Comment vider en masse le contenu texte spécifié dans plusieurs tableaux xlsx

Si le même texte, numéro ou étiquette existe dans plusieurs tableaux xlsx, il est très inefficace d'ouvrir et de supprimer manuellement un par un. Cet article présente une méthode pour vider en masse le contenu textuel spécifié : utilisez la fonction Rechercher et remplacer d'Excel dans HeSoft Doc Batch Tool , importez plusieurs fichiers de tableau, définissez la portée du texte des cellules, entrez le mot-clé à rechercher et laissez le contenu de remplacement vide, vous pourrez supprimer en masse le contenu correspondant, adapté au nettoyage des données Excel et à l'organisation des rapports.

De nombreuses personnes rencontrent un problème très spécifique mais fastidieux lors de l'organisation des données Excel : plusieurs fichiers xlsx contiennent du contenu fixe indésirable, par exemple un mot d'état identique qui apparaît de manière répétée dans une colonne, des codes régionaux à supprimer, ou des rapports exportés par un système contenant des champs d'identification qui ne sont plus utilisés. S'il n'y a qu'un seul fichier, on peut l'ouvrir dans Excel et utiliser la fonction Rechercher et Remplacer ; mais s'il y a de nombreux fichiers, les traiter un par un devient un travail répétitif.

Cet article, qui a pour thème « Vider en lot le contenu texte spécifié dans plusieurs fichiers Excel », montre comment supprimer les mots-clés dans les tableaux. Dans l'exemple, avant traitement, les contenus « Mandatory » et « 40660 » existent dans le tableau Excel ; après traitement, ce contenu correspondant est vidé, tandis que les données des autres cellules sont conservées. L'ensemble du processus utilise le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool », spécialement conçu pour le traitement par lots de documents, tableaux, présentations et autres fichiers bureautiques, dont la valeur fondamentale réside dans la réduction des opérations manuelles répétitives.

Il convient de préciser que la suppression par lots dont il est question dans cet article ne consiste pas à supprimer le fichier Excel, ni à supprimer la feuille de calcul, mais à supprimer un mot-clé spécifié dans les cellules Excel. Pour les scénarios où il est nécessaire de conserver la structure des lignes et des colonnes et de ne nettoyer que le contenu, cette approche est très pratique.

Scénarios applicables

Les situations suivantes se prêtent toutes à l'utilisation de la recherche et du remplacement par lots, en remplaçant le contenu spécifié par du vide :

• Plusieurs rapports Excel contiennent le même mot d'état qui doit être vidé uniformément.
• Les fichiers xlsx exportés du système contiennent des numéros fixes, des codes régionaux ou des étiquettes de classification qui doivent être supprimés par lots.
• Le même lot de modèles de tableaux conserve des valeurs de champs historiques qui doivent être rapidement nettoyées.
• Avant la livraison des données, il est nécessaire de supprimer certaines informations d'identification tout en conservant le format du tableau et les autres données.
• Le nombre de fichiers est élevé et le coût en temps pour ouvrir manuellement chaque fichier Excel pour Rechercher et Remplacer est trop important.
• Il est nécessaire d'appliquer des règles cohérentes de nettoyage de texte aux fichiers Excel tels que xlsx, xls, etc.

Comparée aux opérations manuelles, la méthode de traitement par lots convient mieux aux tâches avec des « règles claires, de nombreux fichiers et des opérations répétitives ». Tant que le contenu à supprimer peut être organisé en liste de mots-clés, il peut être appliqué en une seule fois à plusieurs fichiers Excel.

Aperçu du résultat : Avant traitement, le contenu est dispersé dans plusieurs cellules

Dans la capture d'écran avant traitement, le tableau Excel contient plusieurs colonnes de données, notamment le type de participation, le numéro d'hôpital, le nom de l'hôpital, le numéro CBSA, le nom CBSA, etc. Dans la colonne A, « Mandatory » apparaît sur plusieurs lignes, et dans la colonne D, « 40660 » apparaît sur plusieurs lignes. Ces contenus sont mis en évidence par des cadres rouges et des flèches, indiquant qu'ils sont les cibles à traiter.

D'après la capture d'écran, ces mots-clés ne sont pas concentrés à un seul endroit, mais sont répartis sur de nombreuses lignes. Pour des rapports métier similaires, s'il y a plusieurs fichiers Excel et que chaque fichier est traité manuellement par Rechercher et Remplacer, non seulement les étapes sont répétitives, mais il est aussi facile d'obtenir des résultats incohérents à cause d'un oubli de sauvegarde ou d'une plage de sélection incorrecte.

Aperçu du résultat : Après traitement, le mot-clé spécifié est vidé

Dans la capture d'écran après traitement, l'emplacement qui affichait initialement « Mandatory » est maintenant vide, et l'emplacement qui affichait « 40660 » est également vidé. La structure des lignes et des colonnes du tableau, les titres, les autres numéros, les noms d'hôpitaux et les noms de régions existent toujours.

