이 기사에서는 사용 방법에 대해 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool , 여러 Word에서 정사이즈 표현 와일드 카드 공식 배치를 통해 docx 문서를 찾아 키워드를 대체합니다. 이 예에서, 다수의 3 자리 대문자 영어 약어는 A로 균일하게 대체되고 연속적인 숫자는 B로 균일하게 대체되며, 이는 계약, 코스 자료, 보고서, 템플릿 문서 및 텍스트 콘텐츠의 배치 사양이 필요한 기타 시나리오를 처리하는 데 적합합니다. 찾아서 대체하기 위해 파일을 하나씩 여는 중복을 줄입니다.
매일 사무실에서는 많은 사람들이 비슷한 문제를 겪게됩니다. 폴더에 수십 또는 수백 개의 Word 문서가 있으며 각 문서에는 키워드, 숫자, 약어, 금액, 연도 또는 교체해야하는 고정 형식 텍스트가 있습니다. Docx 파일을 하나씩 열고 Word의 자체 검색 및 교체 기능을 사용하여 수동으로 처리하면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 변경 사항을 놓치기 쉽습니다. 특히 대체해야 할 내용이 고정어가 아니라 대문자 3 개, 연속번호, 수강번호, 계약번호 등 법에 부합하는 일종의 텍스트인 경우 일반 검색 및 교체가 충분히 유연하지 못하다.
이 기사는이 문제를 해결하기위한 것입니다: 사무실 소프트웨어 사용" HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 파일의 정사이즈 식 와일드 카드 공식 일괄 검색 키워드를 통해 "Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능. 스크린 샷 예에서, 다수의 docx 파일들 내의 3 개의 대문자들은 A로 대체될 것이고, 연속적인 숫자는 B로 대체될 것이고, 따라서 배치, 자동 및 정사이즈 Word 콘텐츠 교체를 실현할 것이다.
응용 프로그램 시나리오: 정사이즈 표현식으로 일괄 교체에 적합한 Word 문서
정사이즈 표현 와일드 카드 대체는 "내용이 정사이즈 특정 텍스트가 정확히 동일하지 않은 Word 문서에 적합합니다. 예를 들어 BOT, ELA 및 BUDS와 같은 영어 약어가 일부 문서에 나타납니다. 각 단어는 다르지만 세 개의 대문자의 규칙을 따릅니다. 일부 문서에서는 60, 2 및 5 와 같은 숫자가 나타납니다. 값은 다르지만 모두 연속 숫자입니다. 이 시점에서 각 단어를 대체 목록에 별도로 쓰는 대신 수식을 사용하여 균일하게 일치시킬 수 있습니다.
일반적인 적용 가능한 시나리오는 다음과 같습니다.
- 일괄 처리는 여러 Word 및 docx 파일의 약어, 부서 코드 및 코스 코드를 대체합니다.
- 일괄 처리 계약, 계약, 입찰 문서 번호, 연도, 금액 및 기타 디지털 콘텐츠.
- 템플릿 문서에서 자리 표시 자, 번호 지정 규칙 및 고정 형식 텍스트의 균일 한 교체.
- 시스템에서 내보낸 Word 보고서를 정리하고 다른 형식의 키워드를 통합 작성 방법으로 표준화합니다.
- 파일별로 수동 수정을 방지하기 위해 규칙으로 여러 docx 파일의 텍스트 클래스를 대체합니다.
하나의 Word 문서 내에서 바꾸기 찾기와 비교하면, HeSoft Doc Batch Tool 장점은 파일의 일괄 처리를 지향한다는 것입니다. 먼저 여러 Word 파일을 가져온 다음 통합 검색을 설정하고 규칙을 변경하고 마지막으로 한 번에 실행합니다. 많은 수의 사무실 문서를 자주 다루는 사용자의 경우 이러한 유형의 일괄 처리는 노력의 중복을 크게 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리하기 전에 여러 docx 파일에서 대체 할 키워드가 있습니다.
처리하기 전에 파일 목록에서 알 수 있듯이 샘플 폴더에는 1.docx 에서 6.docx 까지 6 개의 Word 문서가 있습니다. 이러한 종류의 시나리오는 매우 일반적입니다. 사용자는 종종 하나의 문서를 변경할뿐만 아니라 동시에 폴더의 여러 자료에 대한 내용을 조정합니다.
Word 문서 중 하나를 열면 텍스트에 정사이즈 내용이 많이 있음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 제목의 BOT, 본문의 ELA 및 숫자 60. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 처리 할 일반적인 내용을 표시합니다. 정확히 동일한 고정 단어는 아니지만 규칙에 따라 모두 식별 할 수 있습니다.
BOT 만 교체하는 경우 일반 찾기 교체를 수행 할 수 있지만 세 대문자를 모두 동일한 값으로, 모든 연속 숫자를 다른 값으로 바꾸려면 "공식 퍼지 텍스트 찾기" 를 사용해야합니다. 정사이즈 표현 와일드 카드를 통해 콘텐츠 클래스와 일치합니다.
처리 효과 후: 3 개의 대문자와 숫자가 일괄 적으로 대체됩니다.
