이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 Word, docx 문서에서 정규식 와일드카드 수식을 통해 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 방법을 소개합니다. 예시에서는 여러 개의 세 자리 대문자 영문 약어를 A로, 연속된 숫자를 B로 통일하여 바꾸며, 계약서, 강의 자료, 보고서, 템플릿 문서 등 텍스트 내용을 일괄적으로 규격화해야 하는 시나리오에 적합하여 파일을 일일이 열어 검색 및 바꾸기를 하는 반복 작업을 줄여줍니다.
일상 업무에서 많은 사람이 비슷한 문제를 겪습니다. 한 폴더에 수십 개에서 많게는 수백 개의 Word 문서가 있고, 각 문서마다 바꿔야 할 키워드, 번호, 약어, 금액, 연도 또는 고정 형식 텍스트가 있는 경우입니다. docx 파일을 하나씩 열고 Word 자체의 찾기 및 바꾸기 기능으로 일일이 처리하면 시간이 오래 걸릴 뿐만 아니라 빠뜨리기 쉽습니다. 특히 바꿔야 할 내용이 고정된 단어가 아니라 일정한 규칙을 가진 텍스트인 경우, 예를 들어 세 자리 대문자, 연속된 숫자, 과목 코드, 계약 번호 등은 일반적인 찾기 및 바꾸기로는 유연하게 대처하기 어렵습니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 바로 이것입니다. 사무용 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "의 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능을 사용하여 정규식 와일드카드 수식을 통해 여러 Word 파일의 키워드를 일괄적으로 찾고 규칙에 따라 통일되게 바꾸는 것입니다. 스크린샷 예시에서는 여러 docx 파일의 세 자리 대문자는 A로, 연속된 숫자는 B로 바뀌어 일괄적이고 자동화된 규칙 기반의 Word 내용 교체를 실현합니다.
적용 시나리오: 어떤 Word 문서에 정규식을 이용한 일괄 교체가 적합할까요?
정규식 와일드카드 교체는 '내용에 규칙이 있지만 구체적인 글자가 완전히 같지는 않은' Word 문서 처리에 적합합니다. 예를 들어 어떤 문서에는 BOT, ELA, BUDS 등의 영문 약어가 등장하는데, 각 단어는 다르지만 모두 세 자리 대문자라는 규칙을 따릅니다. 어떤 문서에는 60, 2, 5 등의 숫자가 등장하는데, 값은 다르지만 모두 연속된 숫자에 해당합니다. 이럴 때는 모든 단어를 교체 목록에 하나하나 넣지 않고 수식을 사용하여 한 번에 일치시킬 수 있습니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
- 여러 Word, docx 파일의 영문 약어, 부서 코드, 과목 코드를 일괄 교체합니다.
- 계약서, 협정서, 입찰 서류의 번호, 연도, 금액 등 숫자 내용을 일괄 처리합니다.
- 템플릿 문서의 미리 채워 넣는 말(place holder), 번호 규칙, 고정 형식 텍스트를 통일적으로 교체합니다.
- 시스템에서 추출한 Word 보고서를 정리하여 형식이 다른 키워드를 통일된 표기로 규범화합니다.
- 여러 docx 파일에서 규칙에 따라 특정 유형의 텍스트를 교체하여 파일마다 수작업으로 수정하는 것을 피합니다.
단일 Word 문서 내의 찾기 및 바꾸기와 비교했을 때, HeSoft Doc Batch Tool 의 장점은 파일 일괄 처리를 지향한다는 점입니다. 여러 Word 파일을 먼저 가져온 후, 통일된 찾기 및 바꾸기 규칙을 설정하고 마지막에 한 번에 실행합니다. 대량의 사무 파일을 자주 처리하는 사용자에게 이러한 일괄 처리 방식은 반복 작업을 확연히 줄여줄 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 여러 docx 파일에 교체 대상 키워드가 존재합니다
처리 전 파일 목록에서 볼 수 있듯이, 예시 폴더에는 1.docx부터 6.docx까지 총 6개의 Word 문서가 있습니다. 이런 시나리오는 흔합니다. 사용자는 보통 문서 하나만 수정하는 것이 아니라 한 폴더 안의 여러 자료를 동시에 내용 조정해야 하는 경우가 많습니다.
그중 한 Word 문서를 열어 보면 본문에 규칙에 맞는 내용이 여러 곳 존재함을 알 수 있습니다. 예를 들어 제목의 BOT, 본문의 ELA, 그리고 숫자 60 등입니다. 스크린샷의 붉은 화살표는 전형적인 처리 대상을 가리킵니다. 이것들은 완전히 동일한 고정 단어는 아니지만 규칙을 통해 모두 식별해 낼 수 있습니다.
BOT 하나만 바꾸려면 일반적인 찾기 및 바꾸기로 충분합니다. 하지만 모든 세 자리 대문자를 동일한 값으로 바꾸고 모든 연속된 숫자를 다른 값으로 바꾸려면 '수식으로 텍스트 찾기'를 사용해야 합니다. 즉, 정규식 와일드카드를 통해 일정한 유형의 내용을 일치시키는 것입니다.
