Wie kann man Inhalte zwischen zwei angegebenen Texten in Ordnernamen stapelweise löschen?

Wenn viele Ordnernamen temporäre Nummern, Versionsangaben, Kundenkennzeichnungen oder andere nicht mehr benötigte Felder enthalten, ist das Umbenennen einzeln sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel von START und _END als linker und rechter Begrenzung, wie Sie mit einer Büro-Stapelverarbeitungssoftware sämtliche Inhalte zwischen zwei angegebenen Texten löschen und dabei die Begrenzungstexte sowie die Teile vor und nach dem Namen beibehalten. Befolgen Sie die Schritte in diesem Artikel, um Ordner hinzuzufügen, Verarbeitungsoptionen festzulegen und die Ergebnisse zu überprüfen, und Sie können die einheitliche Bereinigung mehrerer Ordner effizient abschließen.

Beim Ordnen von Projektunterlagen, Kundenakten, Designentwürfen, Belegen oder Sicherungsverzeichnissen verwenden Ordnernamen häufig eine feste Struktur, z. B. „Projektname_START_temporärer Inhalt_END_Status“. Dabei dienen START und END zur Kennzeichnung der Feldgrenzen; dazwischen können sich Chargennummern, Entwurfsversionen, interne Notizen, Personalkennungen oder temporäre Labels befinden. Wenn sich die Archivierungsregeln ändern, wird dieser Teil möglicherweise nicht mehr benötigt. Bei nur wenigen Ordnern ist eine manuelle Umbenennung noch machbar; bei Dutzenden oder sogar Hunderten von Ordnern ist das einzelne Auswählen, Auffinden und Löschen von Text jedoch nicht nur mit viel Wiederholungsarbeit verbunden, sondern auch fehleranfällig – etwa beim versehentlichen Löschen von Präfixen, Suffixen oder Trennzeichen, die erhalten bleiben sollen.

Genau dieses Problem behandelt dieser Artikel: das batchweise Löschen aller Inhalte zwischen zwei angegebenen Texten in vielen Ordnernamen. Das Beispiel verwendet „START“ als linken Text und „_END“ als rechten Text; bei der Verarbeitung werden diese beiden Begrenzungsmarken nicht gelöscht. Dadurch wird „Backup_START_tempFiles_END_Final“ zu „Backup_START_END_Final“. Der gesamte Vorgang erfolgt mit HeSoft Doc Batch Tool . Dabei handelt es sich um eine Stapelverarbeitungssoftware für den Büroalltag, die wiederkehrende Umbenennungsvorgänge für Ordner in einheitliche Regeln überführt und so manuelle Änderungen und Kontrollen reduziert.

1. Anwendungsfälle

„Inhalte zwischen zwei Texten löschen“ eignet sich für Ordnernamen mit einer relativ stabilen Struktur. Solange sich links und rechts vom zu löschenden Inhalt erkennbare feste Texte befinden, können diese als Begrenzungen für die Verarbeitungsregel verwendet werden.

• Temporäre Versionsfelder entfernen: z. B. „Design_START_oldVersion_END_Approved“ – oldVersion soll entfernt, Design, START, END und Approved jedoch beibehalten werden.
• Chargen- oder laufende Kennzeichen löschen: z. B. „Invoice_START_batch001_END_Paid“ – batch001 wird bei der Archivierung nicht mehr benötigt.
• Interne Notizen entfernen: z. B. „Notes_START_privateText_END_Public“ – bei der externen Aufbereitung von Unterlagen soll privateText gelöscht werden.
• Projektphasen-Codes bereinigen: z. B. „Project_START_alpha_END_Report“ – verschiedene Projektverzeichnisse sollen auf eine einheitliche, kompakte Struktur gebracht werden.
• Historische Verzeichnisse batchweise vereinheitlichen: Alte Ordner können Testzeichen, Migrationskennzeichen, Personalkürzel oder Herkunftscodes enthalten; diese lassen sich einmalig mit denselben Begrenzungen bereinigen.

Hier werden Ordnernamen bearbeitet, nicht der Inhalt von Word-, doc-, docx-, Excel-, xlsx-, PowerPoint-, PDF- oder Bilddateien. Wenn sich diese Bürodateien im Zielordner befinden, betrifft dieser Vorgang weiterhin nur den Namen des Ordners, in dem sie liegen. Vor der Ausführung sollte geprüft werden, ob entsprechende Verknüpfungen, Skripte oder Geschäftssysteme auf den ursprünglichen Ordnerpfad verweisen, damit externe Pfade nach der Umbenennung nicht ungültig werden.

