Este artículo describe cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , Busque y reemplace las palabras clave en lotes a través de fórmulas comodín de expresiones regulares en varios documentos de Word y docx. En el ejemplo, se reemplazan varias abreviaturas en mayúsculas de tres dígitos por A, y los números continuos se reemplazan por B. Es adecuado para procesar contratos, materiales del curso, informes, documentos de plantilla y otros escenarios que requieren una especificación masiva del contenido del texto, reduciendo la cantidad de archivos abiertos uno por uno para encontrar y reemplazar Trabajo repetido.
En la oficina diaria, muchas personas se encontrarán con problemas similares: hay docenas o incluso cientos de documentos de Word en una carpeta, y cada documento tiene palabras clave, números, abreviaturas, montos, años o formato fijo que deben reemplazarse. texto. Si abre los archivos docx uno por uno y luego usa la función de búsqueda y reemplazo que viene con Word para procesarlos manualmente, no solo requiere mucho tiempo, sino que también es fácil de perder. Especialmente cuando el contenido a reemplazar no es una palabra fija, sino un tipo de texto regular, como tres letras mayúsculas, números continuos, números de curso, números de contrato, etc., la búsqueda y el reemplazo ordinarios no son lo suficientemente flexibles.
Este artículo tiene que resolver este problema: utilizar software de oficina" HeSoft Doc Batch Tool La función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" en ", encuentra palabras clave en múltiples archivos de Word en lotes a través de fórmulas de comodines de expresiones regulares y las reemplaza de manera uniforme de acuerdo con las reglas. En el ejemplo de captura de pantalla, las tres letras mayúsculas en varios archivos docx se reemplazarán con A, y los números consecutivos se reemplazarán con B, logrando así un reemplazo por lotes, automático y regular del contenido de Word.
Escenarios aplicables: qué documentos de Word son adecuados para reemplazar por lotes con expresiones regulares
El reemplazo de comodines de expresión regular es adecuado para procesar documentos de Word con "contenido regular, pero el texto específico no es exactamente el mismo". Por ejemplo, algunas abreviaturas en inglés como BOT, ELA y BUDS aparecen en algunos documentos. Aunque cada palabra es diferente, se ajusta a la ley de tres letras mayúsculas; algunos documentos tienen números como 60, 2 y 5, aunque los valores son diferentes, pero Todos pertenecen a números consecutivos. En este momento, puede usar fórmulas para hacer coincidir, sin escribir cada palabra por separado en la lista de reemplazo.
Los escenarios de aplicación comunes incluyen:
- Reemplace las abreviaturas en inglés, los códigos de departamento y los códigos de curso en varios archivos de Word y docx en lotes.
- Procesamiento por lotes de contenido digital como número, año y monto en contratos, acuerdos y documentos de licitación.
- Reemplace uniformemente los marcadores de posición, las reglas de numeración y el texto de formato fijo en el documento de plantilla.
- Limpie los informes de Word exportados del sistema para estandarizar las palabras clave en diferentes formatos en una escritura unificada.
- Reemplace un tipo de texto de acuerdo con las reglas en varios archivos docx para evitar la modificación manual de archivo por archivo.
En comparación con la sustitución de búsqueda dentro de un solo documento de Word, HeSoft Doc Batch Tool La ventaja radica en el procesamiento por lotes de archivos: primero se ingresan varios archivos de Word, luego se establecen reglas unificadas de búsqueda y reemplazo, y finalmente se ejecutan de una vez. Para los usuarios que a menudo procesan grandes cantidades de documentos de oficina, este tipo de procesamiento por lotes puede reducir significativamente la duplicación de trabajo.
Vista previa del efecto: hay palabras clave para reemplazar en varios archivos docx anteriores
Como puede ver en la lista de archivos antes del procesamiento, hay 6 documentos de Word de 1.docx a 6.docx en la carpeta de ejemplo. Este tipo de escenario es muy común: los usuarios a menudo no solo cambian un documento, sino que ajustan el contenido de varios materiales en una carpeta al mismo tiempo.
Después de abrir uno de los documentos de Word, puede ver que hay muchos contenidos regulares en el cuerpo. Por ejemplo, BOT en el título, ELA en el cuerpo y el número 60. La flecha roja en la captura de pantalla muestra el contenido típico a procesar: no son exactamente las mismas palabras fijas, pero todas se pueden identificar mediante reglas.
Si solo reemplaza BOT, se puede completar un reemplazo de búsqueda normal; pero si desea reemplazar las tres letras mayúsculas con el mismo valor y reemplazar todos los números consecutivos con otro valor, debe usar "texto de búsqueda difusa de fórmula", que es Coincidir con un tipo de contenido a través de comodín de expresión regular.
