Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Trouvez et remplacez des mots-clés par lots via la formule de caractère générique d'expressions régulières dans plusieurs documents Word et docx. Dans l'exemple, remplacez plusieurs abréviations anglaises majuscules à trois chiffres par A et remplacez uniformément les nombres continus par B. Il convient au traitement de contrats, de données de cours, de rapports, de modèles de documents et d'autres scènes qui nécessitent une spécification par lots du contenu du texte, et réduisez l'ouverture de fichiers un par un pour trouver des remplacements.
Dans le bureau quotidien, de nombreuses personnes rencontreront des problèmes similaires: il y a des dizaines, voire des centaines de documents Word dans un dossier, et chaque document a des mots-clés, des numéros, des abréviations, des montants, des années ou du texte au format fixe qui doivent être remplacés. Si vous ouvrez les fichiers docx un par un, puis utilisez la fonction de recherche et de remplacement de Word pour le manipuler manuellement, cela prend non seulement du temps, mais est également facile à manquer. Surtout lorsque le contenu à remplacer n'est pas un mot fixe, mais un type de texte régulier, tel que trois lettres majuscules, des chiffres consécutifs, des numéros de cours, des numéros de contrat, etc., la recherche et la substitution ordinaires ne sont pas assez flexibles.
Ce que cet article veut résoudre est le problème: utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool La fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans ", utilise la formule de caractère générique des expressions régulières pour trouver par lots des mots-clés dans plusieurs fichiers Word et les remplacer uniformément selon les règles. Dans l'exemple de capture d'écran, les trois lettres majuscules dans plusieurs fichiers docx seront remplacées par A, et les nombres consécutifs seront remplacés par B, permettant ainsi une substitution de contenu Word par lots, automatique et régulée.
Scènes applicables: quels documents Word conviennent au remplacement par lots d'expressions régulières
Les caractères génériques des expressions régulières sont remplacés par des documents Word adaptés au traitement de «contenu régulier, mais le texte spécifique n'est pas exactement le même». Par exemple, certains documents ont des abréviations anglaises telles que BOT, ELA et BUDS. Bien que chaque mot soit différent, ils sont conformes à la loi de trois lettres majuscules; certains documents ont des nombres tels que 60, 2 et 5. Bien que les valeurs soient différentes, elles sont toutes des nombres continus. À ce stade, vous pouvez utiliser des formules pour faire correspondre uniformément, sans écrire chaque mot séparément dans la liste de remplacement.
Les scénarios d'application courants incluent:
- Remplacez par lots l'abréviation anglaise, le code du département et le code du cours dans plusieurs fichiers Word et docx.
- Traitement par lots du contenu numérique tel que le numéro, l'année et le montant dans les contrats, accords et documents d'appel d'offres.
- Remplacez uniformément les espaces réservés, les règles de numérotation et le texte au format fixe dans le document modèle.
- Nettoyez les rapports Word exportés à partir du système et standardisez les mots clés dans différents formats en écriture unifiée.
- Remplacez une classe de texte par des règles dans plusieurs fichiers docx, en évitant les modifications manuelles fichier par fichier.
Par rapport à la recherche et à la substitution dans un seul document Word, HeSoft Doc Batch Tool L'avantage est le traitement par lots de fichiers orientés: entrez d'abord plusieurs fichiers Word, puis définissez des règles de recherche et de remplacement unifiées, et enfin une exécution unique. Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment de grandes quantités de documents de bureau, ce type de traitement par lots peut réduire considérablement la duplication du travail.
Aperçu de l'effet: le mot clé à remplacer existe dans plusieurs fichiers docx précédents
À partir de la liste des fichiers avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 documents Word de 1.docx à 6.docx dans le dossier exemple. Ce type de scénario est très courant: les utilisateurs ne changent souvent pas simplement un document, mais ajustent le contenu de plusieurs données dans un dossier en même temps.
Après avoir ouvert l'un des documents Word, vous pouvez voir qu'il existe de nombreux contenus réguliers dans le texte. Par exemple, BOT dans le titer, ELA dans le corps et le nombre 60, etc. La flèche rouge dans la capture d'écran indique le contenu typique à traiter: ce ne sont pas exactement les mêmes mots fixes, mais ils peuvent tous être identifiés par des règles.
Si vous ne remplacez que BOT, une substitution de recherche normale peut être complétée; mais si vous voulez remplacer les trois lettres majuscules par la même valeur et remplacer tous les nombres consécutifs par une autre valeur, vous devez utiliser "formule pour trouver le texte", qui est de faire correspondre un type de contenu à travers le caractère générique de l'expression régulière.
