En este artículo se describe cómo utilizar la función de reemplazo de búsqueda por lotes de Word en el software de oficina para procesar palabras clave en varios documentos docx a la vez mediante fórmulas de comodines de expresiones regulares. En el ejemplo, hay 6 archivos de Word que contienen diferentes formas de texto, como BOT, ELA, 60, etc., antes del procesamiento, y pueden reemplazarse con contenido de destino como A y B de acuerdo con las reglas. El artículo se combinará con capturas de pantalla de la interfaz para ilustrar el proceso completo desde la selección de herramientas, la importación de archivos, la configuración del texto de búsqueda difusa de fórmulas hasta el inicio del procesamiento, que es adecuado para escenarios de revisión por lotes como contratos, informes, materiales del curso y documentos en inglés.
Cuando solo necesita reemplazar una o dos palabras en un archivo, puede abrir Word directamente y usar "Buscar y reemplazar"; pero si desea procesar docenas, cientos de documentos docx o doc al mismo tiempo, y el contenido a reemplazar no es fijo Palabras, es un texto regular como "letras mayúsculas continuas", "número de número" y "cierto tipo de código", y la operación manual será muy ineficiente. El problema a resolver en este artículo es: cómo usar la fórmula comodín de expresión regular para reemplazar muchas palabras clave en documentos de Word por lotes, reduciendo el trabajo de abrir, buscar, reemplazar y guardar repetidamente.
A continuación HeSoft Doc Batch Tool Por ejemplo, muestra cómo reemplazar por lotes el contenido que cumple con las reglas en varios archivos de Word. El software está dirigido al procesamiento por lotes de documentos de oficina y es adecuado para tareas repetitivas en archivos como Word, Excel y PDF. Este artículo se centra en la función "Buscar y reemplazar palabras clave en Word".
Escenarios aplicables: Qué tareas de reemplazo por lotes de Word son adecuadas con expresiones regulares
Las expresiones regulares son adecuadas para manejar tareas de reemplazo con "contenido regular pero no completamente fijo". Por ejemplo, hay muchas abreviaturas en mayúsculas de tres dígitos en el documento, como BOT y ELA, que también pueden aparecer en el título, el cuerpo, la lista y los paréntesis; otro ejemplo es que hay una gran cantidad de números en el documento, como 60, 2, 5, etc., que deben reemplazarse y ocultarse de manera uniforme. O convierta a un carácter especificado. Si ingresa palabras clave una por una, no solo es fácil perderse, sino que también es difícil cubrir todas las variantes.
Los escenarios aplicables comunes incluyen: reemplazo por lotes de abreviaturas en inglés en múltiples materiales del curso de Word; procesamiento por lotes de números, cantidades, números de página o códigos en informes de docx; reemplazo de números sensibles en múltiples documentos doc con marcadores de posición unificados; en contratos, Reemplace los códigos de proyecto de acuerdo con las reglas en avisos e instrucciones. Las expresiones regulares permiten que la condición de búsqueda se extienda de "una palabra fija" a "una clase de texto".
Vista previa del efecto: procesar la presencia de diferentes palabras clave en varios archivos docx anteriores
En el ejemplo, hay 6 documentos de Word con nombres de archivo de 1.docx a 6.docx. En el trabajo real, el número puede ser mayor, la clave es agregar los archivos que deben procesarse a la lista de tareas.
Al abrir uno de los documentos, puede ver que el cuerpo contiene varios contenidos que deben reemplazarse. Por ejemplo, BOT en el título, ELA en el texto y el número 60. Estos contenidos se distribuyen en diferentes párrafos, y si cada documento se reemplaza manualmente, el tiempo que lleva aumenta rápidamente con el número de archivos.
Vista previa del efecto: después del procesamiento, complete el reemplazo por lotes de acuerdo con las reglas de la fórmula
Una vez completado el procesamiento, el contenido que cumple con las condiciones de la fórmula se ha reemplazado con el carácter de destino. En un ejemplo, el contenido que se ajusta a la regla de tres letras mayúsculas se reemplaza por A, y el contenido que se ajusta a la regla numérica se reemplaza por B. Se puede ver que el contenido coincidente en el título, el cuerpo, los corchetes y la descripción de la lista ha cambiado, lo que indica que el reemplazo por lotes no solo procesa una determinada posición, sino que escanea el contenido del documento de Word de acuerdo con las reglas.
Pasos de operación: reemplazar el contenido de Word por lotes con texto de búsqueda borroso de fórmula
Paso 1: vaya a la herramienta de Word y seleccione Buscar la función de reemplazo
Abrir HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, seleccione "Herramientas de Word" en el lado izquierdo. La interfaz principal mostrará varias entradas de procesamiento por lotes relacionadas con documentos de Word, incluida la adición de marcas de agua, la conversión de formatos, la eliminación de imágenes, etc. Aquí es necesario seleccionar "Buscar y reemplazar palabras clave en Word" porque nuestro objetivo es buscar y reemplazar por lotes el contenido del archivo de Word.
