Wie kann man Ordnerpräfixe stapelweise entfernen? Rechte Seite des Namens nach bestimmten Schlüsselwörtern beibehalten

Wenn mehrere Ordner unterschiedlich lange Präfixe haben, aber alle dasselbe Schlüsselwort enthalten, ist es nicht sinnvoll, eine feste Zeichenanzahl zu löschen. Dieser Artikel stellt eine Methode zur Stapelumbenennung vor, die sich an einem Schlüsselwort orientiert: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , mit START als Trennpunkt, löschen Sie die links davon stehenden Präfixe wie Backup, Client, Project und behalten Sie START sowie den rechts stehenden Geschäftsnamen bei. Der Artikel enthält Vorher-Nachher-Vergleiche, Schritte zur Bedienung der Software, Regelbeschreibungen und Hinweise zur Stapelumbenennung.

Bei der Organisation von Dateiunterlagen werden viele Ordnernamen nicht nach den endgültigen Archivierungsstandards erstellt. Sie können Namen des exportierenden Systems, die Projektquelle, den Bearbeiter, den vorübergehenden Zweck oder alte Klassifizierungspräfixe enthalten. Beispielsweise sind Backup_START_tempFiles_END_Final und Client_START_2024Draft_END_Archive am Anfang völlig unterschiedlich, aber beide verwenden START als Ausgangspunkt des gültigen Namens.

In solchen Fällen ist die Methode „einige Zeichen links löschen“ unzuverlässig, da die Länge von Präfixen wie Backup, Client, Invoice und Project nicht einheitlich ist. Geeigneter ist die Positionierung über ein festes Schlüsselwort: START finden und dann den gesamten Inhalt links von START löschen. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool diese Aufgabe erledigen und mehrere Ordner einheitlich ab START benennen lassen.

HeSoft Doc Batch Tool ist eine Stapelverarbeitungssoftware für die Organisation von Dateien und Bürounterlagen. Bei Verzeichnisnamen mit einheitlichen Regeln und großer Anzahl kann sie wiederkehrende manuelle Umbenennungsvorgänge in eine einmalige Regeleinstellung umwandeln, wodurch sich wiederholende Arbeit verringert und die Effizienz bei Stapelarchivierung und Materialbereitstellung erhöht wird.

1. Welche Ordnernamen eignen sich zum Entfernen von Präfixen anhand eines Schlüsselworts

Um Ordnernamen-Präfixe anhand eines Schlüsselworts zu entfernen, muss in mehreren Namen ein erkennbarer gemeinsamer Text vorhanden sein. Dieser gemeinsame Text entspricht der Löschgrenze: Links der Grenze befindet sich das zu bereinigende Präfix, die Grenze selbst und ihr rechter Teil sind der beizubehaltende gültige Name.

Häufige Anwendungen sind:

• Verzeichnisse aus unterschiedlichen Quellen haben am Anfang Kanalnamen, enthalten aber in der Mitte eine einheitliche Projektkennung.
• Backup-, Build-, Kunden-, Design- und Rechnungsverzeichnisse besitzen englische Klassifizierungspräfixe und müssen in ein einheitliches Format überführt werden.
• Ordner aus Massen-Downloads oder Systemexporten enthalten vorübergehenden führenden Text, bei der offiziellen Archivierung soll nur der Inhalt nach dem Geschäftsschlüsselwort erhalten bleiben.
• Nach der Migration historischer Projekte müssen alte Systemkennungen entfernt werden, ohne nachfolgende Chargennummern, Status- und Versionsangaben zu beschädigen.
• Von Teams eingereichte Verzeichnisnamen sind uneinheitlich und sollen ab einem festen Trennungswort neu standardisiert werden.

Diese Methode eignet sich besonders für Fälle mit uneinheitlicher Präfixlänge. Sie schneidet nicht mechanisch eine feste Anzahl von Zeichen von links ab, sondern bestimmt den Löschbereich anhand der tatsächlichen Position von START in jedem Namen. Unabhängig davon, ob links Backup, Build oder das längere Invoice steht, kann daher dieselbe Regel verwendet werden, solange derselbe Positionierungstext enthalten ist.

2. Vorschau des Ergebnisses: von unübersichtlichen Präfixen zu einheitlichen Namen

Vor der Verarbeitung: Jeder Ordner hat einen anderen Anfang

Die folgende Abbildung zeigt die Ordnerliste vor der Verarbeitung. Alle Namen enthalten START, links von START stehen jedoch jeweils Inhalte wie Backup, Build, Client, Data, Design, Invoice, Notes, Photo, Project und Task.

