Viele Word-, docx- oder doc-Dokumente können ähnliche, aber nicht vollständig identische Inhalte enthalten, wie z. B. dreistellige Großbuchstaben, Nummern, Stundenzahlen, Kurscodes usw. Wenn Sie jede Datei einzeln öffnen und manuell suchen und löschen, ist dies nicht nur zeitaufwändig, sondern es kann auch leicht zu einem unvollständigen Löschen kommen. In diesem Artikel wird anhand von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie Sie reguläre Ausdrücke verwenden, um Schlüsselwörter in Word-Dokumenten unscharf zu suchen und durch Ersetzen durch leere Zeichenfolgen übereinstimmende Inhalte in mehreren Dokumenten auf einmal zu löschen. Dies eignet sich für die Bereinigung regelmäßiger Texte in Vorlagen, Materialien, Verträgen und Berichten.
Beim Ordnen einer großen Anzahl von Word-Dokumenten tritt häufig eine Situation auf: Der zu löschende Inhalt ist nicht ein vollständig festgelegtes Wort, sondern eine Art regelmäßig strukturierter Text. Wenn beispielsweise mehrere docx-Dateien dreistellige englische Großbuchstaben-Abkürzungen, Zahlen, Nummerierungen, Stundenzahlen und ähnliche Inhalte enthalten, ist das manuelle Öffnen und Löschen in jedem Word-Dokument sehr ineffizient. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit Hilfe der Office-Software „ HeSoft Doc Batch Tool “ durch reguläre Ausdrücke eine unscharfe Stapelsuche durchführen und den gefundenen Inhalt durch Leeres ersetzen, um so Schlüsselwörter stapelweise aus Word-, docx- und doc-Dateien zu löschen.
Anwendungsszenarien: Welche Word-Inhalte eignen sich für die stapelweise Löschung mit regulären Ausdrücken
Reguläre Ausdrücke eignen sich für die Verarbeitung von Word-Texten, deren „Inhalt nicht vollständig identisch, aber formatmäßig regelmäßig“ ist. Zum Beispiel:
- Stapelweises Löschen dreistelliger englischer Großbuchstaben-Abkürzungen wie BOT, ELA usw.;
- Stapelweises Löschen von Zahlen im Dokument, wie 60, 2, 1, 3 und andere Nummerierungen oder Werte;
- Stapelweises Bereinigen regelmäßiger Markierungen in Kursmaterialien, englischen Dokumenten, Vertragsvorlagen und Berichten;
- Gleichzeitiges Verarbeiten mehrerer Word-Dateien, um wiederholtes Öffnen, Suchen, Löschen und Speichern zu vermeiden.
Im Beispiel dieses Tutorials müssen 6 docx-Dateien verarbeitet werden. Ziel ist es, Schlüsselwörter im Word-Textkörper, die den Regeln entsprechen, stapelweise zu löschen, anstatt jedes Dokument einzeln manuell zu ändern.
Ergebnisvorschau: Vergleich vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente, die einheitlich bereinigt werden müssen. Das Beispiel umfasst Dateien von 1.docx bis 6.docx.
Beim Öffnen eines der Word-Dokumente ist zu sehen, dass der Haupttext zu löschende Inhalte enthält, z. B. „BOT“ im Titel, „ELA“ im Textkörper und die Zahl „60“. Diese Inhalte weisen eine gewisse Regelmäßigkeit auf und eignen sich für einen einheitlichen Abgleich mit regulären Ausdrücken.
Nach der Verarbeitung wurden die zuvor abgeglichenen dreistelligen Großbuchstaben und Zahlen gelöscht. Beispielsweise wurde „BOT“ im Titel entfernt, und entsprechende Abkürzungen und Zahlen im Textkörper wurden ebenfalls entfernt, während der Hauptinhalt des Dokuments erhalten bleibt.
Vorgehensweise: Stapelweises, unscharfes Löschen von Word-Schlüsselwörtern mit regulären Ausdrücken
Im Folgenden wird die konkrete Vorgehensweise anhand des Ablaufs in der Software-Oberfläche beschrieben. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software zur Stapelverarbeitung von Office-Dokumenten, die sich für die stapelweise Verarbeitung von Word-Dateiinhalten eignet und wiederholte Arbeit reduziert.
Schritt 1: Word-Werkzeuge aufrufen und Funktion „Suchen und Ersetzen“ auswählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie links „Word-Werkzeuge“. Suchen Sie in der Werkzeugliste den Eintrag „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ und klicken Sie darauf. Diese Funktion dient zum stapelweisen Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word-Dateiinhalten und kann durch die Option „Ersetzen durch leeren Inhalt“ auch zum stapelweisen Löschen verwendet werden.
Ziel dieses Schrittes ist es, das Funktionsmodul zur speziellen Bearbeitung der Schlüsselwortsuche und -ersetzung in Word-Inhalten aufzurufen, um das spätere Hinzufügen mehrerer docx/doc-Dateien vorzubereiten.
Schritt 2: Die stapelweise zu verarbeitenden Word-Dateien hinzufügen
Nachdem Sie die Funktionsseite aufgerufen haben, können Sie im Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“ auf „Dateien hinzufügen“ klicken oder „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden. Wenn eine große Anzahl von Word-Dokumenten im selben Ordner verarbeitet werden soll, ist der Ordnerimport bequemer.
