De nombreux documents Word, docx ou doc peuvent contenir des contenus similaires mais pas identiques, tels que des abréviations en trois lettres majuscules, des numéros, des heures, des codes de cours, etc. Ouvrir chaque fichier manuellement pour rechercher et supprimer ces éléments prend non seulement du temps, mais il est aussi facile d'en oublier. Cet article, en prenant HeSoft Doc Batch Tool comme exemple, montre comment utiliser les expressions régulières pour effectuer une recherche floue par lots de mots-clés dans Word, puis les remplacer par des chaînes vides pour supprimer en une seule fois le contenu correspondant dans plusieurs documents. Cette méthode est idéale pour nettoyer en lot les textes récurrents dans les modèles, les documents, les contrats et les rapports.
Lors de l'organisation d'un grand nombre de documents Word, une situation courante se présente : le contenu à supprimer n'est pas un terme fixe, mais un type de texte présentant une régularité. Par exemple, plusieurs fichiers docx contiennent des abréviations anglaises de trois lettres majuscules, des nombres, des numéros, des heures de cours, etc. Ouvrir manuellement chaque fichier Word pour les supprimer est très inefficace. Cet article explique comment utiliser le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour effectuer une recherche floue par lots à l'aide d'expressions régulières, et remplacer le contenu correspondant par du vide, réalisant ainsi la suppression par lots de mots-clés dans les fichiers Word, docx et doc.
Scénarios applicables : Quels contenus Word se prêtent à la suppression par lots avec des expressions régulières
Les expressions régulières sont adaptées au traitement de textes Word dont le « contenu n'est pas totalement identique, mais dont le format est régulier ». Par exemple :
- Suppression par lots d'abréviations anglaises de trois lettres majuscules, telles que BOT, ELA, etc. ;
- Suppression par lots de nombres dans les documents, comme les numéros ou valeurs 60, 2, 1, 3, etc. ;
- Nettoyage par lots des marqueurs réguliers dans le matériel de cours, les documents en anglais, les modèles de contrat, les rapports ;
- Traitement simultané de plusieurs fichiers Word, évitant d'ouvrir, rechercher, supprimer et sauvegarder de manière répétée.
Dans l'exemple de ce tutoriel, 6 fichiers docx doivent être traités. L'objectif est de supprimer par lots les mots-clés du corps du texte Word qui correspondent aux règles, plutôt que de modifier chaque document manuellement.
Aperçu du résultat : Comparaison avant et après traitement
Avant le traitement, plusieurs documents Word dans un dossier nécessitent un nettoyage unifié. L'exemple comprend les fichiers 1.docx à 6.docx.
En ouvrant l'un des documents Word, on constate que le corps du texte contient les éléments à supprimer, tels que « BOT » dans le titre, « ELA » dans le texte, et le nombre « 60 ». Ces contenus suivent une certaine régularité et se prêtent à une correspondance unifiée par expressions régulières.
Après le traitement, les abréviations de trois lettres majuscules et les nombres précédemment identifiés ont été supprimés. Par exemple, le terme « BOT » dans le titre est nettoyé, et les abréviations et nombres correspondants dans le corps du texte sont également retirés, tandis que le contenu principal du document est préservé.
Procédure : Utiliser des expressions régulières pour la suppression floue par lots de mots-clés Word
Les opérations spécifiques sont expliquées ci-dessous en suivant le flux de travail de l'interface du logiciel. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel de traitement par lots orienté documents bureautiques, adapté au traitement du contenu des fichiers Word et à la réduction des tâches répétitives.
Étape 1 : Accéder aux outils Word, sélectionner la fonction Rechercher et remplacer
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool et choisissez « Outils Word » dans la colonne de gauche. Dans la liste des outils, trouvez et cliquez sur « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word ». Cette fonction sert à rechercher et remplacer des mots-clés par lots dans le contenu des fichiers Word ; elle peut aussi réaliser une suppression par lots en « remplaçant par du vide ».
Le but de cette étape est d'accéder au module fonctionnel dédié à la recherche et au remplacement de mots-clés dans le contenu Word, afin de préparer l'ajout des multiples fichiers docx/doc.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Word à traiter par lots
Une fois dans la page de fonction, à l'étape « Sélectionner les enregistrements à traiter », vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » ou utiliser « Importer des fichiers d'un dossier ». S'il faut traiter un grand nombre de documents Word dans un même dossier, l'importation depuis le dossier est plus pratique.