Diese Präfixe waren in einer frühen Klassifizierungsphase möglicherweise nützlich, beeinträchtigen in der einheitlichen Archivierungsphase jedoch Sortierung und Suche. Bei manueller Einzelbearbeitung müsste in jedem Namen START gesucht und dann der links davon befindliche Inhalt gelöscht werden. Mit steigender Anzahl treten leicht folgende Probleme auf:

• Der erste Buchstabe von START wird versehentlich gelöscht, sodass die Positionsmarkierung unvollständig wird.
• Ein Unterstrich wird übersehen oder ein Zeichen zu viel beibehalten, sodass das Namensformat uneinheitlich wird.
• Der Löschbereich wird zu groß und beschädigt rechts stehende Chargennummern oder Statusinformationen.
• Die Verarbeitung wird mittendrin unterbrochen, und es ist schwer festzustellen, welche Verzeichnisse bereits geändert wurden.

Nach der Verarbeitung: Alle Namen beginnen mit START

Nach der Stapel-Löschung werden die unterschiedlich langen linken Präfixe einheitlich entfernt, und START sowie der rechts davon stehende Inhalt bleiben erhalten.

Beispielsweise ergeben sich folgende Namensänderungen:

• Client_START_2024Draft_END_Archive wird zu START_2024Draft_END_Archive.
• Project_START_alpha_END_Report wird zu START_alpha_END_Report.
• Invoice_START_batch001_END_Paid wird zu START_batch001_END_Paid.
• Task_START_removeThis_END_Done wird zu START_removeThis_END_Done.

Es ist erkennbar, dass Änderungen nur links von START auftreten. Die nachfolgenden Texte 2024Draft, alpha, batch001, removeThis sowie die Statustexte nach END bleiben unverändert.

3. Schritte zum massenhaften Entfernen von Ordnerpräfixen mit der Bürosoftware

Schritt 1: „Text im Ordnernamen löschen“ auswählen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und öffnen Sie im linken Navigationsbereich die Kategorie „Ordnernamen“. Die Hauptoberfläche zeigt mehrere Funktionen zur Bearbeitung von Ordnernamen, darunter Suchen und Ersetzen, Text einfügen, Präfixe und Suffixe hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung umwandeln und Text löschen. Da die aktuelle Aufgabe das Entfernen vorhandener Präfixe ist, klicken Sie auf „Text im Ordnernamen löschen“.

Die Auswahl der richtigen Funktion ist sehr wichtig. Suchen und Ersetzen eignet sich eher dafür, einen eindeutigen Text durch einen anderen zu ersetzen; Präfixe und Suffixe hinzufügen dient dem Ergänzen von Inhalten. Ziel dieses Artikels ist es dagegen, anhand der Position von START alle Zeichen links davon zu löschen. Daher entspricht „Text im Ordnernamen löschen“ der Anforderung besser.

Schritt 2: Zu verarbeitende Verzeichnisse stapelweise hinzufügen

Klicken Sie nach dem Öffnen der Funktion auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, deren Namen bereinigt werden sollen. Die Software zeigt die ausgewählten Einträge gesammelt in der Liste an und stellt Informationen wie Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit dar.

Die Beispielaufgabe enthält 10 Ordner. Gehen Sie nach dem Hinzufügen nicht sofort zum nächsten Schritt, sondern prüfen Sie zuerst die Namen und Pfade in der Liste. Die Namensprüfung dient dazu, das Vorhandensein von START zu bestätigen, die Pfadprüfung verhindert, versehentlich gleichnamige Verzeichnisse an anderen Speicherorten auszuwählen. Wenn ein Eintrag nicht verarbeitet werden soll, können Sie ihn über das Löschsymbol im Aktionsbereich der jeweiligen Zeile aus der aktuellen Aufgabe entfernen.

Stapelweises Hinzufügen bedeutet nicht, dass die Datenfilterung vernachlässigt werden darf. Sinnvoll ist, dass die Aufgabenliste nur Verzeichnisse enthält, die der aktuellen Regel entsprechen. Ordner ohne START, mit mehreren START oder mit ungewöhnlicher Namensstruktur können zunächst separat behandelt werden.

Schritt 3: Positionierung des linken Inhalts anhand eines Texts wählen

Klicken Sie nach der Bestätigung der Aufgabenliste auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen. Diese Seite bietet mehrere Löschmethoden an, beispielsweise alle Ziffern, alle chinesischen Zeichen, alle englischen Buchstaben, die ersten oder letzten Zeichen von links bzw. rechts, den Inhalt zwischen zwei Texten, Positionsbereiche sowie den Inhalt links oder rechts von einem angegebenen Text.

