Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs PDF ordinaires en format PDF/UA-1 par lots, ce qui convient aux scénarios d'archivage gouvernemental et d'entreprise, de publication de matériel éducatif, de lecture et de transformation sans obstacle des documents de service public. L'article combinera les instructions de l'interface logicielle, de l'entrée de l'outil PDF, de l'ajout de plusieurs fichiers PDF, de la sélection de la version PDF/UA-1, à la définition de l'emplacement d'enregistrement et au début du traitement, expliquera complètement le processus d'exploitation et rappellera aux utilisateurs de faire attention à la structure du fichier source, aux étiquettes et à l'ordre de lecture L'impact de la conformité PDF/UA.
Dans des scènes telles que les affaires gouvernementales ouvertes, la publication de systèmes d'entreprise, la distribution de matériel éducatif et l'archivage de documents de service public, les PDF doivent non seulement être ouverts et lus, mais doivent également répondre autant que possible aux exigences de lecture sans obstacle, ce qui est pratique pour les lecteurs d'écran et autres outils auxiliaires pour identifier le contenu du document. Si vous traitez manuellement les fichiers PDF un par un, la charge de travail est lourde et facile à manquer, ce qui n'est pas propice à une norme unifiée. Cet article explique comment utiliser les logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool Convertir des fichiers PDF en lots grâce à la fonction "Convertir PDF en d'autres versions de PDF"PDF/UA-1Format, réduire les opérations répétées et améliorer l'efficacité du traitement standardisé des fichiers.
Scènes applicables: quelles situations nécessitent une conversion PDF/UA par lots
PDF/UAC'est l'une des normes PDF pour la lecture sans obstacle et est souvent utilisée dans les processus de publication et d'archivage de fichiers qui nécessitent une accessibilité accrue des documents. La fonction de conversion par lots est particulièrement adaptée aux utilisateurs qui ont un grand nombre de fichiers PDF à traiter de manière uniforme.
- Documents sur les affaires gouvernementales et les services publics:Convertissez des PDF tels que des annonces, des guides, des formulaires de demande et des documents explicatifs en une version plus adaptée à la lecture sans obstacle.
- Système d'entreprise et matériel de formation:Traitement par lots des manuels des employés, des documents de système, des PDF de formation et une sortie unifiée au format PDF/UA-1.
- Matériel d'éducation et d'apprentissage:Conversion standardisée des documents de cours, des manuels d'étude, du matériel de lecture et d'autres PDF pour une distribution ultérieure.
- Archivage et conformité:Lorsque différentes versions de PDF existent dans la bibliothèque de fichiers, vous pouvez réduire le travail répétitif de stockage un par un grâce à la conversion par lots.
Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, HeSoft Doc Batch Tool Il s'agit d'un logiciel pour le traitement par lots de fichiers de bureau. Il fournit des outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, image et autres catégories sur le côté gauche. Cette opération utiliseOutils PDFCapacité de conversion de version.
Aperçu des effets: quels changements avant et après le traitement
Avant le traitement:La liste des fichiers est constituée de plusieurs fichiers PDF ordinaires, tels que des human-exploration.pdf, des learning-tips.pdf, etc. Ils peuvent provenir de différentes sources, les versions PDF et les spécifications ne sont pas uniformes et doivent être vérifiées ou converties une par une.
Après le traitement:Le logiciel convertit par lots plusieurs PDF importés en fonction de la version sélectionnéePDF/UA-1Version du fichier PDF. Le fichier de sortie est toujours au format PDF, mais l'objectif de version est devenu une norme PDF/UA-1 liée à la lecture sans obstacle, ce qui est pratique pour une publication ultérieure, une archive ou une détection ultérieure.
Il convient de noter que PDF/UA a des exigences normatives pour les étiquettes de document, la structure, l'ordre de lecture, le texte alternatif et d'autres contenus. La conversion de version dans le logiciel peut aider à la sortie par lots vers la version cible PDF/UA-1, mais la qualité structurelle du PDF source peut toujours affecter l'expérience finale sans obstacle. Pour les scénarios de conformité stricte, il est recommandé de procéder à une inspection aléatoire ou à une vérification professionnelle après la conversion.
Étapes: Convertir PDF en PDF/UA-1 par lots
Étape 1: Accédez à l'outil PDF et sélectionnez la fonction de conversion de version
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, dans la catégorie de fonction de gauche, cliquez surOutils PDF. L'interface principale affichera plusieurs fonctions de traitement par lots liées au PDF, telles que l'ajout de protection par mot de passe au PDF, l'ajout de filigranes au PDF, la conversion de PDF en Word, la conversion de PDF en images JPG, etc.
Trouvez et cliquez sur la carte de fonction"Convertir PDF vers d'autres versions de PDF". Dans la capture d'écran, la fonction se trouve dans l'élément 12 de la liste des outils PDF, et le texte de la description est "Convertir des fichiers PDF en d'autres versions de PDF par lots".
Opérations But:Entrez dans le processus de conversion de version PDF pour vous préparer à la sélection ultérieure des critères PDF/UA-1.
Résultats attendus:Le logiciel entre dans la page de traitement «Convertir PDF en d'autres versions de PDF» et affiche un processus étape par étape: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement de sauvegarde et démarrez le traitement.
Étape 2: Ajouter les fichiers PDF qui doivent être convertis
Après être entré dans la page de traitement, restez d'abord à l'étape 1"Choisissez les enregistrements à traiter". Vous pouvez voir en haut à droite de la page"Ajouter des fichiers","Importer des fichiers à partir d'un dossier",“Vider”,“Plus”Attendez les boutons.
- Si vous devez sélectionner seulement quelques PDF, cliquez surAjouter un fichier.
