Le patron a soudainement dit que tous les paragraphes du "plan initial" dans tous les rapports de projet de l'année dernière seraient remplacés par un tout nouveau "résumé de mise en œuvre post-optimisé"; ou l'entreprise a mis à jour le modèle d'introduction du produit de manière unifiée, et vous devez mettre des dizaines de contrats et de documents de soumission. L'ensemble du paragraphe de l'ancienne version de l'introduction de la société est trouvé, passez à la nouvelle version un par un... Tournez page par page, copiez et collez sur la main, de peur de rater un endroit. La fonction [Rechercher et remplacer les paragraphes complets dans Word en fonction des mots-clés] introduite aujourd'hui est spécifiquement pour mettre fin à cette douleur. Ce n'est pas un simple "trouver et remplacer quelques mots", mais peut localiser intelligemment le paragraphe entier contenant un mot spécifique, puis remplacer le paragraphe entier en un clic.
Pourquoi est-il nécessaire de remplacer par lots un paragraphe contenant certains mots par un nouveau contenu?
1. Normalisation des documents de la société: la société a mis à jour l'adresse, le numéro de téléphone, le slogan LOGO ou la déclaration légale, et doit remplacer le paragraphe avec le mot-clé A par B, et mettre à jour tous les contrats externes, profils et manuels de manière uniforme.
2. Mise à jour par lots du document du projet: la définition d'un certain terme technique a été mise à jour, ou une description générale du risque du projet doit être optimisée, et les paragraphes doivent être remplacés par lots dans tous les documents techniques et livres de programmation pertinents.
3. Articles académiques et révisions de livres: L'auteur ou l'éditeur décide de réécrire un certain paragraphe de l'argument de base dans le livre, et il est nécessaire de remplacer le contenu correspondant dans tous les chapitres pertinents en fonction des mots-clés pour s'assurer que l'ensemble du livre est cohérent.
4. Ajustement du modèle de document juridique: le cabinet d'avocats a mis à jour les clauses générales de certains types de contrats et doit inclure tous les paragraphes contenant certains mots (tels que «responsabilité en cas de rupture de contrat» et «règlement des différends») dans la bibliothèque de modèles historiques.
5. Migration du système de gestion de contenu: lors de la migration d'un grand nombre de documents d'une plate-forme à une autre, l'introduction et les notes de bas de page d'un format spécifique doivent être remplacées par lots par des mots-clés dans un format adapté au nouveau système.
Aperçu de l'effet de remplacement d'un paragraphe entier de texte en fonction du mot-clé spécifié
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool Pour remplacer le paragraphe spécifié par le mot-clé
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
1. Gestion des lots et des listes. Prise en charge du traitement unique de la file d'attente de fichiers de masse. Vous pouvez également gérer plusieurs ensembles de règles de "recherche-remplacement" par lots dans l'interface et effectuer plusieurs tâches de remplacement de paragraphe à la fois.
2. Options de recherche flexibles. Fournit une «recherche précise» et un mode de «recherche floue de formule» qui prend en charge les caractères génériques, complété par des options telles que «ignorer la casse» et «faire correspondre les mots complets» pour obtenir un contrôle précis de l'édition professionnelle.
3. Sécurité locale absolue. Tous les traitements sont effectués localement sur votre ordinateur, sans quitter la région locale, ce qui élimine le risque de fuite d'informations sensibles telles que les contrats et les rapports dans la transmission ou le stockage de serveurs tiers.
Inconvénients:
[ HeSoft Doc Batch Tool Vous devez être utilisé localement sur l'ordinateur.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Outil Word] sur le côté gauche, puis sélectionnez [Rechercher et remplacer le paragraphe complet dans Word en fonction du mot clé] à droite.
2. Cliquez sur [Ajouter un fichier] en haut à droite pour importer le fichier en attente, ou faites glisser un clic vers l'emplacement spécifié pour terminer l'importation du fichier.
3. Cliquez sur [Suivant], sélectionnez la méthode de recherche [Recherche précise du texte], sélectionnez l'option supplémentaire [Ignorer la casse de la lettre], dans la liste des mots-clés à rechercher, entrez le mot-clé qui doit être recherché dans les deux zones de texte gauche et droite avec [mots-clés remplacés].
4. Cliquez sur [Suivant], la boîte à outils remplacera automatiquement le paragraphe spécifié dans le document et donnera une invite une fois terminé.
