Frente a palabras antiguas, nombres de lugares antiguos, nombres de empresas antiguos o parámetros antiguos en varios documentos docx, el reemplazo manual no solo es lento, sino que también es fácil de omitir. Este artículo se centra en el reemplazo de búsqueda por lotes de Word y explica cómo usar HeSoft Doc Batch Tool Importe varios archivos de Word, configure múltiples conjuntos de correspondencias de palabras clave, como reemplazar Australia por Canadá, USA por Japón y completar el procesamiento por lotes a través de un asistente para ayudar a los trabajadores de oficina a reducir la edición repetida.
Muchos documentos de oficina continuarán manteniéndose después de su publicación. Por ejemplo, la información del producto debe actualizarse, el documento del proyecto debe reemplazar el nombre del cliente, la plantilla del contrato debe modificar el cuerpo principal de la empresa y los materiales didácticos deben unificar la terminología. Si el contenido está disperso en varios archivos de Word, la práctica tradicional es abrir los documentos docx uno por uno, presionar Ctrl H para buscar y reemplazar, y luego guardar y cerrar. Con más archivos, este método consumirá mucho tiempo, y mientras se abra un archivo, el contenido puede ser inconsistente.
Este artículo demostrará un método de procesamiento más adecuado para la oficina por lotes: use HeSoft Doc Batch Tool , Agregue varios archivos de Word a la lista de tareas a la vez, y luego establezca uniformemente la correspondencia entre palabras antiguas y nuevas, y realice el reemplazo por lotes de múltiples palabras clave en múltiples documentos docx. En el ejemplo, el documento previo al procesamiento contiene Australia y USA, y después del procesamiento se convierte en Canadá y Japón, respectivamente.
Escenario aplicable: cuando es necesario modificar el contenido de varios documentos de Word de manera uniforme
El reemplazo de búsqueda por lotes de Word es adecuado para todas las tareas de actualización de texto con "reglas claras y una gran cantidad de archivos". Por ejemplo, es necesario reemplazar los modelos antiguos en varios manuales con nuevos modelos, reemplazar los nombres de departamentos antiguos en todos los informes con los nombres de departamentos nuevos y actualizar los números de teléfono antiguos, las direcciones antiguas y los sitios web antiguos en el archivo de plantilla, o como un ejemplo de captura de pantalla., Reemplace los nombres de los países en los datos por lotes.
Si solo hay un documento de Word, el reemplazo manual no es problemático; pero si hay 6, 60 o incluso más archivos docx o doc, el reemplazo manual es propenso a tres problemas: primero, la operación repetida lleva mucho tiempo; segundo, diferentes archivos Puede faltar cambios; en tercer lugar, es fácil corresponder errores entre múltiples conjuntos de palabras clave. El valor del software de oficina es concentrar estos pasos repetitivos, lo que permite a los usuarios concentrarse en confirmar las reglas en lugar de abrir y guardar archivos mecánicamente.
Efecto previo al procesamiento: hay varios archivos docx que se modificarán en la carpeta
Como puede ver en la captura de pantalla antes del procesamiento, hay 6 archivos de Word en la carpeta: 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx y 6.docx. Estos archivos deben implementar las mismas reglas de reemplazo de palabras clave. Para documentos similares, el procesamiento por lotes es más estable que editar uno por uno y también es más fácil verificar el alcance del procesamiento.
Después de abrir uno de los documentos, el contenido muestra la información de la variedad de manzanas en forma de tabla. La flecha roja en la captura de pantalla muestra el texto que se reemplazará: Australia detrás del país de origen a la izquierda y EE. UU. detrás del país de origen a la derecha. Estas dos palabras se distribuyen en diferentes ubicaciones del mismo documento y también pueden existir en varios documentos al mismo tiempo. El procesamiento manual requiere una búsqueda repetida dos veces, y la herramienta por lotes puede colocarlos en el mismo lote de reglas.
