Cuando el nombre del archivo tiene un número, un número de pedido, un número de contrato, un número de pedido o un número de serie, no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores al crear manualmente nuevas carpetas una por una y luego arrastrar y soltar la clasificación. Este artículo describe cómo usar la función de organización de archivos en el software de oficina para clasificar automáticamente los archivos en lotes según el primer número en el nombre del archivo y colocarlos en la carpeta correspondiente. Ya sea un PDF, Word, doc, docx, Excel, imágenes u otros archivos comunes, siempre que el nombre del archivo contenga números, puede organizarse rápidamente de acuerdo con las mismas reglas. El artículo se combinará con la interfaz de operación real para explicar los escenarios aplicables, los efectos antes y después del procesamiento, los pasos específicos y las precauciones para ayudarlo a completar la organización de archivos por lotes de manera más eficiente.
En la oficina diaria, muchos nombres de archivo tendrán información numerada, como escaneos de contratos, archivos adjuntos de pedidos, imágenes de facturas, documentos PDF, documentos de Word (doc, docx), hojas de Excel e incluso paquetes e imágenes comprimidos. Si el número de estos archivos es grande, será muy engorroso organizarlos manualmente en diferentes carpetas por número. Especialmente cuando solo desea seguir el nombre del archivoEl primer númeroAl clasificar, el procesamiento manual no solo es lento, sino que también es fácil de extraviar.
El problema a resolver en este artículo es:Cómo colocar automáticamente un lote de archivos en la misma carpeta de acuerdo con el primer número en el nombre del archivo-No. Combinado con capturas de pantalla, puede ver, usar software de oficina HeSoft Doc Batch Tool La función "Clasificar archivos por nombre de archivo" en puede completar rápidamente este tipo de tareas de clasificación por lotes y reducir en gran medida la duplicación de trabajo.
Escenarios aplicables
La clasificación de archivos por primer número es adecuada para los siguientes escenarios de oficina:
- Los contratos, facturas, recibos y copias escaneadas se archivan al comienzo del número o al primer número en el nombre del archivo;
- La información del pedido, los documentos logísticos y los documentos del cliente se almacenan en grupos digitales;
- Mezcla y organiza diferentes tipos de archivos como PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png, etc.
- El mismo lote de archivos debe dividirse rápidamente en carpetas de acuerdo con las reglas para una búsqueda, carga o entrega posteriores.
Si su nombre de archivo es similar a "366984326281532.pdf" "428905671234890.pdf" y otros archivos con nombres numéricos, es muy adecuado para organizar en lotes de esta manera.
Vista previa del efecto
Antes del procesamiento
Todos los archivos están apilados en el mismo directorio. Aunque el nombre del archivo contiene números, no está agrupado. Es inconveniente encontrar y archivar.
Después del procesamiento
El software se basará en el nombre de cada archivoEl primer númeroHaz una clasificación. Por ejemplo, el archivo con el primer número 3 se coloca en la misma carpeta, el archivo con el primer número 4 se coloca en otra carpeta y el archivo con el primer número 5 se coloca en la carpeta correspondiente. De esta manera, los archivos originalmente mezclados se ordenarán automáticamente de acuerdo con las reglas y la estructura del directorio será más clara.
Pasos de operación
Paso 1: Ingrese a la función de organización de archivos y seleccione "Clasificar archivos por nombre de archivo"
Como puede ver en la captura de pantalla, en HeSoft Doc Batch Tool En el menú de la izquierda, ingrese primero"Clasificación de archivos"Módulo.
Después de ingresar, haga clic en la lista de herramientas"1. Clasifique los archivos por nombre de archivo"-No. El propósito de este paso es ingresar a la página de funciones para organizar archivos en lotes de acuerdo con las reglas del nombre de archivo.
Resultados esperados:Abra la interfaz de procesamiento de "Clasificar archivos por nombre de archivo" y prepárese para importar los archivos que deben organizarse.
Paso dos: agregue los archivos que necesitan ser procesados por lotes
Después de ingresar a la página de funciones, puede ver la parte superior de la interfaz"Agregar archivos"Y"Importar archivos de una carpeta"Botón. La flecha roja en la captura de pantalla apunta a "Agregar archivo", lo que indica que primero puede importar los archivos que se van a organizar.
Si la fuente del archivo está dispersa, puede hacer clic en"Agregar archivos"Seleccione uno por uno o por lotes; si los archivos están originalmente concentrados en un directorio, puede usar"Importar archivos de una carpeta", Lea los archivos en toda la carpeta a la vez.
