De nombreux documents Word, docx et doc resteront avec un grand nombre de dépages après avoir été copiés, fusionnés ou convertis. Il faut beaucoup de temps pour ouvrir les fichiers un par un et les supprimer manuellement. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Grâce à la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", trouvez et supprimez les délocalisateurs dans plusieurs fichiers Word à la fois. L'article contient une comparaison des effets avant et après le traitement, des étapes opérationnelles spécifiques, des méthodes de remplissage des variables et des précautions. Il convient aux utilisateurs de bureau qui ont besoin d'organiser par lots des rapports, des articles, des compilations de données et des modèles de documents.
Dans le bureau quotidien, de nombreux documents Word ne sont pas écrits à partir de zéro, mais sont assemblés à partir de contenu Web, de résultats de conversion PDF, de modèles d'historique, de documents de réunion ou de plusieurs chapitres. Il y a souvent un problème avec ce type de document: un grand nombre de dépages sont mélangées dans le texte. Lorsqu'il n'y a qu'un ou deux séparateurs de page dans un seul document, la suppression manuelle n'est pas gênante; mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers docx et doc dans un dossier, chaque fichier a des séparateurs de page indésirables, ouvrez Word un par un, localisez la pagination, supprimez, enregistrez, cela devient un travail très répétitif et sujet aux erreurs.
Ce que cet article veut résoudre, c'est le problème spécifique de "remplacer ou supprimer par lots des pagination dans de nombreux fichiers Word". Nous allons HeSoft Doc Batch Tool À titer d'exemple, expliquez comment importer des fichiers Word par lots dans un logiciel de bureau et utilisez la fonction "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word" pour rechercher la pagination dans un document Word en tant que variable spéciale. Si le contenu de remplacement est laissé vide, l'effet de la suppression de la pagination par lots peut être obtenu; si vous devez le remplacer par le texte spécifié, vous pouvez également remplir le contenu correspondant dans la liste de remplacement. De cette manière, il n'est pas nécessaire d'ouvrir les documents un par un, ce qui peut réduire considérablement le travail répété.
Scènes applicables: quels documents Word conviennent pour la suppression de la pagination par lots
La suppression par lots de la pagination Word convient à de nombreux scénarios de bureau, en particulier dans les situations où le nombre de documents est important, les sources de format complexes et les coûts de traitement manuel élevés. Par exemple, le personnel administratif doit organiser un lot de procès-verbaux de réunion, et les délocalisateurs redondants sont conservés dans les documents en raison de la copie du modèle; les enseignants ou les membres du personnel académique doivent résumer plusieurs plans d'enseignement docx, et les pages sont obligées de changer chaque paragraphe du document; le personnel du projet doit unifier les données externes dans une version de lecture continue, la pagination dans le fichier doc original interrompra la composition; les articles, les rapports, les offres et le matériel de formation doivent souvent être nettoyés avant la fusion.
S'il ne s'agit que d'un problème de saut de ligne ordinaire ou d'espacement des paragraphes, il peut être résolu par un ajustement de formatage dans Word; mais le dépliant appartient au contrôleur spécial dans le document, et il obligera le contenu suivant à partir de la page suivante. Lors du traitement de la pagination par lots, la clé n'est pas de "supprimer le vide", mais de localiser avec précision l'objet de la pagination. HeSoft Doc Batch Tool L'avantage est qu'il représente ce type de contenu spécial avec des variables. Les utilisateurs peuvent remplir les variables dans l'interface de recherche et de remplacement par lots, permettant au logiciel de traiter plusieurs fichiers Word selon des règles.
Du format de fichier, l'exemple de fichier dans la capture d'écran est docx, tel que 1.docx, 2.docx, 3.docx, etc. Dans le bureau réel, les utilisateurs sont également courants dans les formats de document Word tels que doc et docx. Tant que le fichier appartient au type Word pris en charge par le logiciel, il peut être traité par lots selon la même idée. Pour les dossiers qui doivent être nettoyés de manière unifiée, il est recommandé de placer les fichiers en attente dans un répertoire pour faciliter l'importation et la vérification par lots.
