この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool を選択します。複数のWord、docxドキュメントで、正規表現のワイルドカード式でキーワードを一括して検索し、置き換えます。 例では、複数の3桁の大文字の略語をAに、連続した数字をBに、統一的に置き換えます契約書、カリキュラム資料、レポート、テンプレート文書など、テキストの内容を一括して規範化する必要があるシーンを処理するのに適しており、1つずつファイルを開いて置換を探す重複労働を減らす。
日常業務では、多くの人が同じような問題に直面しています。一つのファイルには数十個から数百個のword文書があります。各ドキュメントには、置換するキーワード、番号、略語、金額、年、固定書式のテキストがあります。 Docxファイルを一つずつ開いて、Wordに付属している検索置換機能を使って手動で処理すると、時間がかかるだけでなく、改ざんが容易になります。 特に、置換する内容が固定語ではなく、規則に合ったテキストである場合、例えば、3桁の大文字、連続数字、コース番号、契約番号など普通は検索して交換しますが、柔軟性が足りません。
本論文で解決すべきのはこの問題である: オフィスソフトを使う」 HeSoft Doc Batch Tool 」の「Wordのキーワードを検索して置換」機能は、正規表現のワイルドカード式で複数のWordファイルのキーワードを一括検索し、ルールで統一的に置換します。 スクリーンショットの例では、複数のdocxファイルの3桁の大文字がAに、連続した数字がBに置き換えられ、一括、自動、規則化されたWordコンテンツの置換が可能になっています。
適用シーン: 正規表現で一括置換するのに適したword文書
正規表現のワイルドカードは、「内容は規則的だが、具体的な文字は全く同じではない」というword文書を扱うのに適している。 例えば、BOT、ELA、BUDSなどの英語の略語が出ている文書もあり、単語ごとに異なるが、3桁の大文字の法則に合っている文書には、60、2、5などの数字が出ている文書もあります数値は違いますが、連続した数字です。 この場合、式で一致を統一することができ、単語ごとに置換リストを個別に書く必要はない。
一般的な適用シナリオは次のとおりです
- 複数のWord、docxファイルの略語、部門コード、コースコードを一括して置き換えます。
- 契約書、協議書、入札書類の番号、年、金額などの数字の内容を一括処理する。
- テンプレートドキュメント内のプレースホルダ、番号ルール、固定書式テキストを統一的に置き換えます。
- システムからエクスポートされたWordレポートを整理し、異なる形式のキーワードを統一的な書き方に規範化する。
- 複数のdocxファイルで1種類のテキストをルールに置き換え、ファイルごとに手動で変更しないようにします。
単一word文書内の検索置換に比べて HeSoft Doc Batch Tool の利点は、ファイルの一括処理に向けて、まず複数のWordファイルをインポートしてから、統一的な検索と置換ルールを設定して、最後に一度に実行することです。 大量のオフィス文書を頻繁に処理するユーザーに対して、このような一括処理方式は重複労働を明らかに減らすことができる。
効果プレビュー: 処理前の複数のdocxファイルに置換対象キーワードが存在します
処理前のファイルのリストから、サンプルフォルダには1.docxから6.docxまでの合計6つのword文書があることがわかります。 このようなシーンはよく見られます。ユーザーはドキュメントを1つだけ変更するのではなく、1つのフォルダ内の複数の資料を同時に調整する必要があります。
Word文書の1つを開くと、本文に規則に合った内容がいくつかあることがわかります。 タイトルのBOT、本文のELA、数字60など。 スクリーンショットの赤い矢印は典型的な処理待ちの内容を示しています。全く同じ固定語ではありませんが、ルールで識別できます。
BOTだけを置き換えると、通常の検索置換が完了しますしかし、3桁の大文字をすべて同じ値に置き換え、連続した数字をすべて別の値に置き換える場合は「式あいまい検索テキスト」を使用する必要があります。つまり、正規表現のワイルドカードでコンテンツを一致させる必要があります。
処理後の効果: 3桁の大文字と数字が一括で置き換えられます
