Lorsqu'un dossier contient un grand nombre de documents Word, Excel, PPT, PDF, TXT, etc., copier manuellement les noms de fichiers, chemins complets, extensions, tailles et dates de modification est très chronophage et sujet à des oublis. Cet article explique comment utiliser la fonction « Statistiques des informations de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool pour regrouper en masse les informations de chemin et les propriétés de base de plusieurs fichiers dans un tableau Excel, ce qui convient à l'archivage de données, à l'inventaire de fichiers, aux listes de livraison de projet et à la gestion documentaire.
Dans le travail quotidien, beaucoup de gens rencontrent ce problème : un dossier contient des dizaines voire des centaines de fichiers, y compris des documents Word, des tableaux Excel, des présentations PPT, des fichiers PDF et des fichiers texte TXT. Un responsable ou un client demande de dresser une liste des fichiers, incluant le chemin complet, le nom du fichier, l'extension, la taille, le dossier parent, la date de création et la date de modification de chaque fichier. Si l'on consulte les propriétés une par une avec le clic droit, puis qu'on les copie dans Excel, non seulement c'est peu efficace, mais il est aussi très facile de se tromper de chemin ou d'oublier des fichiers.
Cet article vise à résoudre le problème de « collecter en masse les informations de chemin de nombreux fichiers et de les compiler dans un tableau Excel ». À l'aide de logiciels bureautiques comme HeSoft Doc Batch Tool , il est possible d'automatiser les tâches répétitives de collecte de données sur les fichiers. Il suffit d'importer plusieurs fichiers en une fois et de générer un tableau de résultats Excel après avoir configuré l'assistant. Pour les utilisateurs qui ont besoin de créer des registres de fichiers, des répertoires de documents, des listes de livraison de fichiers de projet, des listes de matériel pédagogique ou des listes de pièces jointes contractuelles, cette méthode de traitement par lots permet de réduire considérablement le temps consacré à la compilation manuelle.
Scénarios applicables : dans quels cas faut-il collecter en masse les informations de chemin de fichier
L'extraction en masse des chemins de fichiers et l'exportation vers Excel se retrouvent couramment dans les types de scénarios bureautiques suivants. Premièrement, lors de l'archivage, il est nécessaire d'organiser tous les fichiers d'un dossier en un répertoire pour faciliter la recherche et la transmission ultérieures. Deuxièmement, avant la livraison d'un projet, il faut lister tous les fichiers doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, etc., pour vérifier que les fichiers sont complets. Troisièmement, dans la gestion administrative, des ressources humaines, des finances ou de l'enseignement, il est souvent nécessaire de collecter le nom des documents, leur chemin d'accès et leur date de modification à des fins d'archivage ou d'examen. Quatrièmement, lorsque le nombre de fichiers est important sur un ordinateur ou un lecteur partagé, il est plus efficace de générer d'abord une liste de fichiers Excel, puis d'utiliser les fonctions de filtre, de tri et de recherche d'Excel pour les gérer, plutôt que de chercher directement dans l'explorateur de fichiers.
Ce type de travail peut sembler simple, mais dès que le nombre de fichiers augmente, le traitement manuel devient une tâche répétitive. Le positionnement de HeSoft Doc Batch Tool est un logiciel bureautique dont la valeur fondamentale est de traiter les fichiers par lots, de réduire les opérations répétitives et d'améliorer l'efficacité de l'organisation. Cet article utilise sa fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » pour montrer comment compiler les informations de chemin et de propriétés de plusieurs fichiers dans Excel.
Aperçu du résultat : des fichiers dispersés avant le traitement, à une liste Excel structurée après
Avant le traitement : le dossier contient un mélange de fichiers de différents formats
Comme on peut le voir sur la capture d'écran avant traitement, le dossier contient plusieurs fichiers tels que ClassroomReview.pptx, ConceptSummary.pdf, CourseSchedule.xlsx, ExamPreparation.docx, GrammarNotes.txt, avec des types de fichiers incluant PPTX, PDF, XLSX, DOCX, TXT, etc. À ce stade, seuls le nom du fichier et la date sont visibles dans l'explorateur de fichiers. Pour compiler le chemin complet, l'extension, la taille et d'autres informations dans un tableau, des opérations supplémentaires sont nécessaires.
Après le traitement : le chemin du fichier et les détails des propriétés sont automatiquement générés dans Excel
Le résultat après traitement est un tableau Excel, dont les en-têtes incluent les champs Path, Name, Name (without extension), Extension, Size (bytes), Size, Containing folder name, Containing folder path, Created time, Modified time. En d'autres termes, chaque fichier correspond à une ligne d'enregistrement, contenant à la fois le chemin complet du fichier, le nom du fichier, le nom sans extension, l'extension, la taille du fichier, le nom du dossier parent, le chemin du dossier parent, la date de création et la date de modification.
