Face à des numéros, codes ou mots-clés sensibles apparaissant en masse dans plusieurs classeurs Excel, la suppression manuelle a du mal à garantir l'efficacité et la précision. Cet article, accompagné de captures d'écran de HeSoft Doc Batch Tool , explique comment importer plusieurs fichiers xlsx, sélectionner la plage de traitement du texte des cellules dans la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », activer la recherche floue de texte par formule, et saisir des règles telles que 030\d{3}, 46\d{3}, pour remplacer en masse le contenu correspondant par du vide, afin de vider en masse des mots-clés dans plusieurs fichiers Excel.
De nombreux employés de bureau rencontrent des problèmes similaires lors de l'organisation de rapports Excel : il y a des numéros ou des codes dans le tableau qui doivent être supprimés, mais ces contenus ne sont pas un mot exactement identique, mais un ensemble de valeurs ayant le même format. Par exemple, parmi les numéros d'hôpital, il y a un lot de codes à 6 chiffres commençant par 030, et dans les codes régionaux, un lot de codes à 5 chiffres commençant par 46. Ce qui est plus gênant, c'est que ces contenus sont répartis dans plusieurs fichiers Excel, plusieurs feuilles de calcul ou un grand nombre de lignes de données. Si l'on ouvre les fichiers un par un pour chercher, puis supprimer manuellement, non seulement cela prend du temps, mais cela peut aussi entraîner des omissions parce que la plage de filtrage est incomplète ou que les conditions de remplacement sont mal saisies.
Pour ce type de tâche de nettoyage de contenu Excel « multi-fichiers, répétitive et basée sur des règles », il est plus approprié d'utiliser un logiciel de bureautique de traitement par lots. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment utiliser sa fonction Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel afin de vider par lots le contenu correspondant en utilisant des expressions régulières génériques. Dans l'exemple, nous supprimerons deux types de contenu : les numéros correspondant à 030\d{3} et les codes correspondant à 46\d{3}. Comme le contenu après remplacement n'est pas renseigné, le logiciel supprimera les éléments correspondants, c'est-à-dire qu'il videra les mots-clés dans les cellules concernées.
Ce tutoriel convient aux utilisateurs qui ont besoin de traiter par lots des fichiers de tableur Excel tels que xlsx, xls, et particulièrement aux scénarios de masquage de données, de nettoyage de rapports, de suppression de numéros et de suppression par lots de mots-clés. Après l'avoir lu, vous pourrez définir différentes expressions selon vos propres règles de données pour réaliser un traitement automatisé similaire.
Scénarios d'application : Pourquoi utiliser des règles régulières pour supprimer du contenu Excel par lots
La fonction Rechercher et remplacer intégrée d'Excel convient au traitement d'une petite quantité de texte fixe dans un seul classeur, mais l'opération manuelle devient inefficace dans les scénarios suivants :
- Nombre élevé de fichiers : Par exemple, un dossier contient des dizaines de rapports mensuels, de tableaux de projet, de listes de clients, et la même règle de suppression doit être appliquée.
- Le mot-clé n'est pas une valeur fixe : Par exemple, pour supprimer les numéros de 030001 à 030999, il n'est pas réaliste d'énumérer les mots-clés un par un.
- Nécessité de conserver d'autres contenus : Supprimer uniquement les numéros ou codes correspondants, sans supprimer des lignes ou des colonnes entières, et sans affecter les champs de nom, de région, de description, etc., dans le tableau.
- Exigence de traitement réutilisable : Le même ensemble de règles peut être appliqué à plusieurs fichiers, ce qui convient au traitement périodique de rapports.
- Exigence de précision : Une fois les règles définies, le logiciel les exécute, ce qui réduit les suppressions incorrectes ou les suppressions manquantes dues aux opérations manuelles.
Par exemple, dans le tableau Excel de la capture d'écran de cet article, il y a des numéros et des codes à nettoyer dans la colonne Hospital CCN et la colonne CBSA. Ce ne sont pas des mots exactement identiques, mais ils ont un format clair : 030 suivi de 3 chiffres, 46 suivi de 3 chiffres. Après avoir décrit le modèle avec une expression, le logiciel peut automatiquement identifier ce type de contenu.
