Face aux anciens mots, aux anciens noms de lieux, aux anciens noms de sociétés ou aux anciens paramètres dans plusieurs documents docx, le remplacement manuel un par un est non seulement lent, mais aussi facile à manquer. Cet article se déroule autour de la recherche par lots Word de substitution, expliquant comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Importez plusieurs fichiers Word, configurez plusieurs ensembles de correspondances de mots-clés, par exemple en remplaçant Australia par Canada, USA par Japan et en complétant le traitement par lots via l'assistant pour aider le personnel de bureau à réduire les modifications répétées.
De nombreux documents de bureau continueront d'être maintenus après la publication. Par exemple, les informations sur les produits doivent être mises à jour sur le lieu d'origine, les documents de projet doivent remplacer le nom du client, les modèles de contrat doivent être modifiés pour le corps principal de l'entreprise et le matériel pédagogique doit être une terminologie unifiée. Si ce contenu est dispersé dans plusieurs fichiers Word, la méthode traditionnelle consiste à ouvrir le document docx un par un, à appuyer sur Ctrl H pour rechercher la substitution, puis à l'enregistrer et à fermer. Avec plus de fichiers, cette méthode prend beaucoup de temps, et tant qu'un fichier est ouvert, le contenu peut être incohérent.
Cet article présentera une méthode de traitement plus appropriée pour le travail en bloc: en utilisant HeSoft Doc Batch Tool , Ajoutez plusieurs fichiers Word à la liste des tâches à la fois, puis définissez uniformément la correspondance entre les anciens et les nouveaux mots, et implémentez le remplacement par lots de plusieurs mots-clés dans plusieurs documents docx. Dans l'exemple, le document de pré-traitement contient Australia et USA, et devient Canada et Japon respectivement après traitement.
Scène applicable: lorsque vous devez modifier le contenu de plusieurs documents Word de manière uniforme
Le remplacement de la recherche par lots Word convient à toutes les tâches de mise à jour de texte avec des règles claires et un grand nombre de fichiers. Par exemple, il est nécessaire de remplacer l'ancien modèle dans plusieurs manuels par un nouveau modèle, de remplacer l'ancien nom du département dans tous les rapports par un nouveau nom de département, et de mettre à jour l'ancien téléphone, l'ancienne adresse et l'ancien site Web dans le fichier de modèle, ou comme un exemple de capture d'écran., Remplacez le nom du pays dans les données par lots.
S'il n'y a qu'un seul document Word, le remplacement manuel n'est pas gênant; mais s'il y a 6, 60 ou même plus de fichiers docx ou doc, le remplacement manuel est sujet à trois problèmes: premièrement, les opérations répétées prennent du temps; deuxièmement, différents fichiers peuvent être manqués, troisièmement, il est facile de faire correspondre des erreurs entre plusieurs groupes de mots-clés. La valeur du logiciel bureautique réside dans la centralisation de ces étapes répétitives, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur la confirmation des règles, plutôt que d'ouvrir et de sauvegarder mécaniquement les fichiers.
Effet de pré-traitement: plusieurs fichiers docx à modifier dans le dossier
À partir de la capture d'écran avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a 6 fichiers Word dans le dossier: 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx et 6.docx. Ces fichiers doivent exécuter la même règle de remplacement de mot-clé. Pour de tels documents similaires, le traitement par lots est plus stable que l'édition un par un, et il est également plus facile de vérifier la portée du traitement.
Après avoir ouvert l'un des documents, le contenu présente les informations sur les variétés de pommes sous forme de tableau. La flèche rouge dans la capture d'écran indique le texte à remplacer: le pays d'origine à gauche est derrière Australia, et le pays d'origine à droite est suivi de USA. Ces deux mots sont distribués à différents endroits dans le même document et peuvent également exister dans plusieurs documents en même temps. Le traitement manuel nécessite des recherches répétées deux fois, et l'outil de lot peut les mettre dans le même lot de règles.