Una vez completada la importación, el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación, la hora de modificación y otra información del archivo se mostrarán en la tabla, para que pueda confirmar el alcance del archivo procesado esta vez.
Resultados esperados:Los archivos PDF, Word, doc, docx, Excel, imágenes, etc. que se clasificarán se muestran correctamente en la lista, vaya a la siguiente configuración.
Paso 3: Seleccione "Clasificar por primer número" en el modo de clasificación
Después de hacer clic en Siguiente, ingresaráEstablecer opciones de procesamientoPágina. Según la captura de pantalla, en el área "Método de clasificación", puede ver varias opciones, como clasificación por primer carácter, clasificación por primer carácter chino, clasificación por primera letra inglesa, etc.
Lo que debe marcar aquí es:"Clasificado por el primer número"-No.
Este paso es crucial porque determina la base para que el software cree carpetas y archivos de clasificación en el futuro. En otras palabras, el software no se clasifica por nombre de archivo completo, sino que solo extrae el primer número en el nombre de archivo para agruparlo.
Resultados esperados:El software ha seguido claramente el "primer número" como regla de clasificación, y el primer archivo con el mismo número se coloará en la misma carpeta en el futuro.
Paso 4: presione el asistente para continuar configurando la ubicación de guardado e iniciar el procesamiento
Como puede ver en la barra de pasos en la parte superior de la interfaz, el proceso actual adopta un procesamiento guiado, que también incluyeEstablecer una ubicación para guardarY“Empezar a procesar”-No.
Por lo tanto, después de marcar "Clasificar por primer número", haga clic en la parte inferior de la página"Siguiente paso", Continúe para completar la configuración de ubicación de guardado y luego ingrese a la etapa de inicio de procesamiento.
El propósito de este paso es determinar dónde se envían los archivos organizados e implementar formalmente la clasificación por lotes.
Resultados esperados:El software coloca los archivos en lotes en la carpeta digital correspondiente de acuerdo con las reglas que estableció y completa la organización automática.
Preguntas o consideraciones frecuentes
1. ¿Debe haber un número en el nombre del archivo?
Si vas a usar Clasificado por primer número, el nombre de archivo debe contener al menos un número identificable. Para los archivos sin números, se recomienda verificar primero las reglas de nomenclatura o cambiar a otros métodos de clasificación en la interfaz.
2. ¿Qué tipos de archivos se pueden manejar?
Desde el punto de vista de la lógica funcional, esto se clasifica por nombre de archivo, por lo que generalmente no está limitado por el contenido específico del archivo. PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, png, txt, etc. comunes, siempre que el nombre del archivo cumpla con las reglas, puede participar en la clasificación.
3. ¿Por qué se recomienda la importación por lotes en lugar de arrastrar y soltar manualmente?
Cuando el número de archivos alcanza decenas, cientos o incluso miles, la creación manual de carpetas y el movimiento de archivos uno por uno es muy ineficiente y fácil de clasificar en la clase incorrecta. El método de procesamiento por lotes del software de oficina es más adecuado para trabajos de organización de archivos estandarizados y repetitivos.
4. ¿Debe verificar el nombre del archivo antes del procesamiento?
Se recomienda verificar brevemente el formato del nombre del archivo para asegurarse de que este archivo sea realmente adecuado para agrupar el primer número. Esto puede evitar que los resultados de clasificación sean inconsistentes con las expectativas debido a nombres inconsistentes.
Resumen
Para escenarios de oficina que necesitan organizar archivos numerados en lotes,Coloque el archivo en la misma carpeta con el primer número, Es esencialmente un requisito de procesamiento de archivos por lotes muy típico. Usar HeSoft Doc Batch Tool De"Ordenar archivos por nombre de archivo"Función, solo importa archivos, seleccione"Clasificado por el primer número", Establezca la ubicación de guardado y comience a procesar, puede completar rápidamente el archivo.
En comparación con la creación manual de nuevas carpetas y el arrastre y arrastre de archivos uno por uno, este método de organización por lotes de software de oficina es más estable, ahorra más tiempo y es más adecuado para la gestión diaria de archivos de alta frecuencia. Si a menudo trabaja con una gran cantidad de archivos como PDF, doc, docx, Excel, imágenes, etc., se recomienda utilizar esta herramienta regulada para completar la organización y dejar tiempo para el trabajo más valioso.