Aperçu de l'effet: il y a une pagination dans Word avant le traitement
Dans le document Word avant le traitement, vous pouvez voir qu'il y a une ligne pointillée marquée comme "pagination" sous le corps. La boîte rouge et la flèche dans la capture d'écran indiquent l'emplacement de la pagination, ce qui indique que le document y est forcé de pagination. Après avoir ouvert l'affichage de la balise d'édition de Word, la pagination apparaîtra sous la forme de mots «pagination» et de lignes pointillées, ce qui permet à l'utilisateur de confirmer l'emplacement du problème.
S'il n'y a qu'un seul fichier, l'utilisateur peut sélectionner manuellement la pagination et la supprimer. Mais dans les scénarios de bureau en vrac, le problème est généralement plus d'un fichier. En supposant qu'il y ait 6, 60 ou même plus de documents Word dans un dossier, et que chaque document doit être nettoyé avec des dépliants, les opérations manuelles entraîneront plusieurs risques: premièrement, il est facile de manquer et de supprimer certains dépliants; deuxièmement, après la suppression Oubliez de sauvegarder; troisièmement, les normes sont incohérentes après le traitement par différents personnels; quatrièmement, un grand nombre de clics répétés prennent du temps. Le but de l'utilisation de l'outil de traitement par lots est d'unifier ces actions répétées au logiciel.
Aperçu de l'effet: la pagination est supprimée après le traitement et le corps est affiché en continu
Dans le rendu traité, la ligne pointillée qui montrait à l'origine le "pagination" a disparu. La pagination obligatoire n'apparaît plus à la position du cadre rouge, le contenu ultérieur peut continuer à se connecter vers l'avant et la structure du document devient plus continue. Cela montre que le logiciel a identifié et supprimé avec succès la pagination dans le document Word.
Il convient de noter que la suppression de la pagination ne signifie pas la suppression du contenu textuel avant et après la pagination. Il supprime simplement le contrôleur "Forcer à partir de la page suivante". Une fois le traitement terminé, les paragraphes après la pagination seront automatiquement réimprimés en fonction de l'espace de la page, qui peut être déplacé vers la page précédente, ou ils peuvent toujours apparaître sur la page suivante en raison de facteurs tels que les paragraphes, les polices, les images et les marges de page. Ceci est normal pour la typographie automatique de Word. Les utilisateurs doivent uniquement se demander si la balise de pagination disparaît et si le document dans son ensemble répond aux attentes.
Étape 1: Accédez à l'outil Word et sélectionnez la fonction de recherche de remplacement
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Après cela, sélectionnez "Outils Word" dans la barre d'outils de gauche. L'interface principale affichera plusieurs cartes fonctionnelles liées au traitement par lots de documents Word, telles que l'ajout de filigranes, la suppression des blancs, la modification de la mise en page, l'exportation d'images, la conversion de formats, etc. Ce que cet article doit utiliser est la première fonctionnalité: "Rechercher et remplacer des mots-clés dans Word". Dans la capture d'écran, la carte de fonction est mise en surbrillance et l'invite à bulles indique également qu'elle est utilisée pour "rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu du fichier Word".
Le "mot-clé" ici peut être compris non seulement comme du texte ordinaire, mais aussi comme un contenu spécial dans un document Word à travers des variables fournies par le logiciel. La pagination est l'objet à traiter cette fois. Le but de la sélection de cette fonction est de permettre au logiciel de rechercher uniformément la pagination dans plusieurs fichiers Word et d'effectuer le remplacement ou la suppression en fonction des paramètres utilisateur.
Avant d'entrer dans la fonction, il est recommandé de confirmer deux choses: premièrement, les fichiers en attente ont été fermés pour éviter que Word n'occupe le fichier et ne puisse pas écrire; deuxièmement, il est préférable de sauvegarder le fichier d'origine, en particulier la suppression par lots de la pagination changera le document La composition, la sauvegarde peut faciliter la comparaison ou la récupération ultérieures. La valeur des logiciels de bureau par lots est d'améliorer l'efficacité, mais les habitudes de sauvegarde standardisées sont tout aussi importantes lors du traitement de données importantes.