Effet post-traitement: plusieurs mots-clés sont remplacés par correspondance
Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir dans la capture d'écran que Australia a été remplacé par Canada et USA a été remplacé par Japan. Plus important encore, la structure originale du tableau, l'image, le titer et les autres textes explicatifs du document n'ont pas été modifiés. En d'autres termes, le but de cette opération est de "remplacer uniquement les mots-clés spécifiés" et non de réorganiser le document ou de modifier d'autres formats.
Ce résultat est important pour les documents officiels du bureau. De nombreux fichiers Word contiennent des images, des tableaux, des styles de paragraphe et des descriptions de champs. Si vous copiez et collez manuellement, vous risquez de détruire accidentellement le format; et en utilisant la fonction spéciale de recherche et de remplacement par lots Word, vous pouvez concentrer les opérations sur la correspondance et le remplacement du texte, ce qui réduit l'impact des autres.
Étape 1: Ouvrez la fonction Rechercher des substitutions dans l'outil Word
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la navigation de gauche. Le côté droit de l'interface affiche une variété de fonctions de traitement par lots liées à Word, y compris l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la conversion des formats, l'exportation d'images, etc. Étant donné que cet article souhaite modifier les mots-clés dans le corps du fichier Word, vous devez sélectionner "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word".
Dans la capture d'écran, cette fonctionnalité se trouve dans le premier élément de la liste des outils Word, indiquant qu'il s'agit d'une entrée pour le remplacement des mots-clés de contenu Word. Le but de la sélection de la fonction correcte est de laisser le processus de suivi se dérouler autour de «l'importation de fichiers, les paramètres de mot-clé, l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage», plutôt que d'entrer dans d'autres types de tâches de traitement de documents.
Étape 2: Importer le fichier Word qui nécessite un remplacement unifié
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Deux entrées communes, "Ajouter des fichiers" et "Importer des fichiers à partir de dossiers", sont disponibles en haut de la page. Si les fichiers sont dispersés dans différents emplacements, ils peuvent être ajoutés un par un; si les documents en attente sont placés dans le même dossier, l'importation directe à partir du dossier sera plus efficace.
Dans l'exemple, 6 enregistrements ont été importés et le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification de chaque fichier peuvent être vus dans la liste. L'extension est affichée sous la forme docx et le chemin se trouve dans le répertoire D:\ test \. Après l'importation, vous devez vous concentrer sur deux choses: l'une est de savoir si le nombre de fichiers est correct et l'autre est de savoir si le chemin du fichier est le dossier cible. Cliquez sur "Suivant" en bas après vérification.
Si un fichier qui n'a pas besoin d'être traité apparaît dans la liste, il peut être supprimé via la zone d'action de droite; si le fichier importé est complètement faux, vous pouvez cliquer sur "Vider" et l'ajouter à nouveau. La confirmation des fichiers avant le traitement par lots est très critique car elle détermine quels documents seront remplacés par des remplacements ultérieurs.
Étape 3: Choisissez de trouver et de remplir avec précision les anciens et les nouveaux mots
Après être entré dans la deuxième étape "Définir les options de traitement", définissez d'abord la méthode de recherche. La sélection dans la capture d'écran est "Recherche précise du texte", qui convient à la scène pour savoir clairement ce qu'est le texte original et ce qu'il faut remplacer. Par exemple, si vous voulez remplacer Australia par Canada et USA par Japan, vous devez utiliser cette méthode.
Sous la page, la "Liste des mots-clés à rechercher" à gauche sert à remplir les anciens mots et la "Liste des mots-clés remplacés" à droite sert à remplir les nouveaux mots. Dans cet exemple, les deux lignes de gauche sont Australia et USA, et les deux lignes de droite sont Canada et Japon. Le numéro de ligne ici est la correspondance: la première ligne est la première ligne et la deuxième ligne est la deuxième ligne. Tant que les règles sont remplies correctement, le logiciel peut effectuer le remplacement selon le même ensemble de règles dans plusieurs fichiers Word importés.
