Comment supprimer en masse les 3 premiers caractères des noms de dossiers ? Tutoriel pour renommer uniformément les répertoires de dates

Le format de nom de dossier utilise « code alphabétique + date », mais lors de l’archivage, vous souhaitez conserver uniquement la date. Comment supprimer rapidement les 3 premiers caractères de chaque nom ? Cet article présente la méthode complète via HeSoft Doc Batch Tool : accédez au module de traitement des noms de dossier, ajoutez les plusieurs répertoires à modifier, sélectionnez dans la règle de suppression de texte « les quelques caractères les plus à gauche », définissez la quantité sur 3, puis continuez à configurer l’emplacement d’enregistrement et exécutez la tâche. L’article explique également les résultats avant et après le traitement, la méthode de vérification des règles et les précautions de sauvegarde, et convient à la normalisation en masse des noms de dossiers de dates et des noms de dossiers de projets.

De nombreuses entreprises, lors de la phase d’exécution d’un projet, créent des dossiers en utilisant des méthodes telles que « abréviation du service + date », « code du personnel + numéro de lot » ou « code du groupe de projet + date d’archivage ». Par exemple, ABC20240101 représente des données du 1er janvier 2024 provenant d’une certaine source, et DEF20240202 représente un autre lot de données du 2 février 2024. Ce type de nommage facilite l’identification de la source au moment de la génération des documents, mais une fois les fichiers intégrés dans une archive unifiée, les codes alphabétiques initiaux peuvent ne plus avoir de valeur de conservation et il suffit alors de conserver uniquement la partie date.

S’il y a un grand nombre de répertoires de ce type à ajuster, supprimer manuellement les 3 premiers caractères de chaque nom de dossier n’est pas efficace. L’opérateur doit non seulement répéter les clics et les saisies, mais il risque aussi de modifier par erreur « 20240101 » en « 0240101 », ou d’oublier certains répertoires. Cet article explique comment utiliser le logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en masse les 3 premiers caractères des noms de dossiers selon une règle fixe, afin d’uniformiser les noms « code alphabétique + date » en noms de date pure.

Scénarios applicables : passer de lettres + date à des répertoires de date pure

Cette méthode convient au traitement des noms de dossiers dont « la position à supprimer est fixe et le nombre de caractères est identique ». Avant de décider si elle peut être utilisée, il est préférable d’observer la structure des noms plutôt que de regarder seulement un répertoire isolé.

• Plusieurs dossiers commencent par un code alphabétique de 3 caractères, suivi d’une date à 8 chiffres, par exemple ABC20240101, JKL20240404.
• La partie gauche des dossiers contient un ancien code de projet de longueur fixe, dont on n’a plus besoin après migration vers le nouveau système.
• Des tâches de numérisation, d’exportation ou de téléchargement ont produit automatiquement un préfixe de longueur fixe, rendant les noms de répertoires peu concis.
• Les règles d’archivage exigent de conserver uniquement l’année, le mois et le jour, le numéro de commande, le numéro de contrat ou le numéro de lot.
• Il faut traiter en une seule fois une dizaine, des dizaines, voire davantage de répertoires, en évitant de les renommer un par un.

Cette fonction ne sert pas uniquement aux répertoires de dates ; elle peut aussi être utilisée pour d’autres noms obéissant à la même règle. Par exemple, « TMP客户001 » nécessite de supprimer TMP, et « OLD合同2024 » de supprimer OLD. La condition essentielle est que la longueur du préfixe gauche des répertoires à traiter soit identique. Si le nombre de caractères de chaque préfixe n’est pas le même, il faut d’abord les classer ; on ne peut pas appliquer directement le même nombre à tous les répertoires.

Aperçu du résultat : évolution des noms après suppression des 3 premiers caractères

Structure des répertoires avant traitement

Avant traitement, les dossiers portent des noms tels que ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202, GHI20240303, JKL20240404, MNO20240505. La partie la plus à gauche de chaque nom est composée de 3 lettres anglaises, suivies de 8 chiffres.

L’image permet de voir clairement que les marques rouges et les flèches indiquent la zone alphabétique à supprimer. Cette tâche ne consiste pas à rechercher un texte strictement identique, car ABC, BCD, DEF, etc. ne sont pas identiques ; leur point commun est qu’ils se trouvent tous tout à gauche du nom et que leur longueur est de 3 caractères. Par conséquent, supprimer selon la position et la quantité est plus approprié que de rechercher un par un des lettres différentes.

Dossiers de date pure après traitement

Une fois le traitement terminé, les codes alphabétiques de 3 caractères sont supprimés uniformément des noms, et les dossiers s’affichent sous forme purement numérique : 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, 20240505, etc.

Ce format convient mieux à l’archivage par date. La date à 8 chiffres suit l’ordre « année, mois, jour », de sorte que le tri par nom reflète généralement aussi l’ordre chronologique. Il faut noter que BCD20241010, après suppression de BCD, devient 20241010 ; il apparaîtra donc à la position correspondante selon la règle de tri des noms numériques, et ne conservera pas nécessairement l’ordre de la liste avant traitement.

