Les factures électroniques, les bons et les reçus sont souvent enregistrés au format OFD, mais de nombreuses scènes de remboursement, d'archivage ou de téléchargement nécessitent des images JPG. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs fichiers OFD en JPG à la fois, et grâce à la fonction «épisser plusieurs pages en une très longue image», le contenu de plusieurs pages est exporté en images longues continues. L'article contient des scènes applicables, des effets avant et après le traitement, des étapes détaillées et des précautions pour aider les utilisateurs à effectuer efficacement la tâche de transfert d'images par lots OFD.
Le format OFD est de plus en plus utilisé pour les factures électroniques, les bons électroniques et divers reçus officiels. L'avantage de l'OFD est une mise en page stable et adaptée à la sauvegarde des documents officiels; mais dans le bureau réel, de nombreuses personnes ont besoin d'images JPG: le système de remboursement financier peut nécessiter le téléchargement d'images, l'approbation interne espère prévisualiser directement, et le transfert de téléphone mobile est également plus adapté au format d'image. Si un OFD contient plusieurs pages de contenu, l'exportation page par page de plusieurs images entraînera également des inconvénients de gestion.
La question à résoudre dans cet article est la suivante: comment convertir par lots plusieurs fichiers OFD en JPG et assembler plusieurs pages de chaque OFD en une très longue image. Cela peut non seulement conserver l'ordre des pages, mais aussi réduire le nombre de pièces jointes, ce qui est très approprié pour les factures électroniques, les bons de remboursement, les documents gouvernementaux et le traitement d'image des fichiers.
Le logiciel de bureau utilisé dans ce tutoriel est" HeSoft Doc Batch Tool ". À partir des captures d'écran, il s'agit d'un outil de traitement par lots de documents, fournissant une variété de fonctions de conversion de fichiers et de traitement bureautique. Cette fois, l'accent est mis sur la "conversion OFD en images JPG" dans "Plus d'outils".
Scène applicable: Pourquoi les factures électroniques et les bons OFD conviennent à la conversion en images longues JPG
Tout d'abord, résolvez le problème de compatibilité de format.Tous les ordinateurs et téléphones ne peuvent pas ouvrir directement les fichiers OFD. Une fois converti en JPG, presque tous les appareils peuvent être prévisualisés et le destinataire n'a pas besoin d'installer de lecteur supplémentaire.
Deuxièmement, il est pratique de télécharger le système.De nombreuses plates-formes de remboursement, d'audit, de fichiers et de services prennent en charge le téléchargement d'images JPG, mais pas nécessairement OFD. Après avoir converti OFD en JPG, vous pouvez réduire le retour causé par le format non pris en charge.
Troisièmement, maintenez une lecture continue sur plusieurs pages.Si le bon électronique ou le reçu comporte plusieurs pages, l'exportation séparément générera plusieurs images. Après avoir assemblé plusieurs pages en une longue image, il vous suffit d'ouvrir un fichier lors de la visualisation et de le lire de haut en bas.
Quatrièmement, il convient au traitement par lots.Le personnel des finances, de l'administration et des archives ne traite souvent pas un document, mais un lot à la fois. L'utilisation de l'outil par lots peut être une importation unifiée, un réglage unifié et une sortie unifiée pour éviter les doubles emplois.
Aperçu des effets: quels changements ont été apportés aux fichiers avant et après la conversion
Avant le traitement, le dossier est plusieurs fichiers OFD. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, les fichiers en attente comprennent 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce sont les fichiers source de cette conversion par lots.
Après le traitement, les images JPG correspondantes sont apparues dans le dossier, telles que 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. Dans la capture d'écran, 1.jpg est présenté comme une image longitudinale plus élevée, qui est l'effet de la carte de croissance épissée de plusieurs pages. D'autres fichiers sont également exportés sous forme d'images en fonction du contenu de leurs pages respectives.
L'avantage de cette méthode de traitement est que le fichier source et le fichier de résultat correspondent un par un. Le contenu que vous devez ouvrir OFD pour afficher peut désormais être parcouru, envoyé ou téléchargé directement sous forme d'images. Pour les fichiers de plusieurs pages, les images longues peuvent réduire le nombre d'images et rendre les informations plus propres.
