De nombreux documents Word contiennent des mots-clés tels que des noms de pays, de projets ou de clients qui doivent être supprimés de manière uniforme. Si le nombre de fichiers est important, il est très inefficace de les éditer un par un. Cet article prend comme exemple la suppression de "Australia" et "USA" dans plusieurs documents docx pour expliquer comment utiliser la fonction HeSoft Doc Batch Tool « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word », importer des fichiers par lots, définir une recherche précise, laisser le contenu de remplacement vide et enregistrer les modifications, afin d'aider les utilisateurs à nettoyer rapidement un grand nombre de fichiers Word.
Avant d'archiver, de standardiser le contenu ou d'envoyer des documents, il est souvent nécessaire de supprimer certains mots-clés comme des noms de pays, de projets ou de clients dans les fichiers Word. Pour un seul fichier, la modification manuelle est envisageable, mais s'il s'agit d'un lot de documents docx, les ouvrir un par un pour les traiter prendrait beaucoup de temps. Cet article montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour rechercher et supprimer en masse des mots-clés spécifiés dans Word.
Scénarios d'application
La méthode de cet article est adaptée à la suppression de textes fixes dans plusieurs fichiers Word, tels que les noms de pays Australie, États-Unis, d'anciens noms de projets, des noms de départements, des abréviations de clients, des textes de remplissage de modèles, etc. Elle convient au traitement de documents bureautiques comme les fichiers Word, docx, et particulièrement quand il y a de nombreux fichiers avec des règles de suppression cohérentes. Grâce à un logiciel de traitement par lots, on peut convertir des opérations manuelles répétitives en une configuration unique de règles.
Aperçu du résultat : Comparaison avant/après traitement
Dans cet exemple, l'objet du traitement est un dossier contenant 6 documents Word, nommés de 1.docx à 6.docx. Avant le traitement par lots, vérifiez d'abord que tous ces fichiers entrent bien dans le périmètre à nettoyer.
Avant traitement, dans le document, « Country of origin » était suivi respectivement de « Australia » et « USA ». Ce sont ces mots-clés que l'on doit supprimer. Comme ce contenu peut être réparti dans plusieurs documents, une recherche et suppression manuelles peuvent facilement conduire à des oublis.
Après traitement, « Australia » et « USA » ont disparu des emplacements correspondants, tandis que les étiquettes de champ, les bordures de tableau, les images et les autres textes descriptifs sont conservés. Cela permet de supprimer les mots-clés tout en évitant d'endommager la structure globale du document.
Procédure
Étape 1 : Trouver l'entrée de recherche et remplacement de mots-clés dans Word.Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , et dans la navigation de gauche, allez dans « Outils Word ». Dans la liste des outils, choisissez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word ». Comme on le voit sur la capture d'écran, cette fonction sert à rechercher et remplacer en masse des mots-clés dans le contenu des fichiers Word.
Étape 2 : Importer les documents à traiter par lots.Une fois sur la page de la fonction, commencez par ajouter des fichiers à l'étape 1 « Sélectionnez les enregistrements à traiter ». Vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers depuis un dossier ». Une fois l'importation terminée, le tableau liste le nom, le chemin et l'extension de chaque fichier. La capture d'écran montre que les 6 fichiers docx ont bien été ajoutés, indiquant que la préparation des fichiers est terminée.
Étape 3 : Configurer le mode de recherche et les mots-clés.Cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définir les options de traitement ». Dans « Mode de recherche », sélectionnez « Recherche de texte exacte », ce qui est approprié pour supprimer des mots fixes comme « Australia » et « USA ». Puis, dans la « Liste des mots-clés à rechercher », remplissez les mots-clés ligne par ligne. Un mot-clé par ligne, pour faciliter la reconnaissance par lots par le logiciel.
Étape 4 : Laisser la liste des mots-clés de remplacement vide.L'objectif ici est la suppression, pas le remplacement par un autre texte. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de remplir la « Liste des mots-clés de remplacement » à droite. L'interface indique « Ne pas remplir signifie supprimer », ce qui est le paramètre clé pour réaliser la suppression en masse de mots-clés dans Word.
Étape 5 : Définir l'emplacement de sortie et lancer le traitement.Continuez à suivre le flux en haut de la page pour accéder à « Définir l'emplacement de sauvegarde », puis exécutez « Démarrer le traitement ». Il est conseillé d'enregistrer les fichiers traités dans un nouveau dossier, pour faciliter la comparaison avec les documents originaux. Une fois le traitement terminé, ouvrez les fichiers résultants pour vérifier si les mots-clés ont bien été supprimés.
Questions fréquentes ou points d'attention
Que faire si je souhaite seulement supprimer le contenu après un certain champ ?L'exemple de cet article supprime des mots-clés explicites « Australia » et « USA », et non des paragraphes entiers selon des règles de champ. Si vous n'avez besoin que de supprimer ces mots fixes, la méthode de cet article convient.
Peut-on traiter plusieurs mots-clés en même temps ?Oui. La capture d'écran montre que deux éléments ont été saisis dans la liste des mots-clés, ce qui indique qu'il est possible de configurer plusieurs mots-clés à supprimer en les saisissant ligne par ligne.
Pourquoi est-il recommandé de créer un nouveau dossier de sortie ?Les opérations par lots affectent plusieurs fichiers. Sortir les résultats dans un nouveau dossier permet de conserver la version originale, facilitant la comparaison et la restauration.
Doit-on fermer Word avant le traitement ?Il est recommandé de ne pas ouvrir les documents en cours de traitement, afin d'éviter des conflits d'accès ou de sauvegarde. Il est plus prudent de fermer les fichiers Word concernés avant de lancer le traitement.
Résumé
Pour rechercher et supprimer en masse des mots-clés tels que des noms de pays ou de projets dans Word, vous pouvez utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word ». L'opération principale consiste à importer plusieurs fichiers, à saisir les mots-clés à supprimer, et à laisser le contenu de remplacement vide. HeSoft Doc Batch Tool , en tant que logiciel de traitement par lots orienté vers les scénarios bureautiques, peut aider les utilisateurs à réduire les modifications répétitives et à diminuer le risque d'omissions. Il est recommandé de confirmer la liste des mots-clés et l'emplacement de sortie avant d'exécuter la tâche de traitement par lots.