Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Suchen und Ersetzen Sie Schlüssel wörter stapel weise durch Platzhalter formeln für reguläre Ausdrücke in mehreren Word-und docx-Dokumenten. Im Beispiel werden mehrere englische Abkürzungen mit drei Großbuchstaben durch A und kontinuierliche Zahlen durch B ersetzt. Dies eignet sich für die Verarbeitung von Verträgen, Kurs materialien, Berichten, Vorlagen dokumenten und anderen Szenarien, in denen der Textinhalt stapel weise standard isiert werden muss, und reduziert das Öffnen von Dateien nacheinander, um Ersatz zu finden. Wiederholte Arbeit.
Im täglichen Büro stoßen viele Menschen auf ähnliche Probleme: In einem Ordner befinden sich Dutzende oder sogar Hunderte von Word-Dokumenten, und jedes Dokument enthält Schlüssel wörter, Nummern, Abkürzungen, Mengen, Jahre oder Text im festen Format, die ersetzt werden müssen.. Wenn Sie die Docx-Dateien einzeln öffnen und dann die mit Word gelieferte Such-und Ersetzung funktion verwenden, um sie manuell zu verarbeiten, ist dies nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Insbesondere wenn der zu ersetzende Inhalt kein festes Wort ist, sondern eine Art Text, der dem Gesetz entspricht, z. B. drei Großbuchstaben, fortlaufende Zahlen, Kurs nummern, Vertrags nummern usw., ist die normale Suche und Ersetzung nicht flexibel genug.
Dieser Artikel möchte dieses Problem lösen: Verwendung von Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" finden Sie Schlüssel wörter in mehreren Word-Dateien in Stapeln über die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke und ersetzen sie einheitlich gemäß den Regeln. Im Screenshot-Beispiel werden die drei Großbuchstaben in mehreren Docx-Dateien durch A und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt, wodurch eine stapel weise, automatische und regelmäßige Ersetzung von Word-Inhalten realisiert wird.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Dokumente eignen sich zum Ersetzen von Stapeln durch reguläre Ausdrücke
Der Ersatz von Platzhaltern für reguläre Ausdrücke eignet sich für Word-Dokumente mit "regelmäßigem Inhalt, aber nicht genau demselben Text". Beispiels weise erscheinen in einigen Dokumenten englische Abkürzungen wie BOT, ELA und BUDS. Obwohl jedes Wort unterschied lich ist, entspricht es der Regel der drei Großbuchstaben, in einigen Dokumenten erscheinen Zahlen wie 60, 2 und 5, obwohl die Werte unterschied lich sind, aber Alle gehören zu fortlaufenden Zahlen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie Formeln verwenden, um die Übereinstimmung zu vereinheitlichen, ohne jedes Wort separat in die Ersatz liste zu schreiben.
Häufige anwendbare Szenarien umfassen:
- Ersetzen Sie englische Abkürzungen, Abteilungs codes und Kurs codes in mehreren Word-und Docx-Dateien stapel weise.
- Verarbeiten Sie digitale Inhalte wie Nummer, Jahr und Menge in Verträgen, Vereinbarungen und Angebots unterlagen in Stapeln.
- Ersetzen Sie Platzhalter, Nummerierung regeln und Text im festen Format im Vorlagen dokument einheitlich.
- Bereinigen Sie aus dem System exportierte Word-Berichte und standardisieren Sie Schlüssel wörter in verschiedenen Formaten in einer einheitlichen Schreibweise.
- Ersetzen Sie eine Texts orte nach Regeln in mehreren Docx-Dateien, um manuelle Änderungen von Datei zu Datei zu vermeiden.
