Die Ordnernamen vieler Büroverzeichnisse bestehen aus festen Präfixen, temporären Feldern und festen Suffixen. Oft muss nur der variable Text in der Mitte gelöscht werden. Dieser Artikel erläutert anhand der Beispiele START und _END, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner hinzufügen, die zu löschenden Textteile im Ordnernamen auswählen und die Regel "Alles zwischen zwei Texten" festlegen, um Ordnernamen stapelweise zu bereinigen, wichtige Kennzeichnungen beizubehalten und die Effizienz der Datenorganisation zu steigern.
Bei der Organisation von Unternehmensdaten, Projektabgaben, Design-Dokumentenarchivierung und der Pflege freigegebener Laufwerke werden Ordnernamen im Laufe der Zusammenarbeit oft um verschiedene temporäre Anmerkungen ergänzt. Um beispielsweise Phasen zu kennzeichnen, fügen Teammitglieder möglicherweise Inhalte wie debugInfo, 2024Draft, sampleChunk, oldVersion, privateText in den Namen ein. Zum Zeitpunkt der Projektarchivierung sind diese Zwischenfelder wertlos, liegen aber dennoch zwischen festen Schlüsselwörtern und beeinträchtigen die Einheitlichkeit der Ordnernamen. Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist: Wie kann man massenhaft den gesamten Text zwischen zwei Texten in vielen Ordnernamen löschen, anstatt jeden einzeln manuell umzubenennen.
Die hier verwendete Bürosoftware ist HeSoft Doc Batch Tool . Ihre Positionierung ist nicht das reine Öffnen und Bearbeiten einer einzelnen Datei, sondern die Ausrichtung auf die Stapelverarbeitung sich wiederholender Aufgaben mit Dateien, Ordnern und Bürodokumenten. Für die massenhafte Bereinigung von Ordnernamen ermöglicht sie dem Benutzer, zuerst eine Reihe von Verzeichnissen zu importieren und dann mit einer einheitlichen Regel den angegebenen Teil im Namen zu löschen, was besonders für Szenarien mit großer Anzahl, ähnlicher Struktur und hoher Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung geeignet ist.
Anwendungsszenario: Zu löschen sind die Zwischenvariablen, nicht der gesamte Name
Dieses Tutorial eignet sich für Ordnernamen des folgenden Typs: Der Name enthält einen festen linken und einen festen rechten Text, dazwischen unterschiedliche variable Inhalte. Im Beispiel lautet der Ordnername ungefähr „Geschäftspräfix_START_Variable_ENDE_Geschäftssuffix“. Das Geschäftspräfix könnte Backup, Build, Client, Data, Design sein, das Geschäftssuffix Final, Release, Archive, Approved, Paid usw.; was wirklich gelöscht werden soll, ist die Variable zwischen START und ENDE.
Bei traditioneller Vorgehensweise müsste der Benutzer den Dateimanager öffnen, jeden Ordner einzeln auswählen, F2 zum Umbenennen drücken, zum mittleren Feld navigieren und den entsprechenden Text löschen. Dieser Vorgang würde sich viele Male wiederholen, und die Länge des variablen Textes ist unterschiedlich – einige enthalten Zahlen, andere Englisch, andere mehrere Wörter –, sodass beim manuellen Löschen leicht Unterstriche übersehen oder feste Wörter versehentlich gelöscht werden. Durch die Regel „Gesamter Inhalt zwischen zwei Texten“ kann die Software automatisch den Bereich zwischen dem linken und rechten Text in jedem Namen lokalisieren und diesen Inhalt löschen.
Diese Methode eignet sich nicht nur für START und ENDE im Beispiel, sondern auch für andere feste Kennungen, wie z. B. begin und finish, [Entwurf] und [Archiv], v und final, Kundennummern- und Statusfelder usw. Solange Sie die linke und rechte Grenze eindeutig definieren können, können Sie die ursprünglich mühsame Aufgabe der massenhaften Umbenennung der Bürosoftware überlassen.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung inkonsistente Zwischenfelder im Namen
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass 10 Ordner alle START und ENDE enthalten, der Inhalt dazwischen jedoch unterschiedlich ist. Beispielsweise ist das tempFiles in Backup_START_tempFiles_ENDE_Final, das debugInfo in Build_START_debugInfo_ENDE_Release oder das 2024Draft in Client_START_2024Draft_ENDE_Archive jeweils variabler Text, der einheitlich bereinigt werden muss.
