Face à plusieurs fichiers tableau xlsx, si vous devez générer uniformément des textes txt, les enregistrer manuellement est non seulement lent, mais aussi facile d'oublier des fichiers. Cet article se concentre sur le scénario bureautique de conversion par lots d'Excel en TXT, en combinant les captures d'écran de l'interface de HeSoft Doc Batch Tool , pour expliquer le processus complet depuis le choix de l'outil Excel, l'accès à « Convertir Excel en Txt », l'ajout de fichiers par lots, la vérification des enregistrements, le réglage de l'emplacement de sauvegarde jusqu'au début du traitement, afin d'aider les utilisateurs à réaliser efficacement la mise en texte des tableaux.
Beaucoup de gens rencontrent des problèmes similaires lors de la gestion de documents de bureau : un dossier contient un grand nombre de tableaux Excel, qui peuvent être des données clients, des enregistrements de commandes, des suivis de projet, des plans de formation, des données financières ou des informations de présence. Il est maintenant nécessaire de les convertir tous au format texte txt, pour l'importation système, l'archivage, la lecture de données ou la soumission à un autre service. Si l'on ouvre les fichiers xlsx un par un pour les enregistrer sous en txt, l'ensemble du processus est très mécanique, et plus il y a de fichiers, plus le risque d'erreur est élevé.
Cet article présente une méthode de traitement plus adaptée au travail par lots : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir plusieurs fichiers Excel en fichiers texte TXT en une seule fois. La valeur principale de ce logiciel réside dans le traitement de fichiers par lots, aidant l'utilisateur à réduire le travail répétitif, au lieu de le faire basculer sans cesse entre un grand nombre de fichiers. Après avoir lu cet article, vous saurez clairement : quel problème cette méthode résout, quel est le résultat avant et après le traitement, sur quelles entrées cliquer dans le logiciel, comment vérifier après avoir importé les fichiers, et quelles sont les précautions à prendre lors de la conversion par lots d'Excel en TXT.
Scénarios applicables : plusieurs tableaux Excel doivent être uniformément transformés en texte brut txt
Excel est l'un des formats de tableau les plus couramment utilisés au bureau. Les fichiers xlsx, xls, etc., peuvent conserver la structure du tableau, les formules, les styles et le contenu de plusieurs feuilles de calcul. Mais tous les scénarios ne sont pas adaptés à une utilisation directe d'Excel. Il arrive souvent que l'on doive simplement extraire les données du tableau vers un format texte plus universel, et le fichier txt devient alors plus pratique.
Par exemple, dans les scénarios d'interfaçage de données, certains systèmes d'entreprise ne prennent pas en charge la lecture directe d'Excel, ou l'interface système exige le téléchargement d'un fichier txt ; dans les scénarios de nettoyage de données, le personnel technique peut avoir besoin d'utiliser des scripts ou des programmes pour lire le contenu des fichiers par lots, et le txt est plus facile à traiter en automatique que l'Excel ; dans les scénarios d'archivage, certaines données historiques n'ont plus besoin de conserver leurs formules et leur mise en forme, seul le contenu textuel devant être préservé, la conversion en txt facilite la conservation à long terme et la recherche rapide.
Si vous avez un grand nombre de fichiers, l'intérêt du traitement par lots devient très évident. Convertir 8 fichiers Excel en txt manuellement est encore faisable, bien que pénible ; s'il s'agit de 80 ou 800 fichiers, l'enregistrement sous manuel devient une tâche inefficace et peu fiable. L'utilisation de la fonction de conversion par lots d'un logiciel de bureau permet de compresser les étapes répétitives en une seule configuration de tâche, améliorant ainsi l'efficacité globale.
Aperçu du résultat : résultat de la conversion d'un dossier Excel vers un dossier TXT
Avant conversion : plusieurs fichiers Excel en attente de traitement
La capture d'écran avant traitement montre un ensemble de fichiers typiques de tableaux bureautiques, dont les noms incluent Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx, etc. Ces fichiers ont tous une icône Excel et une extension .xlsx, indiquant qu'il s'agit de fichiers de tableur Excel.