Cela indique que l'opération de recherche et de remplacement par lots a atteint le résultat escompté : seul le mot-clé spécifié est supprimé, sans modifier le contenu non pertinent. Pour le nettoyage par lots de données Excel, ce type de résultat est plus pratique pour les opérations de filtrage, de synthèse ou de retraitement ultérieures.

Étapes opérationnelles

Étape 1 : Trouver la fonction Rechercher et Remplacer dans l'outil Excel

Après avoir lancé « HeSoft Doc Batch Tool », sélectionnez « Outils Excel » dans la classification des fonctions à gauche. La zone principale affichera diverses capacités de traitement par lots liées à Excel. Selon la capture d'écran, le premier élément est « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », avec la description « Rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel ».

Ce besoin est de supprimer des mots-clés par lots, et non de les remplacer par un autre texte, mais la méthode reste la recherche et le remplacement : après avoir trouvé le mot-clé cible, définissez le contenu de remplacement comme vide. Après avoir sélectionné cette fonction, vous pouvez entrer dans le flux de traitement par lots.

Étape 2 : Ajouter les fichiers xlsx à traiter dans la liste des tâches

Après être entré dans la page de fonction, la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Le coin supérieur droit de la page propose deux entrées principales : « Ajouter un fichier » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers sont dispersés, vous pouvez cliquer sur « Ajouter un fichier » pour les sélectionner ; si plusieurs fichiers Excel se trouvent dans le même répertoire, utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » sera plus efficace.

Dans la capture d'écran, la liste des tâches a déjà 3 fichiers xlsx ajoutés, respectivement product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx. La liste affiche également des informations telles que le chemin du fichier, l'extension, la date de création et la date de modification. Après avoir vérifié que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur « Suivant » en bas de la page pour accéder à la configuration des règles de traitement.

L'objectif de cette étape est de définir clairement les objets du traitement par lots. Seuls les fichiers ajoutés à la liste se verront appliquer les règles suivantes, il faut donc confirmer avant l'opération qu'aucun fichier n'a été oublié et qu'aucun tableau non pertinent n'a été ajouté par erreur.

Étape 3 : Sélectionner la plage de traitement, localiser le texte de la cellule

Sur la page « Définir les options de traitement », on voit d'abord « Définir les options Excel ». Dans l'exemple, la « Plage de traitement » a coché « Texte de la cellule ». Cela signifie que le logiciel recherchera les mots-clés dans le contenu des cellules Excel.

Si votre contenu cible se trouve dans une cellule de tableau ordinaire, vous devez sélectionner cette option. La capture d'écran montre également des options telles que « Nom de la feuille de calcul » et « Texte sur les formes dans la feuille de calcul », mais cet exemple ne traite ni les noms de feuilles ni les textes de formes, il n'est donc pas nécessaire de les cocher.

De plus, la page contient des boutons comme « Le nom de la feuille de calcul doit satisfaire cette condition », « Le nom de la colonne de la cellule doit satisfaire cette condition ». D'après la capture d'écran, ces conditions ne sont pas activées. Autrement dit, la règle actuelle recherchera les mots-clés dans le texte des cellules qui correspondent au paramètre de type de données, sans limiter à une feuille de calcul ou une colonne spécifique. Pour une demande de nettoyage complet du tableau, ce paramétrage est plus direct.

Étape 4 : Définir la formule, le type de données et le mode de correspondance

En continuant vers le bas, on peut voir les paramètres liés aux formules de cellule et aux types de données. Dans l'exemple, « Type de formule de cellule à traiter » est réglé sur « Aucune restriction », ce qui signifie que les cellules ordinaires et les cellules conformes à la règle peuvent entrer dans la plage de recherche. Pour les cellules contenant des formules, la sélection dans l'interface est « Valeur calculée par la formule ».

Dans « Type de données de cellule à traiter », la capture d'écran a coché « Texte ». Lorsque le contenu à supprimer est du texte, comme Mandatory, des étiquettes d'état, des notes descriptives, etc., sélectionner Texte est logique. Si ce qu'il faut supprimer est un numéro qui ressemble à un chiffre, comme 40660, il faut faire attention à son type dans Excel : texte ou nombre. De nombreux tableaux exportés sauvegardent les numéros sous forme de texte, auquel cas cocher Texte suffit ; si le numéro est une véritable cellule numérique, lors de l'opération réelle, il convient de combiner avec les options de type de données pour confirmation.

Dans « Mode de recherche », l'exemple sélectionne « Recherche exacte de texte ». Pour vider par lots un contenu textuel fixe, la recherche exacte peut réduire le risque de suppression erronée. Par exemple, si l'on veut seulement supprimer le « Mandatory » complet, sans affecter un autre texte plus long contenant un fragment similaire, il est préférable de choisir la recherche exacte.

