Les numéros courants tels que 01, 02, 2023, 2020 après les noms de dossier ne sont parfois que des identifiants temporaires de tri ou d'exportation, à supprimer uniformément lors de l'organisation et de l'archivage. Ce document prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple, montre comment accéder au module de nom de dossier, utiliser la fonction "Supprimer le texte dans le nom de dossier", ajouter plusieurs dossiers, et sélectionner "Tous les chiffres" dans les options de traitement, pour supprimer rapidement les numéros, années et caractères numériques dans les noms de dossier.
Lors de l'organisation du bureau de l'ordinateur, des documents de projet, des dossiers partagés du département ou des répertoires de livraison client, nous rencontrons souvent la situation suivante : le nom du dossier lui-même est un nom commercial en anglais ou en chinois, mais il est suivi d'une série de chiffres, par exemple Report01, Reports04, Results02, Summary06, Templates14. Ces chiffres peuvent provenir d'un système d'exportation, d'un tri temporaire, d'un identifiant d'année ou d'une numérotation manuelle. Lorsque les données sont officiellement archivées, ces numéros deviennent superflus et peuvent même nuire à la recherche et à l'esthétique du répertoire.
S'il n'y a que 3 dossiers, les renommer manuellement est encore acceptable ; mais s'il y a 20, 100 dossiers, voire plus, supprimer les chiffres en suffixe un par un sera très inefficace. Cet article présente une méthode plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour supprimer en une seule fois les chiffres dans les noms de dossiers. Il s'agit d'un outil de traitement par lot inclus dans les logiciels de bureau, adapté au traitement de la nomenclature de nombreux dossiers, à l'organisation de fichiers, à l'archivage de documents et à d'autres tâches répétitives.
Cet article se concentre sur trois questions : à quels scénarios cette méthode est-elle adaptée, quels sont les changements avant et après le traitement, et comment procéder étape par étape dans le logiciel. Même si vous n'avez jamais utilisé un outil similaire de renommage par lot de dossiers auparavant, vous pouvez suivre les étapes décrites pour effectuer l'opération.
Scénarios applicables : lorsqu'il est nécessaire d'uniformiser la suppression des numéros de dossier et des années
Il n'est pas toujours nécessaire de conserver les chiffres dans les noms de dossiers. Les scénarios suivants sont généralement adaptés à la suppression par lot des chiffres :
- Nettoyer les numéros après l'exportation de données : Le système génère automatiquement Report01, Report02, Report03 lors de l'exportation, mais lors de l'archivage, on souhaite seulement conserver le nom de type Report.
- Supprimer l'identifiant de l'année : Les dossiers comme Project2023, Training2021, Statements2019 peuvent ne plus nécessiter l'année après avoir été fusionnés dans un répertoire de synthèse annuelle.
- Uniformiser les noms de dossiers en anglais : Les noms tels que Agreements10, Analysis2022, Specifications13 contiennent des chiffres, ce qui nuit à la clarté du répertoire.
- Normaliser en lot les disques partagés : Lors d'une collaboration multi-utilisateurs, le format de nommage n'est pas cohérent. L'utilisation de règles par lot permet de rendre les noms de dossiers plus uniformes.
- Préparer le classement ultérieur des fichiers : Avant de classer des documents Word, docx, doc, Excel, PDF, etc., nettoyez d'abord les numéros inutiles dans les noms de dossiers pour faciliter l'établissement d'une arborescence normalisée.
Il convient de préciser que si les chiffres ont une signification métier en soi, par exemple les chiffres dans « Contrat V2 », « Données 3D du produit », « Budget 2024 » doivent être conservés, il n'est alors pas conseillé de choisir directement de supprimer tous les chiffres. Avant le traitement par lot, il faut d'abord déterminer si les chiffres peuvent être supprimés.
Aperçu de l'effet : Avant traitement, les noms de dossiers comportent des suffixes numériques
Dans la capture d'écran avant traitement ci-dessous, plusieurs noms de dossiers contiennent des chiffres. À gauche, on trouve Agreements10, Analysis2022, Data03, Design07, Documents08, etc. ; à droite, il y a Report01, Reports04, Results02, Resumes09, Specifications13, Statements2019, Training2021, etc.
Ces chiffres ressemblent parfois à des numéros de série, parfois à des années, parfois à de simples codes à deux chiffres. Si on les modifiait manuellement un par un, il faudrait non seulement répéter l'action « sélectionner le dossier — renommer — supprimer les chiffres — confirmer », mais aussi faire attention à ne pas supprimer de lettres par erreur. Pour le personnel de bureau, ce type d'opération n'est pas techniquement difficile, mais il prend beaucoup de temps.