Ce type de fichiers provient généralement de différents modules métier : Sales Data peut contenir des données de vente, Product List une liste de produits, Employee Attendance les présences des employés, Financial Report un rapport financier. Bien que le contenu soit différent, l'objectif du traitement est le même : les convertir uniformément au format texte TXT.
Après conversion : génération de plusieurs fichiers txt portant le même nom
Dans la capture d'écran après traitement, l'icône des fichiers a changé pour le type texte et l'extension est devenue .txt. On peut voir des fichiers comme Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt. Les noms de fichiers correspondent essentiellement aux fichiers Excel d'origine, seule l'extension passant de xlsx à txt.
L'avantage de ce type de sortie est sa clarté et sa simplicité. L'utilisateur n'a pas besoin de créer une table de correspondance ni de renommer manuellement les fichiers. En voyant Sales Data.txt, on sait qu'il provient de Sales Data.xlsx ; en voyant Financial Report.txt, on sait qu'il provient de Financial Report.xlsx. Cela facilite la livraison ultérieure, la compression, le téléchargement système ou la gestion d'archives.
Étapes de l'opération : processus complet de conversion par lots d'Excel en TXT
Étape 1 : Ouvrir le logiciel et sélectionner « Outils Excel »
Après avoir démarré HeSoft Doc Batch Tool , la barre de navigation des fonctions se trouve sur le côté gauche de l'interface. La capture d'écran montre les catégories « Accueil », « Flux de tâches », « Tous les outils », « Nom de fichier », « Nom de dossier », « Gestion de fichiers », « Outils Word », « Outils Excel », « Outils PowerPoint », « Outils PDF », « Outils texte », « Outils image ». L'objet de ce traitement étant des fichiers Excel, il faut cliquer sur « Outils Excel ».
Après avoir cliqué, la zone principale de droite affichera la liste des fonctions par lots liées à Excel. La capture d'écran montre plusieurs entrées de conversion, par exemple « Convertir Excel en image JPG », « Convertir Excel en Docx », « Convertir Excel en PDF », « Convertir Excel en Csv », « Convertir Excel en Xls », « Convertir Excel en Xlsx », etc. En descendant, on trouve « 16. Convertir Excel en Txt », ce qui indique que cette fonction sert à convertir des fichiers Excel au format Txt par lots.
L'étape clé ici est de choisir la bonne catégorie d'outils et la fonction cible. Si l'on choisit par erreur Excel vers PDF, Excel vers Csv ou un autre format, le résultat de sortie ne sera pas du txt. Par conséquent, attendre de voir « Convertir Excel en Txt » avant de passer à l'étape suivante est la base pour garantir l'exactitude de l'objectif de conversion.
Étape 2 : Entrer dans la page de tâche « Convertir Excel en Txt »
Après avoir cliqué sur la fonction « Convertir Excel en Txt », on accède à la page de tâche dédiée. Le titre de la page indique « Convertir Excel en Txt ». Le bouton « Retour au panneau principal » en haut à gauche indique que l'on est bien entré dans le processus de traitement spécifique. Si l'on se rend compte que l'on est dans la mauvaise fonction, on peut cliquer sur retour pour re-sélectionner.
Sur la barre de progression de la page de tâche, on voit que l'ensemble du processus de traitement est divisé en trois phases : Étape 1 : « Sélectionner les enregistrements à traiter », Étape 2 : « Définir l'emplacement de sauvegarde », Étape 3 : « Lancer le traitement ». Cette conception de flux est adaptée à la conversion par lots de fichiers, car elle permet à l'utilisateur de confirmer d'abord les fichiers d'entrée, puis l'emplacement de sortie, et de les exécuter uniformément à la fin, ce qui réduit les erreurs dues à un traitement non vérifié.
Étape 3 : Importer les fichiers Excel via « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers d'un dossier »
En haut de la page de tâche, on voit deux boutons : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers d'un dossier ». Ce sont deux points d'entrée pour importer les fichiers Excel à traiter, mais leur mode d'utilisation diffère légèrement.
