Si un dossier contient un grand nombre de documents dont les noms commencent par des caractères chinois, il est possible de les classer automatiquement en fonction du premier caractère chinois du nom de fichier, en regroupant les fichiers partageant le même premier caractère dans un même dossier. Cet article, en s’appuyant sur l’interface HeSoft Doc Batch Tool , explique le processus complet, depuis la sélection de la fonction de tri des fichiers, l’importation des fichiers, le paramétrage du classement par premier caractère chinois, jusqu’à la consultation des résultats, afin d’aider les utilisateurs à réduire les manipulations répétitives de glisser-déposer et le temps consacré au classement manuel.
De nombreux documents de bureau ne sont pas dispersés par format, mais nommés en fonction de l'objet métier. Par exemple, le nom de fichier peut commencer par le nom d'une personne, d'un client, d'un projet ou d'une région, suivi du type de fichier. Un dossier peut contenir simultanément des fichiers PDF, Word docx, Excel, CSV, zip, etc. Se fier uniquement à l'extension ne répond pas aux besoins d'archivage ; ce qui est vraiment nécessaire, c'est de regrouper les documents dont le premier caractère du nom est identique.
Faire cela manuellement est très fastidieux. Prenons l'exemple des fichiers : vous devez d'abord identifier que 陈杰.zip et 陈静.pdf appartiennent à « 陈 », puis que 李娜.pdf et 李洋洋.docx appartiennent à « 李 », et ensuite traiter 王芳.docx, 王昊.pdf, 杨磊.pdf, 张伟.md, 赵敏.csv, 赵婷.csv. Plus le volume de fichiers est important, plus il y a de risques d'oublis de glisser-déposer, d'erreurs ou de création de dossiers en double. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel bureautique, il offre une capacité de traitement par lots dédiée à l'organisation des fichiers, permettant de confier ce travail répétitif à des règles automatiques.
Scénario applicable : Organisation de fichiers mixtes commençant par un nom chinois
La classification par premier caractère chinois convient lorsque de nombreux fichiers suivent une convention de nommage uniforme. Par exemple, les dossiers du personnel commencent par le nom complet, les fichiers fournisseurs par l'abréviation de l'entreprise, les documents de projet par le nom du projet, et les fichiers régionaux par le nom de la ville ou de la province. Tant que le premier caractère chinois du nom de fichier peut représenter le critère de regroupement, on peut utiliser la classification par premier caractère chinois pour archiver.
Contrairement à la classification par extension, la classification par premier caractère chinois ne se soucie pas de savoir si le fichier est un pdf, docx, doc, xlsx, xls, csv, md ou zip. Elle se concentre sur la règle de caractère du nom de fichier lui-même. Ainsi, les fichiers de formats mixtes peuvent être importés et organisés en une seule fois, réduisant le temps passé à basculer entre plusieurs outils ou dossiers.
Cette méthode convient aux travaux nécessitant la création rapide d'une structure de répertoires préliminaire. Par exemple, lorsqu'on reçoit un lot de documents non triés, on les regroupe d'abord par le premier caractère du nom ou du client, puis on procède à une vérification détaillée ultérieurement. Pour la personne chargée de l'archivage, diviser d'abord les fichiers en plusieurs petits groupes significatifs est bien plus efficace que de chercher dans un grand répertoire.
Aperçu des résultats : Quels changements dans la structure des répertoires avant et après l'organisation ?
Avant traitement : Les noms de fichiers sont réguliers, mais aucune structure de dossiers n'est formée
La capture d'écran avant traitement montre tous les fichiers concentrés dans le même répertoire. Le début des noms de fichiers est un nom chinois, et on voit sur la droite la même information temporelle. Bien qu'on puisse juger de l'appartenance à partir du nom, le répertoire lui-même n'est pas classé, et l'utilisateur doit toujours identifier visuellement et déplacer manuellement pour terminer l'archivage.
Ce type de répertoire est très courant dans le travail réel : tous les documents téléchargés vont dans le même dossier, toutes les pièces jointes sont rassemblées lors de la collecte de formulaires, et les fichiers exportés depuis les logiciels de messagerie sont souvent mélangés. À court terme, c'est simplement du désordre ; à long terme, cela affecte l'efficacité de la recherche, des statistiques et de la livraison.
Après traitement : Création automatique de dossiers tels que 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵
Dans la capture d'écran après traitement, le répertoire a été transformé en plusieurs dossiers nommés 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵. Cela indique que le logiciel a terminé la classification en fonction du premier caractère chinois dans le nom de fichier, en regroupant les fichiers dont le premier caractère est identique au même endroit.