Wählen Sie diesmal „Gesamten Inhalt links von einem Text“. Diese Regel bedeutet: Die Software sucht zuerst den angegebenen Text in jedem Ordnernamen und löscht dann die links davon stehenden Zeichen.

Diese Regel ist im Vergleich zu „die ersten Zeichen von links“ für dieses Beispiel besser geeignet, weil die Präfixlängen der verschiedenen Verzeichnisse unterschiedlich sind. Bei einer festen Zeichenanzahl würde die Regel möglicherweise für Backup funktionieren, Invoice oder Project jedoch nicht korrekt verarbeiten.

Schritt 4: Positionierungsschlüsselwort START eingeben

Geben Sie im Pflichtfeld „Text“ START ein. Der Positionierungstext muss mit der tatsächlichen Schreibweise im Ordnernamen übereinstimmen. Wenn der ursprüngliche Name großgeschriebenes START verwendet, geben Sie nicht Start oder start ein. Falls vor oder nach dem Positionierungstext Leerzeichen stehen, ist dies ebenfalls anhand der tatsächlichen Benennung zu prüfen.

Es wird empfohlen, bei der Eingabe keine zusätzlichen Unterstriche hinzuzufügen, es sei denn, Sie haben bestätigt, dass der Unterstrich ebenfalls Teil der einheitlichen Positionsgrenze ist. Wenn Sie in diesem Beispiel direkt START verwenden, erhalten Sie das in den Screenshots gezeigte Ergebnis: Das Präfix vor START wird gelöscht, und der verarbeitete Name beginnt mit START.

Schritt 5: „Diesen Text einschließen“ deaktiviert lassen

Die Option „Diesen Text einschließen“ in der Oberfläche legt fest, ob START in den Löschbereich einbezogen wird. Im Beispiel ist der Schalter deaktiviert, daher wird START nicht gelöscht.

Am Beispiel Design_START_oldVersion_END_Approved:

• Bei deaktiviertem „Diesen Text einschließen“ lautet das Ergebnis START_oldVersion_END_Approved.
• Würde der Löschbereich START einschließen, änderte sich der Anfang des Ergebnisses und entspräche nicht mehr dem Ziel dieses Artikels, START zu erhalten.

Prüfen Sie daher vor dem Klick auf „Weiter“ gleichzeitig Aktionstyp, Textinhalt und Einschließen-Option. Diese drei Faktoren bestimmen gemeinsam die endgültige Löschgrenze.

Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten

Klicken Sie nach Abschluss der Regelkonfiguration unten auf der Seite auf „Weiter“. Anhand des Ablaufs im oberen Bereich der Oberfläche ist erkennbar, dass als Nächstes der Speicherort festgelegt und anschließend die Startphase der Verarbeitung aufgerufen werden muss. Führen Sie die weiteren Einstellungen entsprechend dem Software-Assistenten aus, bestätigen Sie, dass die Aufgabenparameter korrekt sind, und starten Sie dann die Stapelverarbeitung.

Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung ein oder zwei ursprüngliche Namen und das erwartete Ergebnis zu notieren. Schreiben Sie beispielsweise das erwartete Ergebnis für Photo_START_rawSet_END_Edited als START_rawSet_END_Edited auf. Nach Abschluss kann dies als Vergleichsprobe verwendet werden, um schnell zu beurteilen, ob die Regel korrekt angewendet wurde.

Schritt 7: Namen im ursprünglichen Verzeichnis oder am Zielort prüfen

Sehen Sie sich nach Abschluss der Aufgabe die Ordnerliste an und bestätigen Sie, dass alle regelkonformen Namen mit START beginnen. Prüfen Sie nicht nur, ob das Präfix entfernt wurde, sondern auch, ob der rechte Text abgeschnitten wurde, ob die Inhalte im Ordner weiterhin vollständig sind und ob zugehörige Arbeitsabläufe Verzeichnispfade aktualisieren müssen.

4. Auswahl der Löschregel bei der Stapel-Umbenennung

Beim Bereinigen von Ordnernamen gibt es verschiedene Anforderungen. Die Regel sollte anhand der Namensstruktur gewählt werden und nicht nur nach dem Wort „Löschen“.

• Feste Präfix-Zeichenanzahl: Hier kann die Verarbeitung über die ersten Zeichen von links erwogen werden.
• Unterschiedliche Präfixlängen, aber gemeinsames Schlüsselwort: Geeignet ist „Gesamten Inhalt links von einem Text“.
• Teil zwischen zwei Markierungen löschen: Hier sollte der Inhalt zwischen zwei Texten gewählt werden.
• Nur Ziffern oder Buchstaben im Namen löschen: Dies kann über die in der Oberfläche angebotenen Zeichentyp-Optionen erfolgen.
• Positionierungswort behalten oder löschen: Dies wird über „Diesen Text einschließen“ gesteuert.

