오래된 단어, 오래된 장소 이름, 오래된 회사 이름 또는 여러 docx 문서에서 이전 매개 변수를 마주 보는 수동 교체는 느릴뿐만 아니라 놓치기 쉽습니다. 이 기사는 Word bulk fine에 초점을 맞추고 사용 방법을 설명합니다. HeSoft Doc Batch Tool 여러 Word 파일을 가져오고, 호주를 캐나다 및 미국으로 일본으로 대체하는 것과 같은 여러 키워드 서신 세트를 구성하고, 마법사를 통한 배치 처리를 완료하여 사무원이 반복적 인 편집을 줄일 수 있도록 도와줍니다.
많은 사무실 문서는 공개 된 후에도 계속 유지 될 것입니다. 예를 들어, 제품 정보는 원래 업데이트되어야하고, 프로젝트 문서는 고객 이름을 대체해야하며, 계약 템플릿은 회사 엔티티에서 수정되어야하며, 교재는 측면에서 통일되어야합니다. 이러한 내용이 여러 Word 파일에 흩어져있는 경우 전통적인 관행은 docx 문서를 하나씩 열고 Ctrl H를 눌러 대체물을 찾은 다음 저장하고 닫는 것입니다. 더 많은 파일이있을 때, 이 방법은 많은 시간을 소비하고, 하나의 파일을 놓친 한, 내용이 일치하지 않을 수 있습니다.
이 기사에서는 배치 사무소에 더 적합한 처리 방법을 보여줍니다. HeSoft Doc Batch Tool 한 번에 여러 Word 파일을 작업 목록에 추가 한 다음 이전 단어와 새 단어 사이의 서신을 통합 방식으로 설정하여 여러 docx 문서에서 여러 키워드의 일괄 대체를 실현합니다. 이 예에서 문서에는 처리 전 호주와 미국이 포함되어 있으며 처리 후 각각 캐나다와 일본이됩니다.
해당 시나리오: 여러 Word 문서 내용을 균일하게 수정해야합니다.
Word 일괄 찾기 및 대체는 명확한 규칙과 많은 수의 파일로 모든 텍스트 업데이트 작업에 적합합니다. 예를 들어 여러 매뉴얼의 이전 모델을 새 모델로 교체하고 모든 보고서의 이전 부서 이름을 새 부서 이름으로 바꾸고 템플릿 파일의 이전 전화 번호, 이전 주소 및 이전 웹 사이트를 업데이트해야합니다. 또는 스크린 샷 예제에서와 같이 일괄 처리 된 데이터의 국가 이름을 바꿉니다.
Word 문서가 하나만 있으면 수동 교체가 번거롭지 않습니다. 그러나 6, 60 또는 그 이상의 docx 또는 doc 파일이있는 경우 수동 교체는 세 가지 문제가 발생하기 쉽습니다. 첫째, 반복 작업에는 시간이 걸립니다. 둘째, 다른 파일을 놓칠 수 있습니다. 셋째, 여러 그룹의 키워드 사이에서 실수를하는 것은 쉽습니다. 사무실 소프트웨어의 가치는 이러한 반복적 인 단계를 중앙 집중화하여 사용자가 파일을 기계적으로 열고 저장하는 대신 규칙을 확인하는 데 집중할 수 있도록하는 것입니다.
사전 처리 효과: 폴더에는 여러 docx 파일이 있습니다.
수정 될처리하기 전 스크린 샷에서 폴더에 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx 및 6.docx 6 개의 Word 파일이 있음을 알 수 있습니다. 이러한 파일은 동일한 키워드 대체 규칙을 구현해야합니다. 이러한 종류의 문서의 경우 일괄 처리가 하나씩 편집하는 것보다 안정적이며 처리 범위를 확인하는 것이 더 쉽습니다.
문서 중 하나를 연 후 내용은 사과 품종 정보를 테이블 형태로 보여줍니다. 스크린 샷의 빨간색 화살표는 교체 할 텍스트를 나타냅니다. 왼쪽 원산지 다음에는 호주가, 오른쪽 원산지는 미국이 따릅니다. 이 두 단어는 동일한 문서의 다른 위치에 배포되며 동시에 여러 문서에 존재할 수도 있습니다. 수동 처리에는 두 번의 조회 반복이 필요하지만 배치 도구는이를 동일한 규칙 배치에 넣을 수 있습니다.
