Lorsque les noms de fichiers contiennent des numéros de série, des numéros de commande, des numéros de contrat, des numéros de suivi ou des numéros de lot, créer manuellement des dossiers un par un, puis les glisser-déposer pour les classer, est non seulement chronophage, mais aussi sujet aux erreurs. Cet article explique comment utiliser la fonction de gestion de fichiers d'un logiciel bureautique pour classer automatiquement les fichiers en fonction du premier chiffre dans leur nom, et les placer dans les dossiers correspondants. Qu'il s'agisse de PDF, Word, doc, docx, Excel, d'images ou d'autres types de fichiers courants, tant que le nom du fichier contient un chiffre, ils peuvent être rapidement classés selon la même règle. L'article s'appuiera sur l'interface de l'opération réelle pour décrire les scénarios d'application, le résultat avant et après traitement, les étapes concrètes et les points à noter, afin de vous aider à gérer le classement de fichiers en lot plus efficacement.
Dans le travail quotidien, de nombreux noms de fichiers contiennent des informations de numérotation, comme les scans de contrats, les pièces jointes de commandes, les images de reçus, les documents PDF, les documents Word (doc, docx), les tableaux Excel, et même les archives compressées et les images. Si ces fichiers sont nombreux, les trier manuellement dans différents dossiers selon leur numéro devient très fastidieux. Surtout si vous souhaitez les classer uniquement selon le premier chiffre du nom de fichier, le traitement manuel est non seulement lent, mais aussi sujet aux erreurs de placement.
Le problème que cet article résout est : comment placer automatiquement un lot de fichiers dans le même dossier en fonction du premier chiffre de leur nom. Comme le montrent les captures d'écran, en utilisant la fonction « Classer les fichiers par nom » du logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez accomplir rapidement ce type de tâche de tri par lots, réduisant ainsi considérablement le travail répétitif.
Scénarios d'application
« Classer les fichiers par le premier chiffre » convient aux scénarios de bureau suivants :
- Archivage des contrats, factures, reçus et scans selon le début du numéro ou le premier chiffre du nom de fichier ;
- Classement des dossiers de commande, des documents logistiques et des fichiers clients par groupe numérique ;
- Tri mixte de différents types de fichiers tels que PDF, doc, docx, xls, xlsx, jpg, png ;
- Nécessité de répartir rapidement un même lot de fichiers dans des dossiers selon une règle pour faciliter la recherche, le téléchargement ou la transmission ultérieure.
Si vos noms de fichiers ressemblent à « 366984326281532.pdf », « 428905671234890.pdf », ce type de fichier avec des chiffres se prête très bien à ce mode de tri par lot.
Aperçu du résultat
Avant le traitement
Tous les fichiers sont entassés dans le même répertoire. Bien que les noms de fichiers contiennent des chiffres, ils ne sont pas groupés, rendant la recherche et l'archivage peu pratiques.
Après le traitement
Le logiciel classe les fichiers selon le premier chiffre de chaque nom de fichier. Par exemple, les fichiers dont le premier chiffre est 3 sont placés dans un même dossier, ceux dont le premier chiffre est 4 dans un autre dossier, et ceux dont le premier chiffre est 5 dans le dossier correspondant. Ainsi, les fichiers initialement mélangés sont automatiquement réorganisés selon la règle, et la structure du répertoire est plus claire.
Étapes d'utilisation
Première étape : Accéder à la fonction d'organisation des fichiers, sélectionner « Classer les fichiers par nom »
Comme le montre la capture d'écran, dans le menu de gauche de HeSoft Doc Batch Tool , allez d'abord dans le module « Organisation des fichiers ».
Une fois dedans, cliquez sur « 1. Classer les fichiers par nom » dans la liste des outils. Le but de cette étape est d'accéder à la page de fonction pour le tri par lot des fichiers selon la règle du nom.
Résultat attendu : Ouvrir l'interface de traitement « Classer les fichiers par nom », prêt à importer les fichiers à organiser.
Deuxième étape : Ajouter les fichiers à traiter par lot
Après être entré sur la page de fonction, vous pouvez voir en haut de l'interface les boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer depuis un dossier ». La flèche rouge sur la capture pointe vers « Ajouter des fichiers », indiquant que c'est ici que vous pouvez d'abord importer les fichiers à traiter.
Si les sources des fichiers sont dispersées, vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner un par un ou par lot ; si les fichiers sont déjà concentrés dans un répertoire, vous pouvez utiliser « Importer depuis un dossier » pour lire tous les fichiers du dossier en une seule fois.