Aperçu du résultat : Du résultat après vidage par lots d'un Excel contenant des numéros
Avant traitement : Les numéros et codes sont répartis dans différentes colonnes
Dans la capture d'écran avant traitement, le tableau Excel contient des champs comme le nom de l'hôpital, le numéro d'hôpital, le code CBSA, le nom CBSA. Les flèches rouges pointent vers les deux types de contenu à traiter : les numéros commençant par 030 dans la colonne Hospital CCN, et le code 46060 dans la colonne CBSA. Ces contenus apparaissent consécutivement sur plusieurs lignes, et la charge de travail serait considérable si la suppression était effectuée manuellement ligne par ligne.
Il convient de noter que ce qu'il faut supprimer dans cet exemple n'est pas les trois caractères « 030 » eux-mêmes, ni tous les chiffres, mais les numéros conformes à la règle complète. Par exemple, 030\d{3} signifie qu'il doit y avoir 3 chiffres après 030, ce qui évite qu'une règle trop large ne supprime par erreur d'autres contenus non pertinents.
Après traitement : Le contenu des cellules correspondant à la règle est vidé
La capture d'écran après traitement montre que les cellules contenant à l'origine les numéros commençant par 030 sont devenues vides, et que les codes correspondant à la règle commençant par 46 dans la colonne CBSA ont également été vidés. En même temps, les autres champs comme le nom de l'hôpital, le nom de la ville, les informations sur l'État existent toujours, ce qui indique que le logiciel a effectué « Rechercher le contenu correspondant et remplacer par rien » sans détruire la structure du tableau.
Cet effet de traitement est très adapté au nettoyage des données avant de partager un rapport : les numéros sensibles sont supprimés, les informations commerciales nécessaires sont conservées, et le fichier peut toujours être utilisé pour la lecture, le filtrage et les statistiques.
Étapes d'opération : Importer par lots Excel et définir la règle de suppression
Le flux complet est présenté ci-dessous conformément aux captures d'écran du logiciel. L'ensemble du processus ne nécessite pas d'écrire de macros, ni d'ouvrir les fichiers Excel un par un ; l'essentiel est d'importer tous les fichiers à traiter en une seule fois, puis de définir une règle unifiée de recherche et de remplacement.
Étape 1 : Ouvrir la fonction Rechercher et remplacer dans l'outil Excel
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , la navigation des catégories de fonctions se trouve à gauche, incluant Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Étant donné que nous devons cette fois traiter un tableau Excel, cliquez d'abord sur Outils Excel dans la colonne de gauche. Dans les fiches de fonction à droite, sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ».
Le but de cette étape est d'entrer dans le module de recherche et de remplacement par lots du contenu Excel. La description de cette fonction dans la capture d'écran est « Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel », ce qui correspond exactement à « supprimer par lots des mots-clés dans de nombreux fichiers de tableur Excel » que cet article vise à réaliser. La suppression d'un mot-clé peut être comprise comme un type de remplacement spécial : remplacer le contenu trouvé par rien.
Étape 2 : Ajouter plusieurs fichiers xlsx à traiter
Après être entré dans la fonction, le haut de la page affiche les étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement d'enregistrement, Démarrer le traitement. Nous sommes d'abord à l'étape 1 « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Dans le coin supérieur droit, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers ou Importer des fichiers depuis un dossier pour ajouter des fichiers Excel.
Dans la capture d'écran, 3 fichiers ont été ajoutés : product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx. La liste affiche également le chemin d'accès, l'extension, la date de création et la date de modification du fichier, ce qui permet de confirmer si les objets importés sont corrects. Si un fichier n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le retirer via l'icône de suppression dans la colonne des actions ; si des fichiers ont été ajoutés par erreur, vous pouvez également utiliser « Effacer » pour recommencer la sélection.
Pour les tâches de bureau par lots, il est recommandé de placer tous les fichiers Excel à traiter dans un même dossier, puis d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ». Cela réduit le temps de sélection individuelle des fichiers et facilite la gestion des fichiers avant et après traitement.
Étape 3 : Sélectionner « Texte de la cellule » comme étendue de traitement
Après avoir importé les fichiers, cliquez sur Étape suivante pour accéder à « Définir les options de traitement ». Dans la capture d'écran, Texte de la cellule est coché dans « Étendue du traitement ». Cela signifie que le logiciel recherchera des mots-clés dans le contenu des cellules Excel. Étant donné que cet article vise à supprimer des numéros et des codes dans le tableau, et non des noms de feuilles ou des textes de forme, cocher uniquement Texte de la cellule est le choix le plus sûr.