Étape 5 : Remplir la liste des mots-clés à supprimer

Dans la zone « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez ligne par ligne le contenu à supprimer. Dans l'exemple, deux lignes sont saisies : la première est Mandatory, la seconde est 40660. Chaque ligne représente un mot-clé à rechercher.

À droite se trouve la « Liste des mots-clés après remplacement », et le texte de l'interface indique « Laissez vide pour supprimer ». C'est le paramétrage clé pour vider le contenu par lots : saisissez le contenu à rechercher à gauche, et ne remplissez pas la valeur de remplacement à droite. De cette façon, lors du traitement, le logiciel remplacera les Mandatory et 40660 trouvés par du vide.

Si vous devez supprimer plus de mots-clés, vous pouvez également continuer à ajouter ligne par ligne dans la liste de gauche. Par exemple, pour supprimer simultanément des contenus fixes tels que « À confirmer », « Invalide », « N/A », vous pouvez les saisir par ligne. Il est conseillé de clarifier la liste des mots-clés avant chaque traitement par lots, afin d'éviter d'ajouter à la liste un contenu qui ne devrait pas être supprimé.

Étape 6 : Accéder à l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement par lots

Une fois la configuration de la règle de mots-clés terminée, cliquez sur « Suivant ». Selon le flux en haut de la page, l'étape suivante est « Définir l'emplacement de sauvegarde », et enfin « Démarrer le traitement ». Par mesure de sécurité, il est recommandé de sauvegarder les fichiers traités dans un nouveau dossier, sans écraser directement les fichiers originaux. Ainsi, même si la configuration de la règle ne correspond pas aux attentes, on peut revenir aux fichiers originaux pour un nouveau traitement.

Après le début du traitement, le logiciel parcourra les fichiers Excel de la liste des tâches selon les règles unifiées et remplacera par du vide les mots-clés trouvés. Une fois le traitement terminé, ouvrez les fichiers de sortie pour un contrôle par sondage. Si les emplacements des mots-clés d'origine sont vides, cela signifie que la suppression par lots a réussi.

Questions fréquentes ou points d'attention

1. Pourquoi faut-il laisser le contenu de remplacement vide ?

Parce que l'objectif cette fois-ci est de supprimer le mot-clé, et non de le remplacer par un nouveau terme. L'interface indique déjà « Laissez vide pour supprimer », donc en laissant la liste des mots-clés après remplacement vide, le contenu correspondant sera vidé.

2. Peut-on supprimer plusieurs mots-clés en une seule fois ?

Oui. D'après la capture d'écran, la « Liste des mots-clés à rechercher » permet de saisir plusieurs contenus ligne par ligne. L'exemple indique à la fois Mandatory et 40660. En utilisation réelle, on peut ajouter plus de mots-clés selon les besoins.

3. Cela affectera-t-il les autres cellules ?

Le logiciel exécute en fonction de la plage de traitement, du type de données et du mode de recherche configurés. L'exemple utilise « Texte de la cellule » et « Recherche exacte de texte » dans le but de ne traiter que le contenu des cellules parfaitement correspondantes, réduisant ainsi l'impact sur les données non pertinentes.

4. Les fichiers xls et xlsx peuvent-ils être traités avec la même logique ?

Dans l'exemple de l'article, l'extension de fichier est xlsx. Pour les fichiers de type tableur Excel, la logique de traitement est la même : importer d'abord les fichiers, puis configurer les règles de mots-clés. Les formats spécifiques pris en charge sont sujets à l'interface du logiciel et aux fichiers effectivement importables.

5. Comment réduire le risque avant traitement ?

Il est conseillé de tester d'abord avec un ou deux fichiers d'exemple, de confirmer que l'effet de suppression est correct avant de traiter tous les fichiers par lots. En même temps, définissez l'emplacement de sortie sur un nouveau répertoire, conservez les fichiers Excel originaux pour faciliter la comparaison et le retour en arrière.

Résumé

Pour vider par lots le contenu texte spécifié dans plusieurs tableaux xlsx, les étapes essentielles ne sont pas complexes : allez dans les Outils Excel, sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », importez plusieurs fichiers, cochez la plage de texte des cellules, saisissez les mots-clés à supprimer et laissez le contenu de remplacement vide, enfin définissez l'emplacement de sauvegarde et démarrez le traitement.

Pour le personnel de bureau qui organise fréquemment des rapports, nettoie des données exportées et supprime uniformément des identifiants fixes, cette méthode de traitement par lots peut réduire considérablement le travail répétitif. Comparé à la suppression manuelle fichier par fichier, l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de configurer les règles une seule fois et de les exécuter simultanément sur plusieurs fichiers, ce qui est plus adapté au traitement bureautique quotidien d'un grand nombre de fichiers Excel.