Wenn diese variablen Texte erhalten bleiben, führt dies zu überlangen Ordnernamen, unübersichtlicher Sortierung und uneinheitlichen Suchergebnissen. Insbesondere in Teamumgebungen können die Benennungsvorstellungen verschiedener Mitglieder variieren – je komplexer der Ordnername, desto höher der spätere Wartungsaufwand. Daher ist es eine sehr praktische Organisationsmethode, vor der Projektabgabe oder Datenarchivierung zunächst den nutzlosen Zwischentext in Ordnernamen massenhaft zu löschen.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung bleiben START und ENDE erhalten, Name ist einheitlicher
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass alle variablen Texte zwischen START und ENDE in den Ordnernamen gelöscht wurden. Aus Backup_START_tempFiles_ENDE_Final wurde Backup_START_ENDE_Final, aus Build_START_debugInfo_ENDE_Release wurde Build_START_ENDE_Release und aus Task_START_removeThis_ENDE_Done wurde Task_START_ENDE_Done.
Wie zu sehen, wurde der Name nach der Verarbeitung nicht einfach abgeschnitten, sondern das Präfix, START, ENDE und das Suffix bleiben erhalten. Das bedeutet, dass die Stapelverarbeitungsregel nur auf den angegebenen Intervall wirkt und die Geschäftsinformationen außerhalb davon nicht beeinträchtigt. Für Büroverzeichnisse, die ihre Benennungsstruktur beibehalten müssen, ist dies sehr wichtig.
Arbeitsschritte: Massenlöschung im Ordnernamen gemäß Screenshot durchführen
Erster Schritt: Funktion zum Löschen von Text in der Kategorie Ordnernamen finden
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool betrachten Sie zuerst die linke Navigationsleiste. Die Oberfläche enthält Kategorien wie Startseite, Aufgabenstrom, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Datei sortieren, Word Werkzeuge, Excel Werkzeuge, PowerPoint Werkzeuge, PDF Werkzeuge etc. Da das Ziel dieser Verarbeitung Ordnernamen sind, wählen Sie „Ordnername“. Suchen und klicken Sie in den Funktionskarten rechts auf „Text im Ordnernamen löschen“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist der Eintritt in den speziellen Prozess zum Löschen von Text in Ordnernamen. Achten Sie bei der Auswahl der Funktion darauf, nicht versehentlich „Dateiname“ oder andere Dokumentwerkzeuge auszuwählen. Dateinamen beziehen sich normalerweise auf die Datei selbst, z. B. docx-, doc-, xlsx-, pdf-Dateien etc.; dieses Tutorial behandelt jedoch Verzeichnisnamen, daher sollte das Ordnernamen-Modul gewählt werden.
Zweiter Schritt: Ordner hinzufügen, zu verarbeitende Datensätze bestätigen
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite lautet der Seitentitel „Text im Ordnernamen löschen“. Der obere Prozess zeigt, dass Sie sich in Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ befinden. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die zu verarbeitenden Ordner zur Liste hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Tabelle Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktion an.
Im Beispiel zeigt die untere Liste eine Datensatzanzahl von 10, was bedeutet, dass 10 Ordner erfolgreich hinzugefügt wurden. Es wird empfohlen, die Namensspalte zeilenweise kurz zu überprüfen: Enthalten alle die Struktur START und ENDE, gibt es Ordner, die nicht verarbeitet werden sollen? Wenn eine Zeile nicht an der Verarbeitung teilnehmen soll, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden; wurde die gesamte Liste falsch hinzugefügt, kann „Leeren“ zur Neuauswahl verwendet werden. Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt darin, viele Datensätze auf einmal zu erledigen, Voraussetzung ist jedoch ein präziser Verarbeitungsumfang.
Dritter Schritt: „Gesamten Inhalt zwischen zwei Texten“ wählen und Grenzen ausfüllen
Klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zu erreichen. Wählen Sie im Bereich Aktionstyp „Gesamten Inhalt zwischen zwei Texten“. Nach Auswahl dieser Option fordert die Oberfläche Sie auf, den linken und rechten Text einzugeben. Gemäß dem Screenshot-Beispiel geben Sie für den linken Text START und für den rechten Text _ENDE ein.
Ein Detail ist hier entscheidend: Der rechte Text wird als _ENDE eingegeben, nicht als ENDE. Denn im ursprünglichen Namen folgt auf START normalerweise direkt ein Unterstrich und der variable Text, gefolgt von _ENDE. Wird die rechte Grenze als _ENDE festgelegt, löscht die Software den gesamten Inhalt nach START und vor _ENDE, sodass als Ergebnis natürlich START_ENDE entsteht. Somit bleibt ENDE erhalten und überflüssige Trennzeichen im Namen werden vermieden.
