Angesichts alter Wörter, alter Ortsnamen, alter Firmennamen oder alter Parameter in mehreren Docx-Dokumenten ist das manuelle Ersetzen nacheinander nicht nur langsam, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Stapel suche und-ersetzung von Word und erläutert die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie mehrere Word-Dateien, konfigurieren Sie mehrere Sätze von Keyword-Korrespondenz, z. B. Ersetzen Sie Australia durch Canada und USA durch Japan und schließen Sie die Stapel verarbeitung über einen Assistenten ab, um Büro mitarbeitern zu helfen, doppelte Bearbeitungen zu reduzieren.
Viele Büro dokumente werden nach der Veröffentlichung weiterhin gepflegt. Beispiels weise müssen Produkt informationen aktualisiert werden, Projekt dokumente müssen den Namen des Kunden ersetzen, Vertrags vorlagen müssen den Hauptteil des Unternehmens ändern und Unterrichts materialien müssen die Terminologie vereinheitlichen. Wenn dieser Inhalt in mehreren Word-Dateien verstreut ist, besteht die traditionelle Praxis darin, die Docx-Dokumente nacheinander zu öffnen, Strg H zu drücken, um sie zu suchen und zu ersetzen, und dann zu speichern und zu schließen. Sobald mehr Dateien vorhanden sind, verbraucht diese Methode viel Zeit. Solange eine Datei nicht geöffnet wird, kann dies zu inkonsistenten Inhalten führen.
In diesem Artikel wird eine besser geeignete Verarbeitung methode für das Massen büro vorgestellt: Verwenden HeSoft Doc Batch Tool , Fügen Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig zur Aufgaben liste hinzu und legen Sie dann die Entsprechung zwischen alten und neuen Wörtern einheitlich fest, um die Batch-Ersetzung mehrerer Schlüssel wörter in mehreren Docx-Dokumenten zu realisieren. Im Beispiel enthält das Dokument vor der Verarbeitung Australia und USA und wird nach der Verarbeitung zu Canada bzw. Japan.
Anwendbare Szenarien: Wenn Sie den Inhalt mehrerer Word-Dokumente einheitlich ändern müssen
Die Word-Batch-Suche ersetzt alle Text aktualisierungs aufgaben, die für "klare Regeln und eine große Anzahl von Dateien" geeignet sind. Beispiels weise müssen Sie das alte Modell in mehreren Handbüchern durch das neue Modell ersetzen, den alten Abteilungs namen in allen Berichten durch den neuen Abteilungs namen ersetzen und das alte Telefon, die alte Adresse und die alte Website in der Vorlagen datei einheitlich aktualisieren oder wie ein Screenshot-Beispiel, Ersetzen Sie den Ländernamen in den Daten stapel weise.
Wenn es nur ein Word-Dokument gibt, ist das manuelle Ersetzen nicht mühsam. Wenn jedoch 6, 60 oder sogar mehr Docx-oder Doc-Dateien vorhanden sind, kann das manuelle Ersetzen leicht drei Probleme verursachen: Erstens ist das Wiederholen des Vorgangs zeit aufwändig, zweitens verschiedene Dateien Möglicher weise fehlen Änderungen, drittens können mehrere Sätze von Schlüssel wörtern leicht auf Fehler reagieren. Der Wert von Office-Software liegt in der zentral isierten Verarbeitung dieser wiederholten Schritte, sodass sich Benutzer darauf konzentrieren können, die Regeln zu bestätigen, anstatt Dateien mechanisch zu öffnen und zu speichern.
Pre-Processing-Effekt: Es gibt mehrere Docx-Dateien, die im Ordner geändert werden müssen
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung geht hervor, dass der Ordner 6 Word-Dateien enthält, darunter 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx. Diese Dateien müssen die gleichen Regeln für das Ersetzen von Schlüssel wörtern ausführen. Bei solchen ähnlichen Dokumenten ist die Stapel verarbeitung stabiler als die Bearbeitung nacheinander und es ist einfacher, den Verarbeitung bereich zu überprüfen.
Nach dem Öffnen eines der Dokumente werden Informationen zur Apfels orte in Form von Tabellen angezeigt. Der rote Pfeil im Screenshot markiert den zu ersetzenden Text: Land des origins links folgt Australien und Land des origins rechts folgt USA. Die beiden Wörter sind an verschiedenen Stellen im selben Dokument verteilt und können auch in mehreren Dokumenten gleichzeitig vorhanden sein. Bei der manuellen Verarbeitung müssen Sie zweimal nachschlagen, und das Batch-Tool kann sie in dieselbe Batch-Regel einfügen.
