Lorsque plusieurs documents Word sont mélangés avec des polices, des couleurs, des styles de paragraphe et des paramètres de composition, il faut non seulement du temps pour effacer manuellement le format un par un, mais il est également facile de l'omettre. Cet article se concentre sur la question «Comment supprimer par lots les polices, les styles, la composition et les couleurs de tous les textes de Word» et explique comment utiliser un logiciel bureautique pour traiter plusieurs documents doc et docx à la fois. L'article combinera le processus d'interface réel pour expliquer les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes d'exploitation spécifiques et les précautions d'utilisation, vous aidant à restaurer rapidement un lot de fichiers Word dans un état d'édition et de composition plus unifié et plus pratique, réduire la duplication du travail et améliorer l'efficacité de la finition des documents.
De nombreuses personnes rencontrent le même problème lors de l'organisation de documents Word: le contenu copié à partir de différentes sources contient souvent diverses polices, couleurs, gras, styles de paragraphe et paramètres de composition. Vous pouvez également effacer manuellement le format en ne traitant qu'un ou deux documents, mais s'il y a des dizaines voire des centaines de fichiers doc et docx, il sera très inefficace de les ouvrir un par un et de les utiliser. Ce que cet article veut résoudre, c'est supprimer par lots les polices, les styles, la typographie et les couleurs de tous les textes de Word. Avec l'aide de la capacité de traitement par lots dans le logiciel bureautique, le nettoyage du format Word peut être effectué plus rapidement, adapté à la normalisation quotidienne des documents, à l'agrégation des données, au remake de modèles et à d'autres scénarios.
Scènes applicables
Ce type de fonctionnalité de traitement par lots est très pratique si vous êtes dans les scénarios suivants:
- Unifier plusieurs formats de documents Word: Le format des documents soumis par différents collègues est incohérent. Vous devez d'abord vider le format d'origine, puis réappliquer le modèle unifié.
- Organiser les données de collecte externe: le contenu copié à partir de pages Web, de courriels ou d'anciens documents contient souvent des polices, des couleurs et des styles de paragraphe en désordre.
- Réédition des articles, des rapports et des documents du système: j'espère supprimer tous les formats de texte originaux, puis réinitialiser les titers, les textes et les paragraphes selon les nouvelles spécifications.
- Traitement par lots des fichiers docx et doc: Je ne veux pas ouvrir les documents un par un et les nettoyer manuellement. J'espère importer plusieurs fichiers à la fois pour un traitement centralisé.
Pour les utilisateurs qui ont besoin d'organiser fréquemment des documents, la valeur fondamentale du traitement par lots des logiciels de bureau est de réduire la duplication du travail, de raccourcir le temps de fonctionnement et d'améliorer l'efficacité de la normalisation des documents.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Un document Word avant le traitement peut généralement contenir les éléments suivants:
- Différentes polices et tailles de police
- Couleur du texte, gras, italique, soulignement et autres styles de caractères
- Paramètres de mise en page tels que l'indentation de paragraphe, l'alignement, l'espacement des lignes, l'avant et l'arrière du paragraphe
- Appliqué divers styles de titer ou de corps
Ces formats sont mélangés, ce qui affectera la composition unifiée ultérieure et rendra également le document moins professionnel.
Après le traitement
Une fois le traitement terminé, le format original du texte et des paragraphes du document sera effacé par lots. En d'autres termes, les paramètres de police, de style, de couleur et de composition initialement attachés au texte seront supprimés et le document est plus adapté à la réapplication des règles de mise en page unifiées. Cette étape est très critique pour les flux de travail qui nécessitent une réédition ultérieure, un ensemble de modèles et une sortie de spécification.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Accédez à l'outil Word et trouvez "Supprimer tous les formats dans Word"
À partir de la capture d'écran, vous pouvez voir que le nom du logiciel est HeSoft Doc Batch Tool Sur le côté gauche se trouvent différents types de classification des outils de bureau. Dans l'interface principale, entrez d'abord la colonne "Outils Word".
