Cuando el nombre del archivo está compuesto por un número de serie más un código de ciudad, por ejemplo 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, si todos los archivos están mezclados en un mismo directorio, la búsqueda y entrega posterior será muy engorrosa. Este artículo explica cómo, a través de HeSoft Doc Batch Tool , crear automáticamente carpetas como LON, PAR, NYC, SYD, TYO según el código de ciudad que sigue al número de serie en el nombre del archivo, y archivar los archivos correspondientes en lote.
Muchos sistemas empresariales exportan archivos utilizando una nomenclatura de "número + código de clasificación". El número garantiza la unicidad del archivo, mientras que el código siguiente identifica la ciudad, región, tienda, departamento o proyecto. Por ejemplo, en archivos como 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10166063SYD.txt, la primera parte es el número y las últimas 3 letras son la información de clasificación para el archivo.
El problema es que el sistema de archivos no comprende estos códigos automáticamente. Si todos los archivos se colocan en el mismo directorio, el usuario aún necesita clasificarlos manualmente por LON, PAR, NYC, SYD, TYO. Este artículo explica cómo usar software de oficina como HeSoft Doc Batch Tool para identificar el código de ciudad al final del nombre del archivo, crear por lotes las carpetas correspondientes y archivar los archivos automáticamente. Este método es adecuado para una gran cantidad de texto txt y también para la organización por lotes de archivos de oficina comunes como doc, docx, xls, xlsx, pdf.
Escenario aplicable: Archivos con código de ciudad o clasificación después del número
Cuando la estructura del nombre de archivo es relativamente uniforme, lo más adecuado es clasificar por los caracteres finales. Por ejemplo, "número de pedido + código de ciudad", "número de cliente + código de región", "número de equipo + código de sitio", "número de contrato + código de proyecto", etc. La información de clasificación que realmente importa al usuario no está al principio del nombre del archivo, sino en una posición fija al final.
Tomando la captura de pantalla de este artículo como ejemplo, los códigos LON, PAR, NYC, SYD, TYO en los nombres de archivo son todos de 3 letras y se encuentran justo antes de la extensión. Si estos archivos se organizaran manualmente, primero habría que crear la carpeta LON, luego buscar y mover todos los archivos LON, y repetir para PAR, NYC, SYD, TYO. Cuantas más categorías y más archivos, más evidente es el trabajo repetitivo.
Al utilizar una herramienta de procesamiento por lotes, se puede establecer una regla para "leer los últimos 3 caracteres y clasificar según ese carácter". El software completará automáticamente la identificación, la creación de carpetas y el archivado. Para los puestos que necesitan organizar regularmente archivos descargados, exportaciones del sistema o archivos de proveedores, este método hace que el archivado sea más estandarizado y fácilmente reutilizable.
Vista previa del resultado: Mezcla de todos los archivos con código de ciudad antes del procesamiento
En el directorio antes del procesamiento, todos los archivos txt se muestran juntos. Aunque el nombre del archivo ya contenga el código de ciudad, los archivos no se distinguen por la estructura de carpetas.
La anotación roja en la captura muestra el código de 3 dígitos al final del nombre de archivo. Por ejemplo, el criterio de archivado para el primer archivo 10102271LON.txt es LON, y para el segundo 10103956PAR.txt es PAR. Siempre que la longitud de estos códigos sea consistente, se puede configurar el software para extraer una cantidad fija desde el final.
Vista previa del resultado: Carpetas con código de ciudad generadas automáticamente tras el procesamiento
Una vez completado el procesamiento, los archivos originalmente mezclados se organizan en múltiples carpetas. Se puede ver que en el directorio de destino aparecen carpetas como LON, NYC, PAR, SYD, TYO, cuyos nombres coinciden exactamente con el código de ciudad al final del nombre del archivo.
Esta estructura es más adecuada para el archivado de oficina. Posteriormente, si se necesita obtener estadísticas de una ciudad, comprimir un tipo de archivo para enviarlo a un colega o solo hacer una copia de seguridad de una categoría de datos, se puede acceder directamente a la carpeta correspondiente sin necesidad de filtrar entre una gran cantidad de archivos.