처리 효과: 교체를 완료하기 위해 해당 관계에 따라 여러 키워드
처리가 완료된 후 스크린 샷에서 호주가 캐나다로 대체되었고 미국이 일본으로 대체되었음을 알 수 있습니다. 더 중요한 것은 문서의 원본 테이블 구조, 그림, 제목 및 기타 설명 텍스트가 변경되지 않았다는 것입니다. 즉, 이 작업의 목표는 문서를 재정렬하거나 다른 형식을 수정하는 것이 아니라 "지정된 키워드 만 교체" 하는 것입니다.
이러한 결과는 공식 사무실 문서에 중요합니다. 많은 Word 파일에는 그림, 표, 단락 스타일 및 필드 설명이 포함되어 있습니다. 수동으로 복사하여 붙여 넣어서 수정하면 실수로 형식이 파괴될 수 있습니다. 그러나 특수 Word 일괄 검색 및 교체 기능을 사용하면 텍스트 일치 및 교체에 중점을 두어 다른 콘텐츠에 미치는 영향을 줄일 수 있습니다.
작업 1 단계: Word 도구에서 찾기 및 교체 기능을 엽니 다.
시작 HeSoft Doc Batch Tool 그런 다음 먼저 왼쪽 탐색에서 "Word Tools" 를 선택하십시오. 인터페이스의 오른쪽에는 워터 마크 추가, 공백 제거, 형식 변환, 사진 내보내기 등 다양한 Word 관련 배치 기능이 표시됩니다. 이 기사에서는 Word 파일 본문에서 키워드를 수정하므로 Word에서 키워드 찾기 및 교체 "를 선택해야합니다.
스크린 샷에서이 기능은 Word 도구 목록의 항목 1 에 위치하여 Word 콘텐츠의 키워드 대체를위한 항목임을 나타냅니다. 올바른 기능을 선택하는 목적은 다른 유형의 문서 처리 작업을 입력하는 대신 "파일 가져오기, 키워드 설정, 위치 저장, 처리 시작" 에 후속 프로세스를 집중시키는 것입니다.
작업 단계 2: Word 파일 가져오기
기능 페이지를 입력 한 후 첫 번째 단계는 처리해야 할 레코드를 선택하는 것입니다. 페이지 상단에는 "파일 추가" 와 "폴더에서 파일 가져오기" 라는 두 가지 공통 항목이 있습니다. 파일이 다른 위치에 흩어져있는 경우 하나씩 추가 할 수 있습니다. 처리 할 문서가 모두 동일한 폴더에 있으면 폴더에서 직접 가져 오는 것이 더 효율적입니다.
이 예에서는 6 개의 레코드를 가져 왔습니다. 각 파일의 이름, 경로, 확장, 생성 시간 및 수정 시간이 목록에 표시됩니다. 확장자는 docx로 표시되고 경로는 D:\ test \ 디렉토리에 있습니다. 가져온 후 두 가지를 확인해야합니다. 하나는 파일 수가 올바른지, 다른 하나는 파일 경로가 대상 폴더인지 여부입니다. 하단에서 "다음" 을 확인하고 클릭하십시오.
목록에서 처리 할 필요가없는 파일이있는 경우 올바른 작업 영역을 통해 제거 할 수 있습니다. 가져온 파일이 완전히 잘못된 경우 "빈" 을 클릭하고 다시 추가 할 수 있습니다. 일괄 처리 전의 파일 유효성 검사는 후속 교체에 의해 어떤 문서가 작동할지 결정하기 때문에 중요합니다.
3 단계: 정확한 검색을 선택하고 오래된 단어와 새 단어 채우기
두 번째 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 먼저 검색 방법을 설정하십시오. 스크린 샷은 "정확한 텍스트 검색" 을 선택합니다. 이는 원본 텍스트가 무엇인지, 무엇을 대체해야하는지 명확하게 알고있는 장면에 적합합니다. 예를 들어 호주를 캐나다로, 미국을 일본으로 정확하게 대체하려면이 방법을 사용해야합니다.
페이지 하단에서 왼쪽의 "찾을 키워드 목록" 은 이전 단어를 채우는 데 사용되며 오른쪽의 "대체 후 키워드 목록" 은 새 단어를 채우는 데 사용됩니다. 이 예에서 왼쪽 두 행은 호주와 미국이고 오른쪽 두 행은 캐나다와 일본입니다. 여기서 줄 번호는 1 행에서 1 행, 2 행에서 2 행까지의 대응입니다. 규칙이 올바르게 채워지는 한 소프트웨어는 여러 가져온 Word 파일에서 동일한 규칙 세트에 따라 대체를 수행 할 수 있습니다.