Aperçu de l'effet : Après traitement, les chiffres ont été supprimés par lot
Après le traitement par lot, les chiffres dans les noms de dossiers ont été supprimés, ne conservant que la partie textuelle. Par exemple, Agreements10 est devenu Agreements, Analysis2022 est devenu Analysis, Report01 est devenu Report, Specifications13 est devenu Specifications, Training2021 est devenu Training.
D'après l'effet du traitement, on peut constater que le logiciel ne supprime pas le dossier entier et ne modifie pas non plus les données à l'intérieur du dossier, mais effectue un nettoyage textuel ciblant le nom du dossier lui-même. Pour les scénarios où un grand nombre de suffixes numériques de noms de dossiers doivent être supprimés de manière uniforme, cette méthode de traitement par lot est plus efficace que le renommage manuel.
Étape 1 : Ouvrir le module Nom de dossier
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Nom de dossier dans la barre de navigation de gauche. L'interface principale du logiciel affiche plusieurs cartes de fonctionnalités liées au traitement des noms de dossiers, y compris rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers, insérer du texte dans les noms de dossiers, ajouter un préfixe et un suffixe aux noms de dossiers, convertir la casse des noms de dossiers, etc.
Cette fois-ci, il s'agit de supprimer des chiffres, donc choisissez la 5ème option : Supprimer le texte dans les noms de dossiers.
La clé de cette étape est de choisir la bonne entrée de fonction. Parce que l'objet que nous voulons traiter est le « Nom de dossier », non pas le contenu d'un document Word, le contenu d'un tableau Excel, ni le contenu d'une page PDF, il faut donc opérer dans la catégorie « Nom de dossier ». Après avoir sélectionné « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », vous pourrez accéder à la page de configuration des règles de suppression par lot suivante.
Étape 2 : Ajouter les enregistrements de dossiers à traiter
Après être entré dans la page de fonction, l'interface affiche en haut que la tâche actuelle est Supprimer le texte dans les noms de dossiers, et propose un assistant étape par étape. La première étape est de choisir les enregistrements à traiter. Cliquez sur le bouton Ajouter un dossier en haut à droite pour ajouter les dossiers dont il faut supprimer les suffixes numériques à la liste de traitement.
Après l'ajout, le logiciel affiche le nom et le chemin d'accès du dossier dans le tableau. D'après la capture d'écran, on peut voir que plusieurs dossiers avec des chiffres ont été chargés dans la liste, le chemin se trouvant dans un répertoire de test sur le bureau. Le nombre d'enregistrements affiché sous le tableau est 20, ce qui indique qu'il y a actuellement 20 dossiers qui participeront au traitement ultérieur.
À cette étape, il est conseillé de ne pas cliquer tout de suite sur l'étape suivante, mais de faire d'abord une vérification :
- Vérifiez la colonne « Nom » pour confirmer que tous ces dossiers nécessitent bien la suppression des chiffres.
- Vérifiez la colonne « Chemin » pour confirmer que le répertoire où se trouvent les dossiers est correct et qu'aucun autre répertoire n'a été sélectionné par erreur.
- Si un dossier ne doit pas être traité, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne des opérations.
- Si l'ensemble des dossiers ajoutés n'est pas le bon, vous pouvez utiliser le bouton Vider sur la page pour recommencer la sélection.
L'efficacité du traitement par lot vient de l'exécution unique d'une règle, mais cela suppose que les objets à traiter soient corrects. Si l'objet est mal choisi, même une règle correcte par la suite affectera des dossiers qui ne devraient pas être traités.
Étape 3 : Choisir « Tous les chiffres » comme type de suppression
Après avoir confirmé que la liste à traiter est correcte, cliquez sur Étape suivante en bas pour accéder à Définir les options de traitement. Dans la zone « Type d'opération », sélectionnez Tous les chiffres.
Après avoir sélectionné « Tous les chiffres », le logiciel prendra les caractères numériques apparaissant dans le nom du dossier comme contenu à supprimer. Les chiffres ici incluent les caractères de 0 à 9, par exemple 01, 03, 10, 2020, 2021, 2023, etc. Qu'ils apparaissent à la fin du nom ou au milieu, ils seront nettoyés selon cette règle.
En combinant avec l'exemple de cet article, la logique de traitement peut être comprise comme suit :
- Pour Report01, supprimer 01 pour obtenir Report.
- Pour Reports04, supprimer 04 pour obtenir Reports.
- Pour Results02, supprimer 02 pour obtenir Results.
- Pour Statements2019, supprimer 2019 pour obtenir Statements.
- Pour Promotion2020, supprimer 2020 pour obtenir Promotion.
Sur la même page de paramètres, il y a d'autres options comme « Tous les espaces », « Tous les caractères chinois », « Toutes les lettres anglaises », « Tout le contenu », « Les quelques textes les plus à droite ». Ne choisissez pas d'autres options au hasard dans le seul but de supprimer les suffixes numériques, en particulier « Tout le contenu » ou « Toutes les lettres anglaises », car cela pourrait entraîner un nettoyage excessif du nom. Dans le scénario de cet article, il suffit de choisir « Tous les chiffres ».
