Lorsque de nombreux fichiers PDF, Word, Excel, CSV, ZIP, Markdown, etc. sont empilés dans un dossier et que les noms de fichiers commencent par des noms, des noms de clients ou des noms de projets, il est très chronophage de créer manuellement des dossiers puis de les faire glisser un par un. Cet article explique comment utiliser la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » dans HeSoft Doc Batch Tool pour créer automatiquement des dossiers de classification basés sur le premier caractère chinois du nom de fichier, et placer les fichiers correspondants en masse dans le même type de répertoire, ce qui convient aux scénarios tels que les dossiers du personnel, les données clients, les documents d'inscription et les documents contractuels.
Dans le travail quotidien, de nombreux fichiers ne sont pas gérés par extension, mais classés selon les informations clés contenues dans le nom du fichier. Par exemple, les dossiers du personnel peuvent commencer par le nom de l'employé, les dossiers clients par le nom du client, les documents d'inscription par le nom de l'étudiant et les dossiers de projet par l'abréviation du projet. Avec l'augmentation du nombre de fichiers, des documents de différents formats tels que pdf, docx, doc, xlsx, csv, zip, md se retrouvent dans le dossier. Si l'on continue à créer manuellement des dossiers, copier-coller ou glisser-déposer, non seulement l'efficacité est faible, mais il est aussi facile de mal placer les fichiers.
Le problème à résoudre dans cet article est clair : classer en masse de nombreux fichiers selon le premier caractère chinois de leur nom. Autrement dit, le logiciel lira le premier caractère chinois de chaque nom de fichier et utilisera ce caractère comme critère de classification, en regroupant les fichiers partageant le même premier caractère chinois dans un même dossier. Par exemple, « 陈杰.zip » et « 陈静.pdf » iront dans le dossier « 陈 », « 李娜.pdf » et « 李洋洋.docx » dans le dossier « 李 ». Ce qui suit, avec des captures d'écran, explique comment utiliser le logiciel bureautique « HeSoft Doc Batch Tool » pour accomplir ce type de tâche de classement de fichiers par lots.
Scénarios applicables : quels fichiers se prêtent au classement par premier caractère chinois
Le classement selon le premier caractère chinois du nom de fichier est particulièrement adapté aux documents dont le nom commence manifestement par du chinois. Il ne s'agit pas d'un simple classement par extension, ni par date de création, mais d'une approche plus proche des habitudes métier du travail quotidien. Par exemple, un service reçoit un lot de dossiers d'employés, les noms de fichiers pourraient être « 张伟身份证.pdf », « 张伟简历.docx », « 李娜登记表.xlsx ». Une école ou un centre de formation reçoit des fichiers d'inscription, dont les noms pourraient être « 王芳报名表.pdf », « 王芳照片.zip », « 赵敏成绩.csv ». L'équipe commerciale ou le service client organise les dossiers clients, les noms de fichiers pouvant commencer par le nom du client ou l'abréviation de l'entreprise.
Dans ces scénarios, utiliser le classement par premier caractère chinois présente plusieurs avantages. Premièrement, il permet de regrouper rapidement les fichiers commençant par le même nom de famille ou la même catégorie, facilitant les recherches ultérieures. Deuxièmement, il n'est pas limité par le format de fichier : PDF, documents Word, tableaux Excel, fichiers de données CSV, archives compressées, documents Markdown, etc., peuvent être traités ensemble. Troisièmement, il réduit le travail répétitif en évitant d'avoir à juger manuellement dans quel dossier placer chaque fichier. Quatrièmement, lorsque le nombre de fichiers passe de quelques dizaines à plusieurs centaines ou milliers, le gain d'efficacité du traitement par lots devient évident.
Il est important de noter que cet article traite du « classement par le premier caractère chinois du nom de fichier ». Si vos noms de fichiers sont uniquement en anglais, en chiffres, ou si vous souhaitez classer par extension, vous devez choisir d'autres méthodes de classement correspondantes dans le logiciel. L'accent de cet article est mis sur l'archivage de fichiers aux noms chinois, particulièrement adapté aux ensembles de fichiers commençant par un nom, un prénom ou un nom de projet chinois.
Aperçu du résultat : fichiers mélangés avant traitement, classés par premier caractère chinois après
Avant traitement : différents formats de fichiers empilés dans le même répertoire
La capture d'écran avant traitement montre que le dossier actuel contient plusieurs types de fichiers, notamment zip, pdf, docx, md, csv. Les noms de fichiers commencent par des caractères chinois tels que « 陈、李、王、杨、张、赵 », mais tous les fichiers sont mélangés dans le même répertoire. Si l'on n'a qu'une dizaine de fichiers, un classement manuel est encore faisable à la rigueur ; mais avec des centaines ou des milliers de fichiers similaires, le glisser-déposer manuel devient très fastidieux et source d'oublis.