Si l'on souhaite convertir seulement quelques fichiers xlsx éparpillés, on peut sélectionner « Ajouter des fichiers » et choisir manuellement les tableaux à convertir depuis les chemins locaux. Si tous les fichiers Excel sont déjà placés dans un même dossier, il est préférable de cliquer sur « Importer des fichiers d'un dossier ». Ce dernier est particulièrement adapté aux conversions par lots, car il permet d'ajouter les tableaux du dossier dans la liste des tâches en une seule fois, réduisant ainsi les oublis et les sélections répétées.
La capture d'écran, avec des cadres rouges et des flèches, met l'accent sur ces deux boutons d'importation. Après l'importation, le tableau en bas de la page listera les informations des fichiers, y compris le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. L'exemple montre 8 enregistrements importés, et le bas de la page affiche également un nombre d'enregistrements de 8.
Étape 4 : Vérifier la liste importée, confirmer le nombre et le type de fichiers
Avant le traitement par lots, il est très important de vérifier la liste. La colonne Nom de la capture d'écran affiche Customer Info.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Order History.xlsx, Product List.xlsx, Project Progress.xlsx, Sales Data.xlsx, Training Plan.xlsx ; la colonne Extension affiche xlsx. Cela indique que les fichiers de la liste actuelle répondent à l'objectif de traitement de conversion Excel vers TXT.
Si l'on découvre qu'un fichier ne devrait pas être converti, on peut utiliser l'icône de suppression dans la colonne « Actions » à droite pour supprimer l'enregistrement correspondant. Si le contenu global de l'importation est incorrect, on peut utiliser le bouton « Vider » en haut, puis ajouter à nouveau des fichiers ou importer depuis un dossier. Cette étape équivaut à la confirmation finale de la tâche par lot et permet d'éviter efficacement d'emporter des fichiers erronés dans la conversion.
Il est conseillé à l'utilisateur de vérifier trois informations clés ici : premièrement, si le nombre d'enregistrements correspond à celui attendu ; deuxièmement, si les noms de fichiers sont tous des fichiers Excel à traiter cette fois-ci ; troisièmement, si l'extension correspond à celle attendue, par exemple xlsx dans ce cas. Pour les répertoires contenant d'anciens fichiers portant des noms similaires ou des fichiers temporaires, une vérification avant traitement est particulièrement nécessaire.
Étape 5 : Cliquer sur « Suivant » et définir l'emplacement de sauvegarde
Une fois la liste de fichiers confirmée, cliquez sur « Suivant » au bas de la page. Le flux de l'interface passe à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran n'ait pas montré les détails de la page de l'emplacement de sauvegarde, la barre de progression indique clairement qu'il s'agit de la deuxième phase de la conversion par lot.
Lors de la définition de l'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de choisir un dossier dédié au stockage des résultats txt. Par exemple, on peut créer un dossier « Résultats TXT », « Sortie Excel vers TXT » ou un répertoire nommé par date à côté du dossier d'origine. Ceci présente deux avantages : d'une part, les fichiers ne sont pas mélangés avec les fichiers xlsx originaux, et d'autre part, il est plus facile de vérifier rapidement le nombre de fichiers, de les compresser pour l'envoi ou de les télécharger sur un système une fois la conversion terminée.
S'il s'agit de fichiers métier officiels, il est conseillé de ne pas les écraser directement ni de les placer de manière désordonnée dans un répertoire complexe. Plus le nombre de fichiers convertis par lots est important, plus un chemin de sortie clair est important. Une bonne gestion des répertoires peut réduire le temps nécessaire pour retrouver les fichiers par la suite.
Étape 6 : Lancer le traitement, attendre la génération des fichiers txt
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, suivez le flux de la page pour accéder à « Lancer le traitement ». Le logiciel exécutera la conversion par lots en fonction des enregistrements importés précédemment et générera pour chaque fichier Excel le fichier texte txt correspondant. Une fois le traitement terminé, allez dans le répertoire de sauvegarde pour afficher les résultats et voir les fichiers avec l'extension .txt.
Une fois la conversion terminée, il est conseillé de ne pas supprimer immédiatement les fichiers Excel originaux. Ouvrez d'abord quelques fichiers txt pour faire un contrôle aléatoire, confirmer que le contenu textuel s'affiche correctement et que le nombre de fichiers correspond au nombre d'enregistrements importés. Par exemple, dans ce cas, 8 fichiers xlsx ont été importés, le traitement devrait générer 8 fichiers txt. Une fois confirmé, vous pouvez procéder à l'archivage, au téléchargement ou au partage ultérieur.