Nach dem Hinzufügen zeigt die Software in einer Liste Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Im Screenshot wurden bereits 6 docx-Dateien importiert, was bedeutet, dass diese Dateien alle an der späteren Stapelverarbeitung teilnehmen. Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten Dateien auf „Weiter“.
Schritt 3: „Text mit Formel unscharf suchen“ auswählen
Suchen Sie auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ den Punkt „Suchmodus“. Wenn nur ein festes Wort gelöscht werden soll, können Sie die exakte Suche wählen; in diesem Beispiel soll Inhalt regelbasiert gelöscht werden, wählen Sie daher „Text mit Formel unscharf suchen“. Diese „unscharfe Formelsuche“ kann als Verwendung von regulärer Ausdrücken ähnlichen Regeln zum Abgleichen von Text verstanden werden.
Nach Auswahl dieses Modus kann die Software die übereinstimmenden Inhalte in den Word-Dokumenten anhand der eingegebenen Ausdrücke stapelweise identifizieren, anstatt nur eine bestimmte feste Zeichenkette abzugleichen.
Schritt 4: Die zu suchenden regulären Regeln eingeben
Tragen Sie in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ in jede Zeile eine Abgleichregel ein. Im Beispiel wurden zwei Regeln eingetragen:
- [A-Z]{3}: Zum Abgleichen von 3 aufeinanderfolgenden englischen Großbuchstaben, z. B. BOT, ELA usw.;
- \d+: Zum Abgleichen aufeinanderfolgender Ziffern, z. B. 60, 2, 123 usw.
Diese beiden Regeln decken die zu löschenden englischen Abkürzungen und Zifferninhalte in den Beispieldokumenten ab. Falls in Ihren Word-Dokumenten andere regelmäßige Texte gelöscht werden müssen, können Sie die Ausdrücke entsprechend der tatsächlichen Situation anpassen.
Schritt 5: Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter leer lassen, um stapelweise Löschung zu erreichen
Im rechten Bereich „Liste der ersetzenden Schlüsselwörter“ weist der Hinweis „Keine Angabe bedeutet Löschen“ darauf hin. Daher wird in diesem Beispiel kein Ersetzungsinhalt eingetragen, damit die Software den gefundenen Inhalt durch Leeres ersetzt. Nach dieser Verarbeitung werden Texte, die auf [A-Z]{3} und \d+ zutreffen, aus dem Word-Dokument gelöscht.
Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten Regeln auf „Weiter“, um zu den Einstellungen für den Speicherort zu gelangen. Legen Sie den Speicherort gemäß dem Oberflächenablauf fest und führen Sie dann im Schritt „Verarbeitung starten“ die Stapelverarbeitung aus.
Häufige Fragen und Hinweise
- Es wird empfohlen, die Originaldateien vor der Verarbeitung zu sichern: Die stapelweise Löschung ist ein inhaltsverändernder Vorgang. Es wird empfohlen, zuerst eine Kopie der Original-Word-Dateien aufzubewahren, um Auswirkungen auf das Originaldokument bei fehlerhaften Regeln zu vermeiden.
- Reguläre Regeln sollten so präzise wie möglich sein: Zum Beispiel passt \d+ auf alle aufeinanderfolgenden Ziffern. Wenn Seitenzahlen, Nummerierungen oder Jahreszahlen im Dokument nicht gelöscht werden sollen, ist Vorsicht geboten.
- Achten Sie auf den Abgleich der Groß-/Kleinschreibung: Die Oberfläche bietet eine Option „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“. Wenn nur Großbuchstaben-Abkürzungen gelöscht werden sollen, sollte diese Option in der Regel nicht aktiviert werden; wenn sowohl Groß- als auch Kleinschreibung abgeglichen werden soll, aktivieren Sie sie nach Bedarf.
- Nur eine leere Ersetzungsliste bewirkt die Löschung: Der Kernpunkt dieses Beispiels ist, dass in der Suchliste Regeln eingetragen werden und die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter leer bleibt, um so „Finden und Löschen“ zu realisieren.
- Geeignet für mehrere Word-Dateien: Unabhängig davon, ob es sich um wenige docx-Dateien oder eine große Anzahl von doc/docx-Dokumenten in einem Ordner handelt, kann durch Stapelimport wiederholte Arbeit reduziert werden.
Zusammenfassung: Stapelweises Löschen von Word-Schlüsselwörtern mit regulären Ausdrücken reduziert wiederholte Änderungen
Mit der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool kann die Arbeit, die ursprünglich das einzelne Öffnen von Word-Dokumenten und das stellenweise Suchen und Löschen erforderte, in einen Vorgang aus einmaligem Import, einmaliger Einstellung und Stapelverarbeitung umgewandelt werden. Für regelmäßige Inhalte wie dreistellige Großbuchstaben-Abkürzungen, Ziffernnummerierungen, Kurscodes usw. kann durch unscharfe Suche mit regulären Ausdrücken und Leerlassen des Ersetzungsinhalts schnell eine stapelweise Löschung erreicht werden.
Wenn Sie häufig eine große Anzahl von Word-, docx- oder doc-Dokumenten ordnen müssen, empfiehlt es sich, die Stapelverarbeitung bevorzugt zu nutzen: Bereiten Sie zuerst eine Dateisicherung vor, richten Sie dann die Abgleichregeln ein und führen Sie abschließend die Verarbeitung einheitlich aus. Dies kann wiederholte Arbeit erheblich reduzieren und die Effizienz der Bereinigung von Office-Dokumenten steigern.