Lorsque les noms de dossier sont uniformément précédés d'un code de service, d'un code de projet ou d'un préfixe système, la suppression manuelle un par un est très inefficace. Cet article prend l'exemple de la suppression des 3 caractères les plus à gauche du nom de dossier pour expliquer comment utiliser la fonction «Supprimer le texte du nom de dossier» de HeSoft Doc Batch Tool afin de renommer en masse plusieurs dossiers du format ABC20240101 en 20240101. L'article comprend les effets avant/après le traitement, les étapes opérationnelles spécifiques et les points d'attention, adapté aux utilisateurs bureautiques ayant besoin de renommer des dossiers en lot.
Dans le processus de circulation de nombreux documents d’entreprise, des préfixes fixes sont souvent conservés devant les noms de dossiers en raison de l’exportation système, de l’archivage départemental, de la passation de projet, etc. Par exemple, un dossier client généré par un système métier pourrait être « ABC20240101 », et un répertoire exporté depuis une plateforme de gestion de projet pourrait être « DEF20240202 ». Ces préfixes sont utiles pour l’identification interne, mais lors du classement, du partage ou de la livraison ultérieurs, les utilisateurs n’ont souvent besoin que de conserver la date, le numéro ou le nom principal qui suit.
Si l’on ne modifie qu’un ou deux dossiers, un clic droit pour renommer suffit ; mais s’il faut traiter tout un lot de dossiers, supprimer quelques caractères à gauche un par un fera perdre énormément de temps. Plus gênant encore, la suppression manuelle peut facilement entraîner des oublis, des erreurs de suppression et des incohérences de format. Cet article présente une méthode plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en masse les préfixes de longueur fixe à gauche des noms de dossiers. Dans l’exemple, nous supprimerons les 3 caractères les plus à gauche de chaque nom de dossier, faisant passer le nom de « préfixe de lettres + numéro de date » à un numéro de date pur.
Scénarios d’application : préfixe de longueur fixe à gauche du nom de dossier
La méthode de cet article est la plus adaptée au traitement des noms de dossiers dont le « préfixe gauche est de longueur constante ». Par « longueur constante », on entend que chaque dossier commence par le même nombre de caractères à supprimer, par exemple supprimer les 3 lettres les plus à gauche, supprimer les 4 premiers chiffres d’un code ou supprimer les 2 premiers caractères de classification. Tant que la règle est stable, l’opération peut être effectuée en une seule fois avec un outil de traitement par lots.
Les scénarios d’utilisation typiques incluent : la suppression en masse de codes de projet, par exemple ne conserver que 20240101 de PRJ20240101 ; la suppression en masse des abréviations de service, par exemple ne conserver que 20240505 de FIN20240505 ; le nettoyage en masse des codes régionaux dans les répertoires de documents clients, par exemple supprimer uniformément les deux premiers caractères de SH20240606, BJ20240707 ; le classement en masse des répertoires d’archives historiques pour supprimer les préfixes des anciens noms de système. Pour le personnel de bureau traitant fréquemment des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des fichiers PDF et des répertoires de dossiers, la maîtrise de ce type de méthode de renommage par lots peut réduire considérablement le travail répétitif.
Il est important de noter que si la longueur du préfixe des dossiers n’est pas fixe, par exemple 2 caractères pour certains, 3 pour d’autres, 5 pour d’autres encore, on ne peut pas simplement appliquer un nombre uniforme. Dans ce cas, il faut d’abord analyser les règles de nommage, puis décider s’il faut utiliser d’autres méthodes de suppression de texte. Dans l’exemple de cet article, tous les dossiers sont au format « 3 caractères anglais + numéro de date à 8 chiffres », ce qui permet de supprimer uniformément les 3 textes les plus à gauche.
Aperçu du résultat : les noms avant traitement contenaient des préfixes comme ABC, BCD, DEF
L’image ci-dessous montre la liste des dossiers avant traitement. On peut voir que chaque nom de dossier est précédé d’un préfixe de lettres anglaises, comme ABC, BCD, DEF, GHI, JKL. Ces préfixes sont situés tout à gauche du nom, suivis d’un numéro de date, tel que 20240101, 20240110, 20240202.
Du point de vue du classement bureautique, bien que ces noms contiennent des informations complètes, ils ne sont pas forcément adaptés à un usage ultérieur. S’il faut trier par date ou archiver par numéro, le préfixe de lettres à gauche peut au contraire gêner la recherche et le tri. Surtout lors de la consultation de nombreux répertoires dans l’explorateur de fichiers, les utilisateurs préfèrent des noms concis, uniformes et directement identifiables.