El propósito de este paso es ingresar al proceso que se especializa en el reemplazo de palabras clave de Word. Después de ingresar, el software guiará al usuario a través de la selección de archivos, las opciones de procesamiento, la ubicación de guardado y el inicio del procesamiento de acuerdo con los pasos.
Paso 2: Agregue el archivo de Word que necesita ser procesado
Después de ingresar a la página de funciones, comienza con "Seleccionar registros para procesar". Hay dos entradas sobre la interfaz: "Agregar archivos" e "Importar archivos de una carpeta". Si el número de archivos es pequeño, puede usar "Agregar archivos"; si los archivos están agrupados en la misma carpeta, es más conveniente usar "Importar archivos desde una carpeta".
Se han importado 6 archivos docx en la captura de pantalla y la lista muestra el número de serie, el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación. Después de confirmar que los archivos de la lista son correctos, haz clic en "Siguiente" en la parte inferior. Si agrega un archivo por error, puede eliminarlo mediante el icono de eliminación en la columna de acción para evitar procesar documentos que no necesitan ser modificados.
Paso 3: Establecer la regla de búsqueda de expresiones regulares y reemplazar el contenido
En la página "Establecer opciones de procesamiento", busque el método y seleccione "Desenfocar el texto con fórmulas". Este paso es muy importante, porque la búsqueda precisa ordinaria es adecuada para reemplazar palabras fijas, y este ejemplo usa reglas de expresión regular para hacer coincidir una clase de texto.
Ingrese la regla en la lista de palabras clave que debe buscar y el resultado de la sustitución correspondiente en la lista de palabras clave reemplazadas. La regla de búsqueda de la primera línea en el ejemplo es[A-Z]{3}, Reemplazado porA, Indica que coincide con 3 letras mayúsculas consecutivas en inglés; la segunda línea de reglas de búsqueda es\ D, Reemplazado porB, Que indica que coincide con números consecutivos. Las listas en ambos lados corresponden a filas, la primera fila de reglas corresponde a la primera fila de valores de reemplazo y la segunda fila de reglas corresponde a la segunda fila de valores de reemplazo.
Si desea distinguir entre mayúsculas y minúsculas, puede centrarse en la opción "Ignorar el caso de las letras" en la interfaz. El ejemplo trata principalmente con letras mayúsculas, así que use[A-Z]{3}Puede expresar claramente el rango de coincidencia. Una vez completada la configuración, haga clic en "Siguiente", continúe configurando la ubicación de guardado y comience a procesar.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. Las expresiones regulares deben probarse primero en un rango pequeño.La capacidad de hacer coincidir las reglas regulares es muy fuerte. Si la fórmula se escribe demasiado amplia, es posible reemplazar el contenido que no debe reemplazarse. Por ejemplo\ DCoincidirá con todos los números consecutivos, y el número de texto, el número de página, el año y el número de hora pueden ser golpeados. Por lo tanto, se recomienda probar el efecto con una pequeña cantidad de copias.
2. Se recomienda hacer una copia de seguridad del archivo original antes del procesamiento.El reemplazo por lotes afecta a varios documentos de Word a la vez y, aunque es eficiente, también significa que la configuración de error se amplía rápidamente. Se recomienda copiar los archivos docx y doc originales a la carpeta de copia de seguridad y luego realizar el procesamiento por lotes en la copia.
3. Preste atención a la correspondencia entre el elemento de búsqueda y el elemento de reemplazo de cada línea.En el ejemplo, dos filas de reglas de búsqueda corresponden a A y B, respectivamente. Si la lista de reemplazo está vacía o el número de filas es inconsistente, el resultado puede no ser el esperado. Se debe verificar línea por línea al completar.
4. No confunda las expresiones regulares con el texto normal.Después de seleccionar "Buscar texto con desenfoque de fórmula", la entrada se entenderá de acuerdo con las reglas de fórmula. Si solo reemplaza palabras comunes, puede usar el texto de búsqueda preciso; si necesita hacer coincidir un tipo de contenido, use la fórmula para desenfocar la búsqueda.
Resumen
Usar HeSoft Doc Batch Tool La función de búsqueda y reemplazo de palabras clave de Word puede concentrar el trabajo de reemplazo repetido en varios documentos de Word en un proceso. Para archivos de oficina como docx y doc, siempre que el contenido sea regular, puede coincidir y reemplazar rápidamente con la fórmula comodín de expresión regular. Se recomienda organizar los archivos y hacer una copia de seguridad de los documentos originales en el uso real, y luego seguir el proceso de "Seleccionar herramienta-Importar archivo-Establecer reglas de fórmula-Establecer ubicación de guardado-Iniciar procesamiento", lo que puede mejorar la eficiencia y reducir el reemplazo incorrecto. riesgo.