2. Ergebnisvorschau: Was ändert sich vor und nach der Verarbeitung?

1. Ordnernamen vor der Verarbeitung

Vor der Verarbeitung enthält das Beispielverzeichnis mehrere Ordner mit ähnlicher Struktur. Jeder Name enthält START und _END, die Texte dazwischen unterscheiden sich jedoch, z. B. tempFiles, debugInfo, 2024Draft, sampleChunk, oldVersion, batch001 usw. Die rote Markierung zeigt genau den Teil, der batchweise gelöscht werden soll.

Beispiele für einige Namen:

• Backup_START_tempFiles_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive
• Data_START_sampleChunk_END_Clean
• Task_START_removeThis_END_Done

Die Länge der mittleren Inhalte ist nicht einheitlich, daher ist ein Löschen anhand einer festen Zeichenanzahl nicht sinnvoll. Sicherer ist es, die linke und rechte Textbegrenzung zu erkennen und anschließend alle Zeichen zwischen den Begrenzungen zu löschen.

2. Ordnernamen nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung wird der ursprünglich zwischen START und _END liegende Inhalt entfernt, während die Begrenzungstexte und die Informationen an beiden Enden des Namens erhalten bleiben. Das Ergebnis ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Zu den entsprechenden Änderungen gehören:

• Backup_START_tempFiles_END_Final → Backup_START_END_Final
• Build_START_debugInfo_END_Release → Build_START_END_Release
• Client_START_2024Draft_END_Archive → Client_START_END_Archive
• Invoice_START_batch001_END_Paid → Invoice_START_END_Paid
• Project_START_alpha_END_Report → Project_START_END_Report

Am Ergebnis zeigt sich, dass die Software nicht verlangt, dass die Inhalte zwischen den beiden Begrenzungen vollständig identisch sind. Solange der entsprechende linke und rechte Text im Ordnernamen vorhanden ist, lässt sich das mittlere Feld nach derselben Regel bereinigen. Genau hierin liegt der Effizienzvorteil der Stapelverarbeitung gegenüber manuellem Suchen und Ersetzen.

3. Vorgehensweise: Batchweises Löschen von Inhalten zwischen zwei Texten

Schritt 1: Funktion zum Löschen von Text in Ordnernamen öffnen

Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Ordnernamen“. In dieser Kategorie sehen Sie Funktionen wie Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln sowie Text löschen. Für diesen Artikel benötigen Sie „Text in Ordnernamen löschen“.

Nach dem Klick auf diese Funktion wechselt die Software in eine schrittweise Verarbeitungsoberfläche. Der Zweck der Auswahl der richtigen Funktion besteht darin, dass die nachfolgende Regel ausschließlich zur Bereinigung von Ordnernamen verwendet wird und nicht etwa für Suchen-und-Ersetzen oder das Hinzufügen von Präfixen bzw. Suffixen.

Schritt 2: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen

Klicken Sie auf der Seite „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die batchweise umzubenennenden Ordner in die Aufgabenliste aufzunehmen. Im Screenshot sind bereits 10 Datensätze hinzugefügt; die Tabelle zeigt Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit, sodass Sie die Einträge vor der Ausführung überprüfen können.

Klicken Sie in diesem Schritt nicht voreilig auf „Weiter“. Führen Sie zunächst die folgenden Prüfungen durch:

1. Stellen Sie sicher, dass die Namen in der Liste tatsächlich die geplanten linken und rechten Begrenzungstexte enthalten.
2. Stellen Sie sicher, dass die Pfade auf das richtige Test- oder Arbeitsverzeichnis zeigen, um eine Verwechslung gleichnamiger Ordner zu vermeiden.
3. Prüfen Sie, ob versehentlich Verzeichnisse aufgenommen wurden, die nicht umbenannt werden sollen. Falls ein falscher Datensatz vorhanden ist, können Sie ihn über das Löschsymbol im Aktionsbereich der jeweiligen Zeile entfernen.
4. Achten Sie auf die Datensatzanzahl unten auf der Seite, um zu bestätigen, dass die Menge weitgehend der Erwartung entspricht. Im Beispiel beträgt die Datensatzanzahl 10.

Klicken Sie nach der Überprüfung unten auf der Seite auf „Weiter“, um die Verarbeitungsregel einzurichten.

