Lorsque les noms de fichiers contiennent un code fixe à la fin, par exemple LON, NYC, PAR, SYD, TYO, il est extrêmement fastidieux de créer manuellement des dossiers et de copier ou déplacer les fichiers un par un. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour vous montrer comment classer automatiquement des fichiers txt ou d’autres formats dans les dossiers correspondants en fonction des derniers caractères du nom de fichier. Cela s’applique parfaitement au rangement de rapports, de journaux, de commandes, de lots de documents, etc.
Dans le travail quotidien, nous rencontrons souvent un type de fichiers : ils sont nombreux et leurs noms ressemblent à une série de numéros suivie d'un suffixe fixe, par exemple 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10179839NYC.txt. Les chiffres devant peuvent représenter un numéro de commande, un code client, un numéro de flux ou d'échantillonnage, tandis que les caractères comme LON, PAR, NYC, SYD, TYO à la fin du nom de fichier sont les véritables identifiants de classification.
S'il n'y a qu'une dizaine de fichiers à traiter, les glisser-déposer manuellement dans différents dossiers peut être acceptable ; mais lorsque le nombre atteint plusieurs dizaines, centaines, voire milliers, vérifier les derniers caractères du nom de chaque fichier, créer un dossier pour chacun et les déplacer un par un est non seulement inefficace, mais il est aussi facile de se tromper d'emplacement. Surtout pour les fichiers par lots comme les journaux txt, les données csv, les documents doc ou docx, les tableaux xlsx, les documents pdf, une fois la règle de classification claire, il est plus approprié de confier le traitement automatique à un logiciel bureautique.
Le problème que cet article cherche à résoudre est : comment classer ensemble un grand nombre de fichiers en fonction des derniers caractères de leur nom. L'exemple ci-dessous, avec la capture d'écran HeSoft Doc Batch Tool , montre comment archiver automatiquement les fichiers txt dont les 3 derniers caractères du nom sont identiques dans un dossier du même nom. Par exemple, les fichiers finissant par LON vont dans le dossier LON, ceux finissant par PAR dans le dossier PAR et ceux finissant par NYC dans le dossier NYC.
Scénarios applicables : quels fichiers sont adaptés à la classification par les caractères de fin de nom ?
La classification par les derniers caractères du nom de fichier convient aux scénarios où le nommage des fichiers contient déjà un identifiant de classification. Les cas courants incluent : la première partie du nom est un numéro et les derniers caractères indiquent une région, un département, un projet, un canal, un mois ou un code de type. Par exemple, BJ, SH, GZ à la fin des noms de fichiers clients représentent des villes ; A01, B02 à la fin des rapports de vente désignent des points de vente ; PAR, LON, NYC à la fin des fichiers de commandes indiquent des sites ou des régions.
Le cœur de cette méthode d'organisation n'est pas de reconnaître le contenu des fichiers, mais d'exploiter la logique dans les noms pour un archivage par lots. Tant que les derniers caractères avant l'extension sont stables, on peut utiliser le même ensemble de règles pour un traitement par lots. Dans l'exemple de la capture d'écran, tous les fichiers sont des fichiers txt, avec une structure de nom généralement composée d'un numéro suivi d'un code de ville, comme 10102271LON.txt. Ici, ce qui sert réellement à la classification, ce sont les 3 derniers caractères LON avant l'extension .txt.
En plus des fichiers txt, des règles similaires peuvent s'appliquer à de nombreux types de fichiers bureautiques, tels que doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, csv, jpg, png, etc. Tant que les caractères de classification à la fin du nom sont réguliers, on peut utiliser le traitement par lots pour réduire les tâches répétitives.
Aperçu du résultat : les fichiers sont mélangés dans le même répertoire avant le traitement
Avant traitement, tous les fichiers se trouvent dans le même dossier. Bien que les noms contiennent déjà des identifiants comme LON, PAR, SYD, NYC, TYO, ils restent mélangés. L'utilisateur doit identifier visuellement les derniers caractères du nom pour déterminer à quelle catégorie appartient chaque fichier.
La capture d'écran avant traitement montre que les trois derniers caractères alphabétiques du nom de fichier sont spécialement mis en évidence. Par exemple, le caractère de classification final de 10102271LON.txt est LON, celui de 10103956PAR.txt est PAR et celui de 10166063SYD.txt est SYD. Cette règle est très claire, ce qui la rend idéale pour une réorganisation unique par la fonction de classification par lots.
Si le traitement était manuel, il faudrait d'abord créer les dossiers LON, PAR, SYD, NYC, TYO, puis sélectionner et déplacer les fichiers un par un. Plus il y a de fichiers, plus le risque d'erreur augmente. Après l'organisation par lots avec un logiciel bureautique, ces actions répétitives peuvent être exécutées automatiquement par le programme.