Effekt nach der Verarbeitung: Ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter entsprechend der entsprechenden Beziehung
Nach Abschluss der Verarbeitung ist im Screenshot zu sehen, dass Australia durch Canada und USA durch Japan ersetzt wurden. Noch wichtiger ist, dass die ursprüngliche Tabellen struktur, das Bild, der Titel und der andere Beschreibung stext des Dokuments nicht geändert wurden. Mit anderen Worten, das Ziel dieser Operation ist es, "nur die angegebenen Schlüssel wörter zu ersetzen", anstatt das Dokument neu anzuordnen oder andere Formate zu ändern.
Dieses Ergebnis ist wichtig für formelle Büro dokumente. Viele Word-Dateien enthalten Bilder, Tabellen, Absatz stile und Feld beschreibungen. Wenn Sie sie manuell kopieren und einfügen, können Sie das Format versehen tlich beschädigen. Wenn Sie eine spezielle Word-Batch-Such-und Ersetzung funktion verwenden, können Sie sich auf Text abgleich und Ersetzung konzentrieren, um andere zu reduzieren Die Auswirkungen des Inhalts.
Schritt 1: Öffnen Sie die Such ersatz funktion im Word-Tool
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigation zuerst "Word-Tools". Auf der rechten Seite der Benutzer oberfläche wird eine Vielzahl von Word-bezogenen Stapel verarbeitung funktionen angezeigt, darunter das Hinzufügen von Wasser zeichen, das Löschen von Leerzeichen, das Konvertieren von Formaten und das Exportieren von Bildern. Da in diesem Artikel Schlüssel wörter im Text der Word-Datei geändert werden sollen, sollten Sie "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" auswählen.
Diese Funktion im Screenshot befindet sich im ersten Punkt der Liste der Word-Tools, was darauf hinweist, dass es sich um einen Eintrag zum Ersetzen von Word-Inhalts schlüssel wörtern handelt. Der Zweck der Auswahl der richtigen Funktion besteht darin, den nachfolgenden Prozess um "Datei import, Keyword-Einstellung, Speicherort, Start verarbeitung" zu erweitern, anstatt andere Arten von Dokument verarbeitung aufgaben aufzurufen.
Schritt 2: Importieren Sie Word-Dateien, die einheitlich ersetzt werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite ist der erste Schritt die Auswahl der Datensätze, die verarbeitet werden müssen. Oben auf der Seite stehen zwei häufig verwendete Eingänge zum Hinzufügen von Dateien und zum Importieren von Dateien aus Ordnern zur Verfügung. Wenn die Dateien an verschiedenen Speicherorten verteilt sind, können Sie sie einzeln hinzufügen. Wenn sich alle ausstehenden Dokumente im selben Ordner befinden, ist es effizienter, sie direkt aus dem Ordner zu importieren.
Im Beispiel wurden 6 Datensätze importiert, und Sie können den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit jeder Datei in der Liste sehen. Die Erweiterung wird als docx angezeigt und der Pfad befindet sich im Verzeichnis D:\ test \. Überprüfen Sie nach dem Import zwei Dinge: Zum einen, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist, und zum anderen, ob der Datei pfad ein Ziel ordner ist. Klicken Sie nach Überprüfung unten auf "Weiter".
Wenn eine Datei in der Liste angezeigt wird, die nicht verarbeitet werden muss, können Sie sie über den Aktions bereich rechts entfernen. Wenn die importierte Datei völlig falsch ist, können Sie auf "Löschen" klicken und sie erneut hinzufügen. Die Bestätigung der Datei vor der Stapel verarbeitung ist kritisch, da sie bestimmt, auf welche Dokumente nachfolgende Ersetzungen wirken.
Schritt 3: Wählen Sie die genaue Suche und das Ausfüllen alter und neuer Wörter
Nachdem Sie den zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, legen Sie zunächst die Such methode fest. Die im Screenshot ausgewählte Option "Text genau suchen" ist eine Szene, in der klar bekannt ist, was der Originaltext ist und was ersetzt werden soll. Wenn Sie beispiels weise Australien durch Kanada und USA durch Japan ersetzen möchten, sollten Sie diese Methode verwenden.
Unten auf der Seite wird die linke "Liste der gesuchten Keywords" zum Ausfüllen alter Wörter und die rechte "Liste der ersetzten Keywords" zum Ausfüllen neuer Wörter verwendet. In diesem Beispiel sind die beiden Zeilen links Australien und USA, und die beiden Zeilen rechts sind Kanada und Japan. Die Zeilennummer ist hier die Korrespondenz: Zeile 1 gegen Zeile 1 und Zeile 2 gegen Zeile 2. Solange die Regeln korrekt ausgefüllt sind, kann die Software in mehreren importierten Word-Dateien Ersetzungen gemäß denselben Regeln ausführen.