Schritt 3: „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“ auswählen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie verschiedene Aktionstypen, darunter alle Ziffern, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, alle Leerzeichen, eine bestimmte Anzahl Text ganz links oder rechts, Inhalte links oder rechts von einem Text, Positionsbereiche usw. Da das Ziel dieses Artikels darin besteht, anhand von zwei Begrenzungen zu arbeiten, wählen Sie „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“.

Füllen Sie anschließend die beiden Pflichtfelder aus:

• Linker Text: Geben Sie START ein.
• Rechter Text: Geben Sie _END ein.

Beim rechten Text wird „_END“ eingegeben; der Unterstrich ist ebenfalls Teil der Übereinstimmungsbedingung. Bei der Einrichtung müssen die Zeichen exakt so eingegeben werden, wie sie im Ordnernamen vorkommen, einschließlich Unterstrichen, Bindestrichen, Leerzeichen, Ziffern und Groß-/Kleinschreibung. Wird „_END“ versehentlich als „END“ eingegeben, kann die resultierende Namensstruktur von der Erwartung abweichen. Daher sollten Sie zunächst die Trennungsweise des ursprünglichen Namens beobachten.

Schritt 4: Festlegen, ob die Begrenzungstexte gelöscht werden sollen

Unter den Eingabefeldern für den linken und rechten Text stehen jeweils die Schalter „Linken Text einbeziehen“ und „Rechten Text einbeziehen“ zur Verfügung. Im Beispiel bleiben beide Schalter deaktiviert, sodass nur der Inhalt zwischen START und _END gelöscht wird und die Begrenzungstexte selbst nicht in den Löschbereich einbezogen werden.

Daher bleibt „START_tempFiles_END“ nach der Verarbeitung als „START_END“ erhalten. Wenn tatsächlich auch START oder _END mitgelöscht werden soll, können die entsprechenden Schalter entsprechend der Bedeutung in der Oberfläche angepasst werden. Vor der Stapelverarbeitung sollten Sie das Ergebnis jedoch unbedingt anhand einiger weniger Beispieldatensätze überprüfen, da sich die Einbeziehung der Begrenzungen unmittelbar auf den endgültigen Namen auswirkt.

Nachdem die Regel bestätigt wurde, klicken Sie auf „Weiter“ und folgen dem Seitenablauf, um die weiteren Einstellungen abzuschließen und die Verarbeitung zu starten. Da sich die Umbenennung von Ordnern auf Pfade auswirkt, empfiehlt es sich, vor der eigentlichen Ausführung Fenster oder Programme zu schließen, die diese Verzeichnisse verwenden, und sicherzustellen, dass sich die Zielordner nicht gerade in einem Kopier-, Synchronisierungs- oder Uploadvorgang befinden.

Schritt 5: Ergebnisse nach Abschluss der Verarbeitung prüfen

Wechseln Sie nach Abschluss der Aufgabe zurück zum Zielverzeichnis und prüfen Sie insbesondere drei Punkte: ob der Namensanfang erhalten bleibt, ob START und END wie erwartet erhalten bleiben und ob der mittlere Text gelöscht wurde. Bestätigen Sie außerdem, dass Namensenden wie Final, Release, Archive, Clean und Approved nicht beeinträchtigt wurden.

Prüfen Sie nicht nur den ersten Datensatz. Ziehen Sie besser mehrere Ordner vom Anfang, aus der Mitte und vom Ende der Liste zur Kontrolle heran – insbesondere Namen mit unterschiedlich langen mittleren Inhalten, mit Ziffern oder mit Groß- und Kleinbuchstaben. Erst wenn die Regel bei unterschiedlichen Stichproben zuverlässig funktioniert, sollten Sie dieselbe Methode auf größere Mengen anwenden.

4. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum hat sich ein einzelner Ordner nicht geändert?

Häufige Ursachen sind, dass im Ordnernamen nicht beide Begrenzungen gleichzeitig vorkommen oder die tatsächlichen Zeichen nicht mit der Eingabe übereinstimmen. Beispielsweise enthält der ursprüngliche Name „Start“, in den Einstellungen wurde jedoch „START“ eingegeben; oder der ursprüngliche Name enthält „_END“, der Unterstrich wurde bei der Einrichtung jedoch vergessen. Es empfiehlt sich, die Begrenzungszeichen aus dem ursprünglichen Namen zu kopieren, um manuelle Eingabefehler zu reduzieren.