Une fois l'ajout terminé, le logiciel affiche dans une liste les informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. La capture d'écran montre 6 fichiers docx importés, ce qui signifie qu'ils participeront tous au traitement par lots suivant. Après avoir vérifié que les fichiers sont corrects, cliquez sur « Suivant ».
Étape 3 : Choisir « Utiliser une formule pour la recherche floue de texte »
Sur la page « Définir les options de traitement », trouvez la section « Mode de recherche ». Si vous souhaitez simplement supprimer un mot fixe, la recherche exacte peut être choisie ; mais pour supprimer du contenu selon une règle comme dans cet exemple, sélectionnez « Utiliser une formule pour la recherche floue de texte ». Cette « formule de recherche floue » peut être comprise comme l'utilisation de règles similaires aux expressions régulières pour la correspondance de texte.
Ce mode permet au logiciel d'identifier par lots le contenu correspondant dans les documents Word selon l'expression saisie, plutôt que de ne rechercher qu'une seule chaîne fixe.
Étape 4 : Saisir les règles régulières à rechercher
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez une règle de correspondance par ligne. Dans l'exemple, deux règles sont saisies :
- [A-Z]{3} : Pour correspondre à 3 lettres majuscules anglaises consécutives, comme BOT, ELA, etc. ;
- \d+ : Pour correspondre à une séquence continue de chiffres, comme 60, 2, 123, etc.
Ces deux règles couvrent le contenu à supprimer dans les documents d'exemple : les abréviations anglaises et les nombres. Si une autre régularité de texte doit être supprimée dans vos documents Word, vous pouvez ajuster l'expression en fonction de la situation réelle.
Étape 5 : Laisser la liste des mots-clés de remplacement vide pour réaliser la suppression par lots
Dans la zone « Liste des mots-clés de remplacement », à droite, l'interface indique : « Ne pas remplir signifie supprimer ». Par conséquent, dans cet exemple, ne remplissez pas le contenu de remplacement, afin que le logiciel remplace le contenu trouvé par du vide. Ainsi traités, les textes correspondant à [A-Z]{3} et \d+ seront supprimés des documents Word.
Après avoir vérifié que les règles sont correctes, cliquez sur « Suivant » pour accéder au paramétrage de l'emplacement de sauvegarde. Après avoir défini l'emplacement selon le processus de l'interface, passez à l'étape « Démarrer le traitement » pour exécuter le traitement par lots.
Questions fréquentes et précautions
- Il est conseillé de sauvegarder les fichiers originaux avant le traitement : La suppression par lots est une opération de modification de contenu. Il est vivement recommandé de conserver une copie des fichiers Word originaux pour éviter que des erreurs dans les règles n'affectent les documents sources.
- Les règles régulières doivent être aussi précises que possible : Par exemple, \d+ correspondra à toutes les suites de chiffres consécutives. Si les numéros de page, la numérotation ou les années dans le document ne doivent pas être supprimés, son utilisation doit être prudente.
- Attention à la correspondance de la casse : L'interface dispose d'une option « Ignorer la casse des lettres ». Pour supprimer uniquement les abréviations en majuscules, il est généralement déconseillé de cocher cette option. Activez-la selon les besoins si la casse doit être ignorée.
- La liste de remplacement doit être laissée vide pour la suppression : Le point clé de cet exemple est de remplir la liste de recherche avec les règles et de ne rien mettre dans la liste des mots-clés de remplacement, afin de « supprimer dès la correspondance ».
- Applicable à plusieurs fichiers Word : Qu'il s'agisse de quelques fichiers docx ou d'un grand nombre de documents doc/docx dans un dossier, l'importation par lots réduit les opérations répétitives.
Résumé : Supprimer des mots-clés Word par lots avec des expressions régulières pour réduire les modifications répétées
Grâce à la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word » de HeSoft Doc Batch Tool , le travail qui nécessitait auparavant d'ouvrir les documents Word un par un et de supprimer le contenu à chaque endroit peut être transformé en une seule importation, une seule configuration et un traitement par lots. Pour les contenus réguliers comme les abréviations de trois lettres majuscules, la numérotation, les codes de cours, l'utilisation d'expressions régulières pour une recherche floue, puis le fait de laisser le champ de remplacement vide, permet d'accomplir rapidement la suppression par lots.
Si vous devez souvent organiser un grand nombre de documents Word, docx ou doc, il est conseillé de privilégier le traitement par lots : préparez d'abord une sauvegarde des fichiers, définissez les règles de correspondance, puis exécutez le traitement de manière unifiée. Cela réduit significativement le travail répétitif et améliore l'efficacité du nettoyage des documents bureautiques.