De nombreux matériaux Word contiennent des mots-clés tels que les noms de pays, les noms de projets et les noms de clients qui doivent être supprimés de manière uniforme. S'il y a un grand nombre de fichiers, l'édition un par un est très inefficace. Cet article prend comme exemple la suppression de Australia et USA dans plusieurs documents docx, expliquant comment HeSoft Doc Batch Tool Utilisez la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" pour importer des fichiers par lots, définir une recherche précise, remplacer le contenu en vide et terminer le traitement de sauvegarde pour aider les utilisateurs à nettoyer rapidement un grand nombre de fichiers Word.
Avant d'archiver les données, de normaliser le contenu ou d'envoyer des documents au monde extérieur, il est souvent nécessaire de supprimer certains mots clés tels que les noms de pays, de projets et de clients dans les fichiers Word. Un seul fichier peut également être modifié manuellement, mais s'il s'agit d'un lot de documents docx, l'ouverture et le traitement un par un peuvent prendre beaucoup de temps. Cet article va montrer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Recherche et supprime par lots les mots-clés spécifiés dans Word.
Scènes applicables
La méthode de cet article convient à la suppression du texte fixe dans plusieurs fichiers Word, tels que le nom de pays Australia, USA, l'ancien nom de projet, le nom du département, l'abréviation du client, le contenu du modèle, etc. Il convient au traitement des documents de bureau tels que les documents Word et les fichiers docx, en particulier lorsque le nombre de fichiers est important et que les règles de suppression sont cohérentes. Le traitement par lots via un logiciel de bureau peut transformer les opérations manuelles répétées en une configuration de règle.
Aperçu des effets: comparaison avant et après le traitement
Dans cet exemple, l'objet de traitement est 6 documents Word dans un dossier avec des noms de fichiers allant de 1.docx à 6.docx. Avant le traitement par lots, confirmez que ces fichiers appartiennent à la portée du nettoyage cette fois.
Dans le document avant le traitement, il y a Australia et USA derrière Country of Origin. Ce sont les mots-clés à supprimer cette fois. Étant donné que ce contenu peut être distribué dans plusieurs documents, la recherche manuelle de suppression est facile à manquer.
Après le traitement, Australia et USA ont disparu de l'emplacement correspondant, et les étiquettes de champ, les lignes de tableau, les images et autres descriptions sont toujours conservées. Cela complète non seulement la suppression des mots-clés, mais évite également d'endommager la structure globale du document.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Trouvez l'entrée de remplacement pour trouver le mot-clé Word.Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Dans la navigation de gauche pour accéder à l'outil Word. Sélectionnez "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" dans la liste des outils. Visible à partir de la capture d'écran, la fonction est utilisée pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word.
Étape 2: importer le document que vous souhaitez traiter en masse.Après être entré dans la page des fonctionnalités, ajoutez d'abord le fichier à l'étape 1 "Sélectionner les enregistrements à traiter". Vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" ou sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Une fois l'importation terminée, le tableau répertorie le nom, le chemin et l'extension de chaque fichier. 6 fichiers docx dans la capture d'écran ont été ajoutés, indiquant que le fichier est prêt à être terminé.
Étape 3: Définir la méthode de recherche et les mots-clés.Cliquez sur "Suivant" pour accéder à "Définir les options de traitement". Sélectionnez "Rechercher exactement le texte" dans "Rechercher", qui convient pour supprimer explicitement des mots fixes tels que Australia et USA. Remplissez ensuite les mots-clés ligne par ligne dans la liste des mots-clés à rechercher. Un mot-clé par ligne pour faciliter l'identification par lots du logiciel.
Étape 4: La liste des mots clés après le remplacement reste vide.L'objectif est de supprimer et de ne pas remplacer par un autre texte. Par conséquent, la "Liste des mots-clés remplacés" à droite n'a pas besoin d'être remplie. L'interface invite "Si vous ne remplissez pas, cela signifie suppression", qui est également le paramètre clé pour implémenter la suppression par lots des mots-clés Word.
Étape 5: Définissez l'emplacement de sortie et commencez le traitement.Continuez à suivre le processus en haut de la page pour accéder à "Définir l'emplacement de sauvegarde", puis exécutez "Démarrer le traitement". Il est recommandé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier pour faciliter la comparaison avec le document d'origine. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de résultats pour vérifier si le mot-clé a été nettoyé.
Questions fréquentes ou considérations
Que faire si vous souhaitez simplement supprimer le contenu après un certain champ?L'exemple de cet article supprime les mots clés explicites Australia et USA au lieu de supprimer l'intégralité du segment de contenu par règle de champ. Si vous supprimez simplement ces mots fixes, suivez la méthode de cet article.
Plusieurs mots-clés peuvent-ils être traités en même temps?Peut. Deux éléments ont été saisis dans la liste des mots-clés dans la capture d'écran, indiquant que plusieurs mots-clés à supprimer peuvent être configurés en saisissant ligne par ligne.
Pourquoi suggérer un nouveau dossier de sortie?L'opération par lots affecte plusieurs fichiers, la sortie vers un nouveau dossier peut conserver la version d'origine, ce qui facilite la comparaison et la récupération.
Besoin de fermer Word avant de le traiter?Il est recommandé de ne pas ouvrir le document en cours de traitement et d'éviter les conflits de fichiers ou d'enregistrement. Il est plus sûr de fermer le fichier Word associé avant le traitement.
Résumé
La recherche et la suppression par lots de mots-clés tels que les noms de pays et de projets dans Word peuvent être effectuées via la fonction «Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word». L'opération principale consiste à importer plusieurs fichiers, à saisir des mots-clés à supprimer et à laisser le contenu de remplacement vide. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel de traitement par lots pour les scènes de bureau, il peut aider les utilisateurs à réduire les modifications répétées et à réduire le risque de modifications manquées. Il est recommandé de confirmer la liste de mots clés et l'emplacement de sortie avant le traitement par lots officiel, puis d'exécuter la tâche.