Muchos materiales de Word contendrán palabras clave como el nombre del país, el nombre del proyecto y el nombre del cliente que deben eliminarse de manera uniforme. Si hay una gran cantidad de archivos, editar uno por uno es muy ineficiente. Este artículo toma como ejemplo la eliminación de Australia y EE. UU. En varios documentos docx para ilustrar cómo HeSoft Doc Batch Tool Utilice la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" para importar archivos por lotes, configurar una búsqueda precisa, reemplazar el contenido en blanco y completar el procesamiento de guardado para ayudar a los usuarios a limpiar rápidamente una gran cantidad de archivos de Word.
Antes del archivo de datos, la estandarización del contenido o el envío de documentos, a menudo es necesario eliminar ciertas palabras clave como el nombre del país, el nombre del proyecto y el nombre del cliente en el archivo de Word. Los archivos individuales también se pueden modificar manualmente, pero si se trata de un lote de documentos docx, abrir el procesamiento uno por uno puede consumir mucho tiempo. Este artículo mostrará cómo usar HeSoft Doc Batch Tool , Busque y elimine las palabras clave especificadas en Word en lotes.
Escenarios aplicables
El método de este artículo es adecuado para eliminar texto fijo en varios archivos de Word, como el nombre del país Australia, EE. UU., El nombre del proyecto anterior, el nombre del departamento, la abreviatura del cliente, el contenido de la plantilla, etc. Es adecuado para procesar documentos de Word, archivos docx y otros materiales de oficina, especialmente adecuado para situaciones en las que la cantidad de archivos es grande y las reglas de eliminación son consistentes. El procesamiento por lotes a través del software de oficina puede convertir las operaciones manuales repetidas en una configuración de reglas.
Vista previa del efecto: comparación antes y después del procesamiento
En este ejemplo, los objetos de procesamiento son 6 documentos de Word en una carpeta con nombres de archivo de 1.docx a 6.docx. Antes del procesamiento por lotes, confirme que estos archivos están dentro del alcance de esta limpieza.
En el documento previo al procesamiento, Australia y EE. UU. Después de Country of origin. Son las palabras clave que se eliminarán esta vez. Dado que este contenido puede estar distribuido en varios documentos, la eliminación manual de la búsqueda es fácil de omitir.
Después del procesamiento, Australia y EE. UU. han desaparecido de las ubicaciones correspondientes, y las etiquetas de campo, las líneas de tabla, las imágenes y otras descripciones permanecen. Esto no solo completa la eliminación de palabras clave, sino que también evita dañar la estructura general del documento.
Pasos de operación
Paso 1: encuentre la palabra clave de Word para buscar la entrada de reemplazo.Abrir HeSoft Doc Batch Tool , Ingrese "Herramientas de Word" en la navegación izquierda. Seleccione Buscar y reemplazar palabras clave en Word en la lista de herramientas. Como se puede ver en la captura de pantalla, la función se utiliza para buscar y reemplazar por lotes palabras clave en el contenido del archivo de Word.
Paso 2: Importe el documento que desea procesar por lotes.Después de ingresar a la página de funciones, primero agregue el archivo en el paso 1 "Seleccionar registros para procesar". Puede hacer clic en "Agregar archivo" o "Importar archivo de una carpeta". Una vez completada la importación, la tabla muestra el nombre, la ruta y la extensión de cada archivo. Se han agregado 6 archivos docx en la captura de pantalla, lo que indica que el archivo está listo para completarse.
Paso 3: establece el método de búsqueda y las palabras clave.Haga clic en "Siguiente" para ir a "Establecer opciones de procesamiento". Seleccione "Buscar texto exacto" en "Buscar" para eliminar explícitamente palabras fijas como Australia y EE. UU. Luego, complete las palabras clave línea por línea en la "Lista de palabras clave a buscar". Una palabra clave por línea para facilitar la identificación por lotes por software.
Paso 4: La lista de palabras clave reemplazadas permanece vacía.El objetivo esta vez es eliminar, no reemplazar con otro texto. Por lo tanto, no es necesario completar la "lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha. La interfaz indica "Eliminar si no lo completa", que también es la configuración clave para eliminar las palabras clave de Word en lotes.
Paso 5: Establezca la posición de salida y comience el procesamiento.Continúe siguiendo el proceso en la parte superior de la página para ingresar a "Establecer ubicación para guardar" y luego "Iniciar procesamiento". Se recomienda guardar los archivos procesados en una nueva carpeta para comparar fácilmente con el documento original. Una vez completado el procesamiento, abra el archivo de resultados para verificar si las palabras clave se han limpiado.
Preguntas o consideraciones frecuentes
¿Qué sucede si solo desea eliminar el contenido después de un campo?El ejemplo de este artículo es eliminar las palabras clave Australia y EE. UU., En lugar de eliminar todo el contenido de acuerdo con las reglas de campo. Si solo necesita eliminar estas palabras fijas, siga el método de este artículo.
¿Se pueden procesar varias palabras clave al mismo tiempo?Sí, sí. Se han ingresado dos elementos en la lista de palabras clave en la captura de pantalla, lo que indica que se pueden configurar varias palabras clave para eliminar ingresando línea por línea.
¿Por qué se recomienda crear una nueva carpeta de salida?La operación por lotes afecta a varios archivos, y la salida a la nueva carpeta puede conservar la versión original, lo que facilita la comparación y la recuperación.
¿Necesito cerrar Word antes de procesarlo?Se recomienda no abrir el documento en el que se está trabajando para evitar que el archivo se ocupe o guarde en conflicto. Es más seguro cerrar el archivo de Word relevante antes de procesarlo.
Resumen
La búsqueda por lotes y la eliminación de palabras clave como el nombre del país y el nombre del proyecto en Word se pueden realizar mediante la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word". La operación principal es importar varios archivos, ingresar palabras clave para eliminar y dejar el contenido de reemplazo en blanco. HeSoft Doc Batch Tool Como software de procesamiento por lotes para escenarios de oficina, puede ayudar a los usuarios a reducir la edición repetida y reducir el riesgo de cambios faltantes. Se recomienda confirmar la lista de palabras clave y la ubicación de salida antes del procesamiento por lotes formal, y luego realizar la tarea.