In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie mit dem Widget HeSoft Doc Batch Tool Schlüsselwörter in mehreren Word- und docx-Dokumenten mithilfe von regulären Ausdrücken und Platzhalterformeln stapelweise suchen und ersetzen können. Im Beispiel werden mehrere groß geschriebene, dreistellige englische Abkürzungen einheitlich durch A und fortlaufende Ziffern einheitlich durch B ersetzt. Dies eignet sich für Szenarien wie Verträge, Kursmaterialien, Berichte und Dokumentvorlagen, in denen Textinhalte stapelweise standardisiert werden müssen, und reduziert den sich wiederholenden Aufwand, Dateien einzeln zum Suchen und Ersetzen zu öffnen.
Im Büroalltag stehen viele vor einem ähnlichen Problem: Ein Ordner enthält Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und in jedem Dokument müssen Schlüsselwörter, Nummern, Abkürzungen, Beträge, Jahreszahlen oder Texte in einem festen Format ersetzt werden. Wenn man die docx-Dateien einzeln öffnet und die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Word manuell nutzt, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern es übersieht man auch leicht etwas. Insbesondere wenn der zu ersetzende Inhalt kein fester Begriff ist, sondern eine Kategorie von Texten, die einer bestimmten Regel folgen – wie etwa dreistellige Großbuchstaben, fortlaufende Zahlen, Kursnummern oder Vertragsnummern –, ist die gewöhnliche Suchen-und-Ersetzen-Funktion nicht flexibel genug.
Dieser Artikel löst genau dieses Problem: Mithilfe der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ in der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ werden Schlüsselwörter in mehreren Word-Dateien stapelweise über reguläre Ausdrucks-Platzhalterformeln gesucht und nach Regeln einheitlich ersetzt. Im Screenshot-Beispiel werden dreistellige Großbuchstaben in mehreren docx-Dateien durch A und fortlaufende Zahlen durch B ersetzt. So wird eine stapelweise, automatische und regelbasierte Inhaltsersetzung in Word realisiert.
Anwendungsszenarien: Welche Word-Dokumente eignen sich für die stapelweise Ersetzung mit regulären Ausdrücken?
Die Ersetzung mit regulären Ausdrucks-Platzhaltern eignet sich für Word-Dokumente, deren „Inhalt einem Muster folgt, aber deren genaue Wortlaute nicht völlig identisch sind“. Beispielsweise kommen in manchen Dokumenten englische Abkürzungen wie BOT, ELA, BUDS vor. Obwohl jedes Wort anders ist, folgen sie alle dem Muster dreier Großbuchstaben. In anderen Dokumenten erscheinen Zahlen wie 60, 2, 5. Obwohl die numerischen Werte unterschiedlich sind, handelt es sich durchweg um fortlaufende Zahlen. Dann kann man eine Formel zur einheitlichen Übereinstimmung nutzen, anstatt jedes Wort einzeln in die Ersetzungsliste schreiben zu müssen.
Zu den üblichen Anwendungsszenarien gehören:
- Stapelweises Ersetzen von englischen Abkürzungen, Abteilungscodes und Kurskürzeln in mehreren Word/docx-Dateien.
- Stapelweise Verarbeitung von Nummern, Jahreszahlen, Beträgen und anderen numerischen Inhalten in Verträgen, Vereinbarungen und Angebotsunterlagen.
- Einheitliches Ersetzen von Platzhaltern, Nummerierungsregeln und Texten mit festem Format in Dokumentvorlagen.
- Bereinigung von aus Systemen exportierten Word-Berichten, um unterschiedlich formatierte Schlüsselwörter auf eine einheitliche Schreibweise zu normieren.
- Regelbasiertes Ersetzen einer Textkategorie in mehreren docx-Dateien, um die manuelle Bearbeitung jedes einzelnen Dokuments zu vermeiden.