Les avantages après organisation sont directs : la structure des répertoires est plus claire, la portée de recherche est réduite, et la vérification manuelle ultérieure est plus rapide. Si vous devez empaqueter, transférer ou continuer à traiter un groupe de fichiers, il suffit d'entrer dans le dossier correspondant.
Étapes d'opération : De l'importation de fichiers à l'archivage par premier caractère chinois
Étape 1 : Ouvrir « Classer les fichiers par nom de fichier » dans l'organisation des fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , trouvez « Organisation des fichiers » dans la navigation de gauche. La page affiche plusieurs fonctions liées à l'organisation des fichiers, y compris « Classer les fichiers par nom de fichier », « Classer les fichiers par extension », « Créer en masse de nouveaux dossiers à partir de dossiers existants », etc. L'objectif actuel étant d'archiver selon le premier caractère du nom de fichier, choisissez « Classer les fichiers par nom de fichier ».
Choisir la bonne fonction est crucial. Si vous choisissez la classification par extension, le logiciel sera plus adapté pour séparer les PDF, Word, CSV, etc. par format ; alors que notre besoin ici est de regrouper séparément les fichiers commençant par 陈, 李, 王, il faut donc entrer dans le processus « Classer les fichiers par nom de fichier ».
Étape 2 : Ajouter les fichiers à traiter à la liste des tâches
Après être entré dans la fonction, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de l'interface se trouvent deux entrées principales : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers à partir d'un dossier ». La première convient pour sélectionner des fichiers depuis différents emplacements, la seconde pour importer en une seule fois les documents d'un dossier spécifique. La capture d'écran montre 10 enregistrements importés, comprenant plusieurs extensions.
Le tableau affiche le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification de chaque fichier. Ce tableau permet de confirmer deux types d'information : si les fichiers ont été importés complètement, et si les noms de fichiers sont conformes à la règle de classification. Par exemple, les noms de fichiers comme 陈杰.zip, 陈静.pdf, 李娜.pdf contiennent tous un premier caractère chinois clair et sont donc appropriés pour cette opération.
Si des fichiers non désirés apparaissent dans la liste, ils peuvent être supprimés avant de passer à l'étape suivante pour éviter de mélanger des documents non pertinents dans le résultat final. Si le nombre importé ne correspond pas aux attentes, il faut d'abord revenir au dossier pour vérifier, puis réimporter. L'efficacité du traitement par lots provient d'une exécution unique, mais à condition que la liste d'entrée soit précise.
Étape 3 : Dans les options de traitement, cocher « Classer par le premier caractère chinois »
Après avoir cliqué sur « Suivant », vous entrez dans les paramètres des options de traitement. C'est le cœur du processus. Le mode de classification sur la page propose plusieurs règles ; pour cette opération, il faut choisir « Classer par le premier caractère chinois ». Cette option signifie que le logiciel trouvera le premier caractère chinois dans le nom de fichier et l'utilisera comme nom du dossier de classification.
Illustration avec les fichiers d'exemple : 陈杰.zip et 陈静.pdf seront reconnus comme « 陈 » ; 李娜.pdf et 李洋洋.docx seront reconnus comme « 李 » ; 王芳.docx et 王昊.pdf seront reconnus comme « 王 » ; 杨磊.pdf sera reconnu comme « 杨 » ; 张伟.md sera reconnu comme « 张 » ; 赵敏.csv et 赵婷.csv seront reconnus comme « 赵 ». Finalement, des dossiers correspondant à ces premiers caractères seront générés.
En bas de la page se trouvent également des paramètres de conversion de casse pour les lettres. L'objectif de classification actuel étant le premier caractère chinois, conservez les paramètres par défaut. Si les noms de fichiers commencent principalement par des lettres anglaises, il faudrait alors considérer les règles liées aux lettres anglaises ou les options de conversion de casse. Pour l'archivage de fichiers chinois, les paramètres par défaut correspondent généralement mieux aux attentes.
Étape 4 : Continuer avec l'assistant pour définir l'emplacement de sortie et exécuter
Après avoir défini le mode de classification, continuez avec l'assistant pour accéder à la configuration de l'emplacement de sauvegarde, puis lancez le traitement. Bien que la capture d'écran ne détaille pas la page de l'emplacement de sauvegarde, l'assistant affiche les deux étapes suivantes : « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Il est conseillé de choisir un répertoire indépendant pour l'emplacement de sauvegarde, afin de faciliter la comparaison avant/après traitement et de permettre un réajustement si la convention de nommage n'est pas standard.