処理が完了したら、word文書を開くと、3桁の大文字のルールに合っていた内容がA、連続した数字がBに置き換えられていることがわかります。 例えば、タイトルのBOTはAに置き換えられ、本文のELAなどの英語の略語もルールに置き換えられます。数字の内容はBに置き換えられます。 スクリーンショットの黄色のマークは、置き換えた結果を直感的に見ることができます。
この代替方式の価値は、ユーザーが出現する可能性のあるすべてのキーワードを1つずつリストする必要がなく、これらのキーワードが同じ法則を満たしていれば、1つの式で一括マッチングできることである。 Wordの内容を一括処理したり、docxキーワードを一括置換したり、文書テンプレートを一括修正したりするタスクに非常に実用的です。
操作手順1: Wordツールに入り、「置換機能の検索」を選択します
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、左側の機能分類で「Wordツール」を選択します。 画面には、透かしの追加、ページレイアウトの変更、空白の削除、フォーマットの変換など、Wordファイルの処理に関連する機能が複数表示されます。 本稿では、1つ目の機能「Wordのキーワードを検索して置き換える」を使用する。
この機能の用途は、Wordファイルの内容のキーワードを一括検索して置換することです。 このポータルを選択すると、ソフトウェアはガイド処理の流れに入ります。 一括ツールに慣れていないユーザーにとっては、ファイルを選択してから、処理オプションを設定し、保存場所を設定して、最後に処理を開始するというガイドフローがはっきりしています。
この手順の目的は、正しいWord一括検索置換モジュールにアクセスして、ファイル名、フォルダ名、その他のタイプのファイルではなく、後続の設定ルールがWord文書の内容に適用されることを確認することです。
操作手順2: 一括処理が必要なWordファイルを追加します
「Wordのキーワードを検索して置き換える」機能に入ったら、まずステップ1の「処理するレコードを選択する」に来ます。 画面右上に「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などのボタンが表示されます。 例では、6つのdocxファイルがインポートされており、リストにはシリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されています。
処理するファイル数が少ない場合は、「ファイルを追加」をクリックして1つずつ選択できますファイルが同じフォルダにまとめられている場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用できますこれにより、一括インポートに適しています。 インポート後にリスト内のファイルが正しいかどうかを確認するには、名前に1.docxから6.docx、拡張子にdocx、パスが保存先フォルダかどうかなどです。
この手順では、キーワードを一括置換するすべてのword文書がリストに表示され、下の集計レコード数が実際のファイル数と一致することが予想されます。 間違いがないことを確認したら、下部の「次へ」をクリックして、代替ルール設定に入ります。
操作手順3: 式を選択して検索し、正規表現を入力します
ステップ2は「処理オプションの設定」であり、本稿の中核でもある。 インタフェースの「検索方法」には、「テキストを正確に検索」と「式を使用してテキストをあいまいに検索」の2つの方法があります。 この例では、固定語ではなく、クラスのコンテンツを一致させるため、「式を使用してテキストをあいまいに検索」を選択します。
「検索するキーワードのリスト」には、次の2つのルールが入力されています
- [A-Z]{3}: BOT、ELAなどの大文字3文字を一致させるために使用します。
- \ D: 60、2、5などの1つ以上の连続した数字を一致させるために使用されます。
右側の「置換されたキーワードリスト」には、次のように入力されています
- A: 第1条の検索ルールに対応して、マッチした3桁の大文字をAに置き換えます。
- B: 第2条の検索ルールに対応して、マッチした連続した数字をBに置き換えることを示します。