Méthode 2: Utilisation de "Rechercher et remplacer" intégré dans Word pour trouver le paragraphe de mot-clé spécifié Remplacer
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Pas besoin d'outils supplémentaires, disponible pour tous. Il peut remplacer avec précision des mots fixes ou des phrases courtes, ce qui est très direct pour la modification de contenu à petite échelle et ciblée.
Inconvénients: Les fonctions sont extrêmement limitées et il est impossible de gérer complètement la demande de "remplacer un paragraphe entier de texte en fonction du mot clé". Il ne peut remplacer que les caractères spécifiques que vous avez saisis, et ne peut pas reconnaître et manipuler l'intégralité du paragraphe à remplacer. Vous devez saisir le texte complet avant et après le remplacement.
Étapes de fonctionnement:
1. Tout d'abord, vous devez trouver le paragraphe entier contenant le mot-clé spécifié et le copier.
2. Ouvrez le document Word, appuyez sur le raccourci Ctrl H pour afficher la boîte de dialogue "Rechercher et remplacer".
3. Dans la zone "Rechercher du contenu", entrez le paragraphe copié dans la première étape.
4. Dans la zone "Remplacer par", entrez un nouveau paragraphe.
5. Cliquez sur «Tout remplacer» en un seul clic, puis répétez l'opération de la première à la cinquième étape.
6. Le texte avant et après le remplacement doit être complètement copié et ne peut pas être remplacé en fonction de mots-clés individuels. Il ne convient qu'à un petit nombre de travaux de remplacement.
Méthode 3: Utilisez un plug-in Word tiers pour remplacer le paragraphe avec le mot clé A par B
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Certains plug-ins bien connus intègrent une fonction de recherche et de remplacement améliorée, qui peut fournir des options plus puissantes que le Word natif, comme la recherche et la substitution par style, et l'opération est relativement graphique.
Inconvénients: généralement un logiciel commercial payant. Le cœur de sa fonction est toujours basé sur la recherche de «format» ou de «texte», et n'est pas spécialement conçu pour «remplacer les paragraphes par lots par des mots clés». Le chemin de fonctionnement peut être compliqué.
Étapes de fonctionnement:
1. Installez et activez des plug-ins tels que Kutools for Word.
2. Trouvez des fonctions telles que "Recherche avancée et substitution" dans l'onglet plug-in nouvellement ajouté.
3. Dans la boîte de dialogue contextuelle, vous devrez peut-être passer à l'onglet "Paragraphe" ou "Formats spéciaux" pour le configurer.
4. Définissez la recherche du paragraphe "contenant du texte spécifique" et remplacez le paragraphe entier.
5. Mais les plug-ins vous obligent souvent à sélectionner avec précision le type d'objet «paragraphe», ce qui est lourd à définir.
6. Lors du traitement de fichiers par lots, chaque fichier peut être nécessaire pour ouvrir l'opération séparément, pas un véritable lot d'arrière-plan.
Méthode 4: Utiliser des sites de traitement de documents en ligne pour remplacer les paragraphes par lots par mots-clés
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: ouvrir le navigateur peut être utilisé sans installer de logiciel. Certains sites Web offrent un outil de recherche de remplacement qui peut prendre en charge le téléchargement de plusieurs fichiers.
Inconvénients: Le plus grand risque est la fuite de la vie privée. Vous devez télécharger des contrats et des rapports qui peuvent contenir des secrets commerciaux sur un serveur inconnu. Les fonctions sont généralement simples et difficiles à obtenir des substitutions complexes au niveau des paragraphes.
Étapes de fonctionnement:
1. Recherchez le site Web de l'outil en ligne pour la fonction "Word Rechercher et remplacer".
2. Cliquez sur le bouton "Télécharger le fichier" pour envoyer votre document Word.
3. Dans la zone de texte fournie par la page Web, entrez le texte à rechercher et à remplacer.
4. Cliquez sur le bouton de traitement pour attendre que le site Web renvoie les fichiers traités.
5. Téléchargez le fichier et vérifiez si le paragraphe est complètement remplacé.
Méthode 5: Utilisez le fichier Youling pour remplacer par lots les paragraphes contenant les mots-clés spécifiés
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages: Un outil professionnel de traitement par lots de documents a ses points forts dans la fonction de remplacement de paragraphes. Sa conception d'interface est relativement simple et prend en charge le traitement par lots de plusieurs documents, ce qui peut réduire efficacement la charge de travail de modification manuelle article par article.
