Los trabajadores migrantes comunes a menudo se enfrentan a problemas como la confusión de los documentos de colaboración entre departamentos y el archivo lento de los datos del proyecto, mientras que el partido estudiantil debe enfrentar desafíos como la dispersión de datos de investigación académica y la clasificación poco clara de los cursos. Piense en el entorno de trabajo actual, la gestión de clasificación de documentos se ha convertido en un eslabón clave para mejorar la eficiencia. El método tradicional de clasificación manual no solo es ineficiente, sino que también es más probable que cause omisiones o errores de nomenclatura debido a negligencia humana. La tecnología de clasificación de archivos por lotes no solo puede mejorar la velocidad de operación, sino también garantizar una alta precisión.
A continuación, le proporcionaremos algunas pautas de operación simples y factibles, que cubren soluciones de espectro completo desde el tipo básico gratuito hasta el nivel profesional empresarial. Ya sea que usted sea una pequeña y microempresa, un estudiante de posgrado o una gran empresa que necesita manejar una gran área de documentos, creo que los varios métodos de este artículo pueden brindarle una selección precisa de herramientas coincidentes.
¿Por qué necesito mover diferentes archivos a la misma carpeta según la extensión?
- La gestión colaborativa de archivos entre departamentos, como contratos PDF, informes XLSX y documentos de diseño JPG, es diversa. La clasificación manual tradicional tarda 4 horas y las herramientas por lotes se pueden completar en minutos.
- Necesidades especiales de la industria. Los proyectos de construcción deben almacenar dibujos de diseño arquitectónico, registros de construcción y videos de vigilancia MP4.
- Los archivos de las actividades del club, como los estudiantes, deben organizar fotos del evento (JPG), videos (MP4), tablas de presupuesto (XLSX), etc.
Vista previa del efecto después de clasificar cientos de archivos de diferentes clases
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Clasificación de archivos por lotes
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
- El método de operación es simple, adecuado para principiantes, no necesita dedicar tiempo a aprender, puede resolver problemas rápidamente.
- Admite la clasificación por lotes de archivos, y se pueden colocar una gran cantidad de diferentes tipos de archivos en la carpeta correspondiente al mismo tiempo según la extensión.
- Acabado automatizado eficiente, no se requiere operación manual, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
Desventajas:
- Necesita descargar e instalar, ocupando memoria.
- Solo se puede operar en Windows, y los teléfonos móviles y las tabletas no admiten la descarga.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Organizar archivos] en la página, y luego busque [Clasificar archivos por extensión].
2. Luego, puede agregar archivos desde tres lugares: [Agregar archivos] Elija agregar archivos de varios formatos que deben clasificarse de forma independiente; [Importar archivos de la carpeta] Importar todos los archivos en la carpeta seleccionada; o admitir todos Los archivos se arrastran y se cargan en lotes con un clic.
3. ¡Después de esperar unos segundos, el procesamiento está completo! Haga clic en la ubicación de guardado para ver, todos los archivos se han clasificado en la carpeta correspondiente según la extensión, lo cual es muy conveniente.
Método 2: Utilice una herramienta de conversión en línea de CloudConvert para clasificar archivos
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Admite conversiones de formato 200, incluidas XLSX a CSV, PDF a JPG.
- Proporciona una interfaz API para la integración del desarrollador.
- Cumple con las regulaciones de protección de datos del GDPR.
Desventajas:
- La versión gratuita está limitada a 25 conversiones por día.
- El procesamiento por lotes tiene una tarifa mensual de $10.
Pasos de operación:
1. Primero abrimos la URL y luego seleccionamos la función de conversión por lotes para cargar archivos.
2. Establezca el formato de salida, como PDF a JPG, luego seleccione las reglas de clasificación, haga clic en la extensión para guardar.
3. Haga clic en el botón Iniciar función de conversión, el sistema descargará automáticamente el archivo de clasificación y lo guardará ~
Método 3: use Aconvert para clasificar una gran cantidad de archivos en lotes
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Completamente gratis, sin límite de cantidad de archivos y muy bajo costo.
- Admite la descarga sin conexión, ¡Windows/macOS está bien!
- Proporciona la función de cambio de nombre por lotes y puede nombrar archivos por número de serie.
- No es necesario instalar software, ahorra espacio ~
Desventajas:
- La interfaz es antigua y el proceso de operación es complicado, lo que no es adecuado para máquinas.
- Exportar imágenes puede tener una pérdida de compresión
Pasos de operación:
1. Seleccione la función "Clasificación de archivos" y primero agregue todos los archivos en lotes.
2. Luego configure las reglas de clasificación de acuerdo con la agrupación de extensiones, luego seleccione el directorio de salida y luego haga clic en el botón "Iniciar clasificación".
3. Finalmente, descargue el paquete de archivos clasificado.
Método 4: Clasifique los archivos con el script por lotes de Windows
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- Adecuado para la clasificación de una gran cantidad de archivos, operación eficiente, ahorro de tiempo.
- Alta flexibilidad, puede personalizar la clasificación de archivos según sus propias necesidades.
Desventajas:
- La operación es difícil y se necesita una reserva de conocimientos básicos de guiones, que requiere una cierta cantidad de tiempo para aprender.
- El tiempo de inicio para principiantes es lento, lo que es más adecuado para personas que pueden operar la línea de comando con soltura.
Pasos de operación:
1. Cree un nuevo documento de texto txt, ingrese el código de secuencia de comandos por lotes en él y guárdelo como un archivo. bat.
2. Haga doble clic para ejecutar el script para clasificar automáticamente.
Método 5: utilice la función de búsqueda del sistema para mover por lotes y seleccionar archivos de clasificación múltiples
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas:
- No es necesario instalar otro software, buscar archivos directamente en el sistema operativo y moverlo, simple y fácil de usar, adecuado para principiantes.
- Puede encontrar rápidamente un tipo específico de archivo.
Desventajas:
- Solo se puede organizar un tipo de archivo a la vez.
- La automatización no es compatible y es menos eficiente.
Pasos de operación:
1. Abra la carpeta e ingrese en el cuadro de búsqueda en la esquina superior derecha. Extensión, como. pdf, puede buscar todos los archivos de este tipo.
2. Después de seleccionar todos los archivos, haga clic con el botón derecho para copiar o cortar y luego péguelo en la carpeta correspondiente. De esta manera, todos los archivos del mismo tipo se clasifican y organizan en la misma carpeta.
3. Si hay otros tipos de archivos que deben organizarse juntos, simplemente repita las operaciones anteriores.
Resumen
La tecnología de clasificación de archivos por lotes se ha convertido en una herramienta estándar para la gestión digital moderna. A través de la comparación de los métodos anteriores, se puede ver que diferentes grupos de usuarios pueden elegir un plan de adaptación de acuerdo con sus necesidades específicas: los trabajadores migrantes comunes deben dar prioridad a la eficiencia del procesamiento y el cumplimiento legal, y recomendar HeSoft Las herramientas de procesamiento de documentos no solo son rápidas y buenas, sino que también garantizan que su privacidad personal no se filtre. En el futuro, las herramientas de clasificación por lotes realizarán funciones más inteligentes de ajuste automático de parámetros y alerta temprana de riesgos, y promoverán aún más el desarrollo de la gestión de documentos en la dirección de la automatización y la seguridad. El dominio de esta habilidad no solo te ayudará a ahorrar mucho tiempo, sino que también demostrará profesionalismo en la competencia en el lugar de trabajo. En general, puedes probar los métodos anteriores. De acuerdo con tus propios hábitos y necesidades, puedes elegir el que más te convenga ~