Procedimiento: Desde la importación de archivos hasta el archivado automático por código de ciudad
Paso uno: Abrir el módulo de organización de archivos
Tras ingresar a HeSoft Doc Batch Tool , la barra de navegación izquierda ofrece varias categorías de herramientas. Dado que esta tarea consiste en organizar la ubicación de los archivos y no en editar el contenido del documento, seleccione Organización de archivos.
En la página de organización de archivos, seleccione Clasificar archivos por nombre. Esta función se usa para clasificar archivos por lotes según reglas en el nombre del archivo, ideal para la necesidad de archivar "números seguidos de código de ciudad". Una vez seleccionada, ingresará al asistente de operación y podrá completar el proceso a continuación.
El resultado esperado de este paso es ingresar a la página de la tarea de procesamiento correcta. Si selecciona erróneamente "Clasificar archivos por extensión", el software lo hará por formato como txt, docx, pdf, en lugar de por LON, PAR, NYC. Por lo tanto, asegúrese de confirmar que seleccionó la clasificación por nombre de archivo.
Paso dos: Importar por lotes los archivos a archivar
En el primer paso de la página de procesamiento, "Seleccionar los registros a procesar", puede hacer clic en Añadir archivo o Importar archivos desde carpeta. Si estos archivos se encuentran todos en el mismo directorio, por ejemplo, D:\test en la captura, usar "Importar archivos desde carpeta" será más conveniente.
Una vez completada la importación, la información del archivo se mostrará en la lista. La lista contiene columnas como nombre, ruta, extensión, fecha de creación y fecha de modificación. Se recomienda verificar tres puntos clave: primero, si la cantidad de registros es la esperada; segundo, si la ruta es la carpeta correcta; tercero, si el final del nombre del archivo contiene el código de ciudad a clasificar.
En la captura, la cantidad de registros es 20, lo que indica que los archivos a procesar se han añadido correctamente. En la columna de nombre se pueden ver varios sufijos como LON, PAR, SYD, NYC, TYO. Una vez confirmado, haga clic en Siguiente abajo para pasar a la configuración de opciones de procesamiento.
Paso tres: Clasificar por los 3 últimos caracteres
Al ingresar a "Configurar opciones de procesamiento", verá varios métodos de clasificación. Dado que el código de ciudad está al final del nombre de archivo, seleccione Clasificar por los últimos caracteres.
En el campo "Cantidad", escriba 3. Este 3 corresponde a la longitud de los códigos de ciudad: LON, PAR, NYC, SYD, TYO tienen 3 letras. El software extraerá caracteres del final del nombre principal del archivo según esta cantidad y usará el resultado como nombre de la carpeta de clasificación.
Por ejemplo, 10166063SYD.txt se identificará como clase SYD, 10202656TYO.txt como clase TYO, 10359600PAR.txt como clase PAR. Siempre que la regla sea consistente, no es necesario especificar uno por uno a qué carpeta debe ir cada archivo.
En la parte inferior de la página también hay una opción de "Conversión de mayúsculas/minúsculas". En el ejemplo se mantiene "Predeterminado", es decir, no se cambian las mayúsculas/minúsculas de las letras finales del nombre de archivo original. Si en sus archivos reales hay una mezcla de lon, Lon, LON y desea que todos vayan a la carpeta LON, puede unificarlos usando las opciones de conversión de la interfaz. Si la nomenclatura del archivo ya está estandarizada, mantener la opción predeterminada es suficiente.
Paso cuatro: Seleccionar la ubicación de salida y comenzar la ejecución
Tras configurar la regla de clasificación, continúe haciendo clic en Siguiente. Según el flujo superior, lo siguiente es Configurar la ubicación de guardado. Se recomienda guardar el resultado en un nuevo directorio de destino, por ejemplo, una carpeta llamada "Resultado de clasificación por código de ciudad", para distinguirlo de los archivos originales.