Efecto posterior al procesamiento: varias palabras clave se reemplazan de acuerdo con la relación correspondiente
Una vez completado el procesamiento, se puede ver en la captura de pantalla que Australia ha sido reemplazada por Canada y USA ha sido reemplazada por Japan. Más importante aún, la estructura de la tabla original, la imagen, el título y otros textos explicativos del documento no se han cambiado. En otras palabras, el objetivo de esta operación es "reemplazar solo las palabras clave especificadas", no reorganizar el documento o modificar otros formatos.
Este resultado es importante para los documentos oficiales. Muchos archivos de Word contienen imágenes, tablas, estilos de párrafo e instrucciones de campo. Si copia y pega manualmente, puede dañar accidentalmente el formato; y utilizando la función especial de búsqueda y reemplazo por lotes de Word, puede concentrar las operaciones en la coincidencia y reemplazo de texto, reduciendo el impacto de otros El impacto del contenido.
Paso 1: Abra la función Buscar reemplazo en la herramienta Word
Inicio HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, primero seleccione "Herramientas de Word" en la navegación izquierda. En el lado derecho de la interfaz se muestran una variedad de funciones de procesamiento por lotes relacionadas con Word, que incluyen agregar marcas de agua, eliminar espacios en blanco, convertir formatos, exportar imágenes, etc. Como este artículo va a modificar las palabras clave en el cuerpo del archivo de Word, debe seleccionar Buscar y reemplazar palabras clave en Word.
En la captura de pantalla, esta función se encuentra en el primer elemento de la lista de herramientas de Word, lo que indica que es una entrada para el reemplazo de palabras clave de contenido de Word. El propósito de elegir la función correcta es permitir que el proceso de seguimiento se expanda en torno a "importación de archivos, configuración de palabras clave, ubicación de guardado, inicio del procesamiento", en lugar de ingresar a otros tipos de tareas de procesamiento de documentos.
Paso 2: Importar archivos de Word que deben reemplazarse de manera uniforme
Después de ingresar a la página de funciones, el primer paso es seleccionar los registros que deben procesarse. En la parte superior de la página hay dos entradas comunes: "Agregar archivos" e "Importar archivos de una carpeta". Si los archivos están dispersos en diferentes ubicaciones, se pueden agregar uno por uno; si los documentos pendientes se colocan en la misma carpeta, la importación directamente desde la carpeta será más eficiente.
Se han importado seis registros en el ejemplo, y el nombre, la ruta, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación de cada archivo se pueden ver en la lista. La extensión se muestra como docx y la ruta se encuentra en el directorio D:\ test \. Después de la importación, debe centrarse en dos cosas: una es si el número de archivos es correcto y la otra es si la ruta del archivo es la carpeta de destino. Después de verificar la corrección, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior.
Si hay un archivo que no necesita ser procesado en la lista, puede eliminarlo a través del área de operación derecha; si el archivo importado es completamente incorrecto, puede hacer clic en "Borrar" y volver a agregarlo. La confirmación de los archivos antes del procesamiento por lotes es crítica, ya que determina a qué documentos se referirán las sustituciones posteriores.
Paso 3: Elija buscar con precisión y completar palabras antiguas y nuevas
Después de ingresar al segundo paso "Establecer opciones de procesamiento", primero configure el método de búsqueda. La selección de la captura de pantalla es "encontrar texto con precisión", que es adecuado para conocer claramente cuál es el texto original y qué reemplazar. Por ejemplo, si desea reemplazar Australia con Canadá con precisión y EE. UU. con Japón con precisión, debe usar este método.
En la parte inferior de la página, la "lista de palabras clave que deben buscarse" a la izquierda se usa para completar las palabras antiguas, y la "lista de palabras clave reemplazadas" a la derecha se usa para completar las palabras nuevas. En este ejemplo, las dos líneas de la izquierda son Australia y EE. UU., Y las dos líneas de la derecha son Canadá y Japón. El número de línea aquí es la relación correspondiente: la primera línea es la primera línea, la segunda línea es la segunda línea. Siempre que las reglas se completen correctamente, el software puede realizar reemplazos de acuerdo con el mismo conjunto de reglas en varios archivos de Word importados.
