많은 Word 자료에는 통일적으로 삭제해야 하는 국가명, 프로젝트명, 고객명 등의 키워드가 포함될 수 있으며, 파일 수가 많을 경우 하나씩 편집하는 것은 매우 비효율적입니다. 본 문서에서는 여러 docx 문서에서 Australia와 USA를 삭제하는 예시를 통해, HeSoft Doc Batch Tool 에서 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 사용하여 파일을 일괄 가져오고, 정확한 찾기를 설정하고, 바꾸기 내용을 비워둔 후 저장 처리를 완료하여 사용자가 대량의 Word 파일을 신속하게 정리하는 방법을 설명합니다.
자료 보관, 콘텐츠 표준화 또는 외부 발송 문서 작업 전에 Word 파일에서 특정 국가명, 프로젝트명, 고객사명 등의 키워드를 삭제해야 하는 경우가 자주 있습니다. 단일 파일은 수동으로 수정할 수 있지만, 여러 개의 docx 문서라면 하나씩 열어서 처리하는 데 많은 시간이 소요됩니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 Word에서 지정된 키워드를 일괄 조회하고 삭제하는 방법을 시연합니다.
적용 시나리오
본 방법은 여러 Word 파일에서 Australia, USA와 같은 국가명, 이전 프로젝트명, 부서명, 고객사 약칭, 템플릿 자리 표시 내용 등 고정 텍스트를 삭제하는 데 적합합니다. Word 문서, docx 파일 등의 업무 자료 처리에 적합하며, 특히 파일 수가 많고 삭제 규칙이 일관된 경우에 유용합니다. 업무용 소프트웨어를 통한 일괄 처리를 통해 반복적인 수동 작업을 한 번의 규칙 설정으로 전환할 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전후 비교
본 예시에서 처리 대상은 한 폴더 내의 6개 Word 문서이며, 파일명은 1.docx부터 6.docx까지입니다. 일괄 처리 전에 해당 파일들이 모두 이번 정리 대상 범위에 속하는지 먼저 확인합니다.
처리 전 문서에서 Country of origin 뒤에 각각 Australia와 USA가 있습니다. 이것들이 바로 이번에 삭제할 키워드입니다. 이러한 내용이 여러 문서에 분포되어 있을 수 있으므로 수동으로 찾아서 삭제하면 누락되기 쉽습니다.
처리 후, Australia와 USA는 해당 위치에서 사라졌으며, 필드 레이블, 표 선, 이미지 및 기타 설명 내용은 그대로 유지됩니다. 이렇게 하면 키워드 삭제를 완료하면서 문서의 전체 구조가 훼손되는 것을 방지할 수 있습니다.
조작 단계
1단계: Word 키워드 찾기 및 바꾸기 진입점 찾기. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고 왼쪽 네비게이션에서 “Word 도구”로 진입합니다. 도구 목록에서 “Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기”를 선택합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 기능은 Word 파일 내용의 키워드를 일괄 조회하고 바꾸는 데 사용됩니다.
2단계: 일괄 처리할 문서 가져오기.기능 페이지에 진입한 후, 먼저 1단계 “처리할 레코드 선택”에서 파일을 추가합니다. “파일 추가”를 클릭하거나 “폴더에서 파일 가져오기”를 클릭할 수 있습니다. 가져오기가 완료되면 테이블에 각 파일의 이름, 경로 및 확장자가 나열됩니다. 스크린샷에서 6개의 docx 파일이 추가되어 있으며, 이는 파일 준비가 완료되었음을 의미합니다.
3단계: 찾기 방식 및 키워드 설정.“다음”을 클릭하여 “처리 옵션 설정”으로 진입합니다. “찾기 방식”에서 “텍스트 정확하게 찾기”를 선택합니다. 이는 Australia, USA와 같은 고정 단어를 명확하게 삭제하는 데 적합합니다. 그런 다음 “찾을 키워드 목록”에 키워드를 한 줄씩 입력합니다. 한 줄당 하나의 키워드로 입력하면 소프트웨어가 일괄 식별하기 쉽습니다.
4단계: 바꿀 내용의 키워드 목록을 비워 둡니다.이번 작업 목표는 삭제이지 다른 텍스트로 바꾸는 것이 아닙니다. 따라서 오른쪽의 “바꿀 키워드 목록”은 입력할 필요가 없습니다. 인터페이스에 “입력하지 않으면 삭제를 의미합니다”라는 안내가 있으며, 이 또한 Word 키워드 일괄 삭제를 실현하는 핵심 설정입니다.
5단계: 출력 위치 설정 및 처리 시작.페이지 상단의 절차에 따라 “저장 위치 설정”으로 계속 진행한 후 “처리 시작”을 실행합니다. 처리된 파일을 새 폴더에 저장하여 원본 문서와 비교하기 쉽도록 하는 것이 좋습니다. 처리가 완료되면 결과 파일을 열어 키워드가 정리되었는지 확인합니다.
자주 묻는 질문 또는 주의사항
특정 필드 뒤의 내용만 삭제하고 싶다면 어떻게 하나요?본 문서의 예시에서는 필드 규칙에 따라 전체 단락을 삭제하는 것이 아니라 Australia 및 USA라는 명확한 키워드를 삭제합니다. 이러한 고정 단어만 삭제하면 되는 경우 본 방법을 따르면 됩니다.
여러 키워드를 동시에 처리할 수 있나요?가능합니다. 스크린샷에 이미 키워드 목록에 두 가지 내용이 입력되어 있으며, 이는 한 줄씩 입력하는 방식으로 여러 개의 삭제 대상 키워드를 설정할 수 있음을 보여줍니다.
왜 새 출력 폴더를 만드는 것을 권장하나요?일괄 작업은 여러 파일에 영향을 미치므로, 새 폴더에 출력하면 원본 버전을 보존할 수 있어 비교 및 복원에 용이합니다.
처리 전에 Word를 닫아야 하나요?처리 중인 문서를 열지 않는 것이 좋습니다. 파일이 사용 중이거나 저장 충돌이 발생하는 것을 방지하기 위함입니다. 처리 전에 관련 Word 파일을 먼저 닫는 것이 더 안전합니다.
요약
Word에서 국가명, 프로젝트명 등의 키워드를 일괄 조회하고 삭제하려면 “Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기” 기능을 통해 수행할 수 있습니다. 핵심 작업은 여러 파일을 가져오고, 삭제할 키워드를 입력한 후, 바꿀 내용을 비워 두는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 업무 환경을 위한 일괄 처리 소프트웨어로서, 사용자의 반복 편집을 줄이고 수정 누락 위험을 낮추는 데 도움을 줍니다. 정식 일괄 처리 전에 키워드 목록과 출력 위치를 확인한 후 작업을 실행하는 것을 권장합니다.