Par exemple, le chemin complet de ClassroomReview.pptx est enregistré comme D:\test\folders\ClassroomReview.pptx, avec l'extension pptx ; l'extension de ExamPreparation.docx est docx ; celle de CourseSchedule.xlsx est xlsx. Une telle liste de fichiers Excel facilite le filtrage des PDF, le comptage du nombre de documents Word, le tri par date de modification, ou la soumission directe en tant que répertoire d'archivage.
Procédure : utiliser la fonction Statistiques des informations sur les fichiers pour exporter en masse des chemins vers Excel
Étape 1 : Accéder à la fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » dans « Organisation des fichiers »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez la catégorie « Organisation des fichiers » dans la barre d'outils de gauche. La zone principale affiche plusieurs cartes de fonctionnalités liées à l'organisation des fichiers, comme « Classer les fichiers par nom », « Classer les fichiers par extension », « Statistiques des informations sur les fichiers », « Statistiques des informations sur les dossiers », etc. Ici, l'objectif est de collecter le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de chaque fichier, il faut donc sélectionner « Statistiques des informations sur les fichiers ».
La capture d'écran montre que la description de la carte « Statistiques des informations sur les fichiers » indique la collecte en masse des informations sur les noms, chemins, tailles, dates et métadonnées de divers fichiers, ce qui correspond parfaitement à l'objectif de cet article. En cliquant sur cette fonction, l'assistant de statistiques des informations sur les fichiers s'ouvre.
Étape 2 : Ajouter ou importer les fichiers à analyser depuis un dossier
Une fois sur la page « Statistiques des informations sur les fichiers », la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de la page, deux options sont disponibles : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers sont dispersés à plusieurs emplacements, utilisez « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner par lots. S'ils sont tous dans un seul répertoire, il est plus recommandé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d'ajouter les fichiers du dossier à la liste en une seule fois.
Une fois importé, le tableau de la page affiche les colonnes Numéro, Nom, Chemin, Extension, Date de création, Date de modification et Actions. L'exemple de la capture d'écran montre un total de 20 enregistrements importés, avec 10 éléments affichés par page. Le chemin de chaque fichier est visible directement dans le tableau, par exemple D:\test\folders\ClassroomReview.pptx, D:\test\folders\ConceptSummary.pdf, etc. Vous pouvez ainsi vérifier que les fichiers ont été importés correctement avant de générer officiellement le fichier Excel.
Étape 3 : Vérifier la liste de fichiers, filtrer, trier ou supprimer des enregistrements si nécessaire
Dans la liste d'enregistrements de la première étape, on peut voir à droite des options pour « Filtrer », « Trier », etc., et une icône de suppression après chaque enregistrement. Si vous avez importé de nombreux fichiers, il est conseillé de vérifier d'abord leur nombre et leurs types, pour confirmer s'ils incluent les fichiers docx, xlsx, pptx, pdf, txt que vous souhaitez analyser. Si vous avez importé par erreur des fichiers inutiles, vous pouvez les supprimer via la colonne Actions. Si la liste est longue, vous pouvez utiliser la pagination, le filtrage et le tri pour la parcourir.
Le but de cette étape n'est pas de modifier le contenu des fichiers, mais de confirmer les objets à analyser. Comme le tableau Excel final sera généré à partir de cette liste de fichiers, plus elle est précise, plus la liste de chemin de fichiers résultante sera fiable. Une fois confirmé, cliquez sur « Suivant » en bas.
Étape 4 : Définir les options de traitement et sélectionner les informations supplémentaires souhaitées
Après être passé à la deuxième étape « Configurer les options de traitement », la page affiche une section « Informations supplémentaires » comprenant des options telles que Détails du fichier Word, Détails du fichier Excel, Détails du fichier PPT, Détails du fichier PDF, Détails du fichier texte, Détails du fichier image, etc. Ces options dans la capture d'écran indiquent que le logiciel peut non seulement collecter les informations de chemin de base, mais aussi ajouter des détails selon le type de fichier.
Si votre seul objectif est d'exporter en masse le chemin, le nom, l'extension, la taille, la date de création et de modification des fichiers, les statistiques de base sont généralement suffisantes. Si vous avez besoin de statistiques plus détaillées pour les fichiers Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx), PPT (ppt, pptx) ou PDF, vous pouvez cocher les options correspondantes selon vos besoins. Une fois les paramètres configurés, cliquez sur « Suivant ».