Aperçu du résultat : génération automatique de dossiers de classification après traitement
Une fois le traitement terminé, les fichiers initialement mélangés sont classés selon les 3 derniers caractères de leur nom. L'exemple montre que le système a généré ou organisé les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, chaque type de fichier étant placé dans le répertoire correspondant.
Ce résultat est très intuitif : pour consulter les fichiers relatifs à Londres, ouvrez le dossier LON ; pour Paris, ouvrez le dossier PAR ; pour New York, ouvrez le dossier NYC. Pour les recherches, l'archivage, le téléchargement, la sauvegarde ou la distribution ultérieures, c'est beaucoup plus efficace que d'avoir tous les fichiers empilés dans un seul répertoire.
Étapes de l'opération : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer les fichiers par les caractères de fin
Ci-dessous, la procédure complète est expliquée en suivant l'ordre des captures d'écran de l'opération. HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel de traitement par lots orienté scénarios bureautiques. Son interface comprend des catégories comme l'organisation de fichiers, les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, texte et image. Cet article utilise la capacité de classification par nom de fichier dans la section Organisation de fichiers.
Étape 1 : accéder à l'organisation de fichiers et sélectionner la classification des fichiers par nom
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , choisissez Organisation de fichiers dans la zone fonctionnelle de gauche. La page Organisation de fichiers affiche plusieurs cartes fonctionnelles liées au traitement de fichiers par lots, telles que Classer les fichiers par nom, Classer les fichiers par extension, Créer de nouveaux dossiers par lot à partir de dossiers existants, etc.
L'objectif actuel est d'archiver par les caractères de fin du nom de fichier, il faut donc choisir la première fonction : Classer les fichiers par nom. Cette fonction classe les fichiers par lots dans différents dossiers selon une règle de caractères spécifiée dans le nom de fichier.
Après avoir sélectionné cette fonction, le logiciel entre dans un flux opérationnel guidé. Le haut de l'assistant indique généralement l'étape actuelle, comme sélectionner les enregistrements à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde, puis lancer le traitement. Un tel flux est adapté aux tâches par lots, car l'utilisateur peut d'abord confirmer la liste des fichiers, puis définir la règle de classification et enfin exécuter le traitement de manière unifiée, évitant ainsi les erreurs initiales.
Étape 2 : ajouter ou importer les fichiers à classer
Sur la page Classer les fichiers par nom, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de l'interface, on voit des boutons d'action comme Ajouter des fichiers, Importer des fichiers depuis un dossier, Vider, Plus. Pour un petit nombre de fichiers, on peut utiliser Ajouter des fichiers ; pour organiser un lot de fichiers dans un répertoire, la méthode la plus courante est d'importer les fichiers depuis un dossier.
Après importation, les fichiers s'affichent sous forme de liste. Celle-ci contient le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les opérations. Grâce à cette liste, l'utilisateur peut confirmer que le logiciel a bien chargé les fichiers corrects et que leur nombre est conforme aux attentes.
La capture d'écran montre que les fichiers ont été importés dans la liste des tâches, avec un nombre d'enregistrements de 20. Le chemin des fichiers se situe dans le même répertoire de test et l'extension est txt. La colonne Nom affiche le nom complet du fichier, par exemple 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10109610PAR.txt. Il ne faut pas se précipiter pour traiter ; l'essentiel est de vérifier si la règle de nommage est cohérente : les identifiants de classification de ces fichiers se situent bien dans les 3 derniers caractères avant l'extension.
Si certains fichiers n'ont pas besoin d'être inclus, on peut les supprimer de la liste via la colonne des opérations ; si le mauvais répertoire a été importé, on peut utiliser Vider puis réimporter. Vérifier la liste avant le traitement par lots est une étape importante pour réduire les erreurs de classification.
Étape 3 : configurer la méthode de classification sur « par les derniers caractères »
Après avoir confirmé que la liste des fichiers est correcte, cliquez sur Suivant en bas de la page pour accéder aux options de traitement. Sur cette page, le logiciel propose plusieurs méthodes de classification, y compris par le premier caractère, par le premier chiffre, par la première lettre alphabétique, par les premiers caractères, par les derniers caractères, par une plage de position personnalisée ou par expression régulière personnalisée.
La règle de nommage de cet exemple est : les 3 derniers caractères avant l'extension représentent la classification. Il faut donc choisir Classer par les derniers caractères du nom et saisir 3 dans le champ du nombre. Le logiciel extraira ainsi les 3 derniers caractères de chaque nom de fichier pour servir de base de classification.
La capture d'écran montre que l'option Classer par les derniers caractères du nom est sélectionnée, avec un nombre de 3. Pour 10102271LON.txt, le logiciel prendra LON comme nom de classification ; pour 10103956PAR.txt, PAR ; pour 10179839NYC.txt, NYC. Ces noms de classification correspondront finalement à différents dossiers.