Avant l'exécution, une dernière vérification des règles peut être effectuée : le nombre d'enregistrements à traiter est-il correct, le mode de classification est-il bien « Classer par le premier caractère chinois », et l'emplacement de sauvegarde est-il clair. Une fois confirmé, lancez le traitement ; le logiciel terminera automatiquement la classification par lots. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde pour voir les dossiers créés selon les premiers caractères comme 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵.
Questions fréquentes ou points d'attention
1. Pourquoi ne pas créer les dossiers manuellement ?
La création manuelle de dossiers convient à un petit nombre de fichiers, mais pas à un archivage répétitif à grande échelle. Les outils de traitement par lots peuvent terminer la création et le classement en une seule fois selon des règles uniformes, réduisant le nombre de jugements humains. En particulier lorsque le nombre de fichiers atteint plusieurs dizaines, l'avantage en termes d'efficacité de la classification automatique devient très évident.
2. Quelle est la différence entre classer par premier caractère chinois et par premier caractère ?
La classification par premier caractère se concentre généralement sur le tout premier caractère du début du nom de fichier, qu'il s'agisse d'un chiffre, d'une lettre, d'un symbole ou d'un caractère chinois. La classification par premier caractère chinois se concentre sur le premier caractère chinois trouvé dans le nom de fichier, ce qui est plus adapté aux documents tels que les noms chinois, les noms de clients chinois ou les noms de projets chinois. Si le nom de fichier commence par un numéro mais que le véritable critère de classification est le nom chinois, la classification par premier caractère chinois correspond généralement mieux au besoin.
3. L'extension de fichier affecte-t-elle le résultat de la classification ?
Non. La capture d'écran montre une même tâche contenant des extensions zip, pdf, docx, md, csv, et le critère de classification reste le caractère chinois dans le nom de fichier. Autrement dit, 陈静.pdf et 陈杰.zip peuvent entrer dans le même dossier « 陈 », et 赵敏.csv et 赵婷.csv dans le même dossier « 赵 ».
4. Que faire si le nom de fichier ne contient aucun caractère chinois ?
Si le nom de fichier ne contient aucun caractère chinois, il n'est pas adapté d'utiliser la classification par premier caractère chinois. Dans ce cas, on peut choisir d'autres modes de classification en fonction des règles réelles du nom de fichier, comme classer par premier chiffre, par première lettre anglaise, par les premiers caractères, ou par des caractères dans une plage de position personnalisée. Lors du choix de la règle, il faut se baser sur le contenu stable qui apparaît dans le nom de fichier.
5. Comment réduire le risque d'erreur avant le traitement par lots ?
Il est conseillé d'organiser d'abord les règles de nommage, puis d'exécuter le traitement par lots. Pour les fichiers provenant de sources complexes, filtrez d'abord les fichiers non pertinents, vérifiez si les premiers caractères correspondent aux attentes, et choisissez un nouvel emplacement de sauvegarde pour les résultats. Pour les fichiers importants, il est recommandé de faire un test sur un échantillon, de confirmer l'exactitude du résultat, puis de traiter tous les fichiers.
Résumé : Faire de la classification par premier caractère chinois un processus par lots pour une gestion de fichiers plus facile
La classification par lots selon le premier caractère chinois du nom de fichier est une méthode de gestion de fichiers simple mais très pratique. Elle permet de rassembler automatiquement des documents PDF, Word docx, doc, Excel, CSV, zip, etc. partageant le même premier caractère, ce qui est particulièrement adapté à l'archivage préliminaire des fichiers de personnel, des dossiers clients et des documents de projet.
Lors de l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d'aller dans « Organisation des fichiers », de sélectionner « Classer les fichiers par nom de fichier », d'importer les fichiers à traiter, de choisir l'option « Classer par le premier caractère chinois » dans les options de traitement, puis de définir l'emplacement de sauvegarde et d'exécuter, pour obtenir des dossiers de classification clairs. Pour les utilisateurs qui manipulent souvent un grand nombre de fichiers bureautiques, il est recommandé d'intégrer ce flux de travail d'organisation basé sur des règles dans les tâches quotidiennes, en remplaçant les glisser-déposer répétitifs par un traitement par lots, afin de consacrer plus de temps aux travaux à plus forte valeur ajoutée comme la vérification, l'analyse et la livraison.