Par exemple, la capture d'écran contient les fichiers « 陈杰.zip », « 陈静.pdf », « 李娜.pdf », « 李洋洋.docx », « 王芳.docx », « 王昊.pdf », « 杨磊.pdf », « 张伟.md », « 赵敏.csv », « 赵婷.csv ». La caractéristique commune de ces fichiers est que le premier caractère chinois du nom peut servir de critère de classification. Notre objectif est de laisser le système identifier automatiquement ce premier caractère chinois et de placer le fichier correspondant dans le dossier portant ce nom.
Après traitement : génération automatique de dossiers de classification « 陈、李、王、杨、张、赵 »
Une fois le traitement terminé, les fichiers initialement mélangés sont organisés en plusieurs dossiers. Chaque nom de dossier correspond au premier caractère chinois du nom de fichier, par exemple « 陈 », « 李 », « 王 », « 杨 », « 张 », « 赵 ». Les fichiers commençant par le même caractère sont placés dans le même dossier, facilitant la recherche ultérieure en accédant simplement au dossier correspondant.
Cette méthode d'organisation est très bien adaptée à l'archivage par lots, car elle conserve la signification métier du nom de fichier tout en réduisant le temps de création manuelle de répertoires et de déplacement de fichiers. Pour le classement de documents bureautiques, cela correspond mieux aux habitudes d'utilisation réelles qu'un simple classement par extension.
Procédure : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer par premier caractère chinois
Étape 1 : Aller dans « Classement de fichiers », sélectionner « Classer les fichiers par nom »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir sur la gauche différentes catégories d'outils, comme Classement de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF, Outils texte, etc. Comme il s'agit ici d'archiver des fichiers eux-mêmes par lots, il faut entrer dans la catégorie « Classement de fichiers ».
Sur la page Classement de fichiers, sélectionnez la carte de fonction « Classer les fichiers par nom ». Sur la capture d'écran, cette carte est en première position, avec la description : classer tous les fichiers par lots selon leur nom. C'est précisément le point d'entrée utilisé dans cet article pour générer automatiquement des répertoires de classification et organiser les fichiers en fonction du contenu du nom.
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel que l'opération à venir n'est pas une conversion de format, une fusion PDF ou un traitement Word, mais un classement de fichiers. Une fois la fonction correcte sélectionnée, l'interface suivante entamera le processus de traitement par lots.
Étape 2 : Ajouter les fichiers à traiter ou les importer depuis un dossier
Après être entré dans la fonction « Classer les fichiers par nom », des boutons d'action tels que « Ajouter des fichiers », « Importer depuis un dossier », « Vider », « Plus » sont visibles en haut de l'interface. Pour un petit nombre de fichiers, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner un par un. Pour un grand nombre de documents déjà regroupés dans un répertoire, il est recommandé d'utiliser « Importer depuis un dossier », ce qui permet d'ajouter en une seule fois les fichiers cibles à la liste de traitement.
La capture d'écran montre 10 enregistrements importés, la liste affiche le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc. On peut voir que les fichiers se trouvent dans le répertoire D:\test, avec des extensions incluant zip, pdf, docx, md, csv. Le logiciel n'exige pas que les types de fichiers soient identiques, ce qui démontre la valeur des outils de classement de fichiers par lots : tant que le nom respecte la règle, différents formats peuvent être traités ensemble.
Le but de cette étape est de permettre au logiciel d'identifier clairement les fichiers à classer. Après l'importation, il est conseillé de vérifier le nombre et l'exactitude des noms de fichiers dans la liste, pour éviter d'ajouter par erreur des fichiers non désirés. Si un enregistrement ne doit pas être traité, il peut être supprimé via l'option correspondante dans l'interface ; en cas d'erreur d'importation, on peut utiliser « Vider » pour recommencer.
Étape 3 : Dans les options de traitement, sélectionner « Classer par le premier caractère chinois »
Après avoir confirmé la liste de fichiers, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder à l'interface « Définir les options de traitement ». C'est l'étape la plus cruciale du processus, car le mode de classement détermine directement la structure des dossiers finaux.
Dans la zone « Mode de classement », on peut voir plusieurs règles, telles que classer par le premier caractère, par le premier chiffre, par la première lettre anglaise, par la première lettre anglaise ou le premier caractère chinois, par les premiers caractères, par les caractères dans une plage de positions personnalisée, par une expression régulière personnalisée, etc. Cet article vise un classement par le premier caractère chinois du nom de fichier, il faut donc choisir « Classer par le premier caractère chinois ».
Après avoir sélectionné cette option, le logiciel utilisera le premier caractère chinois apparaissant dans le nom de fichier comme nom de catégorie. Par exemple, le premier caractère chinois de « 陈杰.zip » est « 陈 », il ira dans le dossier « 陈 » ; celui de « 李洋洋.docx » est « 李 », il ira dans « 李 » ; celui de « 赵婷.csv » est « 赵 », il ira dans « 赵 ». Ainsi, même si les extensions sont différentes, le résultat du classement n'est pas affecté.