처리가 완료되면 Word 문서를 다시 열면 원래 3 자리 대문자 규칙을 준수하는 내용이 A로 대체되고 연속 번호가 B로 대체되었음을 알 수 있습니다. 예를 들어, 제목의 BOT는 A로 대체되고, 텍스트의 ELA와 같은 영어 약어도 규칙에 따라 대체됩니다. 디지털 콘텐츠는 B로 대체된다. 스크린 샷의 노란색 표시는 교체 결과를 보여줍니다.
이 대안의 값은 사용자가 가능한 모든 키워드를 하나씩 나열할 필요가 없다는 것입니다. 이러한 키워드가 동일한 규칙을 준수하는 한 공식을 통해 일괄 적으로 일치시킬 수 있습니다. Word 콘텐츠의 일괄 처리, docx 키워드의 일괄 교체, 문서 템플릿의 통합 수정 및 기타 작업에 매우 실용적입니다.
작업 단계 1: Word 도구를 입력하고 찾기 및 교체 기능을 선택하십시오.
오픈 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 왼쪽의 기능 범주에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 이 인터페이스에서는 워터 마크 추가, 페이지 레이아웃 수정, 빈 공간 삭제, 형식 변환 등과 같은 Word 파일 처리와 관련된 많은 기능을 볼 수 있습니다. 이 기사에서는 "Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 라는 첫 번째 기능을 사용합니다.
이 기능의 목적은 일괄 적으로 Word 파일의 내용에서 키워드를 찾아 대체하는 것입니다. 이 엔트리가 선택되면, 소프트웨어는 안내 프로세스 흐름에 들어간다. 배치 도구에 익숙하지 않은 사용자의 경우 가이드 프로세스가 명확합니다. 먼저 파일을 선택한 다음 처리 옵션을 설정 한 다음 저장 위치를 설정 한 다음 마지막으로 처리를 시작합니다.
이 단계의 목적은 분명합니다. 올바른 Word 일괄 검색을 입력하고 모듈을 교체하여 이후에 설정된 규칙이 파일 이름, 폴더 이름 또는 다른 유형의 파일이 아닌 Word 문서의 내용에 적용되도록하십시오.
작업 단계 2: 일괄 처리가 필요한 Word 파일 추가
"Word에서 키워드 찾기 및 교체" 기능을 입력 한 후 먼저 1 단계로 이동하십시오. "처리 할 레코드 선택". 인터페이스의 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져 오기", "빈" 및 "기타" 와 같은 버튼을 볼 수 있습니다. 이 예에서는 6 개의 docx 파일을 가져 왔습니다. 목록에는 일련 번호, 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간과 같은 정보가 표시됩니다.
처리 할 파일 수가 적은 경우 "파일 추가" 를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 파일이 동일한 폴더에 집중되어있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기" 를 사용할 수 있습니다. 가져온 후 이름에 1.docx ~ 6.docx가 포함되어 있는지 여부, 확장자가 docx인지 여부, 경로가 대상 폴더인지 여부 등 목록의 파일이 올바른지 확인하십시오.
이 단계의 예상 결과는 대량으로 대체 할 키워드가있는 모든 Word 문서가 목록에 나타나고 아래에 요약 된 레코드 수가 실제 파일 수와 일치한다는 것입니다. 올바른지 확인한 후 하단의 "다음" 을 클릭하여 교체 규칙 설정을 입력하십시오.
작업 단계 3: 공식 퍼지 검색을 선택하고 정사이즈 표현식을 채우십시오.
2 단계, "처리 옵션 설정" 이 기사의 핵심입니다. 인터페이스의 찾기 방법은 두 가지 방법을 제공합니다: 정확한 텍스트 찾기 및 수식으로 텍스트 퍼지 찾기. 이 예제는 고정 단어가 아닌 콘텐츠 유형과 일치하므로 수식 사용 을 선택하여 fuzzy에서 텍스트를 찾습니다."
"찾을 키워드 목록" 에서 예제는 두 가지 규칙을 채 웁니다.
- [A-Z]{3}: BOT, ELA 등과 같은 3 연속 대문자 영어 문자를 일치시키는 데 사용됩니다.
- \ D: 60, 2, 5 등과 같은 하나 이상의 연속 숫자를 일치시키는 데 사용됩니다.
오른쪽의 "대체 키워드 목록" 에서 해당 예제를 입력하십시오.
- A: 첫 번째 검색 규칙에 따라 일치하는 세 대문자를 A로 대체하는 것을 의미합니다.
- B: 두 번째 검색 규칙에 따라 일치하는 연속 숫자를 B로 대체하는 것을 의미합니다.
왼쪽과 오른쪽 사이의 서신에 특별한주의를 기울여야합니다. 왼쪽의 첫 번째 행은 오른쪽의 첫 번째 행에 해당하고 왼쪽의 두 번째 행은 오른쪽의 두 번째 행에 해당합니다. 따라서 여러 세트의 일괄 교체 규칙을 설정하려면 교체 결과를 잘못된 줄에 쓰지 않도록 줄별로 확인하는 것이 좋습니다.