Das entscheidende Merkmal dieses Beispiels ist: unterschiedliche Präfixlängen, festes START und vollständiger Erhalt des rechten Teils von START. Daher ist die Positionierung über den Text zuverlässiger als die Verarbeitung nach Zeichenanzahl.

5. Häufige Fragen und Hinweise

1. Warum zuerst prüfen, ob START enthalten ist?

Der Positionierungstext ist die Grundlage für das Wirksamwerden der Regel. Wenn ein Verzeichnis kein START enthält, kann die Software den linken Inhalt nicht nach derselben Grenze erkennen. Für ein einheitliches Ergebnis sollten nicht passende Ordner zuerst aus der Aufgabe ausgeschlossen oder mit einer anderen Regel versehen werden.

2. Was tun, wenn einzelne Verzeichnisse nach Eingabe von START trotzdem nicht korrekt verarbeitet werden?

Prüfen Sie, ob im Namen Leerzeichen, Vollbreitungszeichen oder Buchstaben mit anderer Groß-/Kleinschreibung enthalten sind. Optisch ähnlich wirkender Text kann tatsächlich aus unterschiedlichen Zeichen bestehen. Es wird empfohlen, das Positionierungswort aus dem ursprünglichen Namen zu kopieren und zu vergleichen, dabei jedoch nicht unnötige Leerzeichen mitzukopieren.

3. Warum ändert sich nach der Verarbeitung die Sortierreihenfolge?

Der Datei-Explorer sortiert in der Regel nach Namen. Nach dem Entfernen von Präfixen wie Backup, Build und Client richtet sich die Sortierung nach dem Text hinter START, sodass die Anzeigereihenfolge von der vorherigen abweichen kann. Dies ist in der Regel kein Verarbeitungsfehler, sondern das normale Sortierergebnis nach der Namensänderung.

4. Beeinflusst die Ordnerumbenennung die enthaltenen Dateien?

Diese Aufgabe betrifft Ordnernamen, nicht die Stapeländerung von Namen interner docx-, doc-, xlsx-, xls-, pptx-, ppt-, pdf-, Bild- oder Textdateien. Da sich jedoch der Ordnerpfad ändert, müssen Verknüpfungen, Hyperlinks, Skripte oder andere Systemkonfigurationen, die auf den alten Pfad verweisen, möglicherweise synchron angepasst werden.

5. Sollte zuerst ein Backup erstellt werden?

Für wichtige Unterlagen wird empfohlen, zuerst ein Backup zu erstellen oder zunächst einige wenige Verzeichnisse zu Testzwecken zu kopieren. Insbesondere wenn Namen von Geschäftssystemen aufgerufen werden, können Tests und Backups die Auswirkungen von Pfadänderungen verringern.

6. Können viele Ordner auf einmal hinzugefügt werden?

Der Wert dieses Werkzeugs liegt gerade in der Stapelverarbeitung, aber je größer die Anzahl der hinzugefügten Elemente, desto wichtiger ist die vorherige Prüfung. Es kann sinnvoll sein, zuerst eine kleine Gruppe repräsentativer Namen zu verarbeiten, das Ergebnis zu bestätigen und den Umfang danach zu erweitern. Für Verzeichnisse mit unterschiedlicher Struktur sollten möglichst mehrere Aufgaben mit jeweils eigenen Regeln angelegt werden.

6. Fazit

Wenn mehrere Ordner unterschiedlich lange Präfixe, aber dasselbe Schlüsselwort enthalten, ist die Positionierung anhand eines festgelegten Texts die praktischere Methode zur Stapel-Umbenennung. Über HeSoft Doc Batch Tool öffnen Sie „Text im Ordnernamen löschen“, fügen die zu verarbeitenden Verzeichnisse hinzu, wählen „Gesamten Inhalt links von einem Text“, geben START ein und deaktivieren „Diesen Text einschließen“. Dadurch werden alle Präfixe links von START gelöscht, während START und der rechts davon stehende Geschäftsname erhalten bleiben.

Diese Vorgehensweise erfordert weder das Berechnen einzelner Zeichenanzahlen noch wiederholte manuelle Bearbeitung und eignet sich für Projektarchivierung, die Organisation von Chargenverzeichnissen und die Migration historischer Unterlagen. Es wird empfohlen, jetzt zunächst zwei oder drei Ordner für eine Testaufgabe auszuwählen, das Ergebnis mit den Erwartungen abzugleichen und anschließend die übrigen Verzeichnisse stapelweise für die einheitliche Umbenennung hinzuzufügen.