Retrouvez ensuite "12, Supprimer tous les formats dans Word" dans la liste des fonctionnalités. À partir du texte d'invite de l'interface, on peut juger que cette fonction est utilisée pour supprimer par lots tous les paragraphes et le format du texte dans le fichier Word, c'est-à-dire supprimer les polices, les styles, la composition, les couleurs et d'autres contenus mentionnés dans cet article.
Le but de cette étape: entrer dans la bonne page de fonction de traitement par lots et éviter de mal utiliser d'autres outils d'édition Word.
Résultat attendu: ouvrez l'interface de traitement correspondant à Supprimer tous les formats dans Word.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page de fonctionnalités, le titer de la page s'affiche comme "Supprimer tous les formats dans Word". L'étape 1 du processus actuel consiste à sélectionner les enregistrements à traiter.
En haut à droite de la page, vous pouvez voir plusieurs boutons principaux, notamment:
- Ajouter un fichier
- Importer des fichiers à partir d'un dossier
- Vider
- Plus
Si vous avez seulement besoin de travailler sur un petit nombre de documents Word, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner manuellement un ou plusieurs fichiers docx, doc.
Si vous souhaitez traiter des fichiers dans tout le répertoire à la fois, il est plus approprié de cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour importer des documents Word dans un dossier par lots.
Comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran, le fichier s'affiche sous forme de liste après son importation, y compris:
- Numéro de série
- Nom
- Chemin
- Extensions
- Temps de création
- Temps de modification
- Opération
Cela signifie que vous pouvez vérifier si les fichiers sont importés correctement avant de les traiter et éviter de traiter les autres documents par erreur.
Le but de cette étape: ajouter les fichiers Word qui doivent effacer le format par lots à la liste des tâches.
Résultat attendu: le document Word en attente apparaît déjà dans la liste pour confirmer le nom du fichier, le chemin et l'extension.
Étape 3: Vérifiez les enregistrements d'importation, supprimez ou filtrez les fichiers si nécessaire
Dans la liste des fichiers, il y a une icône d'action de suppression à droite de chaque ligne; les boutons "Filtrer" et "Trier" sont également visibles dans la zone d'en-tête. Bien que la capture d'écran ne propage pas plus de paramètres, il peut être raisonnablement jugé que cette page prend en charge la vérification de base et le tri des enregistrements avant le traitement.
Si vous constatez que vous avez importé un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer directement dans la ligne correspondante; si vous avez plus de fichiers importés, vous pouvez d'abord le consulter et le vérifier par nom, heure ou type.
Le but de cette étape: assurez-vous que les fichiers qui entrent dans l'étape suivante sont tous des documents cibles, ce qui réduit les erreurs de fonctionnement.
Résultats attendus: La liste des tâches ne conserve que les fichiers Word qui nécessitent vraiment une suppression en masse du format.
Étape 4: Cliquez sur "Suivant" pour entrer dans le processus de traitement de suivi
Une fois la sélection du fichier terminée, cliquez sur le bouton "Suivant" en bas de la page. Selon les instructions de processus en haut de la page, les étapes suivantes incluent:
- Sélection des enregistrements à traiter
- Définir l'emplacement de sauvegarde
- Commencer le traitement
En d'autres termes, le logiciel continuera à suivre le processus de tâche par lots standard: d'abord confirmer le fichier, puis définir l'emplacement de sortie, et enfin exécuter le traitement de manière unifiée.
Le but de cette étape: passer à l'emplacement de sauvegarde et effectuer la phase de traitement, prêt à supprimer tous les formats dans Word par lots.
Résultat attendu: passez au lien suivant, continuez à terminer la configuration de la position de sortie et effectuez la tâche.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Bien que la capture d'écran actuelle se concentre sur la page d'importation de fichier, à partir de la barre de processus supérieure, vous pouvez clairement voir qu'il y a deux étapes suivantes: "Définir l'emplacement d'enregistrement" et "Démarrer le traitement". Par conséquent, lorsque vous l'utilisez réellement, appuyez simplement sur le guide de la page pour continuer l'opération.