En bas de la même page, on peut également voir une option de conversion de la casse des lettres : Défaut, Convertir en majuscules, Convertir en minuscules. Dans l'exemple, gardez l'option Défaut car les codes LON, PAR, etc., sont déjà cohérents en casse. Si les fichiers réels contenaient à la fois lon, LON, Lon, la décision d'uniformiser la casse dépendrait de vos propres besoins d'organisation, pour éviter que des fichiers de la même catégorie ne soient répartis dans plusieurs répertoires à cause de différences de casse.
Étape 4 : passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir défini la règle de classification, cliquez sur Suivant pour accéder au paramètre de l'emplacement de sauvegarde. Comme l'en-tête de l'assistant indique déjà les étapes suivantes « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement », suivez les indications de la page pour choisir où enregistrer les résultats. Il est conseillé de choisir un répertoire vide ou dédié, ce qui facilite la vérification de la structure des dossiers classés et évite de les mélanger avec les fichiers originaux.
Une fois l'emplacement de sauvegarde confirmé, passez à l'étape Lancer le traitement. Avant de commencer, il est recommandé de revérifier trois points clés : premièrement, la liste des fichiers est correcte ; deuxièmement, la méthode choisie est bien Classer par les derniers caractères ; troisièmement, le nombre saisi est bien 3. Après confirmation, exécutez le traitement. Le logiciel générera alors les résultats de classification par lots selon les derniers caractères du nom de fichier.
Une fois terminé, en ouvrant le répertoire de sortie, vous verrez les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO avec les fichiers placés dans les dossiers appropriés selon la règle. Ainsi, une tâche d'organisation qui nécessitait auparavant de juger et glisser-déposer manuellement peut être accomplie rapidement par un traitement par lots.
Questions fréquentes et remarques
1. Quel nombre faut-il saisir ?
Le nombre dépend du nombre de caractères de votre identifiant de classification. Dans l'exemple des captures d'écran, LON, PAR, NYC, SYD, TYO comportent tous 3 caractères alphabétiques, donc le nombre saisi est 3. Si votre nom de fichier se termine par un code de service à deux chiffres, comme 01, 02, 03, le nombre doit être 2 ; s'il s'agit d'un code de projet à quatre caractères, comme A001, B002, saisissez 4.
2. Les caractères de fin incluent-ils l'extension ou se trouvent-ils avant ?
D'après le résultat de l'exemple, on peut raisonnablement déduire que la classification utilise les caractères de la partie principale du nom, c'est-à-dire LON, PAR avant l'extension .txt, et non l'extension txt comme critère. Il faut donc vérifier que l'identifiant de classification dans la partie principale du nom est stable.
3. Que faire si la règle de nommage n'est pas uniforme ?
Si certains noms de fichiers n'ont pas de caractère de classification fixe à la fin, ou si la longueur de l'identifiant est incohérente, le résultat de la classification par lots risque de ne pas correspondre aux attentes. Il est conseillé d'uniformiser d'abord la règle de nommage ou d'importer les fichiers aux règles cohérentes par lots séparés. Pour les documents bureautiques, les journaux, les rapports exportés, plus la norme de nommage est claire, meilleur est le résultat du classement automatique.
4. La casse affecte-t-elle la classification ?
Si les noms de fichiers contiennent à la fois LON et lon, ils pourraient être considérés comme des classifications différentes par défaut. Les options de traitement dans la capture d'écran offrent un réglage de conversion de la casse : Défaut, Convertir en majuscules ou Convertir en minuscules. Pour que les fichiers d'une même catégorie aillent dans le même dossier, il est recommandé de vérifier la règle de casse avant le traitement.
5. Le traitement est-il limité aux fichiers txt ?
Non. L'exemple des captures utilise des fichiers txt, mais la classification par nom est fondamentalement une organisation basée sur les règles du nom de fichier. Tant que le nom contient des caractères de classification stables à la fin, des fichiers doc, docx, xls, xlsx, pptx, pdf, csv ou des images peuvent aussi être archivés par lots en suivant la même logique.
Résumé : remplacer le glisser-déposer manuel par la classification par lots pour réduire les tâches répétitives
Classer les fichiers par leurs derniers caractères de nom est une méthode d'organisation de fichiers bureautiques très pratique. Elle convient particulièrement aux scénarios avec un grand nombre de fichiers, une règle de nommage claire et un identifiant de classification fixé en fin de nom. Avec HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez d'abord importer les fichiers, choisir de classer par les derniers caractères du nom, saisir le nombre 3, et enfin définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement.
Par rapport à la création manuelle de dossiers et au déplacement individuel des fichiers, le traitement par lots offre les avantages d'une plus grande rapidité, de règles plus cohérentes et d'un risque d'erreur réduit. Pour les utilisateurs traitant fréquemment des journaux txt, des documents Word, des rapports Excel, des documents PDF ou d'autres fichiers par lots, il est conseillé de confier ces tâches d'organisation régies par des règles au logiciel bureautique, et de réserver votre temps pour les travaux qui exigent réellement jugement et analyse.