Effet post-traitement: trois majuscules et chiffres sont remplacés par lots
Une fois le traitement terminé, ouvrez à nouveau le document Word et vous pouvez voir que le contenu original conforme à la règle des majuscules à trois a été remplacé par A et le nombre continu a été remplacé par B. Par exemple, BOT dans le titer est remplacé par A, et les abréviations anglaises telles que ELA dans le corps sont également remplacées par des règles; le contenu numérique est remplacé par B. La marque jaune dans la capture d'écran peut voir visuellement le résultat après la substitution.
La valeur de cette méthode de remplacement est la suivante: les utilisateurs n'ont pas besoin de lister tous les mots-clés possibles un par un. Tant que ces mots-clés sont conformes à la même loi, ils peuvent être mis en correspondance par lots via une formule. Il est très pratique pour les tâches telles que le traitement par lots de contenu Word, le remplacement par lots des mots-clés docx et la modification unifiée des modèles de documents.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie des fonctionnalités de gauche. Vous pouvez voir plusieurs fonctions liées au traitement des fichiers Word dans l'interface, telles que l'ajout de filigranes, la modification de la mise en page, la suppression des blancs, la conversion des formats, etc. Ce que cet article veut utiliser est la première fonctionnalité: "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word".
Le but de cette fonctionnalité est de rechercher et de remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word. Une fois l'entrée sélectionnée, le logiciel entre dans le processus de traitement guidé. Pour les utilisateurs qui ne sont pas familiers avec l'outil de lot, le processus orienté est plus clair: sélectionnez d'abord le fichier, puis définissez les options de traitement, puis définissez l'emplacement d'enregistrement, et enfin commencez le traitement.
Le but de cette étape est très clair: entrez le bon module de remplacement de recherche par lots Word pour vous assurer que les règles suivantes seront appliquées au contenu du document Word, plutôt que le nom du fichier, le nom du dossier ou un autre type de fichier.
Étape 2: Ajouter le fichier Word qui doit être traité en masse
Après être entré dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", arrivez d'abord à l'étape 1 "Sélectionnez les enregistrements à traiter". En haut à droite de l'interface, vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Dans l'exemple, 6 fichiers docx ont été importés et la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification.
Si vous avez moins de fichiers à traiter, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour les sélectionner un par un; si les fichiers sont concentrés dans le même dossier, vous pouvez utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier", ce qui est plus approprié pour les importations en bloc. Après l'importation, vous devez vérifier si les fichiers de la liste sont corrects, par exemple si le nom contient 1.docx à 6.docx, si l'extension est docx et si le chemin est un dossier de destination.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les documents Word à remplacer par lots des mots-clés apparaissent dans la liste et que le nombre d'enregistrements récapitulatifs ci-dessous correspond au nombre réel de fichiers. Après confirmation, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de règle de remplacement.
Opération Étape 3: Sélectionnez la formule pour rechercher le flou et remplir l'expression régulière
L'étape 2, "Définir les options de traitement", est également au cœur de cet article. La "méthode de recherche" dans l'interface fournit deux méthodes: "recherche précise du texte" et "recherche floue du texte à l'aide de formules". Étant donné que cet exemple doit correspondre à un type de contenu plutôt qu'à un mot fixe, sélectionnez "Utiliser la formule pour brouiller la recherche de texte".
Dans la liste des mots clés à rechercher, l'exemple remplit deux règles:
- [A-Z]{3}: Utilisé pour faire correspondre 3 lettres anglaises majuscules consécutives, telles que BOT, ELA, etc.
- \ DUtilisé pour faire correspondre un ou plusieurs nombres consécutifs, par exemple 60, 2, 5, etc.
Dans la liste des mots clés remplacés à droite, l'exemple correspond à remplir:
- A: Correspondant à la règle de recherche de l'article 1, cela signifie que les trois lettres majuscules correspondantes sont remplacées par A.
- B: Correspondant à la règle de recherche de l'article 2, cela signifie que le nombre continu correspondant est remplacé par B.
Une attention particulière doit être accordée à la correspondance entre les côtés gauche et droit. La règle de recherche de la ligne 1 à gauche correspond au contenu de remplacement de la ligne 1 à droite, et la ligne 2 à gauche correspond à la ligne 2 à droite. Par conséquent, si vous souhaitez définir plusieurs ensembles de règles de remplacement par lots, il est recommandé de vérifier ligne par ligne pour éviter d'écrire les mauvais résultats de remplacement.