처리 후 효과: 세 자리 대문자와 숫자가 일괄 교체되었습니다
처리가 완료된 후 Word 문서를 열어 보면, 원래 세 자리 대문자 규칙에 맞던 내용이 A로, 연속된 숫자가 B로 교체된 것을 볼 수 있습니다. 예를 들어 제목의 BOT는 A로, 본문의 ELA 등 영문 약어도 규칙에 따라 교체되었으며, 숫자 내용은 B로 교체되었습니다. 스크린샷의 노란색 표시를 통해 교체 결과를 직관적으로 확인할 수 있습니다.
이 교체 방식의 가치는 사용자가 나타날 가능성이 있는 모든 키워드를 일일이 나열할 필요 없이, 그 키워드들이 동일한 규칙에만 부합한다면 하나의 수식으로 일괄적으로 일치시킬 수 있다는 데 있습니다. Word 내용 일괄 처리, docx 키워드 일괄 교체, 문서 템플릿 통일 수정 등의 작업에 매우 유용합니다.
조작 단계 1: Word 도구로 들어가 찾기 및 바꾸기 기능 선택하기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 'Word 도구'를 선택합니다. 인터페이스에서 워터마크 추가, 페이지 레이아웃 수정, 빈 공간 삭제, 형식 변환 등 Word 파일 처리와 관련된 여러 기능을 볼 수 있습니다. 이 글에서 사용할 기능은 첫 번째 기능인 'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기'입니다.
이 기능의 용도는 Word 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾아서 바꾸는 것입니다. 해당 항목을 선택하면 소프트웨어는 마법사 형식의 처리 흐름으로 진입합니다. 일괄 처리 도구에 익숙하지 않은 사용자에게 마법사 형식 흐름은 비교적 명확합니다. 파일을 먼저 선택하고, 처리 옵션을 설정한 다음, 저장 위치를 설정하고 마지막으로 처리를 시작합니다.
이 단계의 조작 목적은 분명합니다. 올바른 Word 일괄 찾기 및 바꾸기 모듈로 진입하여 이후 설정하는 규칙이 파일명이나 폴더명, 다른 유형의 파일이 아닌 Word 문서 내용에 적용되도록 하는 것입니다.
조작 단계 2: 일괄 처리가 필요한 Word 파일 추가하기
'Word에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 기능으로 들어오면 먼저 1단계 '처리할 레코드 선택'으로 이동합니다. 인터페이스 오른쪽 위에서 '파일 추가', '폴더에서 파일 가져오기', '비우기', '더 보기' 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 예시에는 이미 6개의 docx 파일이 가져와져 있으며, 목록에는 순번, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시되어 있습니다.
처리할 파일 수가 적다면 '파일 추가'를 클릭하여 하나씩 선택할 수 있습니다. 파일이 같은 폴더에 집중되어 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하면 더욱 일괄 가져오기에 적합합니다. 가져온 후에는 목록의 파일이 올바른지 확인해야 합니다. 예를 들어 이름에 1.docx부터 6.docx까지 포함되는지, 확장자가 docx인지, 경로가 대상 폴더인지 등을 확인합니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다. 일괄적으로 키워드를 바꿀 모든 Word 문서가 목록에 나타나고, 아래쪽 요약 레코드 수가 실제 파일 수와 일치해야 합니다. 확인이 끝나면 아래의 '다음'을 클릭하여 교체 규칙 설정으로 넘어갑니다.
조작 단계 3: 수식으로 텍스트 찾기를 선택하고 정규식 작성하기
2단계는 '처리 옵션 설정'이며, 이 글의 핵심이기도 합니다. 인터페이스에서 '찾기 방식'은 '정확한 텍스트 찾기'와 '수식을 사용하여 텍스트 찾기' 두 가지 방식을 제공합니다. 이 예제는 고정 단어가 아니라 일정한 유형의 내용을 일치시켜야 하므로 '수식을 사용하여 텍스트 찾기'를 선택합니다.
'찾을 키워드 목록'에 예시는 두 가지 규칙을 기입했습니다.
- [A-Z]{3}: 연속된 3개의 대문자 영문자를 일치시키는 데 사용합니다. (예: BOT, ELA 등)
- \d+: 하나 이상의 연속된 숫자를 일치시키는 데 사용합니다. (예: 60, 2, 5 등)
오른쪽 '바꿀 키워드 목록'에는 예시에 따라 다음과 같이 기입했습니다.
- A: 첫 번째 찾기 규칙에 대응하며, 일치된 세 자리 대문자를 A로 바꿈을 나타냅니다.
- B: 두 번째 찾기 규칙에 대응하며, 일치된 연속 숫자를 B로 바꿈을 나타냅니다.