Inconvénients: le logiciel prend moins en charge les documents au format complexe (tels que les tableaux, les images et les paragraphes de composition spéciale). Après le remplacement, il y a souvent des problèmes de format désordonné et d'effondrement de la mise en page.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez le logiciel Youling, trouvez le "remplacement par lots" ou un module fonctionnel similaire dans l'interface principale et cliquez pour entrer.
2. Cliquez sur le bouton "Ajouter un fichier" pour sélectionner un ou plusieurs documents Word à traiter sur votre ordinateur à importer dans la liste des tâches.
3. Dans la zone de saisie "Rechercher du contenu", tapez le mot-clé ou la phrase que vous souhaitez inclure dans le paragraphe que vous souhaitez cibler.
4. Dans la zone de saisie "Remplacer par", saisissez l'intégralité du contenu du nouveau paragraphe que vous souhaitez remplacer.
5. Selon les besoins, cochez les options de base telles que "Distinguer la casse" et "Correspondance complète" (si le logiciel le fournit).
6. Cliquez sur le bouton "Démarrer le remplacement" ou "Exécution" et le logiciel traitera tous les fichiers ajoutés conformément aux paramètres.
7. Une fois le traitement terminé, assurez-vous d'ouvrir les nouveaux fichiers générés un par un, vérifiez soigneusement si le paragraphe cible a été remplacé complètement et correctement et vérifiez qu'il n'y a pas d'anomalie dans le format du document.
Méthode 6: Utiliser la vision artificielle pour scanner les signets pour remplacer des paragraphes entiers contenant des mots spécifiques
Index recommandé:★★☆ ☆ ☆
Avantages: absolument précis, ne jamais se tromper, car chaque étape est jugée par l'œil humain et le cerveau humain.
Inconvénients: L'efficacité est trop faible pour être odieuse et c'est une consommation humaine pure. Pour les documents de plus de 10 pages, cette méthode est une sorte de torture, et il est facile de manquer de fatigue pendant une longue période de travail.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez Word et lisez le document à partir de zéro.
2. Scannez chaque paragraphe avec vos yeux et recherchez le paragraphe contenant le mot-clé cible.
3. Après l'avoir trouvé, sélectionnez le paragraphe entier pour ajouter un signet (insérer-signet) à marquer.
4. Continuez à lire jusqu'à ce que tous les paragraphes pertinents du document soient marqués.
5. Revenez au premier signet, supprimez l'ancien paragraphe et collez le nouveau paragraphe.
6. Répétez l'étape 5 jusqu'à ce que tous les paragraphes marqués soient mis à jour. Le temps est proportionnel à la longueur du document.
Méthode 7: Utilisez Windows pour rechercher des fichiers de positionnement, puis ouvrez un par un pour remplacer les paragraphes de mots-clés spécifiés
Index recommandé:★☆ ☆ ☆ ☆
Avantages: Vous pouvez trouver rapidement tous les documents Word de votre ordinateur contenant un certain mot-clé, afin que vous sachiez quels fichiers vous devez traiter.
Inconvénients: La recherche ne peut être localisée qu'au niveau du fichier. Il vous dit "il y a ces mots dans ce document", mais il ne vous dira pas sur quelle page ou quel paragraphe. Vous devez toujours ouvrir chaque fichier, puis chercher des paragraphes spécifiques.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez l'Explorateur de fichiers et entrez les mots-clés que vous recherchez dans la zone de recherche.
2. Le système répertorie tous les fichiers contenant le mot dans le contenu.
3. Double-cliquez pour ouvrir le premier fichier.
4. Appuyez sur Ctrl F dans Word pour trouver l'emplacement spécifique du mot-clé dans le fichier.
5. Après avoir trouvé le paragraphe spécifique, remplacez manuellement.
6. Fermez ce fichier et ouvrez le fichier dans les résultats de recherche suivants.
Que vous soyez un administrateur qui doit mettre à jour des milliers de documents modèles, ou un éditeur de publication qui doit remplacer par lots des paragraphes contenant certains mots par un nouveau contenu, ou un juriste qui gère un grand nombre de documents juridiques" HeSoft Doc Batch Tool "Cette fonction est un multiplicateur de productivité personnalisé pour vous. Il est temps de cesser de consommer un temps précieux et de la créativité dans le travail répété. Choisissez le bon outil pour rendre le traitement par lots de documents précis et facile.