Im Vergleich zum Suchen und Ersetzen in einem einzelnen Word-Dokument HeSoft Doc Batch Tool Der Vorteil liegt in der Stapel verarbeitung von Dateien: Geben Sie zuerst mehrere Word-Dateien ein, legen Sie dann einheitliche Such-und Ersetzung regeln fest und führen Sie diese schließlich gleichzeitig aus. Für Benutzer, die häufig eine große Anzahl von Office-Dateien verarbeiten, kann diese Art der Stapel verarbeitung die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Effekt vorschau: In mehreren Docx-Dateien vor der Verarbeitung gibt es Schlüssel wörter, die ersetzt werden müssen
Aus der Liste der Dateien vor der Verarbeitung geht hervor, dass sich im Beispiel ordner 6 Word-Dokumente von 1.docx bis 6.docx befinden. Diese Art von Szenario ist sehr häufig: Benutzer ändern häufig nicht nur ein Dokument, sondern passen den Inhalt mehrerer Daten in einem Ordner gleichzeitig an.
Nach dem Öffnen eines der Word-Dokumente können Sie feststellen, dass der Text viele Inhalte enthält, die den Regeln entsprechen. Zum Beispiel BOT im Titel, ELA im Text und die Nummer 60 usw. Die roten Pfeile im Screenshot markieren das typische Zu bearbeiten: Sie sind nicht genau die gleichen festen Wörter, aber alle sind durch die Regeln erkennbar.
Wenn Sie nur BOT ersetzen, kann eine normale Suche und Ersetzung abgeschlossen werden. Wenn Sie jedoch alle drei Großbuchstaben durch denselben Wert ersetzen und alle aufeinander folgenden Zahlen durch einen anderen Wert ersetzen möchten, müssen Sie "Formel Fuzzy-Such text" verwenden. Dies bedeutet, eine Art von Inhalt durch Platzhalter für reguläre Ausdrücke abzustimmen.
Nach der Verarbeitung Effekt: Drei Großbuchstaben und Zahlen werden stapel weise ersetzt
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Word-Dokument. Sie können sehen, dass der Inhalt, der der Drei-Buchstaben-Regel entspricht, durch A ersetzt wurde und die fortlaufenden Zahlen durch B ersetzt wurden. Beispiels weise wird der BOT im Titel durch A ersetzt, und englische Abkürzungen wie ELA im Text werden ebenfalls gemäß den Regeln ersetzt, der digitale Inhalt wird durch B ersetzt. Die gelbe Markierung im Screenshot kann das Ergebnis nach der Ersetzung visuell sehen.
Der Wert dieser Substitution methode besteht darin, dass Benutzer nicht alle möglichen Schlüssel wörter einzeln auflisten müssen. Solange diese Schlüssel wörter derselben Regel entsprechen, können sie über eine Formel in Stapeln abgeglichen werden. Es ist sehr praktisch für Aufgaben wie die Stapel verarbeitung von Word-Inhalten, das Batch-Ersetzen von Docx-Schlüssel wörtern und das einheitliche Ändern von Dokument vorlagen.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie "Word-Tools" in der linken Funktions kategorie. In der Benutzer oberfläche sehen Sie mehrere Funktionen im Zusammenhang mit der Word-Datei verarbeitung, z. B. das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Ändern des Seiten layouts, das Löschen von Leerzeichen und das Konvertieren von Formaten. In diesem Artikel wird die erste Funktion verwendet: "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word".
Der Zweck dieser Funktion besteht darin, Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in großen Mengen zu finden und zu ersetzen. Nachdem Sie diesen Eintrag ausgewählt haben, wird die Software in den geführten Verarbeitung prozess überführt. Für Benutzer, die mit Batch-Tools nicht vertraut sind, ist der geführte Prozess relativ klar: Wählen Sie zuerst die Datei aus, legen Sie dann die Verarbeitung optionen fest, legen Sie dann den Speicherort fest und beginnen Sie schließlich mit der Verarbeitung.
Der Zweck dieses Schritts ist sehr klar: Geben Sie das richtige Word-Batch-Such ersatz modul ein, um sicher zustellen, dass die Regeln für die nachfolgenden Einstellungen auf den Inhalt des Word-Dokuments angewendet werden, nicht auf den Dateinamen, Ordnern amen oder andere Dateitypen.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Gehen Sie nach dem Aufrufen der Funktion "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word" zum ersten Schritt "Auswählen des Datensatzes, der verarbeitet werden muss". Oben rechts in der Benutzer oberfläche sehen Sie die Schaltflächen "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Im Beispiel wurden 6 docx-Dateien importiert und Informationen wie Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit werden in der Liste angezeigt.