Der Screenshot zeigt auch die Schalter „Linken Text einschließen“ und „Rechten Text einschließen“. Das aktuelle Ziel ist es, den Inhalt zwischen zwei Texten zu löschen und die beiden Grenzen START und ENDE zu erhalten, daher können diese beiden Schalter deaktiviert bleiben. Wenn die Option zum Einschließen der Grenztexte aktiviert ist, könnte das Ergebnis START oder _ENDE mit löschen, was nicht der Erwartung dieses Beispiels entspricht.
Vierter Schritt: Weiterklicken, Speicherort festlegen und Verarbeitung ausführen
Nachdem die Regeln eingerichtet sind, klicken Sie auf „Weiter“. Dem Seitenprozess folgend gelangen Sie anschließend zu „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Überprüfen Sie vor der Ausführung erneut die Grenztexte, insbesondere ob der Unterstrich im rechten Text korrekt eingegeben wurde. Bei Stapelumbenennungsaufgaben kann bereits ein einzelnes abweichendes Zeichen das Endergebnis beeinflussen.
Nach Abschluss der Verarbeitung überprüfen Sie den Speicherort der Ordner. Entspricht der Name dem im Screenshot gezeigten Ergebnis nach der Verarbeitung, wurde die Regel erfolgreich ausgeführt. Da die Software gemäß der Datensatzliste stapelweise verarbeitet, muss der Benutzer den Löschvorgang nicht für jeden Ordner einzeln wiederholen, was erheblich Organisationszeit spart.
Häufige Fragen und Hinweise
Unterscheiden die Grenztexte zwischen Groß- und Kleinschreibung?
Aus den Screenshots ist ersichtlich, dass im Beispiel großgeschriebenes START und _ENDE eingegeben wurde. Es wird daher empfohlen, dass Benutzer die Angaben entsprechend den tatsächlichen Zeichen im Ordnernamen machen. Um Fehlzuordnungen zu vermeiden, sollten Groß-/Kleinschreibung, Unterstriche, Leerzeichen etc. mit dem ursprünglichen Namen übereinstimmen.
Können Zwischeninhalte unterschiedlicher Länge verarbeitet werden?
Ja. Diese Regel fokussiert auf die Position des linken und rechten Textes, nicht auf die Länge des Zwischeninhalts. Unabhängig davon, ob in der Mitte tempFiles, 2024Draft oder removeThis steht, solange es sich zwischen START und _ENDE befindet, kann es einheitlich gelöscht werden.
Ist dies für die Verarbeitung von Dateinamen, Word-, docx- oder PDF-Namen geeignet?
Die Screenshots in diesem Artikel demonstrieren Ordnernamen. Möchten Sie Dateinamen verarbeiten, beispielsweise von Word-Dokumenten (docx, doc), PDF- oder Excel-Dateien, sollten Sie das entsprechende Funktionsmodul für Dateinamen wählen. Die Idee ist ähnlich, aber das Verarbeitungsobjekt ist unterschiedlich – stellen Sie vor der Operation sicher, dass das Modul korrekt gewählt ist.
Ist vor der Ausführung ein Backup erforderlich?
Eine massenhafte Umbenennung betrifft viele Datensätze auf einmal. Für wichtige Projektverzeichnisse wird empfohlen, die Regel zunächst an wenigen Ordnern zu testen und die Batch-Ausführung erst nach Bestätigung des erwarteten Ergebnisses durchzuführen. So kann das Risiko verringert werden, dass durch falsch eingetragene Grenztexte Namen entstehen, die nicht den Anforderungen entsprechen.
Fazit: Effizienz der Ordnerorganisation durch regelbasierte Massenbereinigung steigern
Das Löschen des variablen Texts zwischen zwei Schlüsselwörtern in Ordnernamen ist eine sehr typische wiederkehrende Aufgabe in der Bürodatenorganisation. Mit HeSoft Doc Batch Tool muss der Benutzer lediglich die Kategorie „Ordnername“ aufrufen, „Text im Ordnernamen löschen“ wählen, die zu verarbeitenden Ordner hinzufügen, dann „Gesamten Inhalt zwischen zwei Texten“ einstellen und START sowie _ENDE eintragen, um massenhaft einheitliche, übersichtliche Ordnernamen zu generieren. Verglichen mit der manuellen Einzelumbenennung ist dieser Weg schneller, stabiler und besser für große Verzeichnismengen geeignet. Es wird empfohlen, bei der Projektarchivierung, Datenübergabe oder Bereinigung freigegebener Laufwerke vorrangig Stapelverarbeitungswerkzeuge zu nutzen, um Zeit von repetitiven Arbeiten freizusetzen.