Aperçu du résultat : après traitement, les préfixes de gauche sont uniformément supprimés
Une fois le traitement par lots terminé, les noms de dossiers deviennent 20240101, 20240110, 20240202, 20240303, etc. Les 3 caractères anglais de gauche ont été supprimés, et le contenu principal conservé est plus net.
Ce résultat montre que : si les paramètres sont corrects, l’outil de traitement par lots peut appliquer une modification uniforme à plusieurs noms de dossiers selon la même règle. Comparé au renommage manuel, la suppression par lots des préfixes de noms de dossiers est non seulement plus rapide, mais garantit aussi plus facilement des résultats de traitement cohérents.
Étape 1 : Accéder à la catégorie « Nom de dossier » dans le logiciel
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , observez d’abord la barre de navigation de gauche. Dans la capture d’écran, on peut voir que le logiciel propose les catégories Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Classement de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, Outils vidéo, Outils audio, etc. Cet article traite des noms de dossiers, il faut donc cliquer sur Nom de dossier à gauche.
Après être entré dans cette catégorie, trouvez Supprimer le texte dans les noms de dossiers parmi les cartes de fonctions. C’est la fonction principale utilisée pour cette opération, adaptée pour supprimer des chiffres, des espaces, des caractères chinois, des caractères anglais, ou pour supprimer du texte à gauche, à droite ou dans une plage de positions spécifiée dans les noms de dossiers. Les indications rouges dans la capture d’écran signalent l’emplacement de cette fonction, pour aider l’utilisateur à la localiser rapidement.
Après avoir choisi cette fonction, le logiciel passe à un processus guidé. Pour les utilisateurs peu familiers avec le traitement par lots, l’avantage des opérations par étapes est que chaque étape a un objectif clair : d’abord choisir l’objet, puis définir la règle, puis continuer pour enregistrer et traiter.
Étape 2 : Ajouter les dossiers à renommer en masse
Après être entré dans la page « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Il faut alors ajouter tous les dossiers à renommer dans la liste. En haut à droite de la capture d’écran, on voit un bouton Ajouter un dossier, qui sert à importer les dossiers à traiter ; en cas d’erreur, on peut utiliser Effacer pour réorganiser la liste.
Une fois l’ajout terminé, le logiciel affiche les enregistrements sous forme de tableau. La colonne « Nom » du tableau montre le nom actuel du dossier, la colonne « Chemin » montre son emplacement, et « Date de création » et « Date de modification » servent à la vérification. La zone la plus à droite permet de retirer les enregistrements à ne pas traiter. La zone de résumé en bas de page indique un nombre d’enregistrements de 10, ce qui signifie que 10 dossiers ont été ajoutés.
À cette étape, il est conseillé de vérifier attentivement la liste. Le renommage par lots affectant plusieurs dossiers à la fois, si un répertoire à ne pas traiter est inclus par erreur, son nom sera modifié selon la même règle. Une fois que vous avez confirmé que la structure des noms est cohérente et qu’ils ont tous besoin de la suppression du préfixe gauche, cliquez sur Suivant en bas de page.
Étape 3 : Définir la règle de suppression pour les 3 textes les plus à gauche
Une fois dans « Définir les options de traitement », il faut indiquer au logiciel quelle partie du nom de dossier supprimer. La capture d’écran montre plusieurs options de type d’opération, dont « Tous les chiffres », « Tous les espaces », « Les quelques textes les plus à droite », « Les quelques textes les plus à gauche », « Toutes les lettres anglaises », « Tout le contenu à droite d'un certain texte », etc. Comme il faut ici supprimer les 3 caractères les plus à gauche du nom, il faut choisir Les quelques textes les plus à gauche.
Après avoir choisi cette option, entrez 3 dans le champ Quantité ci-dessous. Cela signifie que pour chaque nom de dossier, les 3 premiers textes en partant de la gauche sont supprimés. Par exemple, ABC20240101 devient 20240101 après suppression de ABC ; BCD20240110 devient 20240110 après suppression de BCD ; GHI20240303 devient 20240303 après suppression de GHI.