Beim Ausfüllen mehrerer Sätze von Schlüssel wörtern wird empfohlen, die Ersatz beziehung in einer Liste wie "Altes Wort A → Neues Wort A", "Altes Wort B → Neues Wort B" zu organisieren und dann in die linke und rechte Liste einzugeben. Dies kann entsprechende Fehler vermeiden, z. B. das falsche Ausfüllen von USA in Canada und das falsche Ausfüllen von Australia in Japan. Achten Sie bei englischen Inhalten auch auf Groß-und Kleinschreibung, Leerzeichen und Bindestriche, da die genaue Suche mit dem eingegebenen Text überein stimmt.
Schritt 4: Speichern und Verarbeiten gemäß dem Assistenten abschließen
Klicken Sie nach dem Einstellen der Schlüssel wörter auf "Weiter". Die Prozess aufforderung über der Benutzer oberfläche zeigt, dass es zwei Links gibt, "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Wenn Sie den Speicherort festlegen, wird empfohlen, das eindeutige Original nicht direkt zu überschreiben, insbesondere wenn Sie formelle Verträge, Kunden informationen oder Dokumente bearbeiten, die archiviert werden müssen. Sie können einen neuen Ausgabe ordner erstellen und das verarbeitete Word-Dokument dort speichern, um es mit der Original datei zu vergleichen.
Nach dem Aufrufen des Start prozesses verarbeitet die Software 1.docx bis 6.docx gemäß der Import liste und wendet die festgelegten Keyword-Regeln auf jede Datei an. Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, mindestens einige Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen: Suchen Sie nach dem Öffnen, ob die alten Wörter noch vorhanden sind, prüfen Sie, ob die neuen Wörter ersetzt werden, und bestätigen Sie, ob das Layout, die Bilder und Tabellen der Dokumente normal sind.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum die Liste der Dateien vor der Verarbeitung bestätigen?Denn die Massen ersetzung wirkt sich auf alle Dateien in der Liste aus. Wenn Sie der Aufgabe fäl schlicher weise irrelevante Dokumente hinzufügen, kann dies zu unnötigen Änderungen führen. Das Überprüfen von Namen, Pfaden und Mengen nach dem Import ist der grundlegend ste Schritt zur Fehler vermeidung.
2. Welche Situation ist für die genaue Suche geeignet?Finden Sie genau Inhalte, die für klare und feste Original wörter geeignet sind, wie z. B. Ländernamen, Firmennamen, Produkt modelle, Nummern, einheitliche Begriffe usw. Wenn der Originaltext auf verschiedene Arten geschrieben ist, müssen Sie mehrere Zeilen mit Schlüssel wörtern hinzufügen oder je nach tatsächlicher Situation andere Such methoden auswählen.
3. Kann das ersetzte Schlüssel wort leer sein?Der Screenshot fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Dies bedeutet, dass die auf der linken Seite gefundenen Schlüssel wörter möglicher weise gelöscht werden, wenn der Inhalt nicht auf der rechten Seite ausgefüllt wird. Wenn das Ziel eher Ersetzen als Löschen ist, geben Sie unbedingt neue Wörter ein.
4. Wie gehe ich mit der Groß-und Kleinschreibung um?Die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" ist auf der Seite verfügbar. Ob Sie überprüfen möchten, hängt vom tatsächlichen Dokument ab. Wenn die englischen Schlüssel wörter nicht einheitlich sind, können Sie diese Option in Betracht ziehen. Wenn die Groß-und Kleinschreibung selbst Bedeutung hat, wird empfohlen, sie mit Vorsicht zu verwenden.
5. Wie kann man nach dem Batch-Austausch akzeptieren?Sie können die verarbeitete Datei öffnen und mithilfe von Word nach alten Schlüssel wörtern suchen, um zu bestätigen, ob die alten Wörter noch vorhanden sind. Überprüfen Sie gleichzeitig, wo das neue Wort erscheint, ob es sinnvoll ist. Für wichtige Informationen wird empfohlen, zuerst eine kleine Anzahl von Dokumenten für den Testbetrieb zu verwenden und dann alle Dateien stapel weise zu verarbeiten.
Zusammenfassung
Die alten Wörter in mehreren Docx-Dokumenten werden einheitlich in neue Wörter geändert. Der Schlüssel besteht darin, den "Datei bereich" und die "Ersetzung regeln" klar auf einmal festzulegen. HeSoft Doc Batch Tool Als Stapel verarbeitung software für Office-Szenarien können Benutzer mehrere Word-Dateien importieren, mehrere Sätze von Keyword-Korrespondenz zentral konfigurieren und das Speichern und Verarbeiten gemäß dem Assistenten abschließen. Verglichen mit dem manuellen Ersetzen von Dokumenten nacheinander kann dies erheblich Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit fehlender Änderungen verringern. Wenn Sie einen Stapel von Word-Daten verwalten, wird empfohlen, zuerst die Liste der alten und neuen Wörter zu organisieren und dann die Batch-Such-und Ersatz funktion zu verwenden, um das einheitliche Update abzuschließen.