Lors du remplissage de plusieurs ensembles de mots-clés, il est recommandé de trier la relation de remplacement dans une liste, telle que "ancien mot A → nouveau mot A", "ancien mot B → nouveau mot B", puis de la saisir dans les listes gauche et droite. Cela peut éviter les erreurs correspondantes telles que le mauvais remplissage des États-Unis au Canada et le mauvais remplissage d'Australia au Japon. Pour le contenu anglais, faites également attention à la casse, aux espaces et aux tirets, car une recherche précise correspondra au texte saisi.
Étape 4 de l'opération: terminer l'enregistrement et le traitement selon l'assistant
Une fois les paramètres de mot-clé terminés, cliquez sur "Suivant". L'invite de processus au-dessus de l'interface montre qu'il y a deux liens, "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Lors de la configuration d'un emplacement de sauvegarde, il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux uniques, en particulier lors du traitement des contrats officiels, des données clients ou des documents à archiver. Vous pouvez créer un nouveau dossier de sortie et y enregistrer le document Word traité pour faciliter la comparaison avec le fichier d'origine.
Après être entré dans le processus de démarrage, le logiciel traitera 1.docx à 6.docx en fonction de la liste d'importation, et appliquera les règles de mot-clé définies à chaque fichier. Une fois le traitement terminé, il est recommandé de vérifier au moins quelques documents: recherchez si les anciens mots existent toujours après ouverture, vérifiez si les nouveaux mots sont remplacés et confirmez si la composition du document, les images et les formulaires sont normaux.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi confirmer la liste des fichiers avant le traitement?Parce que le remplacement par lots affecte tous les fichiers de la liste. Si vous ajoutez par erreur des documents non pertinents à la tâche, cela peut entraîner des modifications inutiles. Vérifier le nom, le chemin et la quantité après l'importation est l'étape la plus élémentaire de prévention des erreurs.
2. Trouvez exactement ce qui convient?Trouvez avec précision le contenu qui convient aux mots originaux clairs et à l'écriture fixe, tels que le nom du pays, le nom de l'entreprise, le modèle de produit, le numéro, la terminologie unifiée, etc. Si le texte original a plusieurs façons d'écrire, vous devez ajouter plusieurs lignes de mots-clés ou choisir une autre méthode de recherche en fonction de la situation réelle.
3. Le mot-clé remplacé peut-il être vide?La capture d'écran indique "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Cela signifie que lorsque le contenu n'est pas rempli à droite, les mots-clés trouvés à gauche peuvent être supprimés. Si l'objectif est de remplacer plutôt que de supprimer, assurez-vous de remplir le nouveau mot.
4. Comment gérer les problèmes de casse?L'option "Ignorer la casse des lettres" est disponible dans la page. Le fait de cocher dépend du document réel. Si le mot-clé anglais n'est pas uniforme en casse, vous pouvez envisager d'utiliser cette option; si la casse elle-même a un sens, il est recommandé de l'utiliser avec prudence.
5. Comment accepter après le remplacement par lots?Vous pouvez ouvrir le fichier traité, utiliser Word pour rechercher les anciens mots-clés et confirmer si les anciens mots existent toujours. Vérifiez également si l'emplacement du nouveau mot est raisonnable. Pour les données importantes, il est recommandé d'utiliser une petite quantité de fichiers pour une opération d'essai, puis de traiter tous les fichiers par lots.
Résumé
Les anciens mots de plusieurs documents docx sont remplacés par de nouveaux mots. La clé est de définir clairement la «plage de fichiers» et les «règles de remplacement» à la fois. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel de traitement par lots pour les scènes de bureau, il peut aider les utilisateurs à importer plusieurs fichiers Word, à configurer de manière centralisée plusieurs ensembles de correspondances de mots-clés et à terminer l'enregistrement et le traitement selon l'assistant. Par rapport à l'ouverture de documents un par un et au remplacement manuel, cela peut gagner du temps et réduire la probabilité de manquement. Si vous maintenez un lot de données Word, il est recommandé de trier les anciens mots et les nouveaux mots, puis d'utiliser la fonction de recherche et de remplacement par lots pour compléter la mise à jour unifiée.