Habituellement, à cette étape, vous devez d'abord confirmer où les fichiers traités sont enregistrés avant de commencer la tâche. Une fois terminé, le logiciel supprimera uniformément tous les formats du document Word importé selon la logique fonctionnelle actuelle.
Le but de cette étape: obtenir un emplacement de sortie clair pour les résultats du traitement par lots et terminer la suppression du format de tous les fichiers en une seule fois.
Résultat attendu: plusieurs documents Word ont été traités de manière unifiée et les polices, styles, composition et couleurs d'origine ont été supprimés par lots.
Questions fréquentes ou considérations
1. Que contient généralement la suppression de Tous les formats?
À en juger par le nom de la fonctionnalité et la description de la page, cette fonctionnalité est destinée à tous les formats de paragraphe et de texte dans le fichier Word. Par conséquent, il peut généralement être compris comme le format qui efface la couche de texte et la couche de paragraphe, comme la police, la couleur, le style de caractère, la composition de paragraphe, etc. Pour les utilisateurs, c'est exactement ce dont ils ont le plus besoin lors du nettoyage en masse des styles en désordre.
2. Quels types de fichiers Word sont pris en charge?
La liste dans la capture d'écran montre explicitement l'extension docx. Combiné avec les scénarios d'utilisation courants des outils Word, cet article mentionne doc et docx dans l'expression SEO pour aider les utilisateurs à comprendre les besoins d'organisation de ce type de fichier Word. Dans le traitement réel, il est recommandé de suivre le format que le logiciel peut actuellement importer et identifier avec succès.
3. Voulez-vous sauvegarder avant le traitement par lots?
Il est recommandé de conserver la sauvegarde du fichier d'origine avant de supprimer officiellement le format Word par lots, en particulier lors du traitement de documents importants tels que les contrats, les rapports, les documents système et les documents. Étant donné que "supprimer tous les formats" est une opération évidente de changement de style de contenu, il sera plus sûr de sauvegarder en premier.
4. Pourquoi est-il recommandé d'utiliser un logiciel de bureau pour le traitement par lots au lieu de le modifier manuellement un par un?
Parce que lors du traitement manuel de plusieurs documents Word, il est généralement nécessaire d'ouvrir le fichier à plusieurs reprises, de sélectionner tout, d'effacer le format, de sauvegarder et de fermer, et de nombreuses opérations répétées. L'utilisation d'un logiciel de bureau professionnel pour le traitement par lots peut compresser ces actions répétées en un processus de tâche unique, ce qui améliore considérablement l'efficacité, en particulier pour les postes de traitement de documents haute fréquence tels que l'administration, le personnel, l'édition, les affaires juridiques, les enseignants et les commis.
Résumé
Si votre objectif est de supprimer par lots les polices, les styles, la typographie et les couleurs de tous les textes de Word, HeSoft Doc Batch Tool Ce type de logiciel de bureau fera gagner du temps et des efforts que la modification manuelle une par une. Selon le processus de cet article, il vous suffit d'entrer dans l'outil Word, de trouver la fonction "Supprimer tous les formats dans Word", d'ajouter docx ou d'autres fichiers Word en attente par lots, de vérifier l'enregistrement et de passer à l'étape suivante pour définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement, vous pouvez être plus efficace Terminez le nettoyage du format du document.
Pour les utilisateurs qui ont besoin d'organiser un grand nombre de documents Word pendant une longue période, il est recommandé d'inclure ce type d'opérations par lots dans le flux de travail quotidien. Le format désordonné est d'abord effacé par lots, puis le modèle et la mise en page sont uniformément utilisés, ce qui peut réduire considérablement la duplication du travail et améliorer la normalisation des documents et l'efficacité de la sortie.