Viele Büroverzeichnisse verwenden Benennungen mit englischen Beschreibungen und Nummern, wie etwa ExportBatch55, HolidayPhotos77, TempBackup1000. Wenn später nur die Nummern benötigt werden, wäre manuelles, einzelnes Umbenennen sehr ineffizient. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und erklärt, wie man die Funktion „Text aus Ordnernamen entfernen“ verwendet, um eine Gruppe von Ordnern auszuwählen, in den Verarbeitungsoptionen „Alle englischen Buchstaben“ anzuhaken und somit eine Reihe von Ordnernamen mit gemischten englischen und numerischen Zeichen in reine Nummern umzuwandeln.
Bei der Dateisortierung, Materialarchivierung, Projektablieferung und Datenmigration ändern sich die Regeln für die Ordnernamensgebung häufig. Um die manuelle Identifizierung zu erleichtern, wurden Verzeichnisse früher oft in Formen wie ExportBatch55, FinanceData606, MeetingNotes808 benannt – einer Kombination aus Englisch und Zahlen. Wenn es jedoch später um die Zusammenführung, den Import in Systeme oder die Ablieferung nach Nummern geht, müssen möglicherweise nur noch die numerischen Bezeichnungen wie 55, 606, 808 erhalten bleiben. In diesem Fall müssen die englischen Buchstaben in den Ordnernamen einheitlich entfernt werden.
Wenn nur ein oder zwei Ordner zu bearbeiten sind, kann man sie direkt im Explorer manuell umbenennen. Bei einer großen Anzahl von Ordnern kostet das wiederholte Löschen der englischen Teile jedoch viel Zeit, und es passieren leicht Fehler wie das versehentliche Löschen von Nummern, vergessene Verzeichnisänderungen oder Fehler beim Kopieren und Einfügen. Dieser Artikel stellt eine Methode vor, die besser für die Stapelverarbeitung im Büro geeignet ist: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um eine einheitliche Regel auf mehrere Ordnernamen anzuwenden und alle englischen Buchstaben stapelweise zu löschen.
Anwendungsszenario: Englisch mit Nummerierung soll einheitlich in Nummerierung geändert werden
Das stapelweise Entfernen von englischen Buchstaben aus Ordnernamen eignet sich für viele gängige Büroaufgaben. Wenn beispielsweise Verwaltungspersonal Ordner mit Veranstaltungsfotos sortiert, könnten die Verzeichnisnamen HolidayPhotos77 lauten; bei der Materialsortierung durch Finanz- oder Datenpersonal FinanceData606; bei der Archivierung von Paketen durch Projektassistenten ProjectArchive99; bei Backup-Verzeichnissen durch IT- oder Betriebspersonal TempBackup1000. Immer wenn diese Ordner dem Namensmuster „englische Beschreibung + numerische Bezeichnung“ folgen und das Zielergebnis das Beibehalten der Zahlen und Entfernen der englischen Teile ist, kann die hier beschriebene Methode verwendet werden.
Im Vergleich zur manuellen Umbenennung eignen sich Stapelwerkzeuge besser für Aufgaben mit klaren Regeln. Bürosoftware dient nicht nur zum Bearbeiten von Word, Excel, PPT oder PDF, sondern muss oft auch sich wiederholende Arbeiten bei der Datei- und Ordnerverwaltung lösen. Durch die Stapelverarbeitung von Ordnernamen kann eine Arbeit, die sonst einzeln ausgeführt werden müsste, in eine einmalige Konfiguration und einheitliche Ausführung umgewandelt werden. Dies eignet sich besonders für Fälle, in denen viele Ordner mit gleichbleibenden Namensregeln vorhanden sind.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind englische Informationen in Ordnernamen eingestreut
Der folgende Screenshot vor der Verarbeitung zeigt eine Reihe zu sortierender Ordner. Ihr gemeinsames Merkmal ist, dass die Namen englische Buchstaben und numerische Bezeichnungen enthalten, wobei der englische Teil Kategorie oder Geschäftszweck beschreibt und der numerische Teil der Nummerierung dient. Die rote Markierung hebt die zu löschenden englischen Inhalte hervor.
Im Screenshot sind die Ordnernamen Alpha001, Beta202, ClientReport03, DesignDraft004, ExportBatch55, FinanceData606, HolidayPhotos77, MeetingNotes808, ProjectArchive99, TempBackup1000 zu sehen. Die Länge der englischen Teile und die Anzahl der Ziffern variieren bei jedem Namen. Bei manueller Bearbeitung müsste die Trennstelle zwischen Englisch und Zahlen jeweils einzeln beurteilt werden; bei Verwendung der Regel zum stapelweisen Löschen englischer Buchstaben spielt die Anzahl der englischen Zeichen keine Rolle, die Software erkennt und löscht sie gemäß der Regel.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung bleiben die numerischen Bezeichnungen im Ordnernamen erhalten
Nach Abschluss der Stapelverarbeitung bestehen die Ordnernamen nur noch aus numerischen Bezeichnungen. Die ursprünglichen englischen Zeichen wurden gelöscht, der numerische Teil bleibt im Namen erhalten. Im Screenshot nach der Verarbeitung sind Ergebnisse wie 001, 03, 004, 55, 77, 99, 202, 606, 808, 1000 zu sehen.