Étapes d’utilisation : supprimer en une fois les 3 premiers caractères de plusieurs noms de dossiers

Étape 1 : ouvrir le module de traitement des noms de dossiers

Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , repérez « Nom de dossier » dans la navigation de gauche. Cette catégorie sert à traiter le nom des dossiers eux-mêmes, à la différence des modules de traitement du contenu des documents tels que les outils Word, Excel ou PDF.

Dans la liste des fonctions relatives aux noms de dossiers, cliquez sur « Supprimer le texte dans le nom de dossier ».

Cette fonction a été choisie parce que l’objectif est ici de retirer une portion de caractères d’un nom existant. Si le besoin était d’ajouter un marquage uniforme au nom, il faudrait choisir une fonction d’ajout de préfixe ou de suffixe ; s’il s’agissait de remplacer un ancien texte par un nouveau, il faudrait envisager la recherche et le remplacement. Cet exemple relève clairement d’une suppression ; il faut donc accéder à la page correspondante de suppression de texte, afin d’éviter de choisir le mauvais outil.

Étape 2 : ajouter en masse les répertoires à traiter

Une fois sur la page « Supprimer le texte dans le nom de dossier », vous vous trouvez d’abord à l’étape « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Cliquez sur « Ajouter un dossier » en haut à droite pour ajouter au tableau les répertoires à renommer.

Dans l’exemple, 10 enregistrements sont ajoutés, et le bas de la page indique également un nombre d’enregistrements de 10. La colonne « Nom » sert à confirmer le nom actuel du dossier, la colonne « Chemin » à déterminer la provenance du répertoire, et les colonnes « Date de création » et « Date de modification » peuvent servir d’informations complémentaires de vérification. Il est conseillé d’examiner ligne par ligne, en vérifiant notamment :

1. Si chaque nom est bien composé des 3 lettres à supprimer et des chiffres à conserver.
2. Si des répertoires parents, des répertoires sans rapport ou des répertoires dont la règle de nommage diffère ont été ajoutés par erreur.
3. Si la suppression de 3 caractères risque de produire des noms identiques.
4. Si le chemin affiché correspond bien à l’emplacement prévu pour cette opération.

Si un enregistrement ne devrait pas faire partie de la tâche, vous pouvez le retirer de la liste à l’aide de l’icône de suppression dans la zone d’action de cette ligne ; si vous devez resélectionner toute la liste de répertoires, utilisez « Vider ». Une fois la liste vérifiée, cliquez sur « Suivant » en bas de page.

Étape 3 : définir la règle de suppression selon la position à gauche

Une fois dans « Définir les options de traitement », plusieurs conditions de suppression sont disponibles. Dans cet exemple, ABC, BCD et DEF ne sont pas le même mot-clé ; ils ne peuvent pas être résumés par un mot fixe, mais ils occupent tous les 3 caractères les plus à gauche du nom. Choisissez donc « quelques textes les plus à gauche » et saisissez 3 dans le champ « Quantité ».

Cette règle peut se comprendre ainsi :

• ABC20240101 : supprimer ABC, conserver 20240101.
• DEF20240202 : supprimer DEF, conserver 20240202.
• JKL20240404 : supprimer JKL, conserver 20240404.
• YZA20240909 : supprimer YZA, conserver 20240909.

Cette règle ne tient compte que de la position et du nombre de caractères ; elle n’exige pas que le contenu des 3 caractères les plus à gauche soit identique. Ainsi, même si différents dossiers utilisent des codes alphabétiques différents, ils peuvent être traités uniformément dès lors que leur longueur est de 3.

Il faut être particulièrement prudent en saisissant la quantité. Si vous indiquez 2, ABC20240101 laissera C20240101, sans supprimer entièrement le préfixe ; si vous indiquez 4, le premier chiffre de la date, 2, sera également supprimé et le résultat deviendra 0240101. Après avoir confirmé le choix et la quantité, cliquez sur « Suivant ».

Étape 4 : définir ensuite l’emplacement d’enregistrement

Le haut de la page présente l’assistant complet : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l’emplacement d’enregistrement » et « Lancer le traitement ». Une fois la règle de suppression définie, suivez les indications de l’interface pour accéder au réglage de l’emplacement d’enregistrement. À ce stade, il convient de confirmer l’emplacement de traitement en fonction des exigences réelles de gestion des documents, afin d’éviter de mélanger les résultats de test et les documents officiels.

Lorsque le nom d’un dossier change, son chemin complet change également. Par exemple, si la fin du chemin d’origine est ABC20240101, elle deviendra 20240101 après renommage. Si des tableaux Excel, des documents Word, des scripts, des raccourcis ou d’autres documents de bureau enregistrent l’ancien chemin du répertoire, ces références ne sont pas nécessairement mises à jour automatiquement. Par conséquent, lorsqu’il s’agit de documents partagés ou de répertoires de systèmes métier, il faut d’abord vérifier l’impact du changement de nom.