Wenn die Anzahl der zu verarbeiten den Dateien gering ist, können Sie nacheinander auf "Dateien hinzufügen" klicken, um sie auszuwählen. Wenn die Dateien im selben Ordner zentral isiert sind, können Sie "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, was für den Stapel import besser geeignet ist. Überprüfen Sie nach dem Import, ob die Dateien in der Liste korrekt sind, z. B. ob der Name 1.docx bis 6.docx enthält, ob die Erweiterung docx ist und ob der Pfad ein Ziel ordner ist.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Alle Word-Dokumente, in denen Schlüssel wörter stapel weise ersetzt werden sollen, werden in der Liste angezeigt, und die Anzahl der unten zusammen gefassten Datensätze stimmt mit der tatsächlichen Anzahl der Dateien überein. Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf "Weiter", um die Einstellungen für die Ersatz regel aufzurufen.
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy, um reguläre Ausdrücke zu finden und auszufüllen
Schritt 2 ist "Verarbeitung optionen festlegen", der auch der Kern dieses Artikels ist. Die "Such methode" in der Benutzer oberfläche bietet zwei Methoden: "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe finden". Da in diesem Beispiel eine Klasse von Inhalten anstelle eines festen Wortes abgeglichen werden soll, wählen Sie "Text mit Formel fuzzy suchen".
In der Liste der gesuchten Schlüssel wörter werden im Beispiel zwei Regeln ausgefüllt:
- [A-Z]{3}: Wird verwendet, um 3 aufeinander folgende englische Großbuchstaben wie BOT, ELA usw. abzustimmen.
- \ D: Wird verwendet, um eine oder mehrere aufeinander folgende Zahlen wie 60, 2, 5 usw. abzustimmen.
In der "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" auf der rechten Seite wird das Beispiel ausgefüllt:
- A.: Entsprechend der ersten Such regel bedeutet dies, dass die übereinstimmen den drei Großbuchstaben durch A ersetzt werden.
- B.: Entspricht der zweiten Such regel, was bedeutet, dass die aufeinander folgenden Zahlen, die übereinstimmen, durch B ersetzt werden.
Achten Sie hier besonders auf die Korrespondenz auf der linken und rechten Seite. Die Such regel in der ersten Zeile links ersetzt den Inhalt durch die erste Zeile rechts, und die zweite Zeile links entspricht der zweiten Zeile rechts. Wenn Sie also mehrere Sätze von Chargen ersatz regeln festlegen möchten, wird empfohlen, dies zeilen weise zu überprüfen, um zu vermeiden, dass das Ersetzung serge bnis falsch geschrieben wird.
Darüber hinaus gibt es eine zusätzliche Option in der Benutzer oberfläche "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren". In diesem Beispiel werden Großbuchstaben [A-Z] abgeglichen. Wenn Sie nur Großbuchstaben genau abgleichen möchten, müssen Sie die Groß-und Kleinschreibung nicht ignorieren. Wenn die Groß-und Kleinschreibung in Geschäfts szenarien verarbeitet werden muss, können Sie sie an die tatsächlichen Bedürfnisse anpassen. Klicken Sie nach dem Einrichten auf "Weiter".
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Stapel verarbeitung
Nach Abschluss der Einrichtung der Ersatz regel geht der Vorgang in Schritt 3 "Speicherort festlegen" und dann in Schritt 4 "Verarbeitung starten" über. Screenshots Obwohl die Speicherort-Seite nicht erweitert wird, können Sie oben im Assistenten sehen, dass diese beiden Schritte Teil des Software prozesses sind. Es wird empfohlen, im Speicherort ein neues Ausgabe verzeichnis auszuwählen, um zu vermeiden, dass die verarbeiteten Dateien das Original dokument direkt überschreiben. Für wichtige Verträge, Berichte, Papiere, Kurs materialien und andere Dokumente ist es sehr wichtig, die Originale aufzu bewahren.