Étapes de l'opération: facture électronique OFD par lots en images longues JPG
Étape 1: Ouvrez le logiciel et sélectionnez OFD vers la fonction JPG
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Plus d'outils" dans la barre de fonctionnalités de gauche. La zone principale affiche plusieurs cartes de fonction de conversion. Selon la capture d'écran, cette fois, vous devez cliquer sur "2, OFD Convertir en image JPG".
La description de cette fonction est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots", ce qui correspond à la demande de facturation électronique OFD en JPG. Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entrera dans un processus étape par étape pour permettre aux utilisateurs de terminer l'importation, la configuration et la sortie dans l'ordre.
Étape 2: Importer le fichier OFD à traiter
Après être entré dans la page "Convertir OFD en images JPG", des actions telles que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier" et "Vider" sont fournies en haut de l'interface. Pour la conversion par lots de factures électroniques ou de bons, il est généralement recommandé de placer l'OFD à traiter dans le même dossier, puis d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Si vous ne traitez que quelques fichiers spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers".
Une fois l'importation terminée, le fichier s'affiche dans la liste. Vous pouvez voir 4 enregistrements dans la capture d'écran, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, le chemin est à D:\ test \, l'extension est ofd. Le résumé inférieur indique que le nombre d'enregistrements est de 4, indiquant que cette tâche par lots contient déjà 4 fichiers.
Le but de cette étape est d'ajouter tous les OFD à convertir dans la même file d'attente de tâches. Le résultat attendu est une liste complète de fichiers, un chemin correct et une extension ofd. Si vous mélangez des fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités dans la liste, vous pouvez les supprimer via le bouton Supprimer de la colonne Actions à droite.
Étape 3: Accédez aux options de traitement des paramètres
Après avoir confirmé la liste des fichiers, cliquez sur "Suivant" en bas. Le logiciel passe à la deuxième étape "Définir les options de traitement". Décidez ici quelles pages sont converties, la netteté de l'image de sortie et si vous souhaitez assembler le graphique de croissance.
La zone "Gamme de traitement" dans la capture d'écran offre plusieurs choix: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires, les personnalisations. L'exemple actuel sélectionne "les premières pages", la plage est remplie comme 2.
Si votre facture électronique OFD n'a que les deux premières pages à soumettre, vous pouvez définir les deux premières pages comme une capture d'écran; si vous devez conserver l'intégralité de l'OFD, sélectionnez "Toutes les pages". Si vous ne traitez que des pages impaires, des pages paires ou des pages spécifiées, vous pouvez choisir en fonction des options de l'interface. La portée de la page doit être confirmée en premier, sinon le long graphique final peut manquer de pages ou contenir du contenu non désiré.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image PPI
Sous la plage de traitement, il y a un paramètre "densité de pixels d'image (PPI)", et la valeur dans la capture d'écran est de 300. Pour les factures électroniques, les factures et les bons, la clarté est très importante car le document peut contenir des informations telles que le code de facture, le numéro, le montant, le sceau, le code QR, etc.
300 PPI répond généralement à la plupart des besoins de visionnage et de téléchargement de bureau. Si le paramètre est trop bas, bien que l'image soit plus petite, elle peut affecter la reconnaissance du texte; si le paramètre est trop élevé, l'image sera plus claire, mais le volume du fichier augmentera également. Il est recommandé de tester l'effet de sortie avec un ou deux fichiers avant le traitement par lots pour confirmer que la plate-forme peut être téléchargée normalement et que le contenu est clair.
Étape 5: Ouvrez la couture de page pour générer une longue image
Au bas de la page des options de traitement, vous pouvez voir le commutateur "Écraser plusieurs pages en une très longue image". Pour réaliser plusieurs pages d'OFD en un long graphique JPG, vous devez activer cette option.
Une fois ouvert, le logiciel épissera les pages du même fichier OFD qui correspondent à la plage de traitement dans la même image dans l'ordre. Par exemple, si un OFD choisit de traiter les 2 premières pages, alors le JPG de sortie assemblera les 2 pages en un long graphique. De cette façon, lors du remboursement ou du dépôt, une seule image correspond à un document, ce qui est plus pratique à voir.