Étape 2: Ajouter plusieurs fichiers Word à traiter
Après être entré dans la fonction "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word", le processus d'exploitation s'affiche en haut de l'interface: sélectionnez les enregistrements à traiter, définissez les options de traitement, définissez l'emplacement d'enregistrement et démarrez le traitement. La première étape consiste à ajouter le fichier Word à la liste. Dans la capture d'écran, vous pouvez voir qu'il y a deux boutons "Ajouter un fichier" et "Importer un fichier à partir d'un dossier" dans le coin supérieur droit, que l'utilisateur peut choisir en fonction de la situation réelle.
Si vous n'avez besoin de traiter que quelques fichiers spécifiés, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner des documents tels que 1.docx et 2.docx un par un; si les fichiers Word dans un dossier doivent être nettoyés avec des dépages, il est plus approprié d'utiliser "Importer des fichiers à partir de dossiers". Après l'importation, la liste affichera des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc., afin que les utilisateurs puissent vérifier si le fichier est correct. L'exemple dans la capture d'écran a importé 6 fichiers docx et le résumé en bas montre que le nombre d'enregistrements est de 6.
Le but de l'opération de cette étape est d'établir la portée de traitement des tâches par lots. Les fichiers qui apparaissent dans la liste participeront à la recherche et au remplacement ultérieures. Les utilisateurs peuvent supprimer les fichiers qui n'ont pas besoin d'être traités via le bouton de suppression de la colonne "Actions", ou ils peuvent utiliser les fonctions de filtrage et de tri de l'interface pour faciliter la vérification. Après avoir confirmé que le fichier est correct, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3: Rechercher la pagination Word avec la variable et la définir comme vide pour supprimer
La deuxième étape "Définir les options de traitement" est la clé de cette opération. Vous pouvez voir dans la capture d'écran que la méthode de recherche a sélectionné "Recherche précise du texte". Remplissez la variable de pagination dans la "Liste des mots-clés à rechercher": {hoft. word.page}. Cette variable est utilisée pour représenter une pagination dans un document Word plutôt qu'une chaîne de texte ordinaire. En d'autres termes, le logiciel le reconnaîtra comme un objet spécial qui doit être trouvé.
Dans la "Liste des mots-clés remplacés" à droite, la capture d'écran est affichée comme vide. Il y a aussi un indice sur l'interface "Si vous ne remplissez pas, cela signifie supprimer". Par conséquent, la logique de cet exemple est la suivante: recherchez la variable de pagination {hoft. word.page} dans Word, remplacez le contenu vide et l'effet final est de supprimer ces pagination. Ce paramètre est très simple pour les utilisateurs qui souhaitent supprimer une pagination par lots.
Si l'utilisateur ne souhaite pas supprimer, mais remplacer la pagination par un certain texte fixe, vous pouvez remplir le contenu correspondant dans la liste de remplacement à droite. Cependant, dans la plupart des scènes d'organisation de documents, les dépages n'ont généralement pas besoin d'être remplacés par du texte visible, mais sont supprimés directement pour permettre au corps de se tenir naturellement en continu. L'exemple de cet article utilise la méthode de «recherche de la pagination et de la remplacer par vide».
Une attention particulière doit être portée à l'écriture des variables lors de la configuration. Les variables doivent être remplies comme {hoft. word.page} comme indiqué dans la capture d'écran, y compris les accolades gauche et droite et les points anglais au milieu. Si la saisie manuelle est erronée, le logiciel peut ne pas reconnaître correctement la pagination. Il y a une entrée «variable» à côté de la «liste des mots-clés à rechercher» dans l'interface. Les utilisateurs peuvent préférer la sélection via l'entrée variable pour réduire les erreurs de saisie manuelle. Une fois la configuration terminée, cliquez sur "Suivant".
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Une fois les règles de recherche et de remplacement terminées, le processus passe à la définition de l'emplacement d'enregistrement. Bien que la capture d'écran ne déplie pas les détails de la page, le processus supérieur indique clairement que l'étape est utilisée pour spécifier la méthode d'enregistrement des résultats de traitement. Lors de la modification de fichiers Word par lots, il est recommandé de ne pas écraser directement les originaux uniques, en particulier lorsque la fonction de dépagination de suppression par lots est utilisée pour la première fois, les résultats peuvent être enregistrés dans un nouveau dossier et échantillonnés après le traitement. Cela peut non seulement améliorer l'efficacité, mais également réduire le risque de mauvaise utilisation.