Dieses Ergebnis eignet sich sehr gut für Materialverzeichnisse, die nach Nummern abgeliefert werden müssen. So wird beispielsweise der ursprünglich beschreibende Name TempBackup1000 nach der Verarbeitung zu 1000, ProjectArchive99 zu 99. Für Büroabläufe, die ein einheitliches Namensformat erfordern, kann die Stapelumbenennung die Übersichtlichkeit erhöhen und spätere Überprüfungen und Sortierungen erleichtern.
Arbeitsschritte: Englische Buchstaben stapelweise in HeSoft Doc Batch Tool löschen
Schritt 1: Funktion zur Ordnernamenverarbeitung öffnen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool betrachten Sie zunächst die linke Navigationsleiste. Die Oberfläche ist nach Büroaufgabentypen in verschiedene Module unterteilt, darunter Startseite, Aufgabenablauf, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateisortierung, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da das Ziel dieser Verarbeitung der Ordnername ist, klicken Sie auf „Ordnername“.
Suchen Sie im mittleren Funktionsbereich „Text aus Ordnernamen löschen“. Im Screenshot befindet sich diese Funktion in der Liste der Ordnernamen-Werkzeuge mit dem Titel „Text aus Ordnernamen löschen“ und dem Beschreibungstext „Text aus Ordnernamen stapelweise löschen“. Dies ist der Einstiegspunkt, um eine bestimmte Art von Zeichen oder Text aus Ordnernamen zu entfernen.
Nach Auswahl dieser Funktion gelangt die Software auf eine spezielle Verarbeitungsseite. Der Vorteil ist, dass sich alle nachfolgenden Einstellungen auf Ordnernamen beziehen und nicht versehentlich in andere Verarbeitungsabläufe für Dateinamen, Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDF-Dateien geraten.
Schritt 2: Ordner hinzufügen und zu verarbeitende Datensätze bestätigen
Auf der Funktionsseite fordert die Software zunächst auf, „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“, um die zu verarbeitenden Verzeichnisse zur Stapelaufgabe hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen zeigt die Liste für jeden Ordner die laufende Nummer, den Namen, den Pfad, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und die Aktion an.
Im Screenshot wurden bereits 10 Datensätze hinzugefügt, die Zusammenfassung unten zeigt „Anzahl der Datensätze: 10“. Die Namensspalte listet Ordner wie Alpha001, Beta202, ClientReport03 usw. auf, die Pfadspalte zeigt, dass sie sich unter D:\test\ befinden. Überprüfen Sie diese Informationen vor der Verarbeitung sorgfältig: Erstens, bestätigen Sie, dass Ordner und keine anderen, nicht relevanten Verzeichnisse hinzugefügt wurden; zweitens, bestätigen Sie die korrekte Anzahl; drittens, bestätigen Sie, dass bei diesen Ordnern tatsächlich die englischen Teile gelöscht werden müssen. Wenn die Liste Einträge enthält, die nicht verarbeitet werden sollen, können diese über die Aktionsspalte entfernt werden; wurde die gesamte Charge falsch hinzugefügt, verwenden Sie „Leeren“ zum erneuten Hinzufügen.
Klicken Sie nach der Überprüfung auf „Nächster Schritt“, um die Regeleinstellungen zu erreichen. Der Schlüssel zur Stapelverarbeitung liegt in der vorherigen Bestätigung: Je genauer die Liste, desto kontrollierbarer das Endergebnis.
Schritt 3: Im Aktionstyp „Alle englischen Buchstaben“ wählen
Der zweite Schritt ist „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Die Seite zeigt den „Aktionstyp“ und listet verschiedene löschbare Inhaltstypen auf. Da unser Ziel das Löschen aller englischen Buchstaben im Ordnernamen ist, sollte „Alle englischen Buchstaben“ gewählt werden. Im Screenshot ist diese Option ausgewählt und mit einem Pfeil markiert.
Diese Option eignet sich für Ordnernamen, die eine Mischung aus Englisch und Zahlen enthalten. Sie erfordert nicht, dass der englische Teil ganz links steht, noch dass die englischen Teile gleich lang sind. Sobald im Namen englische Buchstaben vorkommen, werden sie gemäß der Regel gelöscht. Beispielsweise wird ExportBatch in ExportBatch55 entfernt, 55 bleibt erhalten; MeetingNotes in MeetingNotes808 wird entfernt, 808 bleibt erhalten; Alpha in Alpha001 wird entfernt, 001 bleibt erhalten.
Achten Sie bei der Einstellung darauf, nicht die falsche Regel zu wählen. „Alle Zahlen“ würde beispielsweise die Zahlen statt der englischen Buchstaben löschen; „Alle Inhalte“ könnte den Namen leeren; „Die ersten Zeichen von links“ eignet sich für das Abschneiden fester Längen, nicht aber für Fälle mit uneinheitlicher Länge der englischen Teile. Da in diesem Beispiel die englischen Teile der Ordner unterschiedlich lang sind, ist die Wahl von „Alle englischen Buchstaben“ passender.