여러 키워드 세트를 채울 때 대체 관계를 "이전 단어 A → 새로운 단어 A" 및 "이전 단어 B → 새로운 단어 B" 와 같은 목록으로 구성한 다음 왼쪽과 오른쪽에 입력하는 것이 좋습니다. 이러한 방식으로 미국을 캐나다로, 호주를 일본으로 잘못 채우는 것과 같은 해당 오류를 피할 수 있습니다. 정확한 검색이 입력 텍스트에 따라 일치하기 때문에 영어 콘텐츠의 경우 사례, 공백 및 하이픈에주의하십시오.
작업 4 단계: 저장 및 처리를 완료하는 마법사에 따라
키워드 설정이 완료되면 "다음" 을 클릭하십시오. 인터페이스 상단의 프로세스 프롬프트가 표시되고 "저장 위치 설정" 및 "시작 처리" 가 표시됩니다. 저장 위치를 설정할 때 특히 공식 계약, 고객 데이터 또는 보관해야하는 문서를 처리 할 때 고유 원본을 직접 덮어 쓰지 않는 것이 좋습니다. 새 출력 폴더를 만들고 처리 된 Word 문서를 저장하여 원본 문서와 쉽게 비교할 수 있습니다.
시작 처리 단계를 입력하면 소프트웨어는 가져오기 목록에 따라 차례로 1.docx 에서 6.docx로 처리하고 설정된 키워드 규칙을 각 파일에 적용합니다. 처리가 완료되면 최소한 몇 개의 문서를 확인하는 것이 좋습니다. 개봉 후에도 이전 단어가 여전히 존재하는지 여부를 검색하고 새 단어가 제자리에 교체되었는지 확인하고 문서 레이아웃, 그림 및 양식이 정상인지 확인하십시오.
자주 묻는 질문과주의 사항
1. 처리하기 전에 파일 목록을 확인해야하는 이유는 무엇입니까?일괄 대체는 목록의 모든 파일에 영향을줍니다. 실수로 작업에 관련없는 문서를 추가하면 불필요한 변경이 발생할 수 있습니다. 수입 후 이름, 경로 및 수량을 확인하는 것이 가장 기본적인 오류 방지 단계입니다.
2. 정확한 검색은 어떤 상황에 적합합니까?정확한 검색은 국가 이름, 회사 이름, 제품 모델, 일련 번호, 통합 용어 등과 같은 명확한 원본 단어와 고정 쓰기가있는 콘텐츠에 적합합니다. 원본 텍스트를 작성하는 방법이 여러 가지 경우 각각 여러 줄의 키워드를 추가해야합니다. 또는 실제 상황에 따라 다른 검색 방법을 선택하십시오.
3. 대체 키워드를 비울 수 있습니까?스크린 샷은 "채워지지 않으면 삭제를 의미합니다" 라는 메시지가 표시됩니다. 즉, 오른쪽에 내용이 채워지지 않으면 왼쪽에서 찾은 키워드가 삭제될 수 있습니다. 목표가 삭제하지 않고 교체하는 것이라면 새 단어를 기입하십시오.
4. 나는 어떻게 사건을 처리합니까?페이지에서 "글자의 경우를 무시하십시오" 옵션을 사용할 수 있습니다. 확인 여부는 실제 문서에 따라 다릅니다. 영어 키워드의 경우가 일정하지 않으면이 옵션을 사용할 수 있습니다. 사례 자체에 의미가있는 경우 신중하게 사용하는 것이 좋습니다.
5. 수용 후 일괄 교체?처리 된 파일은 Word를 사용하여 이전 키워드를 검색하고 이전 단어가 여전히 존재하는지 확인할 수 있습니다. 동시에 새로운 단어의 위치가 합리적인지 확인하십시오. 중요한 데이터의 경우 모든 문서를 일괄 처리하기 전에 시험 작업을 위해 적은 수의 문서를 사용하는 것이 좋습니다.
요약
여러 docx 문서의 이전 단어를 새 단어로 변경하는 열쇠는 한 번에 "파일 범위" 와 "대체 규칙" 을 명확하게 설정하는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 사무실 시나리오를위한 일괄 처리 소프트웨어로서 사용자가 여러 Word 파일을 가져 와서 여러 개의 키워드 통신 세트를 중앙에서 구성하고 마법사에 따라 저장 및 처리 할 수 있습니다. 문서를 하나씩 열고 수동으로 교체하는 것과 비교하여 시간을 크게 절약하고 변경 사항이 누락 될 가능성을 줄일 수 있습니다. Word 자료 배치를 유지하는 경우 일괄 검색 및 교체 기능을 사용하여 통합 업데이트를 완료하기 전에 이전 단어와 새 단어 목록을 정렬하는 것이 좋습니다.