Après confirmation de l'emplacement de sauvegarde, entrez "Démarrer le traitement". Le logiciel ouvrira ou analysera les documents Word un par un en fonction de la liste de fichiers importée précédemment, recherchera les variables de pagination et les remplacera par des vides. Une fois le traitement terminé, l'utilisateur peut ouvrir le fichier docx ou doc dans le répertoire de sortie pour vérifier. Il est recommandé de vérifier au moins un fichier qui était à l'origine déterminé à contenir une pagination pour confirmer que la ligne pointillée de "pagination" a disparu et que le contenu du texte n'a pas été supprimé par erreur.
À partir de l'exemple de rendu, vous pouvez voir qu'il y a une pagination dans la zone rouge avant le traitement, et la balise disparaît après le traitement, indiquant que la règle de tâche prend effet. Pour plusieurs fichiers Word, ce processus est exécuté par lots par le logiciel. Les utilisateurs n'ont pas besoin de l'ouvrir un par un, de le supprimer manuellement et de l'enregistrer, ce qui réduit considérablement le travail en double.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi la page est-elle toujours vide après la suppression de la pagination?Un pagination est simplement un contrôleur de pagination obligatoire. Après la suppression, si la page est toujours vide, cela peut être causé par l'espacement des paragraphes, des tableaux, des images, des séparateurs, des marges de page ou des paramètres post-paragraphe, et il n'est pas nécessairement que la pagination n'a pas été supprimée. La balise d'édition de Word peut être ouverte pour une confirmation supplémentaire.
2. Est-il possible de traiter les fichiers docx et doc en même temps?L'exemple montre le fichier docx. Dans la pratique, le fichier Word reconnu par la liste d'importation du logiciel doit prévaloir. Si vous souhaitez mélanger et traiter doc et docx, il est recommandé de tester d'abord une petite quantité, de confirmer que le format est compatible avant de l'exécuter par lots.
3. Est-ce sûr de remplacer la liste vide?Dans cette fonction, l'interface indique "Supprimer si vous ne remplissez pas". Par conséquent, lorsque l'élément de recherche est {hoft. word.page} et que l'élément de remplacement est vide, le sens est de supprimer la pagination. Pour éviter de supprimer d'autres contenus par erreur, assurez-vous que seule la variable de pagination est remplie dans la liste de recherche.
4. Pourquoi la sauvegarde est-elle recommandée?L'avantage du traitement par lots est de traiter de nombreux fichiers à la fois, mais cela signifie également que des erreurs de réglage des règles affectent plusieurs fichiers. La sauvegarde des fichiers d'origine ou l'enregistrement dans un nouveau répertoire est une pratique de sécurité de base dans le traitement par lots.
5. Les changements de composition sont-ils normaux après le traitement?Normal. Une fois la pagination supprimée, Word recalcule l'emplacement du contenu et les paragraphes suivants peuvent avancer. Tant que le contenu du corps n'est pas perdu et que la balise de page est effacée, cela signifie que le traitement a atteint les attentes.
Résumé
L'idée principale de la suppression par lots de la pagination Word est d'utiliser la pagination comme un objet spécial qui peut être trouvé, plutôt que de s'appuyer sur une visualisation manuelle page par page. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez entrer "Rechercher et remplacer les mots-clés dans Word" dans "Outils Word", d'abord ajouter des fichiers Word tels que docx et doc par lots, puis utiliser la variable {hoft. word.page} pour trouver la pagination et remplacer le contenu. Laisser vide pour réaliser la suppression par lots.
Pour les utilisateurs qui organisent fréquemment des rapports, des articles, des compilations de données, des modèles de contrat ou des documents de conférence, ce type de fonction de traitement par lots peut réduire considérablement les opérations répétées, éviter les omissions manuelles et améliorer l'efficacité de la normalisation des documents. Si vous avez beaucoup de documents Word dans votre dossier, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour tester avec un petit nombre de fichiers, puis traiter tous les documents par lots.