- Si les fichiers PDF sont stockés dans le même dossier, cliquez surImporter des fichiers à partir d'un dossier, Importer plusieurs fichiers à la fois.
- Si l'importation est erronée, utilisezViderChoisissez à nouveau.
Une fois le fichier importé, la liste affiche des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Dans l'exemple de capture d'écran, 4 fichiers PDF ont été importés et le nombre d'enregistrements indiqué en bas est de 4.
Opérations But:Ajoutez les fichiers qui doivent être convertis en PDF/UA dans la file d'attente de traitement par lots.
Résultats attendus:Tous les PDF en attente sont affichés dans la liste avec l'extension pdf. Après confirmation, cliquez sur en bas de la pageProchaine étape.
Étape 3: Choisissez PDF/UA-1 dans les options de traitement
Entrez dans l'étape 2"Définir les options de traitement"Plus tard, la page répertorie plusieurs versions convertibles de PDF, y compris PDF/A, PDF/X, PDF 1.0 à PDF 2.0, etc. Vous pouvez voir dans les options de droitePDF/UA-1.
CochezPDF/UA-1En tant que version cible de cette conversion par lots. La flèche rouge indique exactement l'option PDF/UA-1 dans la capture d'écran.
Opérations But:Spécifiez la norme PDF cible en PDF/UA-1 et laissez le logiciel effectuer une conversion par lots conformément à cette version.
Résultats attendus:L'option de fichier PDF/UA-1 est sélectionnée. Après avoir confirmé la sélection, cliquez surProchaine étapeEntrez les paramètres de l'emplacement de sauvegarde.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Selon le processus d'interface, l'étape 3 est"Définir l'emplacement de sauvegarde"À l'étape 4“Commencer à traiter”. Après avoir sélectionné PDF/UA-1, cliquez sur ContinuerProchaine étapeEt suivez les instructions de la page pour définir l'emplacement d'enregistrement du fichier converti.
Après avoir enregistré la confirmation de l'emplacement, entrez l'étape de démarrage du traitement et exécutez la tâche. Le logiciel convertit par lots les fichiers PDF de la liste pour empêcher les utilisateurs d'ouvrir, de stocker ou de sélectionner des versions une par une.
Opérations But:Déterminer où les fichiers de sortie sont stockés et démarrer la tâche de conversion par lots.
Résultats attendus:La version cible de la génération par lots du logiciel est un fichier PDF/UA-1, adapté pour l'archivage ultérieur, la distribution ou la détection de lecture sans obstacle.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Quelle est la différence entre PDF/UA-1 et PDF normal?
Les PDF ordinaires se concentrent principalement sur l'affichage des mises en page, tandis que les PDF/UA mettent l'accent sur l'accès sans obstacle, comme la structure du document, les balises sémantiques, l'ordre de lecture, etc. La conversion de fichiers en PDF/UA-1 aide les documents à se rapprocher des normes de lecture accessibles.
2. Est-il nécessairement entièrement conforme au PDF/UA après la conversion par lots?
Il n'est pas recommandé de le comprendre simplement comme "doit être entièrement conforme après la conversion". La conformité PDF/UA n'est pas seulement liée à la version, mais aussi à la question de savoir si le fichier source contient l'étiquette correcte, la structure du titer, le texte de remplacement de l'image, l'ordre de lecture, etc. Pour les scénarios de publication officielle ou d'examen de conformité, il est recommandé d'utiliser des outils professionnels pour la vérification après la conversion.
3. À quoi dois-je faire attention avant d'importer un fichier?
Il est recommandé de confirmer que le fichier PDF peut être ouvert normalement et qu'il n'est pas endommagé. Si le fichier est protégé par une restriction ou un cryptage, cela peut affecter le traitement de la conversion. Vous pouvez d'abord organiser les dossiers, puis utiliser "Importer des fichiers à partir de dossiers" pour améliorer l'efficacité des importations par lots.
4. Combien de PDF peuvent être traités à la fois?
Comme vous pouvez le voir sur l'interface, la fonctionnalité prend en charge l'ajout de plusieurs fichiers PDF à la fois et le traitement unifié dans la liste. La quantité réelle de traitement est recommandée pour être raisonnablement organisée en fonction de la taille du fichier, des performances de l'ordinateur et de la complexité de la tâche. Lorsqu'il y a beaucoup de documents, ils peuvent être traités par lots pour faciliter l'inspection des résultats.
5. Les fichiers convertis doivent encore être vérifiés?
Il est recommandé de vérifier. Surtout pour les scènes avec des exigences sans obstacle élevées telles que la divulgation des affaires gouvernementales, les services publics et la diffusion de matériel éducatif, une fois la conversion terminée, vous devez vérifier si les documents peuvent être ouverts normalement et vérifier davantage la structure des documents et l'ordre de lecture.
Résumé: Réduire le travail répétitif de la conversion PDF/UA avec le traitement par lots
Par HeSoft Doc Batch Tool De"Convertir PDF vers d'autres versions de PDF"Fonction, peut convertir plusieurs fichiers PDF en unPDF/UA-1Version cible. L'ensemble du processus est clair: entrez l'outil PDF, sélectionnez la fonction de conversion de version, ajoutez un fichier PDF, cochez le fichier PDF/UA-1, définissez l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement.
Pour les scènes de bureau qui nécessitent un traitement centralisé d'un grand nombre de documents PDF, cette méthode de conversion par lots peut réduire considérablement le coût en temps des clics répétés et des dépôts un par un, et il est également plus pratique de maintenir la norme de version de fichier cohérente. Il est recommandé d'organiser les fichiers PDF en attente de conversion avant de les traiter, puis d'effectuer les inspections nécessaires après la conversion, afin de terminer le travail de tri des documents PDF sans obstacle plus efficacement.