ここでは特に左右の対応関係に注意します。 左側の1行目の検索ルールは、右側の1行目の置換内容に対応し、左側の2行目は右側の2行目に対応します。 そのため、複数セットの一括置換ルールを設定する場合は、置換結果を間違えないように、1行ずつ照合することをお勧めします。
また、画面には「文字の大文字と小文字を無視する」という追加オプションがあります。 この例では大文字 [A-Z] が一致しています。厳密に大文字だけを一致させたい場合は、大文字と小文字を無視する必要はありませんビジネスシーンで大文字と小文字を処理する場合は、実際の必要に応じて調整できます。 設定が完了したら「次へ」をクリックします。
操作手順4: 保存場所を設定し、一括処理を開始します
置換ルールの設定が完了すると、手順3の「保存場所の設定」に進み、手順4の「処理開始」に進みます。 スクリーンショットは保存場所ページを展開していませんが、ウィザードの上部からソフトウェアプロセスの一部であることがわかります。 保存場所で新しい出力ディレクトリを選択して、処理後のファイルが元の文書に直接上書きされないようにすることをお勧めします。 重要な契約、報告、論文、課程資料などの書類に対して、原本を保留することは非常に必要です。
保存先を確認したら、処理開始手順に進みタスクを実行します。 ソフトウェアは、前にインポートしたファイルのリストに従って、word文書の内容を1つずつ読み取り、設定した正規表現ルールに基づいてキーワードを一括置換します。 処理が完了したら、出力ディレクトリでファイルを開いて効果をチェックすればよい。
この手順では、複数のWord、docxファイルのターゲットコンテンツが統一的に置換され、ユーザーはファイルを1つずつ開く必要がなく、ドキュメントごとに検索置換を繰り返し実行する必要もないと予想されています。
よくある質問と注意事項
1.正規表現が異なるキーワードを置き換えることができるのはなぜですか?
正規表現は固定テキストではなく規則にマッチするからです。 例えば [A-Z]{3} は「連続3大文字」にマッチしているので、BOT、ELAなどはすべて認識されます。\ dは「連続数字」にマッチしています。数値によって統一的に処理できます。
2.置换リストを复数行书くことはできますか?
いいですよ。 スクリーンショットから見ると、左側の検索リストと右側の置換リストは、複数行の入力をサポートしています。 使用するときは、行番号を対応させてください。何行目の検索ルールは、何行目の置換内容に対応します。
3.置換内容を記入しないとどうなりますか?
画面に「入力しない場合は削除」というメッセージが表示されます。 これは、検索ルールの右側に置換されたキーワードが入力されていない場合、一致するコンテンツが削除される可能性があることを意味します。 正式に処理する前に、重要な内容を誤って削除しないように慎重に検査しなければならない。
4.元のWordファイルを直接上書きすることをお勧めしますか?
お勧めしません。 一括処理は複数のファイルに影響し、ルールが正しく設定されていないと、変更範囲が大きくなる可能性があります。 より安全な方法は、新しいフォルダに出力し、間違いがないことを確認してから、元のファイルに置き換えることです。
5. docとdocxの両方を処理することはできますか?
このスクリーンショットの例ではdocxファイルを使用します。 Docなどの他のWord形式では、ソフトウェアの実際のインポートと処理結果を基準にすることをお勧めします。 リストが正常に識別されて処理されたら、一括置換を行います。
まとめ
Wordのキーワードを正規表現のワイルドカード式を使用して一括して置き換えることは、コンテンツ構造が類似し、置換ルールが明確なオフィス文書を大量に扱うのに適しています。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、ユーザーはまず複数のdocxファイルをインポートし、「式を使ってテキストを検索」を選択し、 [A-Z]{3}、 \ dなどのルールを入力して、対応する置換内容を設定できます。最後に一括処理を一度に完了します。
Wordファイルを一つずつ開いて、手動で検索して置換するよりも、ファイル数が多く、ルールが重複し、手動で操作するとエラーが発生しやすいシーンに適しています。 正式に処理する前に、少量のファイルでルールをテストし、処理の効果が正しいことを確認してから、完全なフォルダの一括置換を実行することをお勧めします。