Étape 5 : Configurer l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Comme on peut le voir dans le flux en haut de la page, la fonction Statistiques des informations sur les fichiers utilise un assistant par étapes, successivement : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Configurer les options de traitement », « Configurer l'emplacement de sauvegarde », « Lancer le traitement ». Ainsi, après avoir configuré les options de traitement, vous devez passer à « Configurer l'emplacement de sauvegarde » pour spécifier où le fichier de résultats sera enregistré. Il est conseillé de sauvegarder la liste Excel générée à un emplacement facile à trouver, comme le dossier du projet actuel, le répertoire d'archivage ou un dossier temporaire sur le bureau.
Enfin, passez à l'étape « Lancer le traitement ». Le logiciel lira en masse les informations des fichiers selon la liste importée et générera les statistiques dans un fichier Excel. Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier généré pour voir les données structurées présentées dans l'aperçu des résultats ci-dessus.
Comment utiliser le tableau Excel généré
Une fois les informations de chemin de fichier compilées dans Excel, la gestion ultérieure est grandement facilitée. Vous pouvez filtrer tous les fichiers pdf par la colonne Extension pour voir rapidement la liste des PDF. Vous pouvez trier par la colonne Modified time pour trouver les fichiers modifiés récemment. Vous pouvez aussi utiliser la colonne Containing folder path pour vérifier si les fichiers proviennent du même répertoire. Si vous devez créer un répertoire de livraison de fichiers, vous pouvez conserver les champs Path, Name, Extension, Size, Modified time et ajuster la largeur des colonnes et la mise en forme selon vos besoins.
Pour les dossiers partagés en équipe contenant un grand nombre de fichiers, la génération périodique de ce type de table statistique aide également à identifier les fichiers en double, obsolètes ou les chemins d'accès erronés. Par rapport à la copie manuelle des chemins, les listes générées automatiquement par le logiciel bureautique sont plus uniformes et plus adaptées au filtrage, à la compilation et à la recherche dans Excel par la suite.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Peut-on seulement analyser un seul format de fichier ?
Comme on peut le voir dans les exemples, il est possible d'importer plusieurs types de fichiers comme pptx, pdf, xlsx, docx, txt dans une même tâche. En d'autres termes, la collecte des informations sur les fichiers ne se limite pas à Word ou PDF ; elle est adaptée à l'analyse en masse de dossiers mixtes.
2. L'information de chemin inclut-elle le nom complet du fichier ?
Dans le fichier Excel généré après traitement, la colonne Path affiche le chemin complet avec le nom du fichier, par exemple D:\test\folders\VocabularyGuide.docx. Il existe également une colonne Name et une colonne Name (without extension), ce qui facilite la visualisation séparée du nom complet du fichier et du nom sans l'extension.
3. Faut-il organiser le dossier avant l'importation ?
Il est conseillé de vérifier d'abord si le dossier contient des fichiers non pertinents. Si vous n'avez besoin d'analyser qu'un certain ensemble de documents, placez-les dans un même dossier, puis utilisez « Importer des fichiers depuis un dossier » pour les ajouter. Cela réduit le risque d'en oublier.
4. Est-il obligatoire de cocher les informations supplémentaires ?
Non, ce n'est pas obligatoire. Les informations supplémentaires sont utiles si vous avez besoin d'une analyse plus approfondie d'un type de document particulier. Si vous ne faites que créer une liste de chemins de fichiers et de propriétés de base, les informations de base par défaut suffisent pour répondre à la plupart des besoins bureautiques.
Résumé : remplacer la copie manuelle des chemins par la collecte par lots
L'essentiel de la collecte en masse des informations de chemin de fichier est de convertir de manière uniforme les propriétés des fichiers dispersés dans des dossiers en un tableau Excel. Grâce à la fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez procéder étape par étape, de l'importation des fichiers à la confirmation de la liste, en passant par la configuration des options et la génération du tableau de résultats. Vous n'avez pas besoin de copier les chemins de fichiers un par un, ni de consulter manuellement les propriétés de chaque fichier.
Si vous avez souvent besoin d'organiser des listes de fichiers Word, Excel, PPT, PDF, TXT, il est conseillé de confier ce type de tâche répétitive à un logiciel bureautique pour un traitement par lots. La prochaine fois que vous aurez besoin de créer un répertoire de documents, un inventaire de fichiers ou une liste de livraison de projet, suivez directement les étapes de cet article pour générer rapidement un fichier Excel contenant les informations de chemin, nom, extension, taille et date.