Dans le travail, il est souvent nécessaire d'envoyer des documents à des collègues, des clients ou des dirigeants pour examen, mais le plus redouté est que l'autre partie modifie accidentellement le contenu du document original ou le modifie directement dessus, et le résultat est un document méconnaissable. À ce stade, si le document ne peut que modifier le contenu, le problème sera résolu. Aujourd'hui, parlons de la manière de répondre à cette demande, des outils et des méthodes à choisir.
Pourquoi devez-vous ajouter un mot de passe au mot? Vous ne pouvez pas modifier uniquement les annotations?
Word ne permet que l'annotation de cette fonction, ce qui est particulièrement pratique dans le travail réel. Par exemple, si vous envoyez le projet de contrat à un examen juridique, vous espérez qu'il ne proposera que des amendements, au lieu de les modifier directement sur le texte du contrat; ou envoyez le premier projet de rapport au chef pour examen, et le chef peut commenter les opinions à côté, mais le contenu important sera supprimé par erreur; il y a aussi des enseignants qui corrigent les devoirs des élèves, l'éditeur examine le manuscrit de l'auteur, etc., ces scènes doivent être approuvées uniquement par le document et non modifiées.
Word n'autorise que l'aperçu des effets des annotations
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour restreindre l'édition de mot ne peut annoter que
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
1. Conception ciblée. Contrairement à d'autres outils, cette fonction est enfouie dans un tas de paramètres complexes. L'interface est très intuitive. Tout ce que vous devez faire est de cocher "Restreindre le mot de passe d'édition" et de sélectionner "ne peut être annoté", c'est aussi simple que cela.
2. Capacité réelle de traitement par lots. Il vous suffit de sélectionner tous ces documents, de les définir une fois, de les traiter en un clic et tous les documents seront protégés selon les mêmes règles.
3. Le traitement local garantit la sécurité. Toutes les opérations sont effectuées sur votre propre ordinateur et les documents n'ont pas besoin d'être téléchargés sur un serveur cloud.
Inconvénients:
[ HeSoft Doc Batch Tool Vous devez télécharger localement pour l'utiliser.
Étapes de fonctionnement:
1. Télécharger et ouvrir [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Outil Word] à gauche, puis [Word Ajouter une protection par mot de passe] à droite.
2. Cliquez sur [Ajouter un fichier] en haut à droite, ou faites glisser le mot à chiffrer à l'emplacement spécifié pour terminer le téléchargement du fichier.
3. Cliquez sur [Suivant] pour ouvrir le bouton [Limiter l'édition du mot de passe], cochez [Peut être annoté] ci-dessous, et remplissez le mot de passe lorsque la restriction est levée en fonction des besoins.
4. Cliquez sur [Suivant], l'outil commencera à ajouter des mots de passe d'édition restreints au document Word par lots, et donnera des invites à temps une fois terminé.
Méthode 2: Utiliser Microsoft Word avec la fonction propre pour restreindre l'édition ne peut annoter que
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Entièrement gratuit, sans installer de logiciel tiers. En tant que fonction native d'Office, la compatibilité est la meilleure. Après la configuration, les restrictions d'autorisation peuvent être affichées correctement sur tout appareil compatible Office.
Inconvénients: ne peut pas être traité par lots, chaque document doit être défini séparément. Les chemins d'exploitation sont profonds et les utilisateurs inconnus peuvent avoir besoin de rechercher des tutoriels pour trouver l'emplacement de configuration correct. Manque de fonction de gestion unifiée des mots de passe, chaque mot de passe de document doit être enregistré séparément.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le document Word que vous devez définir et cliquez sur le menu "Fichier".
2. Sélectionnez l'onglet "Informations" et cliquez sur le bouton "Protéger le document".
3. Sélectionnez "Limiter l'édition" dans le menu déroulant.
4. Dans la barre latérale droite, cochez "Autoriser uniquement ce type d'édition dans le document".
5. Sélectionnez "Annotation" dans la liste déroulante, définissez le mot de passe et cliquez sur "Oui, démarrez la protection obligatoire".
Méthode 3: Utiliser l'enregistrement de macro Word (semi-automatisé) pour verrouiller le mot sans modification ne peut être annoté
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Vous pouvez implémenter des opérations répétées dans un seul Word, ce qui améliore légèrement l'efficacité. Les macros enregistrées peuvent être réutilisées dans d'autres documents.
Inconvénients: les paramètres de sécurité des macros peuvent être bloqués par le système. Un seul document ouvert peut être traité à la fois, la capacité de traitement par lots est limitée et la compatibilité des macros peut poser problème avec différentes versions de Word.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez Word, cliquez sur "Vues"-> "Macros"-> "Enregistrer les macros".