Questions fréquentes et points d'attention : ce qu'il faut vérifier avant et après la conversion par lots d'Excel en TXT
Quel contenu le format txt est-il adapté à conserver ?
Le format txt est un format texte, adapté à la conservation de texte et de données, mais pas à celle de la mise en forme complexe d'Excel. Les styles de police, les couleurs, les bordures, une partie des effets de mise en page du tableau, etc., ne s'affichent généralement pas dans le txt comme dans Excel. Par conséquent, si votre priorité est de conserver la mise en page visuelle, vous devriez envisager les formats PDF, image, etc. ; si votre priorité est le contenu textuel et la lecture des données, le txt est un choix plus léger.
Doit-on organiser les fichiers Excel avant la conversion ?
Il est conseillé d'organiser les fichiers sources avant la conversion par lots. Par exemple, placez les fichiers xlsx à convertir dans un même dossier, déplacez les fichiers temporaires inutiles et vérifiez si les noms de fichiers sont clairs. Ainsi, en utilisant « Importer des fichiers d'un dossier », la liste des tâches sera plus propre et plus facile à vérifier.
Pourquoi faut-il vérifier le nombre d'enregistrements ?
Le plus grand risque dans le traitement par lots est d'oublier des fichiers. Après l'importation, regarder le nombre d'enregistrements en bas permet de déterminer rapidement combien de fichiers le logiciel a reconnus. Si vous vous attendiez à 20 fichiers Excel, mais que la liste n'en contient que 18, vous devez retourner dans le dossier pour vérifier si certains fichiers n'ont pas été placés, ont une extension différente ou si le chemin d'accès est incorrect. La vérification du nombre d'enregistrements est un contrôle qualité simple mais très efficace.
Le nom des fichiers va-t-il changer ?
La capture d'écran après traitement montre que les fichiers txt générés conservent une relation de correspondance avec les noms de fichiers Excel d'origine, le principal changement étant le passage de l'extension à .txt. Cette méthode de nommage facilite l'identification des fichiers sources par l'utilisateur. Cependant, avant le traitement officiel, il est tout de même conseillé de tester avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que la nomenclature de sortie et le contenu répondent à vos exigences métier.
Peut-on traiter directement un dossier entier ?
La capture d'écran fournit le bouton « Importer des fichiers d'un dossier », ce qui signifie que l'utilisateur peut importer les fichiers à traiter via un dossier. Pour un grand nombre de fichiers Excel, c'est une méthode plus efficace qu'un ajout un par un. Après l'importation, il faut tout de même vérifier le nom, le chemin et l'extension dans la liste pour garantir l'exactitude de la tâche.
Résumé : confiez les opérations répétitives d'enregistrement sous Excel au logiciel de traitement par lots
Convertir plusieurs tableaux Excel en format texte TXT par lots, la valeur principale n'est pas seulement de « changer une extension », mais de confier à un logiciel de bureau l'exécution uniforme d'une opération qui nécessite à la base beaucoup d'efforts manuels répétitifs. HeSoft Doc Batch Tool organise la sélection des fichiers, la vérification des enregistrements, la définition de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement en un flux clair, via la fonction « Convertir Excel en Txt » sous « Outils Excel », ce qui est adapté au traitement d'un grand nombre de fichiers de tableur xlsx.
Si vous êtes actuellement face à un lot de fichiers Excel et devez les convertir en txt pour l'importation système, l'archivage de données, la lecture textuelle ou le partage multiplateforme, vous pouvez suivre les étapes de cet article : allez d'abord dans les Outils Excel, sélectionnez « Convertir Excel en Txt », utilisez ensuite « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers d'un dossier » pour importer les tableaux, confirmez le nombre d'enregistrements et l'extension, définissez l'emplacement de sauvegarde puis lancez le traitement. Vous réduirez ainsi considérablement le travail répétitif, rendant la conversion de fichiers plus stable, plus efficace et plus conforme aux besoins réels du travail de bureau par lots.