La même page contient également plusieurs options liées au traitement des cellules. Dans la capture d'écran, « Type de formule de cellule à traiter » est réglé sur « Aucune restriction » ; « Méthode de traitement pour les cellules contenant des formules » est réglé sur « Valeur calculée de la formule » ; « Type de données de cellule à traiter » a coché « Texte ». Ces paramètres permettent au logiciel de se concentrer sur le contenu des cellules de type texte. De nombreuses données de type numéro, comme 030006, sont stockées au format texte afin de conserver les zéros de tête. Si le texte n'était pas inclus dans la portée du traitement, il serait impossible de faire correspondre ce type de numéros.
Si, dans votre tableau réel, les mots-clés sont stockés sous forme de type numérique, vous devez également vérifier si le type de données correspondant est coché en fonction des options de l'interface. Mais d'après l'exemple de cet article, le contenu cible est principalement des numéros et des codes sous forme de texte, les paramètres de la capture d'écran répondent donc au besoin.
Étape 4 : Activer la recherche floue de formule et remplir la liste d'expressions de mots-clés
Dans la zone « Définir les options de mots-clés », les méthodes de recherche sont « Recherche de texte exact » et « Utiliser la recherche floue de formule pour le texte ». Dans la capture d'écran, Utiliser la recherche floue de formule pour le texte est sélectionné. Lorsque le contenu que vous souhaitez supprimer suit un modèle mais n'est pas exactement identique, vous devez choisir cette méthode.
Dans cet exemple, deux lignes ont été remplies dans la « Liste des mots-clés à rechercher » :
- 030\d{3}
- 46\d{3}
On peut le comprendre ainsi : \d représente un chiffre, {3} signifie 3 chiffres consécutifs. Par conséquent, 030\d{3} correspondra au contenu 030 suivi de 3 chiffres ; 46\d{3} correspondra au contenu 46 suivi de 3 chiffres. Comparé à la saisie manuelle de plusieurs numéros comme 030006, 030010, 030011, l'expression est plus concise et mieux adaptée pour couvrir un grand volume de données au même format.
À droite se trouve la « Liste des mots-clés de remplacement ». Dans la capture d'écran, cette liste est vide, accompagnée de la mention « Ne pas remplir signifie supprimer ». Ainsi, ce traitement ne remplace pas les numéros par d'autres caractères, mais vide directement le contenu correspondant. Cette conception est très pratique pour la suppression par lots de mots-clés : il suffit d'écrire la règle à rechercher dans la colonne de gauche et de laisser la colonne de droite vide.
Étape 5 : Passer aux paramètres d'emplacement d'enregistrement et exécuter le traitement par lots
Après avoir défini les mots-clés, cliquez sur Étape suivante en bas. Selon la progression en haut, les étapes suivantes sont « Définir l'emplacement d'enregistrement » et enfin « Démarrer le traitement ». Bien que la capture d'écran ne montre pas la page de l'emplacement d'enregistrement, il ressort clairement de l'assistant que le logiciel permettra à l'utilisateur de définir l'emplacement de sortie avant de commencer le traitement.
Il est recommandé, lors de la suppression par lots de contenu Excel, d'enregistrer les résultats du traitement dans un nouveau dossier plutôt que d'écraser les fichiers originaux. Cela présente deux avantages : premièrement, vous pouvez toujours revenir aux fichiers originaux pour vérification ; deuxièmement, si les paramètres d'expression ne sont pas assez précis, vous pouvez réajuster les règles et relancer le traitement. Après avoir confirmé l'emplacement d'enregistrement, passez à « Démarrer le traitement » et attendez que le logiciel termine la recherche et le remplacement par lots.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier de sortie et vérifiez les colonnes clés. Le contenu conforme à l'expression devrait avoir été vidé, et les autres données non correspondantes devraient rester inchangées. Si le résultat est conforme aux attentes, vous pouvez appliquer la même méthode à davantage de fichiers Excel.
Idées de rédaction d'expressions : Comment éviter les suppressions incorrectes et les suppressions manquantes
L'avantage des règles régulières est leur flexibilité, mais elles doivent aussi être écrites avec précision. Les conseils suivants peuvent vous aider à réduire les risques lors de la suppression par lots de mots-clés Excel :
- Plus la règle est spécifique, plus c'est sûr : Par exemple, pour supprimer un numéro à 6 chiffres commençant par 030, écrire 030\d{3} est plus précis que d'écrire simplement 030.
- Ne pas utiliser de règles numériques trop larges : Si vous écrivez \d{5}, cela pourrait correspondre à tous les nombres à 5 chiffres, et pas seulement au code cible.