2. Nommez la macro et spécifiez un raccourci pour commencer l'enregistrement.
3. Suivez les étapes manuelles ci-dessus pour définir «édition restreinte» comme annotation.
4. Arrêtez l'enregistrement et enregistrez le document.
5. Appuyez sur des raccourcis pour appliquer des macros à d'autres documents, mais vous devez les ouvrir un par un.
Méthode 4: Utiliser Adobe Acrobat Pro (Convertir en PDF) pour que Word ne soit pas modifié
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Il est plus sûr de générer un format PDF et une excellente compatibilité multiplateforme. Vous pouvez définir une gestion complexe des autorisations, y compris l'impression, l'édition, etc.
Inconvénients: nécessité de convertir en PDF, perte de la flexibilité d'édition de Word. Acrobat Pr n'est pas spécialement conçu pour les documents Word, il est relativement détourné.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le document avec Word et enregistrez-le au format PDF.
2. Ouvrez le fichier PDF avec Acrobat Pro.
3. Cliquez sur "Outils"-> "Protéger"-> "Plus de protection".
4. Sélectionnez "Utiliser le mot de passe pour les paramètres de sécurité".
5. Limitez l'édition dans les paramètres d'autorisation et autorisez les commentaires.
Méthode 5: Utilisez LibreOffice (alternative open source) pour empêcher le mot d'être modifié
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Entièrement gratuit et open source, riche en fonctionnalités. Prise en charge du traitement par lots de macros, qui peut théoriquement être automatisé.
Inconvénients: Il y a parfois des problèmes de compatibilité avec MS Word. L'interface de configuration et la logique de fonctionnement sont différentes de Word et doivent être réapprises.
Étapes de fonctionnement:
1. Démarrez le logiciel LibreOffice, sélectionnez la fonction "Ouvrir le fichier", recherchez le document Word (prend en charge les formats. doc et. docx) que vous devez définir et importer dans l'espace de travail du logiciel.
2. Cliquez sur "Fichier" dans la barre de menu en haut de LibreOffice, recherchez l'option "Propriétés" dans le menu déroulant et cliquez sur, sélectionnez l'onglet "Sécurité" dans la boîte de dialogue contextuelle pour accéder à l'interface des paramètres d'autorisation.
3. Dans l'interface des paramètres de sécurité, vous cochez d'abord l'option "Ouvrir le document avec un mot de passe" et entrez le mot de passe, puis recherchez les options liées à la protection du document, définissez la limite d'édition en "lecture seule recommandée" ou limitez complètement l'édition.
4. Dans le menu déroulant des options de protection, le système fournit par défaut l'option "lecture seule (suggestion)". Vous pouvez sélectionner "Personnalisé" pour définir les autorisations plus précisément, comme autoriser les commentaires, autoriser le remplissage de formulaires et d'autres opérations spécifiques.
5. Une fois tous les paramètres terminés, cliquez sur "OK" pour enregistrer les paramètres, puis cliquez à nouveau sur "Fichier"-> "Enregistrer sous". Notez que le format d'enregistrement est sélectionné comme "Microsoft Word Document (.docx)" pour assurer la compatibilité avec Word.
Méthode 6: Utilisez OnlyOffice (document en ligne de niveau entreprise) pour empêcher le mot d'être édité mais peut être noté
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: Open source gratuit, prend en charge le déploiement privatisé. L'édition collaborative est puissante et le contrôle des autorisations est exquis.
Inconvénients: vous devez créer votre propre serveur ou utiliser ses services cloud. La configuration est relativement complexe pour les utilisateurs individuels.
Étapes de fonctionnement:
1. Tout d'abord, vous devez installer et déployer le service OnlyOffice sur votre propre serveur, ou accéder directement à la plate-forme officielle en ligne OnlyOffice, vous inscrire et vous connecter à votre compte.
2. Une fois la connexion réussie, entrez dans l'interface de gestion des documents, cliquez sur le bouton de téléchargement pour télécharger le document Word qui doit être défini dans le système et prenez en charge le téléchargement par lots de plusieurs fichiers.
3. Une fois le téléchargement terminé, trouvez le fichier cible dans la liste de documents, faites un clic droit pour sélectionner "Propriétés" ou "Paramètres" pour accéder à la page de configuration détaillée des droits d'accès.
4. Trouvez l'option d'autorisation d'édition dans la zone de configuration des autorisations et sélectionnez le niveau "Afficher et commenter" dans le menu déroulant, afin que les utilisateurs ne puissent ajouter que des commentaires et ne puissent pas modifier le texte original.
5. Une fois les autorisations définies, cliquez sur le bouton Générer un lien de partage, copiez le lien et envoyez-le aux utilisateurs concernés qui doivent revoir le document par e-mail ou par messagerie instantanée.
Un bon outil devrait être de rendre le travail plus facile, pas plus compliqué. Qu'il s'agisse de l'examen des contrats, de l'examen des rapports, de l'approbation des travaux ou de l'examen des manuscrits, la mise en place d'autorisations appropriées de protection des documents peut non seulement assurer la sécurité des documents, mais aussi faciliter la collaboration et la communication. Choisissez les outils qui vous conviennent pour rendre la gestion des documents plus efficace et plus ordonnée.