Lorsque vous remplissez la quantité, jugez impérativement d'après la règle de nommage réelle. Si le préfixe gauche du nom est de 3 caractères anglais, mettez 3 ; si c’est un code régional de 2 lettres, mettez 2 ; si c’est un code à 4 chiffres, mettez 4. Ne faites pas une supposition au hasard juste parce qu'un dossier semble similaire, sinon cela affectera le résultat du traitement pour tous les dossiers.
Étape 4 : Poursuivre les étapes suivantes et consulter le résultat du traitement
Une fois la règle définie, cliquez sur Suivant en bas de page. Selon l’indicateur de progression en haut, les étapes suivantes sont « Définir l’emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Continuez et terminez les réglages selon les invites de l’interface, puis exécutez le traitement. Une fois le traitement terminé, retournez consulter les noms à l’emplacement d’origine des dossiers : vous verrez que le préfixe de gauche a été supprimé.
Avant le traitement officiel, il est conseillé de revoir trois points : premièrement, la liste des dossiers est-elle correcte ; deuxièmement, avez-vous bien sélectionné « Les quelques textes les plus à gauche » ; troisièmement, la quantité entrée correspond-elle au nombre de caractères à supprimer. Si ces trois éléments sont bons, le résultat du traitement par lots est généralement stable.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Quelle est la différence entre supprimer « Les quelques textes les plus à gauche » et « Toutes les lettres anglaises » ?
Supprimer « Les quelques textes les plus à gauche » supprime par position et par quantité, en ne traitant que le nombre spécifié de caractères au début du nom ; tandis que supprimer « Toutes les lettres anglaises » peut supprimer toutes les lettres dans le nom. Si vos noms de dossiers contiennent aussi des lettres anglaises au milieu ou à la fin, mais que vous ne voulez enlever que le préfixe du début, choisissez « Les quelques textes les plus à gauche ».
2. Pourquoi l’ordre des dossiers a-t-il changé après le traitement ?
Après la modification des noms, l’explorateur de fichiers peut les trier à nouveau en fonction des nouveaux noms. Dans l’exemple, après suppression du préfixe de lettres, les dossiers sont présentés sous forme de numéros de date, la logique de tri se rapprochant davantage d’un ordre numérique.
3. Que faire si le nom d’un dossier a moins de 3 caractères ?
Pour les noms particulièrement courts, il est conseillé de ne pas les mélanger directement dans la liste de traitement par lots. Avant le traitement, il faut vérifier tous les enregistrements et retirer les dossiers qui ne correspondent pas à la règle, afin d’éviter des noms anormaux ou non conformes aux attentes.
4. Peut-on supprimer des caractères par lots du côté droit ?
La capture d’écran montre que les types d’opération incluent « Les quelques textes les plus à droite ». Si votre besoin est de supprimer un caractère fixe à la fin du nom de dossier, vous pouvez choisir l’option correspondante. Cet article se concentre sur la suppression des caractères les plus à gauche.
5. Est-ce adapté au traitement de fichiers plutôt que de dossiers ?
Cet article illustre le traitement des noms de dossiers. Pour les noms de fichiers, par exemple les fichiers docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, etc., s’il faut supprimer par lots un préfixe de nom de fichier, il faut utiliser les catégories de fonctions liées au nom de fichier dans le logiciel, et non la catégorie nom de dossier.
Résumé : Supprimer par lots les préfixes de dossiers pour un classement plus efficace
Lorsque plusieurs noms de dossiers partagent un préfixe de longueur fixe à gauche, l’utilisation d’un outil de traitement par lots est plus rapide et plus fiable que le renommage manuel. Cet article a montré le processus complet à travers un exemple : dans HeSoft Doc Batch Tool , entrer dans « Nom de dossier », sélectionner « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », ajouter les dossiers à traiter, sélectionner « Les quelques textes les plus à gauche », régler la quantité sur 3, puis suivre les étapes suivantes pour terminer le traitement.
Pour le personnel de bureau, la norme de nommage des dossiers affecte directement l’efficacité de la recherche, de l’archivage et de la collaboration. Face à un grand nombre de répertoires nécessitant une suppression uniforme de préfixe, il est déconseillé de les supprimer manuellement un par un ; il faut plutôt analyser d’abord la règle de nommage, puis utiliser un outil par lots en une seule fois. Cela permet à la fois de réduire le travail répétitif et de diminuer la probabilité d’erreurs de nommage. Avant le traitement officiel, il est recommandé de valider d’abord la règle avec un petit nombre de dossiers, puis d’appliquer en masse une fois l’effet confirmé à l’ensemble du répertoire de documents.