Plus bas dans la même interface, on trouve la zone « Conversion majuscules/minuscules », avec des options telles que Par défaut, Convertir en majuscules, Convertir en minuscules. Comme le critère de classement ici est le caractère chinois, il suffit généralement de conserver l'option « Par défaut », sans conversion nécessaire.
Étape 4 : Passer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Après avoir défini le mode de classement, cliquez sur « Suivant » en bas de l'interface. Selon l'indicateur de progression en haut, les étapes suivantes sont « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ». Lors de l'opération réelle, suivez les invites du logiciel pour choisir l'emplacement de sauvegarde des fichiers classés, puis passez à l'étape de lancement pour exécuter la tâche.
Le choix de l'emplacement de sauvegarde affecte le mode de stockage du résultat final. Pour faciliter la vérification, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie explicite, par exemple un dossier créé spécialement nommé « Résultat classement par premier caractère ». Une fois le traitement terminé, on peut ouvrir ce répertoire pour vérifier si les dossiers « 陈、李、王、杨、张、赵 » ont bien été générés.
Une fois le traitement fini, en comparant avec la capture d'écran du résultat, on voit que les fichiers ont été archivés selon le premier caractère chinois. Pour trouver les documents d'une personne ou d'une catégorie spécifique, il suffit alors d'aller dans le dossier correspondant, sans avoir à filtrer manuellement parmi un grand nombre de fichiers mélangés.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Le nom de fichier ne commence pas par un caractère chinois, peut-on quand même le traiter ?
Cet article utilise la méthode « Classer par le premier caractère chinois », qui se concentre sur le premier caractère chinois apparaissant dans le nom du fichier. Si le nom commence par un numéro, une date ou d'autres caractères, mais contient ensuite des caractères chinois, il pourra généralement être classé selon ce premier caractère chinois. Si votre critère n'est pas le caractère chinois, mais un chiffre, une lettre ou une position fixe, choisissez un mode de classement plus approprié dans les options.
2. Peut-on classer ensemble des PDF, Word, Excel, CSV, ZIP ?
Oui. La liste de traitement de la capture d'écran montre que des fichiers aux extensions différentes comme zip, pdf, docx, md, csv ont été ajoutés simultanément. Le cœur de cette fonction est basé sur le nom, pas sur le format. Ainsi, des documents bureautiques .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .csv, .zip peuvent être classés ensemble par lots selon le premier caractère chinois du nom.
3. Est-il nécessaire de créer les dossiers manuellement avant le classement ?
D'après le résultat après traitement, le logiciel génère les dossiers correspondants, comme « 陈 », « 李 », « 王 », etc. En pratique, l'utilisateur n'a pas besoin de créer ces répertoires un par un manuellement, il suffit de choisir le bon mode de classement et de suivre la procédure.
4. Comment éviter les erreurs de classement ?
Il est conseillé de vérifier les noms de fichiers après l'importation. Si les noms contiennent des espaces, des numéros, des caractères spéciaux ou ne sont pas uniformes, vérifiez d'abord que le premier caractère chinois correspond à votre règle d'archivage. Pour des documents très importants, il est aussi recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que le résultat est conforme aux attentes avant de lancer le traitement par lots sur l'ensemble.
5. Faut-il conserver les fichiers originaux après traitement ?
La capture d'écran ne montre pas la stratégie de sauvegarde spécifique, il faut donc suivre les indications de l'interface du logiciel concernant l'emplacement et le traitement. Par mesure de sécurité, avant de traiter des fichiers importants, sauvegardez d'abord le répertoire d'origine, ou envoyez le résultat dans un nouveau dossier pour faciliter la vérification et le retour en arrière.
Résumé : utiliser le classement de fichiers par lots pour réduire le glisser-déposer répétitif et améliorer l'efficacité de l'archivage
Le classement par le premier caractère chinois du nom de fichier est une méthode très pratique pour organiser les documents bureautiques. Elle est particulièrement adaptée aux ensembles de fichiers dont le nom commence par un nom ou prénom chinois, comme les dossiers du personnel, les informations clients, les documents d'inscription, les pièces jointes de contrat, les documents de projet. Grâce à la fonction « Classer les fichiers par nom » de HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d'importer les fichiers, de sélectionner « Classer par le premier caractère chinois », de définir l'emplacement de sauvegarde et de lancer le traitement pour ranger automatiquement un grand nombre de fichiers PDF, Word, CSV, ZIP, etc., dans les dossiers correspondants.
Comparé à la création manuelle de dossiers et au glissement individuel des fichiers, le traitement par lots permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les risques d'oubli et d'erreur de placement dans les répertoires. Si vous avez souvent besoin d'organiser un grand nombre de fichiers, il est conseillé de confier ces tâches répétitives et régulières au logiciel de bureau, et de consacrer votre énergie à des tâches plus importantes de vérification, d'analyse et de décision.