Lorsque le nom du fichier contient un numéro, un numéro unique, un numéro de contrat, un numéro de commande ou un numéro de série, il ne faut pas seulement de faire glisser et de classer manuellement de nouveaux dossiers un par un, mais il est également sujet aux erreurs. Cet article explique comment utiliser la fonction d'organisation des fichiers du logiciel bureautique pour classer automatiquement les fichiers par lots en fonction du premier numéro du nom du fichier et les placer dans le dossier correspondant. Qu'il s'agisse de PDF, Word, doc, docx, Excel, images ou d'autres fichiers courants, tant que le nom du fichier contient des nombres, vous pouvez le trier rapidement selon les mêmes règles. L'article combinera l'interface de fonctionnement réelle pour expliquer la scène applicable, les effets avant et après le traitement, les étapes spécifiques et les précautions, et vous aidera à terminer le tri des fichiers par lots plus efficacement.
Dans le bureau quotidien, de nombreux noms de fichiers auront des informations numérotées, telles que des scanners de contrats, des pièces jointes de commandes, des images de factures, des documents PDF, des documents Word (doc, docx), des formulaires Excel et même des paquets compressés et des images. Si le nombre de ces fichiers est important, il sera très lourd de les trier manuellement dans différents dossiers par numéro. Surtout quand vous voulez simplement suivre le nom du fichierLe premier chiffreLors de la classification, le traitement manuel est non seulement lent, mais aussi facile à égarer la position.
Le problème à résoudre dans cet article est:Comment mettre un lot de fichiers dans le même dossier automatiquement par le premier numéro du nom de fichier. Combiner des captures d'écran peut être vu, en utilisant un logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool La fonction «classer les fichiers par nom de fichier» en Chine peut rapidement effectuer ce type de tâche de tri par lots, réduisant considérablement la duplication du travail.
Scènes applicables
"Classer les fichiers par premier chiffre" convient aux scénarios de bureau suivants:
- Les contrats, factures, reçus et numérisés sont archivés au début du numéro ou au premier numéro du nom du fichier;
- Les données de commande, les documents logistiques et les documents clients sont conservés en groupes numériques;
- PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png et autres types de fichiers mixtes;
- Le même lot de fichiers doit être rapidement divisé en dossiers selon les règles pour faciliter la recherche, le téléchargement ou le transfert ultérieur.
Si votre nom de fichier est similaire à un fichier nommé numériquement tel que "36698432628281532.pdf" et "428905671234890.pdf", il est très approprié pour le tri par lots de cette manière.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Tous les fichiers sont empilés dans le même répertoire. Bien que les noms de fichiers contiennent des nombres, ils ne sont pas regroupés et la recherche et l'archivage sont peu pratiques.
Après le traitement
Le logiciel sera basé sur chaque nom de fichierLe premier chiffreLe classement est effectué. Par exemple, les fichiers dont le premier chiffre est 3 sont placés dans le même dossier, les fichiers dont le premier chiffre est 4 sont placés dans un autre dossier et les fichiers dont le premier chiffre est 5 sont placés dans le dossier correspondant. De cette manière, les fichiers à l'origine mélangés seront automatiquement compilés selon les règles et la structure du répertoire sera plus claire.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Entrez dans la fonction d'organisation des fichiers, sélectionnez "Classer les fichiers par nom de fichier"
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que dans HeSoft Doc Batch Tool Dans le menu de gauche, entrez d'abord"Organiser les fichiers"Module.
Une fois entré, dans la liste des outils, cliquez sur"1. Classer les fichiers par nom de fichier". Le but de cette étape est d'entrer dans la page de fonctionnalités pour organiser les fichiers par lots selon les règles de nom de fichier.
Résultats attendus:Ouvrez l'interface de traitement "Classer les fichiers par nom de fichier" et préparez-vous à importer les fichiers qui doivent être triés.
Étape 2: Ajouter des fichiers nécessitant un traitement en masse
Après être entré dans la page de fonction, vous pouvez voir en haut de l'interface"Ajouter des fichiers"Et"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Bouton. La flèche rouge dans la capture d'écran pointe vers "Ajouter un fichier", indiquant que vous pouvez importer les fichiers en attente ici.
Si la source du fichier est dispersée, vous pouvez cliquer sur"Ajouter des fichiers"Sélectionner un par un ou par lots; si les fichiers sont déjà concentrés dans un répertoire, vous pouvez utiliser"Importer des fichiers à partir d'un dossier"Qui lit les fichiers dans tout le dossier à la fois.