Si le commutateur n'est pas activé, le résultat de la conversion peut être divisé en plusieurs images par page, ce qui ne répond pas à la cible du "long graphique". Par conséquent, avant de cliquer sur l'étape suivante, vous devez vous concentrer sur la vérification de l'état du commutateur.
Étape 6: Configurez le répertoire d'enregistrement et commencez la conversion par lots
Une fois les options de traitement terminées, cliquez sur "Suivant" pour accéder à "Définir l'emplacement de sauvegarde". Il est recommandé de sélectionner des dossiers distincts pour les résultats de sortie, tels que "diagramme JPG de facture électronique" ou "résultats de conversion ofd". Cela peut éviter que l'OFD d'origine ne se mêle à l'image générée, et il est également pratique pour le téléchargement et l'archivage ultérieurs.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape "Démarrer le traitement". Le logiciel traitera les fichiers OFD un par un en fonction de la liste d'importation et appliquera une plage de pages unifiée, PPI et des paramètres d'épissage d'images longues. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde et vous verrez les images JPG générées.
D'après la capture d'écran post-traitement, on peut voir que le résultat de la conversion correspond à la sortie par nom de fichier. Les utilisateurs peuvent vérifier si 1.jpg contient la page attendue avant de vérifier les autres images. Si le résultat du contrôle ponctuel est correct, cela signifie que le paramètre de conversion par lots répond aux exigences.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Puis-je conserver la composition originale après avoir converti la facture électronique OFD en JPG?
OFD lui-même est un fichier de mise en page. Une fois converti en JPG, les effets visuels de la page sont généralement présentés sous forme d'images. Afin de rendre le texte, le sceau et le code QR plus clairs, il est recommandé de définir l'IPP de manière raisonnable, comme 300 dans la capture d'écran.
2. Pourquoi ne puis-je obtenir que les premières pages de contenu?
Veuillez vérifier la "plage de traitement". L'exemple de capture d'écran sélectionne "les premières pages" et remplit 2, de sorte que seules les 2 premières pages de chaque OFD seront traitées. Si vous avez besoin de toutes les pages, sélectionnez Toutes les pages.
3. Les images longues convient-elles à tous les fichiers OFD?
Les images longues conviennent aux scènes qui nécessitent une lecture continue et une réduction du nombre de pièces jointes. Mais si le nombre de pages d'un OFD est très important, le long graphique généré peut être plus grand et l'ouverture et le téléchargement seront plus lents. À ce stade, vous pouvez sélectionner une partie de la page en fonction des besoins de l'entreprise ou évaluer si vous devez sortir séparément.
4. Comment réduire les erreurs lors du traitement par lots?
Il est recommandé d'organiser le dossier source en premier, et de ne placer que l'OFD qui doit être converti; de vérifier le nombre d'enregistrements de la liste après l'importation; de confirmer si toutes les pages sont nécessaires lors de la définition de la plage de pages; et enfin de confirmer que le commutateur d'épissage de l'image longue est activé. Une fois la conversion par lots terminée, vérifiez au hasard quelques JPG de sortie.
5. Le fichier OFD original doit encore être conservé?
Il est recommandé de conserver. JPG convient à la soumission, à la prévisualisation et au partage, mais l'OFD d'origine reste la source officielle. Le résultat de la conversion peut être utilisé comme copie pratique, et le fichier original est utilisé pour la conservation à long terme et l'examen ultérieur.
Résumé
Les factures électroniques OFD sont converties en images longues JPG par lots, ce qui peut résoudre efficacement les problèmes de formats incompatibles, de téléchargement peu pratique et de visualisation de plusieurs pages. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool À ce moment-là, le processus de fonctionnement est très clair: sélectionnez "Convertir OFD en images JPG", importer plusieurs OFD, définir la plage de pages et PPI, activer "assembler plusieurs pages en une très longue image", et enfin définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement.
Pour le personnel de bureau qui traite fréquemment les factures, les bons, les reçus et les documents d'archives, cette méthode de traitement par lots peut réduire considérablement les opérations répétées et améliorer l'efficacité du tri des documents. Il est recommandé de tester l'effet avec une petite quantité d'échantillons avant la conversion formelle par lots, de confirmer que la clarté, la portée de la page et les résultats de la longue carte sont corrects, puis de traiter tous les fichiers OFD en même temps.