또한 인터페이스에서 "문자의 경우를 무시" 하는 추가 옵션이 있습니다. 이 예는 대문자 [A-Z] 와 일치합니다. 대문자 만 엄격하게 일치하려면 무시 사례를 확인할 필요가 없습니다. 비즈니스 시나리오에서 대문자 및 소문자 모두 처리해야하는 경우 실제 필요에 따라 조정할 수 있습니다. 설정이 완료되면 "다음" 을 클릭하십시오.
4 단계: 저장 위치를 설정하고 일괄 처리 시작
교체 규칙 설정을 완료 한 후 프로세스는 3 단계 "저장 위치 설정" 으로 이동 한 다음 4 단계 "처리 시작" 으로 이동합니다. 스크린 샷이 저장 위치 페이지를 확장하지는 않지만 마법사의 상단에서이 두 단계가 소프트웨어 프로세스의 일부임을 알 수 있습니다. 처리 된 파일이 원본 문서를 직접 덮어 쓰지 않도록 저장 위치 단계에서 새 출력 디렉토리를 선택하는 것이 좋습니다. 중요한 계약, 보고서, 서류, 코스 자료 및 기타 문서의 경우 원본을 유지해야합니다.
저장 위치를 확인한 후 시작 처리 단계로 진행하고 작업을 실행하십시오. 소프트웨어는 가져온 파일 목록에 따라 Word 문서의 내용을 하나씩 읽고 정사이즈 식 규칙에 따라 일괄 적으로 키워드를 대체합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉토리에서 파일을 열어 효과를 확인하십시오.
이 단계의 예상 결과는 여러 Word 및 docx 파일의 대상 콘텐츠가 균일하게 대체되고 사용자가 파일을 하나씩 열 필요가 없으며 각 문서에서 반복적으로 검색하고 교체 할 필요가 없다는 것입니다.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 정사이즈 표현이 다른 키워드를 대체 할 수있는 이유는 무엇입니까?
정사이즈 표현식이 일부 고정 텍스트가 아닌 규칙과 일치하기 때문입니다. 예를 들어, [A-Z]{3} 은 "3 개의 연속적인 대문자" 와 일치하므로 BOT, ELA 등을 인식 할 수 있습니다. \ d는 "연속 숫자" 와 일치하므로 다른 값을 균일하게 처리 할 수 있습니다.
2. 교체 목록을 여러 줄에 쓸 수 있습니까?
할 수 있습니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 왼쪽 찾기 목록과 오른쪽 교체 목록은 여러 줄 입력을 지원합니다. 사용할 때 해당 줄 번호를 유지하십시오. 규칙을 찾는 줄 수는 내용을 대체 할 줄 수에 해당합니다.
3. 대체 내용을 채우지 않으면 어떻게됩니까?
"채워지지 않으면 인터페이스에서" 삭제 "메시지가 표시됩니다. 즉, 대체 키워드가 행 검색 규칙의 오른쪽에 채워지지 않으면, 매칭된 콘텐츠가 삭제될 수 있다. 실수로 중요한 내용을 삭제하지 않도록 공식 처리 전에 신중하게 확인하십시오.
4. 원본 Word 파일을 직접 덮어 쓰는 것이 좋습니다.
권장하지 않습니다. 일괄 처리는 여러 파일에 영향을 미칩니다. 일단 규칙들이 부적절하게 설정되면, 수정 범위는 비교적 클 수 있다. 새 폴더로 출력하고 원래 파일이 올바른지 확인한 후 교체하는 것이 더 안전합니다.
5. doc 및 docx가 처리 할 수 있습니까?
이 문서의 스크린 샷 예제에서는 docx 파일을 사용합니다. Doc과 같은 다른 Word 형식의 경우 소프트웨어의 실제 가져오기 및 처리 결과가 우선하는 것이 좋습니다. 리스트가 정상적으로 식별되고 처리될 수 있다면, 배치 교체가 수행된다.
요약
정사이즈 식 와일드 카드 공식을 사용하여 Word의 키워드를 일괄 적으로 대체하십시오. 이는 유사한 콘텐츠 구조와 명확한 교체 규칙을 가진 많은 수의 사무실 문서를 다루는 데 적합합니다. 에 의해 HeSoft Doc Batch Tool 사용자는 먼저 여러 docx 파일을 가져온 다음 "공식 퍼지 검색 텍스트 사용" 을 선택하고 [A-Z]{3}, \ d 및 기타 규칙을 입력하고 해당 대체 콘텐츠를 설정하고 마지막으로 한 번에 일괄 처리를 완료 할 수 있습니다.
수동으로 찾아서 대체하기 위해 Word 파일을 하나씩 여는 것과 비교하여이 방법은 많은 수의 파일, 반복되는 규칙 및 오류가 발생하기 쉬운 수동 작업이있는 장면에 더 적합합니다. 공식 처리 전에 소수의 파일로 규칙을 테스트하여 처리 효과가 올바른지 확인한 다음 전체 폴더의 배치 교체를 수행하는 것이 좋습니다.