2. Müssen linker und rechter Text unmittelbar an den zu löschenden Inhalt angrenzen?

Der Kern der Regel besteht darin, den linken und den rechten Text zu finden und den Inhalt dazwischen zu entfernen. Zwischen den Begrenzungen können Buchstaben, Ziffern, chinesische Zeichen, Leerzeichen oder Unterstriche stehen; auch die Länge kann unterschiedlich sein. Die Begrenzungen selbst sollten jedoch stabil sein, da es sonst zu fehlenden Treffern oder zu unerwarteten Übereinstimmungsbereichen kommen kann.

3. Wie werden Begrenzungstexte eingestellt, wenn sie erhalten bleiben sollen?

Lassen Sie entsprechend dem Beispiel sowohl „Linken Text einbeziehen“ als auch „Rechten Text einbeziehen“ deaktiviert. Dadurch wird nur der mittlere Inhalt gelöscht, START und _END bleiben erhalten. Wird einer der Schalter aktiviert, kann die jeweilige Begrenzung in den Löschbereich aufgenommen werden; daher sollten Sie die Einstellung anschließend erneut prüfen.

4. Was tun, wenn dieselbe Begrenzung in einem Namen mehrfach vorkommt?

Wenn START oder _END in demselben Ordnernamen wiederholt auftritt, ist der Übereinstimmungsbereich möglicherweise nicht mehr eindeutig nachvollziehbar. Es empfiehlt sich, zunächst einige wenige Ordner zu kopieren und die Regel zu testen, um zu prüfen, ob das Ergebnis den Namenskonventionen entspricht, bevor die Stapelverarbeitung gestartet wird. Führen Sie komplexe Regeln nicht direkt auf dem einzigen wichtigen Verzeichnisbestand aus.

5. Ist vor der batchweisen Umbenennung eine Sicherung erforderlich?

Für Projektlieferverzeichnisse, originale Kundendaten, Finanzarchive oder gerade synchronisierte Büroordner empfiehlt es sich, zunächst eine Liste der Namen zu sichern und bei Bedarf ein Testverzeichnis zu kopieren. Außerdem sollte bestätigt werden, dass kein Programm vom ursprünglichen Pfad abhängt. Batch-Werkzeuge können wiederholte Arbeit deutlich reduzieren, doch die korrekte Festlegung der Begrenzungen und die Kontrolle vor der Ausführung bleiben unverzichtbar.

6. Lässt sich die Funktion auch auf Verzeichnisse mit unterschiedlichen Dateitypen anwenden?

Die Beurteilung erfolgt anhand der Struktur der Ordnernamen, nicht anhand der Dateiformate im Inneren. Unabhängig davon, ob im Verzeichnis Word-Dateien wie doc oder docx, Excel-Dateien wie xls oder xlsx, PPT-, PDF-, Bild- oder Textdateien gespeichert sind: Solange das Ziel darin besteht, Ordnernamen zu bereinigen, sollten die linken und rechten Begrenzungen im Verzeichnisnamen die Grundlage für die Einstellungen bilden.

5. Fazit

Beim batchweisen Löschen von Inhalten zwischen zwei Texten in Ordnernamen kommt es zunächst darauf an, einen stabilen linken und rechten Text zu finden und anschließend zu entscheiden, ob die Begrenzungen erhalten bleiben sollen. Im Beispiel wird in HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Text in Ordnernamen löschen“ gewählt, das Zielverzeichnis hinzugefügt, „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“ ausgewählt und START sowie _END eingegeben, um die temporären Felder in mehreren Ordnern in einem Durchgang zu entfernen.

Im Vergleich zum einzelnen Umbenennen kann Büro-Stapelverarbeitungssoftware dieselbe Regel einheitlich ausführen und ist besonders für Projektarchivierung, Unterlagenübergabe, die Bereinigung historischer Verzeichnisse und die Chargenbereinigung geeignet. In der Praxis empfiehlt es sich, zunächst wenige Kopien zu testen, um zu bestätigen, dass Begrenzungen, Unterstriche und Schalterstatus korrekt sind, bevor das vollständige Verzeichnis verarbeitet wird. Sie können nun eine Gruppe von Ordnern mit derselben Benennungsstruktur zusammenstellen, sie dem in diesem Artikel beschriebenen Ablauf folgend hinzufügen und vorab prüfen – und so mehrfaches manuelles Umbenennen durch eine einzige Regel ersetzen.