Schritt 4: Assistenten fortsetzen und Stapelverarbeitung ausführen
Klicken Sie nach Auswahl der Verarbeitungsoption auf „Nächster Schritt“. Der Ablauf der Oberfläche umfasst zudem „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Da der Screenshot die konkreten Felder der Speicherort-Seite nicht zeigt, wird empfohlen, die Bestätigung gemäß den Anweisungen auf der aktuellen Seite der Software durchzuführen und keine Überprüfungsschritte willkürlich zu überspringen. Bei Stapelumbenennungen sollten vor der Ausführung der Zielordner, die Verarbeitungsregel und die speicherbezogenen Einstellungen nochmals bestätigt werden.
Führen Sie im Schritt „Verarbeitung starten“ die Stapelaufgabe aus. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie im Ressourcen-Explorer die Ordner betrachten: Die englischen Teile wurden einheitlich gelöscht, die Verzeichnisnamen bestehen nur noch aus numerischen Bezeichnungen. Der gesamte Prozess erfordert weder das einzelne Öffnen von Umbenennungsdialogen noch das manuelle Beurteilen der Länge der englischen Teile jedes Namens.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Ist vor dem stapelweisen Löschen der englischen Teile eine Sicherung erforderlich?
Immer wenn es um Stapelumbenennungen geht, wird empfohlen, wichtige Verzeichnisse vorher zu sichern oder zunächst eine kleine Auswahl an Ordnern zum Testen zu kopieren. So können Sie auch bei unerwarteten Regelergebnissen rechtzeitig Anpassungen vornehmen und eine Beeinträchtigung des vollständigen Materials vermeiden.
2. Was passiert, wenn der Name chinesische Schriftzeichen enthält?
Die hier demonstrierte Regel lautet „Alle englischen Buchstaben“. Wenn der Ordnername sowohl chinesische Zeichen als auch Zahlen enthält, betrifft diese Regel bei Auswahl normalerweise nur die englischen Buchstaben, chinesische Zeichen zählen nicht zu den englischen Zeichen. Sollten Sie auch chinesische Zeichen löschen wollen, wählen Sie je nach tatsächlichem Bedarf eine andere Funktionsoption, aber vermeiden Sie eine falsche Auswahl bei dieser Aufgabe.
3. Bleiben führende Nullen der numerischen Bezeichnung erhalten?
Wie die Beispielergebnisse zeigen, wurde Alpha001 zu 001, ClientReport03 zu 03 und DesignDraft004 zu 004 verarbeitet. Dies zeigt, dass führende Nullen aus dem ursprünglichen Namen erhalten bleiben können. Dies ist für Nummerierungssysteme sehr wichtig, da 001 und 1 in vielen Geschäftsregeln möglicherweise unterschiedliche Formate darstellen.
4. Warum scheint sich die Reihenfolge nach der Verarbeitung geändert zu haben?
Die Anzeigereihenfolge im Datei-Explorer kann durch die Sortierung nach Namen, Änderungsdatum oder die aktuelle Ansichtseinstellung beeinflusst werden. Nach dem stapelweisen Löschen der englischen Teile ändern sich die Namen, wodurch sich auch das Sortierergebnis ändern kann. Solange das Namensergebnis den Erwartungen entspricht, ist dies in Ordnung.
5. Kann diese Methode auch für docx-, xlsx-, pdf-Dateinamen verwendet werden?
In diesem Artikel wird die Verarbeitung von Ordnernamen demonstriert. Wenn Sie die Namen von Word-Dokumenten (doc, docx), Excel-Tabellen (xls, xlsx), PDF-Dateien oder Bilddateien verarbeiten möchten, sollten Sie in die entsprechende Kategorie „Dateiname“ oder verwandte Werkzeuge der Software wechseln und eine für Dateinamen geeignete Verarbeitungsfunktion wählen. Vermischen Sie nicht die Funktionen für Ordnernamen und Dateinamen.
Zusammenfassung: Stapelweises Entfernen von Englisch aus Ordnernamen mit einer einheitlichen Regel
Wenn eine große Anzahl von Ordnern das Namensschema „Englisch plus Nummer“ verwendet, aber letztendlich nur die numerische Bezeichnung benötigt wird, ist der Einsatz eines Stapelverarbeitungswerkzeugs effizienter als die manuelle Umbenennung. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie nacheinander zu „Ordnername“, „Text aus Ordnernamen löschen“ gehen, die zu verarbeitenden Verzeichnisse hinzufügen, im Aktionstyp „Alle englischen Buchstaben“ wählen, anschließend den weiteren Einstellungen des Assistenten folgen und die Verarbeitung starten, um schnell Ordner mit reinen Nummern zu erhalten.
Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung die Liste und die Regeln zu überprüfen und besonders darauf zu achten, ob es nach der Verarbeitung Ordner mit identischen Namen geben könnte. Wenn nach der Bestätigung die Stapelverarbeitung ausgeführt wird, kann dies sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Materialsortierung, Projektarchivierung und Dateiablage standardisierter gestalten.