfolgenden Zeichen fließen in die Sortierung ein. Eine veränderte Anzeigeposition ist daher normal.

5. Kann die Methode docx-, xlsx- oder pdf-Dateinamen verarbeiten?

In diesem Artikel wird das Modul „Ordnernamen“ verwendet; das Ziel sind Verzeichnisnamen. doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, jpg, png und Ähnliches sind Dateien. Wenn solche Dateinamen geändert werden müssen, rufen Sie die entsprechende Funktion für Dateinamen in der Software auf und bestätigen Sie Verarbeitungsobjekt und Regeln erneut.

7. Zusammenfassung

Um eine große Zahl von Ordnern einheitlich ab einem bestimmten Text beginnen zu lassen, ist es am wichtigsten, eine stabile gemeinsame Grenze zu finden. Im Beispiel haben Präfixe wie Backup, Build, Client und Invoice unterschiedliche Längen, aber START ist immer vorhanden. Daher kann in HeSoft Doc Batch Tool die Option „Gesamten Inhalt links von einem Text“ gewählt werden, um mit START zu positionieren und die Zeichen links davon zu löschen.

Wenn „Diesen Text einbeziehen“ deaktiviert bleibt, wird START beibehalten, und die Stapel-, Versions- und Statusinformationen rechts davon ändern sich durch die Präfixbereinigung ebenfalls nicht. Für regelmäßige Verzeichnisbereinigungen kann diese Stapelregel den Zeitaufwand für einzelne Umbenennungen verringern und die Konsistenz der Benennung erhöhen. Es wird empfohlen, wichtige Daten zuerst zu sichern, mit wenigen Stichproben zu testen und dann gemäß den Schritten in diesem Artikel alle Ordner hinzuzufügen und die Verarbeitung auszuführen.