Efecto posterior al procesamiento: tres letras mayúsculas y números se reemplazan por lotes
Una vez completado el procesamiento, abra el documento de Word y podrá ver que el contenido que originalmente cumple con la regla de tres letras mayúsculas se ha reemplazado por A y los números consecutivos se han reemplazado por B. Por ejemplo, el BOT en el título se reemplaza por A, y las abreviaturas en inglés como ELA en el texto también se reemplazan de acuerdo con las reglas; el contenido digital se reemplaza por B. La marca amarilla en la captura de pantalla muestra visualmente el resultado de la sustitución.
El valor de este método de reemplazo es que los usuarios no necesitan enumerar todas las palabras clave posibles una por una, siempre que estas palabras clave cumplan con las mismas reglas, pueden coincidir en lotes a través de una fórmula. Es muy útil para tareas como el procesamiento por lotes de contenido de Word, la sustitución por lotes de palabras clave docx y la modificación unificada de plantillas de documentos.
Paso 1: Ingrese a la herramienta Word y seleccione Buscar la función de reemplazo
Abrir HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, seleccione "Herramientas de Word" en la categoría de funciones de la izquierda. Puede ver varias funciones relacionadas con el procesamiento de archivos de Word en la interfaz, como agregar marcas de agua, modificar el diseño de la página, eliminar espacios en blanco, convertir formatos, etc. Este artículo utilizará la primera función: "Buscar y reemplazar palabras clave en Word".
El propósito de esta función es encontrar y reemplazar palabras clave en el contenido del archivo de Word en lotes. Una vez que se selecciona la entrada, el software entra en un flujo de procesamiento guiado. Para los usuarios que no están familiarizados con las herramientas por lotes, el proceso guiado es más claro: primero seleccione el archivo, luego configure las opciones de procesamiento, luego configure la ubicación de guardado y finalmente comience el procesamiento.
El propósito de este paso es claro: ingrese el módulo de reemplazo de búsqueda por lotes de Word correcto para asegurarse de que las reglas establecidas posteriormente se apliquen al contenido del documento de Word en lugar del nombre del archivo, el nombre de la carpeta u otros tipos de archivos.
Paso 2: Agregar archivos de Word que necesitan procesamiento por lotes
Después de ingresar a la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word", primero llegue al paso 1 "Seleccionar los registros que deben procesarse". En la parte superior derecha de la interfaz, puede ver botones como "Agregar archivo", "Importar archivo de una carpeta", "Vaciar" y "Más". Se han importado 6 archivos docx en el ejemplo y la lista muestra información como el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación.
Si la cantidad de archivos que necesita procesar es pequeña, puede hacer clic en "Agregar archivo" para seleccionar uno por uno; si el conjunto de archivos se encuentra en la misma carpeta, puede usar "Importar archivos de carpeta", que es más adecuado para la importación por lotes. Después de importar, debe verificar si el archivo de la lista es correcto, por ejemplo, si el nombre contiene 1.docx a 6.docx, si la extensión es docx y si la ruta es la carpeta de destino.
El resultado esperado de este paso es que todos los documentos de Word para reemplazar las palabras clave por lotes aparecen en la lista, y el número de registros resumidos a continuación coincide con el número real de archivos. Después de confirmar que es correcto, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior para ingresar a la configuración de la regla de reemplazo.
Paso 3: Seleccione la fórmula para desenfocar la búsqueda y completar la expresión regular
El paso 2 es "Establecer opciones de procesamiento", que también es el núcleo de este artículo. "Buscar" en la interfaz proporciona dos métodos: "Buscar texto con precisión" y "Buscar texto con fórmulas difusas". Como este ejemplo debe coincidir con una clase de contenido en lugar de una palabra fija, seleccione Buscar texto con una fórmula difusa.
En la lista de palabras clave que debe buscar, el ejemplo completa dos reglas:
- [A-Z]{3}: Se utiliza para hacer coincidir 3 letras mayúsculas consecutivas en inglés, como BOT, ELA, etc.
- \ D: Se utiliza para hacer coincidir uno o más números consecutivos, como 60, 2, 5, etc.
En la lista de palabras clave reemplazadas a la derecha, el ejemplo se completa:
- A: Correspondiente a la primera regla de búsqueda, que significa reemplazar las tres letras mayúsculas coincidentes con A.
- B: Correspondiente a la segunda regla de búsqueda, que significa reemplazar los números consecutivos coincidentes con B.
Preste especial atención a la relación correspondiente entre los lados izquierdo y derecho. La regla de búsqueda de la primera línea a la izquierda reemplazará el contenido de la primera línea a la derecha, y la segunda línea a la izquierda corresponde a la segunda línea a la derecha. Por lo tanto, si desea establecer múltiples conjuntos de reglas de reemplazo por lotes, se recomienda verificar línea por línea para evitar escribir los resultados de reemplazo en líneas incorrectas.