Nachdem Sie den Speicherort bestätigt haben, starten Sie den Verarbeitung schritt und führen Sie die Aufgabe aus. Die Software liest den Inhalt des Word-Dokuments nacheinander gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien und ersetzt die Schlüssel wörter in Stapeln gemäß den festgelegten Regeln für reguläre Ausdrücke. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Datei im Ausgabe verzeichnis, um den Effekt zu überprüfen.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Der Ziel inhalt in mehreren Word-und Docx-Dateien wird einheitlich ersetzt. Benutzer müssen die Dateien nicht einzeln öffnen und müssen in jedem Dokument nicht wiederholt suchen und ersetzen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum können reguläre Ausdrücke verschiedene Schlüssel wörter ersetzen?
Weil der reguläre Ausdruck mit dem Gesetz überein stimmt, nicht mit einem festen Text. Zum Beispiel stimmt [A-Z]{3} mit "3 aufeinander folgenden Großbuchstaben" überein, so dass BOT, ELA usw. erkannt werden können; \ d stimmt mit "fortlaufenden Zahlen" überein, sodass verschiedene Werte einheitlich verarbeitet werden können.
2. Kann die Ersatz liste mehrere Zeilen schreiben?
Kann. Aus den Screenshots geht hervor, dass sowohl die Such liste links als auch die Ersatz liste rechts mehrz eitige Eingaben unterstützen. Behalten Sie die Zeilennummer bei der Verwendung bei: Suchen Sie nach Regeln in der ersten Zeile und ersetzen Sie den Inhalt in der entsprechenden Zeile.
3. Was passiert, wenn Sie den Ersatz inhalt nicht ausfüllen?
Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Dies bedeutet, dass, wenn das Ersatz schlüssel wort nicht rechts neben einer Such regel ausgefüllt wird, der übereinstimmende Inhalt möglicher weise gelöscht wird. Überprüfen Sie vor der formalen Verarbeitung sorgfältig, um zu vermeiden, dass wichtige Inhalte versehen tlich gelöscht werden.
4. Ist es ratsam, die ursprüngliche Word-Datei direkt zu überschreiben?
Nicht empfehlen. Die Stapel verarbeitung betrifft mehrere Dateien. Sobald die Regeln nicht ordnungs gemäß festgelegt sind, kann der Umfang der Änderungen relativ groß sein. Eine sicherere Methode besteht darin, in einen neuen Ordner auszugeben und die Original datei zu ersetzen, nachdem bestätigt wurde, dass sie korrekt ist.
5. können doc und docx handhaben?
In diesem Screenshot-Beispiel wird die Docx-Datei verwendet. Für andere Word-Formate wie doc wird empfohlen, dass die Software tatsächlich importiert und verarbeitet wird. Wenn die Liste normal erkannt und verarbeitet werden kann, ersetzen Sie sie erneut.
Zusammenfassung
Verwenden Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke, um Schlüssel wörter in Word stapel weise zu ersetzen. Dies eignet sich für die Verarbeitung einer großen Anzahl von Office-Dokumenten mit ähnlichen Inhalts strukturen und klaren Ersatz regeln. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Der Benutzer kann zuerst mehrere Docx-Dateien importieren, dann "Text mit Formel fuzzy suchen" auswählen, [A-Z]{3}, \ d und andere Regeln eingeben, den entsprechenden Ersatz inhalt festlegen und schließlich die Stapel verarbeitung auf einmal abschließen.
Im Vergleich zum manuellen Suchen und Ersetzen von Word-Dateien nacheinander eignet sich diese Methode besser für Szenarien mit einer großen Anzahl von Dateien, wiederholten Regeln und fehler anfälligen manuellen Operationen. Es wird empfohlen, die Regeln vor der formalen Verarbeitung mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und den vollständigen Ordner zu ersetzen, nachdem bestätigt wurde, dass der Verarbeitung effekt korrekt ist.