Une fois l'importation terminée, le tableau affiche des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification des fichiers, ce qui vous permet de confirmer la portée des fichiers pour ce traitement.
Résultat attendu : Les fichiers à classer, tels que PDF, Word, doc, docx, Excel, images, sont affichés avec succès dans la liste, et vous pouvez passer à l'étape suivante de configuration.
Troisième étape : Choisir « Classer par le premier chiffre » dans le mode de classement
Après avoir cliqué sur Suivant, vous entrez dans la page « Définir les options de traitement ». Selon la capture d'écran, dans la zone « Mode de classement », vous pouvez voir plusieurs options, telles que classer par le premier caractère, par le premier caractère chinois, par la première lettre anglaise, etc.
Ici, vous devez cocher : « Classer par le premier chiffre ».
Cette étape est très cruciale, car elle détermine la base sur laquelle le logiciel créera les dossiers et classera les fichiers par la suite. Autrement dit, le logiciel ne classera pas selon le nom de fichier complet, mais extraira uniquement le premier chiffre du nom de fichier pour grouper.
Résultat attendu : Le logiciel a clairement défini le « premier chiffre » comme règle de classement, il placera ensuite les fichiers avec le même premier chiffre dans le même dossier.
Quatrième étape : Continuer avec l'assistant pour définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Comme on peut le voir sur la barre d'étapes en haut de l'interface, le processus actuel utilise un assistant, comprenant par la suite « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ».
Par conséquent, après avoir coché « Classer par le premier chiffre », cliquez sur le bouton « Suivant » en bas de la page pour continuer à configurer l'emplacement de sauvegarde, puis passez à la phase de lancement du traitement.
Le but de cette étape est de déterminer où les fichiers organisés seront sortis et d'exécuter officiellement le classement par lot.
Résultat attendu : Le logiciel place les fichiers par lot dans les dossiers numériques correspondants selon la règle que vous avez définie, et l'organisation automatique est terminée.
Questions fréquentes ou précautions
1. Les noms de fichiers doivent-ils obligatoirement contenir des chiffres ?
Si vous souhaitez utiliser « Classer par le premier chiffre », le nom de fichier doit au moins contenir un chiffre identifiable. Pour les fichiers sans chiffre, il est conseillé de vérifier d'abord les règles de nommage ou d'utiliser un autre mode de classement dans l'interface.
2. Quels types de fichiers peuvent être traités ?
D'un point de vue fonctionnel, le classement se fait par nom de fichier, donc il n'est généralement pas limité par le contenu spécifique du fichier. Les formats courants tels que PDF, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, png, txt peuvent tous être inclus dans le tri, à condition que leur nom respecte la règle.
3. Pourquoi recommander l'importation par lot plutôt que le glisser-déposer manuel ?
Lorsque le nombre de fichiers atteint des dizaines, des centaines voire des milliers, créer manuellement des dossiers et déplacer les fichiers un par un est très inefficace et sujet aux erreurs de classement. La méthode de traitement par lot du logiciel de bureau est plus adaptée aux tâches d'organisation de fichiers standardisées et répétitives.
4. Faut-il vérifier les noms de fichiers avant le traitement ?
Il est conseillé de vérifier rapidement le format des noms de fichiers au préalable pour s'assurer que les fichiers en question sont bien adaptés à un groupement par premier chiffre. Cela permet d'éviter que le résultat du classement ne corresponde pas à vos attentes en raison d'un nommage non uniforme.
Résumé
Pour les scénarios de bureau nécessitant le tri par lot de fichiers numérotés, placer les fichiers dans le même dossier selon le premier chiffre est essentiellement un besoin très typique de traitement de fichier par lot. En utilisant la fonction « Classer les fichiers par nom » de HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d'importer les fichiers, de sélectionner « Classer par le premier chiffre », de définir l'emplacement de sauvegarde et de lancer le traitement pour terminer rapidement l'archivage.
Comparé à la création manuelle de dossiers et au glisser-déposer des fichiers un par un, cette méthode de tri par lot de type logiciel de bureau est plus stable, plus rapide et plus adaptée aux tâches quotidiennes de gestion de fichiers à haute fréquence. Si vous traitez souvent un grand nombre de fichiers PDF, doc, docx, Excel, images, il est recommandé d'utiliser directement ce type d'outil basé sur des règles pour l'organisation, afin de consacrer votre temps à des travaux plus utiles.