Étape 5 : lancer le traitement et vérifier le résultat

Après avoir défini l’emplacement d’enregistrement, passez à « Lancer le traitement » et exécutez la tâche en suivant l’assistant du logiciel. Une fois le traitement terminé, ne vous contentez pas de vérifier qu’un message de fin s’affiche ; revenez à l’emplacement cible pour contrôler les noms réels des dossiers.

Trois types de vérification sont recommandés : premièrement, contrôler la quantité et confirmer que le nombre de répertoires est identique avant et après traitement ; deuxièmement, contrôler par sondage quelques dossiers au début, au milieu et à la fin, pour confirmer que les 3 caractères ont bien été supprimés ; troisièmement, vérifier la partie conservée afin de s’assurer que les dates, numéros ou numéros de contrat ne comportent pas de caractère manquant. Dans l’exemple de capture d’écran, les 10 dossiers doivent finalement tous afficher un nom à 8 chiffres.

Questions fréquentes et précautions

Si le début du dossier n’est pas constitué de lettres, peut-on quand même supprimer selon la quantité ?

« Quelques textes les plus à gauche » met l’accent sur la position, sans se limiter aux lettres anglaises. D’après les types d’opération proposés dans l’interface, cette option diffère des suppressions par catégorie de caractères comme « tous les chiffres », « tous les caractères chinois » ou « toutes les lettres anglaises ». Dans cet exemple, le traitement choisi s’effectue selon la quantité à gauche. Si le début du nom est constitué de chiffres, de caractères chinois ou de symboles, il faut d’abord confirmer le nombre de caractères à supprimer et le valider sur un petit échantillon.

Pourquoi ne pas choisir « toutes les lettres anglaises » ?

Dans cet exemple, le contenu à supprimer est effectivement constitué uniquement de lettres, mais un traitement selon les 3 caractères de gauche correspond plus directement à la structure de nommage établie. Si la seconde partie du nom contient aussi des lettres anglaises à conserver, choisir de supprimer toutes les lettres anglaises pourrait affecter le contenu utile. Le choix de la règle doit reposer sur la structure réelle des noms, et non sur le seul jugement d’un exemple isolé.

Que faire lorsque la longueur des noms n’est pas uniforme ?

Une longueur différente ne signifie pas nécessairement que le traitement est impossible ; l’essentiel est de vérifier si la longueur du préfixe gauche est identique. Par exemple, ABC001 et DEF20240101 ont des longueurs totales différentes, mais la partie gauche à supprimer est de 3 caractères dans les deux cas, de sorte que la même règle peut être utilisée. En revanche, les préfixes de AB001 et DEFG002 comptent respectivement 2 et 4 caractères ; il faut alors diviser la tâche.

Comment éviter les conflits de noms en double ?

Après suppression du préfixe, différents répertoires peuvent obtenir le même nom. Par exemple, si ABC20240101 et DEF20240101 subissent tous deux la suppression des trois premiers caractères, ils deviendront tous deux 20240101. S’ils se trouvent au même emplacement, un conflit de nom peut survenir. Avant l’exécution, il faut d’abord vérifier que la partie conservée est unique, et si nécessaire les stocker séparément ou redéfinir la règle de nommage.

Faut-il effectuer une sauvegarde avant le traitement officiel ?

Une sauvegarde est recommandée, en particulier lorsqu’il s’agit de données clients, de livrables de projet, de pièces comptables ou d’archives à long terme. Les opérations par lots sont très efficaces, mais une règle erronée sera également appliquée en masse. La méthode prudente consiste à copier quelques répertoires vers un emplacement de test, à les traiter avec les mêmes paramètres, puis à n’exécuter la tâche officielle qu’après confirmation du résultat.

Peut-on simplement saisir la quantité 3 en suivant l’exemple ?

Non, il ne faut pas recopier le chiffre 3 simplement parce que le tutoriel l’indique. Ici, le 3 vient du fait que, dans l’exemple, les noms comportent exactement 3 lettres à supprimer tout à gauche. Si vos dossiers sont du type « AB20240101 », la quantité doit être 2 ; s’ils sont du type « TEMP20240101 », elle doit être 4. Le paramètre doit être déterminé en fonction de vos propres noms de répertoires.

Résumé

Transformer en masse « ABC20240101 » en « 20240101 » revient essentiellement à appliquer la même règle de renommage à plusieurs dossiers : supprimer 3 caractères à partir de l’extrémité gauche. HeSoft Doc Batch Tool regroupe ce travail répétitif dans un assistant clair : l’utilisateur peut ajouter les répertoires de manière centralisée, définir uniformément la position et la quantité à supprimer, puis terminer l’enregistrement et le traitement.

Si vous êtes en train d’organiser des dossiers de dates, des répertoires de projets historiques ou des lots de données exportés par un système, commencez par vérifier si tous les noms possèdent la même structure à gauche. Après avoir confirmé que la longueur des préfixes est identique, sauvegardez les répertoires importants et testez sur un petit échantillon ; si le résultat est correct, ajoutez ensuite tous les enregistrements et exécutez l’opération en masse. Vous réduirez ainsi les manipulations mécaniques de renommage un par un, tout en limitant les oublis et les erreurs de suppression de caractères, pour rendre la recherche, le tri et l’archivage ultérieurs plus normalisés.