Im Vergleich zur Suchen-und-Ersetzen-Funktion in einem einzelnen Word-Dokument liegt der Vorteil von HeSoft Doc Batch Tool in der dateiübergreifenden Stapelverarbeitung: Zuerst werden mehrere Word-Dateien importiert, dann werden einheitliche Such- und Ersetzungsregeln festgelegt und schließlich wird alles auf einmal ausgeführt. Für Anwender, die oft eine große Anzahl von Bürodokumenten verarbeiten, kann diese Art der Stapelverarbeitung die sich wiederholenden Aufgaben deutlich reduzieren.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung vorhandene zu ersetzende Schlüsselwörter in mehreren docx-Dateien
Aus der Dateiliste vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass der Beispielordner sechs Word-Dokumente von 1.docx bis 6.docx enthält. Diese Art von Szenario ist üblich: Anwender müssen oft nicht nur ein einzelnes Dokument ändern, sondern die Inhalte mehrerer Dateien in einem Ordner gleichzeitig anpassen.
Nach dem Öffnen eines Word-Dokuments sieht man, dass der Haupttext mehrere Inhalte enthält, die einer Regel folgen. Zum Beispiel BOT im Titel, ELA im Haupttext sowie die Zahl 60 usw. Die roten Pfeile im Screenshot markieren typische zu verarbeitende Inhalte: Sie sind keine völlig identischen, festen Begriffe, können aber alle durch eine Regel identifiziert werden.
Wenn man nur BOT ersetzen wollte, könnte man das mit einer gewöhnlichen Suchen-und-Ersetzen-Funktion erledigen; möchte man aber alle dreistelligen Großbuchstaben durch denselben Wert und alle fortlaufenden Zahlen durch einen anderen Wert ersetzen, muss man die „formelbasierte unscharfe Textsuche“ verwenden, das heißt, eine Kategorie von Inhalten über reguläre Ausdrucks-Platzhalter abgleichen.
Ergebnis nach der Verarbeitung: Dreistellige Großbuchstaben und Zahlen wurden stapelweise ersetzt
Öffnet man nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument erneut, sieht man, dass die zuvor der Regel für dreistellige Großbuchstaben entsprechenden Inhalte durch A ersetzt wurden und fortlaufende Zahlen durch B. Beispielsweise wurde BOT im Titel durch A ersetzt, englische Abkürzungen wie ELA im Haupttext wurden ebenfalls gemäß der Regel ersetzt; numerische Inhalte wurden durch B ersetzt. Die gelben Markierungen im Screenshot zeigen das Ergebnis nach der Ersetzung anschaulich.
Der Wert dieser Ersetzungsmethode liegt darin, dass der Anwender nicht jede möglicherweise vorkommende Schlüsselwort einzeln aufführen muss. Solange diese Schlüsselwörter derselben Regel folgen, können sie stapelweise über eine einzige Formel abgeglichen werden. Für Aufgaben wie die stapelweise Verarbeitung von Word-Inhalten, die stapelweise Ersetzung von docx-Schlüsselwörtern oder die einheitliche Änderung von Dokumentvorlagen ist dies sehr praktisch.
Arbeitsschritt 1: Zum Word-Tool navigieren und die Suchen-und-Ersetzen-Funktion wählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählt man auf der linken Seite unter den Funktionskategorien „Word-Tools“. In der Oberfläche sieht man mehrere Funktionen zur Bearbeitung von Word-Dateien, z. B. Wasserzeichen hinzufügen, Seitenlayout ändern, Leerzeichen löschen, Format konvertieren usw. Zu verwenden ist hier die erste Funktion: „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“.
Der Zweck dieser Funktion ist das stapelweise Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Word-Dateiinhalten. Nach Auswahl dieses Einstiegspunkts startet die Software einen assistentengestützten Arbeitsablauf. Für Anwender, die mit Stapeltools nicht vertraut sind, ist ein assistentengestützter Ablauf übersichtlicher: Erst Dateien wählen, dann Verarbeitungsoptionen festlegen, dann den Speicherort einstellen und schließlich die Verarbeitung starten.
Der Zweck dieses Schrittes ist eindeutig: In das richtige Modul für die stapelweise Word-Suche-und-Ersetzung gelangen und sicherstellen, dass die nachfolgend festgelegten Regeln auf die Word-Dokumentinhalte angewendet werden und nicht auf Dateinamen, Ordnernamen oder andere Dateitypen.
Arbeitsschritt 2: Die zu verarbeitenden Word-Dateien stapelweise hinzufügen
Nach Aufruf der Funktion „Schlüsselwörter in Word suchen und ersetzen“ gelangt man zunächst zu Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Rechts oben im Fenster sieht man Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw. Im Beispiel wurden bereits 6 docx-Dateien importiert, die Liste zeigt Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an.