Une fois l'importation terminée, le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations du fichier seront affichés dans le tableau, afin que vous puissiez confirmer la portée du fichier traité.
Résultats attendus:Les fichiers PDF, Word, doc, docx, Excel, images et autres à classer sont affichés avec succès dans la liste pour passer à l'étape suivante.
Étape 3: Sélectionnez "Classer par le premier nombre" dans la méthode de classification
Après avoir cliqué sur Suivant, va entrer"Définir les options de traitement"Page. Selon la capture d'écran, dans la zone «méthode de classification», vous pouvez voir plusieurs options, telles que la classification par premier caractère, la classification par premier caractère chinois, la classification par première lettre anglaise, etc.
Voici ce qui doit être coché:“Classé par premier chiffre”.
Cette étape est cruciale car elle détermine la base du logiciel pour créer des dossiers et classer les fichiers. En d'autres termes, le logiciel ne catégorise pas le nom de fichier complet, mais extrait uniquement le premier numéro du nom de fichier pour le regrouper.
Résultats attendus:Le logiciel a clairement utilisé le "premier numéro" comme règle de classification, et le premier fichier avec le même numéro sera placé dans le même dossier.
Étape 4: Appuyez sur l'assistant pour continuer à définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
À partir de la barre d'étapes en haut de l'interface, vous pouvez voir que le processus actuel adopte un traitement orienté, qui comprend également"Définir l'emplacement de sauvegarde"Et“Commencer à traiter”.
Par conséquent, après avoir coché "Classé par le premier numéro", cliquez sur le bas de la page“Suivant”Continuez à terminer la configuration de l'emplacement de sauvegarde avant de commencer la phase de traitement.
Le but de cette étape est de déterminer où les fichiers sont exportés et de mettre en œuvre formellement la classification par lots.
Résultats attendus:Selon les règles que vous avez définies, le logiciel met les fichiers par lots dans le dossier numérique correspondant et termine le tri automatique.
Questions fréquentes ou considérations
1. Doit-on avoir des nombres dans le nom du fichier?
Si vous utilisez Classer par le premier nombre, vous devez inclure au moins un nombre identifiable dans le nom de fichier. Pour les fichiers sans chiffres, il est recommandé de vérifier d'abord les règles de dénomination ou d'utiliser d'autres méthodes de classification dans l'interface.
2. Quels types de fichiers peuvent être traités?
Du point de vue de la logique fonctionnelle, il est classé par nom de fichier, il n'est donc généralement pas limité par le contenu de fichier spécifique. PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, png, txt, etc. courants, tant qu'ils satisfont aux règles de nom de fichier, ils peuvent participer à l'organisation.
3. Pourquoi est-il recommandé d'importer par lots plutôt que de glisser-déposer manuellement?
Lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines, des centaines, voire des milliers, la création manuelle de dossiers et le déplacement de fichiers un par un sont très efficaces et faciles à classer. Le traitement par lots des logiciels de bureau est plus adapté aux travaux de tri de documents standardisés et répétitifs.
4. Voulez-vous vérifier le nom du fichier avant de le traiter?
Il est recommandé de vérifier simplement le format du nom de fichier pour vous assurer que ce fichier est vraiment adapté au regroupement par le premier numéro. Cela peut éviter que les résultats de classification ne soient incohérents avec les attentes en raison d'une dénomination incohérente.
Résumé
Pour les scènes de bureau qui nécessitent un tri par lots de fichiers numérotés,Placez les fichiers dans le même dossier par le premier numéroEst essentiellement un besoin très typique de traitement de fichiers en vrac. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool Dans"Classer les fichiers par nom de fichier"Fonction, il suffit d'importer le fichier, sélectionnez“Classé par premier chiffre”, Définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement, vous pouvez terminer rapidement l'archivage.
Par rapport à la création manuelle de nouveaux dossiers et au dragage de fichiers un par un, cette méthode de tri par lots de type logiciel bureautique est plus stable, plus rapide et plus adaptée à la gestion quotidienne des fichiers haute fréquence. Si vous traitez fréquemment un grand nombre de fichiers tels que PDF, doc, docx, Excel, images, etc., il est recommandé d'utiliser ces outils réguliers pour terminer le tri et laisser le temps à un travail plus précieux.