Una vez confirmada la ubicación de guardado, se pasa a la fase de Iniciar procesamiento. El software creará automáticamente carpetas basadas en los 3 últimos caracteres del nombre de archivo y archivará los archivos correspondientes. Al finalizar, podrá ver la estructura de carpetas con nombres de códigos de ciudad, como LON, PAR, NYC, SYD, TYO.
Este paso completa la acción de archivado final. El usuario no necesita crear manualmente todas las carpetas de ciudades de antemano ni buscar los archivos por categoría. El software ejecuta según la regla por lotes, lo que es especialmente adecuado para flujos de oficina que requieren procesar repetidamente archivos del mismo tipo.
Preguntas frecuentes o consideraciones
1. ¿Qué pasa si el código de ciudad no es de 3 dígitos?
Si su código de ciudad o de clasificación no es de 3 dígitos, solo necesita introducir la longitud real en "Cantidad". Por ejemplo, si el final es un código de 2 dígitos como BJ, SH, GZ, introduzca 2; si es un código de 4 dígitos como AREA, SALE, introduzca 4. La cantidad debe coincidir con la longitud del código que desea extraer.
2. ¿Afecta si la longitud del número al principio del nombre de archivo es diferente?
Generalmente no. Dado que este método extrae caracteres desde el final hacia adelante, la longitud del número al principio puede variar. Siempre que el código de clasificación sea estable al final del nombre de archivo y tenga una longitud consistente, se puede clasificar por los caracteres finales.
3. ¿Se pueden procesar juntos archivos con diferentes extensiones?
Se puede hacer según las necesidades reales. La clasificación por nombre de archivo se centra en los caracteres de clasificación en el nombre, no en la extensión. Por ejemplo, 10102271LON.docx, 10102272LON.pdf, 10102273LON.xlsx, si el código final es siempre LON, se pueden mover a la carpeta LON. Sin embargo, se recomienda confirmar la consistencia de la regla de nomenclatura antes del procesamiento para evitar que se mezclen archivos no relacionados.
4. ¿El nombre de la carpeta tras el procesamiento es justo el carácter final?
Según el resultado del ejemplo, el nombre de la carpeta tras el procesamiento son los caracteres extraídos del final del nombre de archivo, como LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Por lo tanto, al configurar la cantidad, asegúrese de que el resultado de la extracción sea el nombre de clasificación que desea ver.
5. ¿Cómo reducir el riesgo al usarlo por primera vez?
Se recomienda copiar primero unos pocos archivos de muestra para probar y confirmar que los archivos LON van a la carpeta LON, los archivos PAR a la carpeta PAR, y luego ejecutar el procesamiento por lotes en el directorio completo. Además, es mejor elegir un nuevo directorio como ubicación de salida para facilitar la verificación y la reversión.
Resumen: Haga que los archivos con numeración formen automáticamente un directorio claro por código final
Los archivos con número y código de ciudad son muy comunes, pero sin la ayuda de herramientas, organizarlos resulta muy repetitivo. Con la función "Clasificar archivos por nombre" de HeSoft Doc Batch Tool , puede crear directamente carpetas basadas en los últimos caracteres del nombre de archivo y archivar los archivos juntos automáticamente. En el ejemplo de este artículo, tras introducir la cantidad 3, los archivos se organizaron en carpetas como LON, NYC, PAR, SYD, TYO, resultando en una estructura de directorio clara de un vistazo.
Si usted también tiene una gran cantidad de archivos nombrados por número con un código de clasificación al final, puede seguir los pasos de este artículo: ingrese a organización de archivos, seleccione clasificar por nombre de archivo, importe archivos, configure "Clasificar por los últimos caracteres", introduzca la longitud del código, configure la ubicación de guardado e inicie el procesamiento. De esta manera, puede delegar en el software de oficina el trabajo que originalmente requería una gran cantidad de filtrado manual, reduciendo errores y mejorando la eficiencia del archivado.