Wenn nur wenige Dateien verarbeitet werden müssen, kann man auf „Dateien hinzufügen“ klicken und sie einzeln auswählen; befinden sich die Dateien alle zusammen in einem Ordner, kann man „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden, was sich besser für den Stapelimport eignet. Nach dem Import sollte man prüfen, ob die Dateien in der Liste korrekt sind, z. B. ob die Namen von 1.docx bis 6.docx reichen, ob die Erweiterung docx ist und ob der Pfad der Zielordner ist.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist: Alle Word-Dokumente, in denen Schlüsselwörter stapelweise ersetzt werden sollen, erscheinen in der Liste, und die Summe der Datensätze unten stimmt mit der tatsächlichen Dateianzahl überein. Nach Bestätigung klickt man auf „Weiter“, um zur Einrichtung der Ersetzungsregeln zu gelangen.
Arbeitsschritt 3: Formelbasierte unscharfe Suche wählen und regulären Ausdruck ausfüllen
Schritt 2 ist „Verarbeitungsoptionen festlegen“ und stellt den Kern dieses Artikels dar. Die Oberfläche bietet unter „Suchmethode“ die beiden Optionen „Text exakt suchen“ und „Formelbasierte unscharfe Textsuche verwenden“. Da in diesem Beispiel eine Kategorie von Inhalten abgeglichen werden soll und nicht ein fester Begriff, wird „Formelbasierte unscharfe Textsuche verwenden“ ausgewählt.
In der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ wurden im Beispiel zwei Regeln eingetragen:
- [A-Z]{3}: Dient zum Abgleich von drei aufeinanderfolgenden englischen Großbuchstaben, z. B. BOT, ELA usw.
- \d+: Dient zum Abgleich von einer oder mehreren aufeinanderfolgenden Zahlen, z. B. 60, 2, 5 usw.
In der rechten „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“ wurde im Beispiel entsprechend eingetragen:
- A: Entspricht der ersten Suchregel und bedeutet, dass die gefundenen dreistelligen Großbuchstaben durch A ersetzt werden sollen.
- B: Entspricht der zweiten Suchregel und bedeutet, dass die gefundenen fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt werden sollen.
Hierbei muss besonders auf die Zuordnung zwischen linker und rechter Seite geachtet werden. Die erste Suchregel links entspricht dem ersten Ersetzungsinhalt rechts, die zweite Zeile links entspricht der zweiten rechts. Wenn man also mehrere Gruppen von Stapelersetzungsregeln einrichten möchte, sollte man die Zuordnung Zeile für Zeile überprüfen, um zu vermeiden, dass die Ersetzungsergebnisse in der falschen Zeile landen.
Zudem gibt es in der Oberfläche die Zusatzoption „Groß- und Kleinschreibung ignorieren“. In diesem Beispiel wird nach Großbuchstaben [A-Z] gesucht. Wenn strikt nur Großbuchstaben gefunden werden sollen, muss die Option zum Ignorieren der Groß-/Kleinschreibung nicht aktiviert werden. Wenn das Geschäftsszenario sowohl Groß- als auch Kleinschreibung verarbeiten soll, kann dies je nach tatsächlichem Bedarf angepasst werden. Nach Abschluss der Einstellungen klickt man auf „Weiter“.
Arbeitsschritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Nachdem die Ersetzungsregeln eingerichtet sind, führt der Ablauf zu Schritt 3 „Speicherort festlegen“ und dann zu Schritt 4 „Verarbeitung starten“. Auch wenn der Screenshot die Seite für den Speicherort nicht zeigt, sieht man am oberen Rand des Assistenten, dass diese Schritte Teil des Softwareprozesses sind. Es wird empfohlen, beim Speicherort ein neues Ausgabeverzeichnis zu wählen, um eine direkte Überschreibung der Originaldokumente durch die verarbeiteten Dateien zu vermeiden. Für wichtige Verträge, Berichte, Thesen, Kursmaterialien und ähnliche Dateien ist das Aufbewahren der Originale sehr wichtig.