Étape 4 : Passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Après avoir défini le type d'opération, cliquez sur Étape suivante en bas de la page. D'après la barre de progression, le logiciel passera ensuite aux étapes Définir l'emplacement d'enregistrement et Démarrer le traitement. Suivez les invites de l'interface pour terminer les réglages, puis lancez l'exécution après avoir confirmé qu'il n'y a pas d'erreur.
Avant de commencer le traitement, il est conseillé d'effectuer trois vérifications :
- Vérifier la règle de suppression : Confirmez que l'option actuellement sélectionnée est bien « Tous les chiffres » et non un autre type de suppression de texte.
- Vérifier le risque de doublons de noms : Si Report01 et Report02 existent dans le même répertoire, après suppression des chiffres, ils pourraient tous deux devenir Report. Il faut anticiper ce type de conflit.
- Vérifier les répertoires importants : S'il s'agit de données professionnelles formelles, il est conseillé de faire d'abord une sauvegarde du répertoire, ou de tester l'effet avec un petit nombre de dossiers d'abord.
Une fois le traitement terminé, retournez à l'emplacement du dossier original pour vérifier. Vous verrez que les numéros dans les noms ont été supprimés en bloc. L'ensemble du processus ne nécessite pas de renommer un par un, ce qui est adapté pour organiser en bloc un grand nombre de répertoires de données.
Foire aux questions et remarques
1. Cette méthode peut-elle supprimer uniquement les chiffres à la fin des dossiers ?
Cet article montre la suppression de « Tous les chiffres », c'est-à-dire que tous les chiffres du nom seront supprimés. Si votre besoin est de supprimer uniquement le code le plus à droite, vous devez choisir avec soin d'autres règles dans l'interface. Mais d'après l'opération montrée dans la capture d'écran, l'objectif de cet article est de supprimer tous les chiffres, donc choisir « Tous les chiffres » est le plus direct.
2. Les fichiers Word, Excel, PDF à l'intérieur des dossiers seront-ils affectés ?
Cette opération cible le nom du dossier et ne modifiera pas directement le contenu des fichiers docx, doc, xlsx, PDF, images, etc. à l'intérieur. Cependant, après le changement de nom du dossier, le chemin d'accès d'origine change. Il faut y prêter attention si certains liens de documents référencent l'ancien chemin.
3. Que faire si le nom du dossier devient vide après la suppression des chiffres ?
Si un dossier avait un nom entièrement composé de chiffres, le choix de supprimer tous les chiffres pourrait entraîner un nom non conforme aux attentes. Avant le traitement, il faut vérifier la liste pour éviter d'ajouter directement des dossiers au nom purement numérique à la tâche de traitement par lot.
4. Pourquoi est-il conseillé de regarder d'abord la colonne Chemin ?
Lors du traitement par lot de dossiers, des dossiers portant le même nom ou des noms similaires peuvent être répartis dans différents répertoires. La colonne Chemin permet de confirmer l'emplacement réel du traitement et d'éviter de modifier par erreur les répertoires d'autres projets.
5. Combien de dossiers peut-on traiter par lot ?
D'après la capture d'écran, l'exemple a chargé 20 enregistrements. Dans le travail de bureau réel, tous les dossiers que la même règle peut traiter sont adaptés à cette méthode par lot. Plus le nombre est élevé, plus le temps gagné est significatif.
Résumé : Supprimer les numéros de dossier par lot pour rendre l'organisation des répertoires plus efficace
Si les codes, années et caractères numériques qui suivent les noms de dossiers ne sont plus nécessaires, les supprimer manuellement un par un n'est pas une approche efficace. Grâce au module « Nom de dossier » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez accéder à la fonction « Supprimer le texte dans les noms de dossiers », ajouter plusieurs dossiers puis sélectionner « Tous les chiffres » pour effectuer rapidement un renommage par lot.
Cette méthode est particulièrement adaptée aux scénarios tels que l'archivage de documents de projet, la normalisation des dossiers bureautiques, le nettoyage des disques partagés et l'organisation des répertoires d'exportation. Il est conseillé de vérifier la liste des dossiers, le chemin d'accès et le risque de noms en double avant le traitement formel, et de démarrer l'exécution après avoir confirmé qu'il n'y a pas d'erreur. Pour les utilisateurs qui ont souvent besoin de traiter un grand nombre de fichiers et de dossiers, maîtriser la méthode de suppression par lot des chiffres des noms de dossiers peut réduire considérablement le travail répétitif et améliorer l'efficacité de la gestion des fichiers.