- Juger en fonction du contenu réel de la colonne : Si une colonne contient à la fois des numéros et d'autres nombres, il faut essayer d'ajouter un préfixe fixe pour limiter l'étendue de la correspondance.
- Traiter d'abord un fichier de test : Vous pouvez d'abord copier un fichier Excel pour faire un test, confirmer qu'il n'y a pas de problème avec le résultat de la suppression, puis importer tous les fichiers en masse.
- Conserver le fichier original : La suppression par lots est une modification de contenu irréversible, il est recommandé de toujours conserver la version originale.
Si vos mots-clés sont des textes fixes, par exemple « obsolète », « supprimer », « données de test », il n'est pas forcément nécessaire d'utiliser des expressions, vous pouvez utiliser la recherche de texte exact ; si les mots-clés sont des numéros dynamiques, des numéros de série, des segments de code, la recherche floue de formule pour le texte est plus appropriée.
Questions fréquentes : Ce qu'il faut savoir avant de vider par lots du contenu correspondant dans Excel
1. La suppression par lots de mots-clés affectera-t-elle les formules ?
La capture d'écran montre des options telles que « Type de formule de cellule à traiter » et « Méthode de traitement pour les cellules contenant des formules ». L'exemple de cet article choisit « Aucune restriction » et « Valeur calculée de la formule ». Si votre classeur contient un grand nombre de formules, il est conseillé de vérifier d'abord le résultat avec un fichier de test pour confirmer s'il répond à vos exigences métier.
2. Pourquoi les cellules deviennent-elles vides après le traitement, au lieu de supprimer des colonnes entières ?
Parce que c'est la fonction Rechercher et remplacer qui est utilisée ici, et que la liste des mots-clés de remplacement est vide, ce qui signifie que le texte correspondant est remplacé par rien. Elle ne supprimera pas automatiquement des lignes ou des colonnes entières, donc la structure du tableau sera préservée.
3. Peut-on traiter des fichiers docx, doc ou PDF ?
Cet article traite du traitement de contenu de fichiers Excel, applicable aux scénarios de tableur tels que xlsx, xls. L'interface du logiciel comporte également des catégories Outils Word, Outils PDF, etc., mais les différents types de fichiers nécessitent d'entrer dans le module d'outils correspondant. Pour traiter des documents Word docx, doc, il faut choisir les fonctions liées à Word ; pour traiter des PDF, il faut également choisir les Outils PDF.
4. Que faire si l'expression ne prend pas effet ?
Vous pouvez vérifier trois points : premièrement, si « Utiliser la recherche floue de formule pour le texte » a été sélectionné ; deuxièmement, si la règle de mot-clé est cohérente avec le format du contenu réel ; troisièmement, si le type de données de la cellule cible a été coché. Par exemple, les numéros avec des zéros de tête sont souvent de type texte, il faut s'assurer que le texte est inclus dans la portée du traitement.
5. Comment plusieurs expressions correspondent-elles aux résultats de remplacement ?
Dans cet exemple, la liste des mots-clés de remplacement à droite est vide, donc tous les éléments correspondants sont supprimés. Si vous ne supprimez pas mais remplacez par un autre contenu, vous devez remplir le mot-clé de remplacement conformément aux exigences de l'interface du logiciel. Cet article ne traite que du scénario de suppression par lots où le remplacement est vide.
Résumé : Faire passer le nettoyage des mots-clés Excel d'une opération manuelle à un flux de travail par lots
Supprimer par lots des mots-clés dans des fichiers Excel est essentiellement une tâche bureautique répétitive typique. Tant que le contenu cible suit une certaine logique, il n'est pas nécessaire de traiter manuellement fichier par fichier, cellule par cellule. En utilisant HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez d'abord importer plusieurs fichiers Excel, puis définir la portée du traitement, le mode de recherche et les règles d'expression dans la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », et enfin laisser le contenu de remplacement vide pour vider par lots le contenu correspondant.
L'exemple de cet article a supprimé les numéros et codes spécifiés dans le tableau Excel en utilisant 030\d{3} et 46\d{3}, tout en conservant les autres données commerciales et la structure du tableau après traitement. Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des rapports, nettoient des numéros ou effectuent du masquage de données, cette méthode peut réduire considérablement les tâches répétitives et améliorer l'efficacité du traitement par lots de fichiers. Il est conseillé de valider d'abord les expressions avec un petit nombre d'échantillons, puis d'exécuter le traitement par lots sur le dossier complet, conciliant ainsi efficacité et précision.