En outre, il existe une option supplémentaire "Ignorer la casse des lettres" dans l'interface. Dans cet exemple, les lettres majuscules [A-Z] sont appariées. Si vous souhaitez uniquement faire correspondre les majuscules, vous n'avez pas besoin de cocher et d'ignorer la casse; si la casse doit être traitée dans la scène commerciale, vous pouvez l'ajuster en fonction des besoins réels. Une fois les paramètres terminés, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé la configuration de la règle de remplacement, le processus passe à l'étape 3 "Définir la position de sauvegarde", puis à l'étape 4 "Démarrer le traitement". Bien que la page de l'emplacement de sauvegarde ne soit pas déployée, vous pouvez voir en haut de l'assistant que ces deux étapes font partie du processus logiciel. Il est recommandé de sélectionner un nouveau répertoire de sortie dans le lien de l'emplacement d'enregistrement pour éviter que le fichier traité ne remplace directement le document d'origine. Pour les contrats importants, les rapports, les articles, le matériel de cours et d'autres documents, il est très nécessaire de conserver l'original.
Après avoir confirmé l'emplacement de sauvegarde, entrez l'étape de démarrage du traitement et exécutez la tâche. Le logiciel lira le contenu du document Word un par un conformément à la liste de fichiers importée précédemment et remplacera les mots-clés par lots en fonction des règles d'expressions régulières définies. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier dans le répertoire de sortie pour vérifier l'effet.
Le résultat attendu de cette étape est le suivant: le contenu cible dans plusieurs fichiers Word et docx est remplacé uniformément, l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir les opérations de fichier une par une, ni d'effectuer à plusieurs reprises la recherche et la substitution dans chaque document.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi une expression régulière peut-elle remplacer différents mots clés?
Parce que l'expression régulière correspond à une loi, pas à un texte fixe. Par exemple, [A-Z]{3} correspond à "3 majuscules consécutives", de sorte que BOT, ELA, etc. peuvent être reconnus; \ d correspond à des "nombres continus", de sorte que différentes valeurs peuvent être traitées uniformément.
2. La liste de remplacement peut-elle écrire plusieurs lignes?
Peut. À partir de la capture d'écran, la liste de recherche de gauche et la liste de remplacement de droite prennent en charge la saisie de plusieurs lignes. Lors de l'utilisation, gardez le numéro de ligne correspondant: Les règles de recherche des premières lignes correspondent au contenu de remplacement des premières lignes.
3. Que se passe-t-il sans remplir le contenu de remplacement?
L'interface indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Cela signifie que si le mot-clé remplacé n'est pas rempli sur le côté droit d'une règle de recherche, le contenu correspondant peut être supprimé. Vérifiez soigneusement avant le traitement formel pour éviter de supprimer par erreur des contenus importants.
4. Est-il recommandé d'écraser directement le fichier Word d'origine?
Pas recommandé. Le traitement par lots affecte plusieurs fichiers. Une fois les règles mal définies, la portée de la modification peut être relativement grande. Une approche plus sûre consiste à exporter dans un nouveau dossier et à remplacer le fichier d'origine après confirmation.
5. doc et docx peuvent-ils gérer?
Cet exemple de capture d'écran utilise un fichier docx. Pour d'autres formats Word, tels que doc, il est recommandé de prendre les résultats réels de l'importation et du traitement du logiciel. Si la liste peut être reconnue et traitée normalement, remplacez par lots.
Résumé
Utilisez des formules de caractère générique d'expressions régulières pour remplacer les mots-clés dans Word par lots, ce qui convient au traitement d'un grand nombre de documents de bureau avec une structure de contenu similaire et des règles de remplacement claires. Par HeSoft Doc Batch Tool , L'utilisateur peut d'abord entrer plusieurs fichiers docx, puis sélectionner "Utiliser la formule pour trouver du texte", saisir [A-Z]{3}, \ d et d'autres règles, définir le contenu de remplacement correspondant et terminer le traitement par lots en une seule fois.
Par rapport à l'ouverture de fichiers Word un par un pour rechercher et remplacer manuellement, cette méthode est plus adaptée aux scénarios avec un grand nombre de fichiers, des règles répétées et des opérations manuelles sujettes aux erreurs. Il est recommandé de tester les règles avec un petit nombre de fichiers avant le traitement formel, de confirmer que l'effet de traitement est correct, puis d'effectuer un remplacement par lots du dossier complet.