Al completar varios conjuntos de palabras clave, se recomienda organizar la relación de reemplazo en una lista, como "palabra antigua A → palabra nueva A", "palabra antigua B → palabra nueva B", y luego ingresar en la lista izquierda y derecha. Esto puede evitar errores correspondientes como el llenado incorrecto de USA en Canadá y el llenado incorrecto de Australia en Japón. Para el contenido en inglés, preste atención al caso, los espacios y los guiones, porque la búsqueda precisa coincidirá con el texto ingresado.
Paso 4 de la operación: complete el almacenamiento y el procesamiento de acuerdo con el asistente
Después de configurar la palabra clave, haga clic en "Siguiente". El mensaje de flujo en la parte superior de la interfaz muestra que hay dos enlaces posteriores: "Establecer ubicación para guardar" e "Iniciar procesamiento". Al establecer la ubicación de guardado, se recomienda no sobrescribir directamente el único original, especialmente cuando se trata de contratos formales, datos de clientes o documentos que deben archivarse. Puede crear una nueva carpeta de salida y guardar el documento de Word procesado allí para facilitar la comparación con el archivo original.
Después de ingresar al proceso de inicio, el software procesará 1.docx a 6.docx de acuerdo con la lista de importación y aplicará las reglas de palabras clave establecidas a cada archivo. Una vez completado el procesamiento, se recomienda verificar al menos algunos documentos: después de abrir, busque si las palabras antiguas aún existen, verifique si las palabras nuevas se reemplazan en su lugar y confirme si el diseño del documento, las imágenes y los formularios son normales.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Por qué confirmar la lista de archivos antes de procesar?Porque la sustitución por lotes afecta a todos los archivos de la lista. Si agrega documentos irrelevantes a la tarea por error, puede causar modificaciones innecesarias. Compruebe el nombre, la ruta y la cantidad después de la importación, que es el paso más básico a prueba de errores.
2. ¿Cuál es la situación adecuada para una búsqueda precisa?Encuentre con precisión contenido que sea adecuado para palabras originales claras y métodos de escritura fijos, como nombre de país, nombre de empresa, modelo de producto, número de serie, terminología unificada, etc. Si el texto original tiene varias formas de escribir, debe agregar varias líneas de palabras clave por separado o elegir otros métodos de búsqueda de acuerdo con la situación real.
3. ¿Pueden las palabras clave reemplazadas estar vacías?En la captura de pantalla, "Si no lo completa, significa eliminar". Esto significa que cuando el contenido no se completa a la derecha, las palabras clave que se encuentran a la izquierda pueden eliminarse. Si el objetivo es reemplazar en lugar de eliminar, asegúrese de completar nuevas palabras.
4. ¿Cómo lidiar con el caso?La opción "Ignorar el caso de las letras" está disponible en la página. Si está marcado depende de la documentación real. Si las palabras clave en inglés no son uniformes, puede considerar usar esta opción; si el caso en sí tiene un significado, se recomienda usarlo con precaución.
5. ¿Cómo aceptar después del reemplazo por lotes?Puede abrir el archivo procesado, usar Word para buscar palabras clave antiguas y confirmar si las palabras antiguas aún existen. Al mismo tiempo, verifique si la posición de la nueva palabra es razonable. Para materiales importantes, se recomienda utilizar una pequeña cantidad de documentos para la operación de prueba y luego procesar todos los documentos en lotes.
Resumen
Las palabras antiguas en varios documentos docx se cambian a palabras nuevas. La clave es establecer claramente el "alcance del archivo" y las "reglas de reemplazo" a la vez. HeSoft Doc Batch Tool Como software de procesamiento por lotes para escenarios de oficina, puede ayudar a los usuarios a importar múltiples archivos de Word, configurar de manera centralizada múltiples conjuntos de correspondencias de palabras clave y completar el almacenamiento y el procesamiento de acuerdo con el asistente. En comparación con abrir los documentos uno por uno y reemplazarlos manualmente, obviamente puede ahorrar tiempo y reducir la probabilidad de cambios perdidos. Si está manteniendo un lote de datos de Word, se recomienda organizar la lista de palabras antiguas y nuevas, y luego usar la función de búsqueda y reemplazo por lotes para completar la actualización unificada.