여기서 특히 주의할 점은 좌우 양측의 대응 관계입니다. 왼쪽 첫 번째 줄 찾기 규칙은 오른쪽 첫 번째 줄 교체 내용에, 왼쪽 두 번째 줄은 오른쪽 두 번째 줄에 대응합니다. 따라서 여러 묶음의 일괄 교체 규칙을 설정하려면 줄별로 대조하여 교체 결과를 잘못된 줄에 쓰지 않도록 하는 것이 좋습니다.
또한 인터페이스에는 '대소문자 무시' 추가 옵션이 있습니다. 이 예제는 대문자 [A-Z]를 일치시키므로 대문자만 엄격하게 일치시키려면 대소문자 무시를 체크할 필요가 없습니다. 업무 시나리오에서 대소문자를 모두 처리해야 한다면 실제 필요에 따라 조정하면 됩니다. 설정을 마치면 '다음'을 클릭합니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정하고 일괄 처리 시작하기
교체 규칙 설정을 마치면 흐름은 3단계 '저장 위치 설정'으로 진입한 후 4단계 '처리 시작'으로 넘어갑니다. 스크린샷에는 저장 위치 페이지가 펼쳐져 있지 않지만, 마법사 상단에서 이 두 단계가 소프트웨어 흐름의 일부임을 볼 수 있습니다. 저장 위치 단계에서 원본 문서를 직접 덮어쓰지 않도록 새로운 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 중요한 계약서, 보고서, 논문, 과목 자료 등의 파일은 원본을 보존하는 것이 매우 필요합니다.
저장 위치를 확인한 후, 처리 시작 단계로 들어가 작업을 실행합니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 파일 목록에 따라 Word 문서 내용을 하나씩 읽어 들여, 설정된 정규식 규칙에 따라 키워드를 일괄 교체합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉터리에서 파일을 열어 효과를 확인하면 됩니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다. 여러 Word, docx 파일의 대상 내용이 통일적으로 교체되며, 사용자는 파일을 하나씩 열어 조작하거나 각 문서에서 찾기 및 바꾸기를 반복 실행할 필요가 없습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 정규식은 왜 서로 다른 키워드를 교체할 수 있나요?
정규식은 특정 고정 텍스트가 아니라 규칙을 일치시키기 때문입니다. 예를 들어 [A-Z]{3}는 '연속된 3개의 대문자'를 일치시키므로 BOT, ELA 등이 모두 식별될 수 있으며, \d+는 '연속된 숫자'를 일치시키므로 여러 다른 값들을 통일적으로 처리할 수 있습니다.
2. 교체 목록은 여러 줄로 쓸 수 있나요?
가능합니다. 스크린샷에서 보듯이, 왼쪽 찾기 목록과 오른쪽 교체 목록 모두 여러 줄 입력을 지원합니다. 사용 시에는 줄 번호의 대응을 유지해야 합니다. 몇 번째 줄 찾기 규칙은 몇 번째 줄 교체 내용에 대응합니다.
3. 교체 내용을 기입하지 않으면 어떻게 되나요?
인터페이스에서 '기입하지 않으면 삭제를 의미합니다'라고 안내하고 있습니다. 이는 특정 줄의 찾기 규칙 오른쪽에 바꿀 키워드를 기입하지 않으면, 일치된 내용을 삭제할 수 있음을 뜻합니다. 정식 처리 전에 신중하게 확인하여 중요한 내용이 실수로 삭제되지 않도록 해야 합니다.
4. 원본 Word 파일을 직접 덮어쓰는 것이 좋을까요?
권장하지 않습니다. 일괄 처리는 여러 파일에 영향을 미치므로 규칙 설정이 잘못되면 수정 범위가 비교적 커질 수 있습니다. 더 안전한 방법은 새 폴더에 출력한 후, 이상이 없음을 확인하고 원본 파일을 교체하는 것입니다.
5. doc와 docx를 모두 처리할 수 있나요?
이 글의 스크린샷 예시는 docx 파일을 사용했습니다. doc 등 다른 Word 형식의 경우, 실제 소프트웨어 가져오기 및 처리 결과를 기준으로 하는 것이 좋습니다. 목록이 정상적으로 인식하고 처리할 수 있다면 일괄 교체를 진행하면 됩니다.
요약
정규식 와일드카드 수식을 사용하여 Word의 키워드를 일괄 교체하는 것은 대량의 내용 구조가 유사하고 교체 규칙이 명확한 사무 문서 처리에 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 사용자는 여러 docx 파일을 먼저 가져온 후, '수식을 사용하여 텍스트 찾기'를 선택하여 [A-Z]{3}, \d+ 등의 규칙을 입력하고 대응하는 교체 내용을 설정한 뒤, 마지막으로 일괄 처리를 한 번에 완료할 수 있습니다.
Word 파일을 하나씩 열어 수동으로 찾아 바꾸는 것에 비해, 이 방식은 파일 수량이 많고 규칙이 반복적이며 수작업 시 실수하기 쉬운 시나리오에 더욱 적합합니다. 정식 처리 전에 소량의 파일로 규칙을 테스트하여 처리 효과가 올바른지 확인한 후, 전체 폴더에 대해 일괄 교체를 실행하는 것이 좋습니다.