Nach Bestätigung des Speicherortes gelangt man in den Schritt „Verarbeitung starten“ und führt die Aufgabe aus. Die Software liest dann gemäß der zuvor importierten Dateiliste nacheinander den Inhalt der Word-Dokumente und ersetzt stapelweise die Schlüsselwörter basierend auf den eingestellten regulären Ausdrucksregeln. Nach Abschluss der Verarbeitung kann man die Dateien im Ausgabeverzeichnis öffnen und das Ergebnis überprüfen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Der Zielinhalt in mehreren Word/docx-Dateien wird einheitlich ersetzt, ohne dass der Anwender die Dateien einzeln öffnen und bearbeiten oder in jedem Dokument die Suchen-und-Ersetzen-Funktion wiederholt ausführen muss.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Warum können mit regulären Ausdrücken unterschiedliche Schlüsselwörter ersetzt werden?
Weil reguläre Ausdrücke ein Muster abgleichen und nicht einen bestimmten feststehenden Text. Zum Beispiel gleicht [A-Z]{3} „drei aufeinanderfolgende Großbuchstaben“ ab, daher können BOT, ELA usw. erkannt werden; \d+ gleicht „fortlaufende Zahlen“ ab, daher können verschiedene numerische Werte einheitlich verarbeitet werden.
2. Kann die Ersetzungsliste mehrzeilig sein?
Ja. Wie aus dem Screenshot ersichtlich, unterstützen sowohl die linke Suchliste als auch die rechte Ersetzungsliste mehrzeilige Eingaben. Bei der Nutzung muss die Zeilenzuordnung gewahrt bleiben: Die x-te Zeile der Suchregel entspricht der x-ten Zeile des Ersetzungsinhalts.
3. Was passiert, wenn der zu ersetzende Inhalt leer bleibt?
Der Hinweis in der Oberfläche lautet: „Leeres Feld bedeutet Löschung“. Das bedeutet, wenn rechts neben einer Suchregel in dieser Zeile kein ersetzendes Schlüsselwort eingetragen ist, wird der übereinstimmende Inhalt möglicherweise gelöscht. Vor dem Start der Verarbeitung muss dies sorgfältig überprüft werden, um versehentliche Löschungen wichtiger Inhalte zu vermeiden.
4. Ist es empfehlenswert, die ursprüngliche Word-Datei direkt zu überschreiben?
Nicht empfehlenswert. Die Stapelverarbeitung betrifft mehrere Dateien. Sobald die Regeln falsch eingestellt sind, kann der Änderungsumfang relativ groß sein. Ein sichereres Vorgehen ist die Ausgabe in einen neuen Ordner und das Ersetzen der Originaldateien erst nach Bestätigung der Korrektheit.
5. Können sowohl doc- als auch docx-Dateien verarbeitet werden?
Das Beispiel in diesem Artikel verwendet docx-Dateien. Für andere Word-Formate, z. B. doc, wird empfohlen, sich am tatsächlichen Import- und Verarbeitungsergebnis der Software zu orientieren. Wenn die Liste sie korrekt erkennt und verarbeiten kann, dann kann die Stapelersetzung durchgeführt werden.
Zusammenfassung
Die stapelweise Ersetzung von Schlüsselwörtern in Word mit regulären Ausdrucks-Platzhalterformeln eignet sich für die Verarbeitung einer großen Anzahl von Bürodokumenten mit ähnlichen Inhaltsstrukturen und eindeutigen Ersetzungsregeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool kann der Anwender zunächst mehrere docx-Dateien importieren, dann „Formelbasierte unscharfe Textsuche verwenden“ auswählen, Regeln wie [A-Z]{3}, \d+ und entsprechende Ersetzungsinhalte eingeben und schließlich alles auf einmal stapelweise verarbeiten.
Im Vergleich zum manuellen, einzelnen Öffnen und Ersetzen in Word-Dateien eignet sich diese Methode besser für Szenarien mit einer großen Anzahl von Dateien, sich wiederholenden Regeln und hoher Fehleranfälligkeit bei manueller Bedienung. Es wird empfohlen, vor der offiziellen Verarbeitung die Regeln zunächst mit wenigen Dateien zu testen, die korrekte Verarbeitung zu bestätigen und dann die Stapelersetzung für den gesamten Ordner auszuführen.