Por ejemplo, los abogados envían borradores de contratos a los clientes, los maestros envían exámenes no publicados a los estudiantes, RR. HH. envía nóminas y los diseñadores envían documentos fuente de borradores de diseño. Por otro ejemplo, si desea enviar un plan de negocios o un informe financiero a un cliente o colega por correo electrónico, ¿qué debo hacer si le preocupa que otros vean el documento? De hecho, agregar una contraseña para abrir el PDF puede resolver estos problemas. Pero si hay demasiados archivos, se necesita demasiado tiempo para abrirlos, establecer contraseñas y guardarlos uno por uno, y debe preocuparse por si las herramientas utilizadas filtrarán el contenido del archivo.
¿Por qué necesito agregar una contraseña de apertura a un PDF?
1. Envíe documentos importantes al mundo exterior: envíe una cotización al cliente, envíe un acuerdo al socio y agregue una contraseña. Incluso si el correo electrónico se envía accidentalmente a la persona equivocada, la otra parte no puede ver la contraseña y hay una capa adicional de seguro.
2. Administre la información interna: No todos pueden leer algunos documentos de la empresa. Al enviar diferentes niveles de empleados, establecer diferentes contraseñas es una simple administración de autoridad.
3. Proteger la privacidad personal: las copias escaneadas en PDF, como tarjetas de identificación, currículums e informes de exámenes médicos, se pueden guardar o enviar a otros para evitar el uso indiscriminado de información personal.
4. Evite la fuga anticipada: los diseñadores y consultores entregan los resultados finales y agregan una contraseña para evitar que el trabajo se filtre por adelantado, y también es más formal y más similar a la versión final.
5. Procesamiento unificado de documentos por lotes: por ejemplo, hay un montón de formularios de reembolso en finanzas cada mes y un montón de formularios de evaluación para el personal cada trimestre. Agregue contraseñas en lotes antes de archivarlos, y el nivel de seguridad de toda la base de datos aumentará.
Vista previa del efecto del cifrado de PDF
Antes del procesamiento: se puede abrir directamente
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Para agregar una contraseña para abrir el PDF en lotes
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
1. Procesamiento local por lotes. Puede agregar docenas o incluso cientos de archivos PDF a la vez. El software se procesa localmente en su computadora. No es necesario que los archivos se cargan en Internet. La seguridad está garantizada y la eficiencia mejora enormemente.
2. Protección de cifrado de archivos. La contraseña de apertura agregada al PDF es una protección de nivel profesional. Incluso si el archivo fluye accidentalmente, no se puede abrir sin la contraseña y no se puede ver el contenido.
3. La operación es súper simple. El primer paso es seleccionar el archivo, el segundo paso es ingresar la contraseña y el tercer paso es comenzar. Cualquiera puede aprender rápidamente sin ningún conocimiento profesional.
Desventajas:
[ HeSoft Doc Batch Tool 】 Debe usarse localmente en la computadora.
Pasos de operación:
1. Abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Herramienta PDF] a la derecha y luego seleccione [PDF Agregar protección con contraseña] a la derecha.
2. Haga clic en [Agregar archivo], o arrastre y suelte el archivo pendiente a la ubicación especificada para completar la importación del archivo.
3. Haga clic en [Siguiente], seleccione [Contraseña de apertura de archivo] aquí e ingrese la contraseña de apertura establecida en el campo de entrada a continuación.
4. Haga clic en [Siguiente], la herramienta comenzará a agregar una contraseña al PDF en lotes y se le dará un mensaje después de completar.
Método 2: Agregar una contraseña de apertura al PDF con Adobe Acrobat Pro DC
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: funciones completas y autoridad. La función de cifrado es muy fuerte y todos reconocen la seguridad. Además de configurar la contraseña de apertura, también puede establecer permisos más detallados como prohibir la impresión y prohibir la edición.
Desventajas: el software es relativamente grande y es un poco lento para abrir y ejecutar. Su función de procesamiento por lotes está profundamente oculta y los pasos de operación son un poco complicados e intuitivos para los principiantes.
Pasos de operación:
1. Abra un PDF con Acrobat Pro y haga clic en la herramienta "Proteger" en la barra de herramientas de la derecha.
2. En el panel de protección, seleccione "Proteger con contraseña".
3. En este momento, aparecerá un cuadro de configuración, marque la casilla "Solicitar la contraseña para abrir el documento".
4. Ingrese la contraseña en la "contraseña de apertura del documento" y vuelva a ingresar para confirmar.
5. Puede establecer una contraseña para restringir la impresión y edición en "Permisos" (esto es opcional).
6. Haga clic en "Aceptar" y guarde el archivo. Luego, cada archivo debe repetir este proceso.
Método 3: agregue una contraseña a PDF utilizando un sitio web cifrado en línea
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: no es necesario instalar software, puede usarlo cuando abre el navegador. Los sitios web generalmente son bastante simples y claros, y la velocidad de procesamiento es rápida. Hay uno o dos archivos menos importantes que deben cifrarse y usarse temporalmente.
Desventajas: Es necesario cargar el archivo en el servidor de otra persona, no se puede garantizar la seguridad de la información del archivo. Por lo general, existen restricciones en el tamaño y la cantidad de archivos, y los archivos procesados a veces llevan la marca de agua del sitio web.
Pasos de operación:
1. Busque "cifrado de PDF en línea" en el navegador, como encontrar un sitio web como iLovePDF.
2. Haga clic en el botón "Seleccionar archivo PDF" para cargar archivos desde su computadora.
3. En el cuadro de contraseña, ingrese la contraseña de apertura que desea establecer.
4. Haga clic en "Encriptar PDF" y espere a que se cargue y procese el archivo.
5. Después del procesamiento, haga clic en el botón "Descargar" para guardar el PDF cifrado en la computadora.
Método 4: Usar Microsoft Word/PPT Guardar como cifrado PDF
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: Si está utilizando la nueva versión de Office (como Word o PPT) para hacer un archivo, puede establecer una contraseña directamente al guardarla como PDF, sin tener que abrir otro software PDF, lo cual es más conveniente.