Además, hay una opción adicional "Ignorar el caso de las letras" en la interfaz. Este ejemplo coincide con las letras mayúsculas [A-Z]. Si desea hacer coincidir estrictamente solo las mayúsculas, no necesita verificar Ignorar las mayúsculas; si las mayúsculas y minúsculas se procesan en escenarios comerciales, se puede ajustar de acuerdo con las necesidades reales. Haga clic en "Siguiente" después de la configuración.
Paso 4 de la operación: establezca la ubicación de guardado y comience el procesamiento por lotes
Después de completar la configuración de la regla de reemplazo, el proceso irá al paso 3 "Establecer ubicación para guardar" y luego al paso 4 "Iniciar procesamiento". Aunque la captura de pantalla no está expandida en la página de ubicación de guardado, puede ver en la parte superior del asistente que estos dos pasos son parte del proceso de software. Se recomienda seleccionar un nuevo directorio de salida en el enlace de ubicación de guardado para evitar que el archivo procesado sobrescriba directamente el documento original. Para contratos importantes, informes, documentos, materiales del curso y otros documentos, es muy necesario conservar los originales.
Después de confirmar la ubicación guardada, vaya al paso de inicio del procesamiento y realice la tarea. El software leerá el contenido del documento de Word uno por uno de acuerdo con la lista de archivos importados anteriormente y reemplazará las palabras clave en lotes de acuerdo con las reglas de expresión regular establecidas. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo en el directorio de salida para verificar el efecto.
El resultado esperado de este paso es: el contenido de destino en varios archivos de Word y docx se reemplaza de manera uniforme, y los usuarios no necesitan abrir las operaciones de archivo una por una, ni necesitan realizar repetidamente el reemplazo de búsqueda en cada documento.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Por qué las expresiones regulares pueden reemplazar diferentes palabras clave?
Porque la expresión regular coincide con la ley, no con un texto fijo. Por ejemplo, [A-Z]{3} coincide con "3 letras mayúsculas consecutivas", por lo que BOT, ELA, etc. se pueden identificar; \ d coincide con "números consecutivos", por lo que los diferentes valores se pueden procesar de manera uniforme.
2. ¿Puede la lista de reemplazo escribir varias líneas?
Puede. De la captura de pantalla, tanto la lista de búsqueda izquierda como la lista de reemplazo derecha admiten la entrada de varias líneas. Mantenga el número de línea correspondiente cuando lo use: la regla de búsqueda de la línea corresponde a la línea de reemplazo.
3. ¿Qué sucede si no se completa el contenido de reemplazo?
La interfaz dice "Si no lo completa, significa eliminar". Esto significa que si la palabra clave reemplazada no se completa a la derecha de una regla de búsqueda de línea, es posible que se elimine el contenido que coincide. Verifique cuidadosamente antes del procesamiento formal para evitar eliminar accidentalmente contenido importante.
4. ¿Se recomienda sobrescribir el archivo de Word original directamente?
No se recomienda. El procesamiento por lotes afecta a varios archivos. Una vez que la regla se establece incorrectamente, el alcance de la modificación puede ser relativamente grande. Una forma más segura es exportar a una nueva carpeta y reemplazar el archivo original después de confirmar que es correcto.
5. ¿Pueden manejar tanto doc como docx?
El ejemplo de captura de pantalla de este artículo utiliza un archivo docx. Para otros formatos de Word, como doc, se recomienda que el software importe y maneje los resultados. Si la lista se puede identificar y procesar normalmente, reemplace por lotes.
Resumen
Reemplazar por lotes palabras clave en Word con fórmulas de comodines de expresiones regulares es adecuado para manejar una gran cantidad de documentos de oficina con estructuras de contenido similares y reglas de reemplazo claras. Por HeSoft Doc Batch Tool , El usuario puede importar primero varios archivos docx, luego seleccionar "Usar fórmula para difuminar para encontrar texto", ingresar [A-Z]{3}, \ d y otras reglas, establecer el contenido de reemplazo correspondiente y finalmente completar el procesamiento por lotes a la vez.
En comparación con abrir archivos de Word uno por uno para buscar y reemplazar manualmente, este método es más adecuado para escenarios con una gran cantidad de archivos, reglas repetidas y operaciones manuales propensas a errores. Se recomienda probar las reglas con una pequeña cantidad de archivos antes del procesamiento formal, confirmar que el efecto de procesamiento es correcto y luego realizar el reemplazo por lotes de la carpeta completa.