Desventajas: Solo es adecuado para situaciones en las que los archivos de Office son "nuevos" en PDF. Es inútil para archivos PDF ya existentes o enviados por otros. Las opciones de cifrado también son más básicas y requieren una versión específica de Office para tener esta función.
Pasos de operación:
1. Edite el documento en Word o PPT y haga clic en "Archivo"-> "Guardar como".
2. Seleccione la ubicación de guardado y seleccione "PDF (*.pdf)" en "Tipo de guardado".
3. Haga clic en el botón "Opciones" para encontrar la configuración relacionada con "Documento cifrado" en la ventana emergente.
4. Marque "Usar contraseña para cifrar documentos" e ingresar la contraseña dos veces para confirmar.
5. Haga clic en "Aceptar" para regresar y luego haga clic en "Guardar". El PDF generado de esta manera debe ingresar la contraseña al abrirlo.
Método 5: Agregar contraseña a PDF con el editor de PDF
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: es el reemplazo de Adobe Acrobat y las funciones son bastante completas. Proporciona cifrado de PDF estable y algunos también admiten el procesamiento por lotes (puede ser necesario instalar complementos o utilizar funciones específicas).
Desventajas: es posible que la función de cifrado por lotes no sea visible cuando se abre el software, debe encontrarla o configurarla por separado. Para los usuarios que solo quieren agregar un secreto, todo el software es más complicado..
Pasos de operación:
1. Instale y abra un software como Foxit PDF Editor y luego abra un PDF.
2. Haga clic en la pestaña "Protección" en la parte superior y busque el botón "Protección con contraseña".
3. En la ventana emergente, marque "Necesita ingresar la contraseña para abrir el documento".
4. Ingrese y confirme su contraseña de apertura.
5. Haga clic en "Aceptar" y guarde el archivo.
Método 6: Use el software de código abierto PDFsam para abrir el archivo PDF
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: Las funciones principales son la división, fusión y rotación de archivos PDF. Puede proporcionar cifrado básico, que es suficiente para los usuarios con poca demanda.
Desventajas: La interfaz y el funcionamiento del software parecen relativamente simples y la experiencia de uso es promedio. Como herramienta de integración, su función de cifrado puede no ser tan fácil de usar como una herramienta especializada.
Pasos de operación:
1. Descargue e instale PDFsam, ábralo y seleccione el módulo "Proteger".
2. Haga clic en el botón "Agregar" para introducir el PDF que desea cifrar.
3. En la configuración de la derecha, marque "Establecer contraseña de apertura".
4. Ingrese la contraseña en el cuadro de contraseña.
5. Estableque la salida del archivo a la ruta y luego haga clic en el botón "Ejecutar" a continuación.
6. Después del procesamiento, vaya a la carpeta de salida para encontrar el archivo cifrado.
Método siete: Crear un servicio con Automator de Apple para cifrar el PDF
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: Esta es una herramienta automatizada que viene con el sistema informático Apple. Después de configurarla una vez, se puede usar en el futuro y se puede convertir en un servicio de menú contextual.
Desventajas: solo está disponible en computadoras Mac y la configuración es bastante complicada. Los usuarios deben averiguar cómo usar Automator y luego construir un flujo de trabajo, que aún necesita aprender para la gente común.
Pasos de operación:
1. Abra la aplicación "Operación automática" y cree una nueva "Operación rápida".
2. Busque la acción [PDF cifrado] en [PDF] en la biblioteca de recursos de la izquierda y arrástrela al área de trabajo de la derecha.
3. Para configurar esta acción, puede establecer una contraseña fija o seleccionar "Preguntar cada vez que se ejecuta".
4. Guarde este flujo de trabajo, el nombre puede llamarse "PDF cifrado".
5. En el futuro, haga clic con el botón derecho en un archivo PDF en el Finder y verá la opción "Encriptar PDF" en el menú "Servicio".
6. Haga clic en él, ingrese la contraseña y ejecute el cifrado.
Método 8: Use una aplicación móvil (como Adobe Acrobat Reader) para agregar una contraseña al PDF
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: uso de emergencia al salir. Si recibe un PDF importante, puede agregarle una contraseña directamente en su teléfono móvil y reenviarlo.
Desventajas: la pantalla del teléfono móvil es pequeña, no es conveniente de operar y el archivo es grande y el procesamiento es lento. Por lo general, solo puede procesar archivos uno por uno, y las funciones son versiones simplificadas, y la seguridad puede no ser tan buena como el software de la computadora.
Pasos de operación:
1. Instale Adobe Acrobat Reader en su teléfono y abra la aplicación.
2. Busque y abra el archivo PDF que debe cifrarse.
3. Haga clic en "..." en la barra de herramientas inferior Más opciones.
4. Busque la función "Usar protección con contraseña" o "Cifrado" en el menú.
5. Inserte la contraseña dos veces para confirmar, haga clic en "Completar" o "Proteger".
6. Finalmente, guarde o comparta el archivo cifrado.
Ya sea que necesite agregar contraseñas a muchos contratos, o un maestro que a menudo tiene que cifrar los exámenes y enviárselos a los estudiantes, o cualquier trabajador migrante que quiera proteger la seguridad de sus documentos," HeSoft Doc Batch Tool La función [PDF Agregar protección con contraseña] en "es una buena opción para tranquilizar. Es como poner un bloqueo confiable en su archivo digital, para que ya no se preocupe por la fuga de archivos.