Lorsqu'un grand nombre de fichiers texte .txt sont accumulés dans un dossier, il est très fastidieux de les ouvrir un par un pour vérifier le chemin, la taille, la date de création, la date de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères, et il est facile d'oublier des statistiques. Cet article explique comment utiliser la fonction de statistiques d'informations sur les fichiers dans HeSoft Doc Batch Tool , importer plusieurs fichiers .txt en une seule fois, cocher les informations détaillées des fichiers texte, puis regrouper les résultats dans un tableau Excel. Cette méthode est adaptée à l'organisation des documents, à l'archivage de textes, aux listes de livrables de projets et aux vérifications de données.
Dans la gestion quotidienne des documents et des données de bureau, de nombreuses équipes conservent un grand nombre de fichiers texte .txt, tels que des notes d'étude, des journaux, des instructions de script, du matériel de cours, des comptes rendus de réunion, des textes exportés, des instructions de configuration, etc. Lorsque le nombre de fichiers est faible, il est encore acceptable d'ouvrir manuellement chaque fichier .txt pour en consulter le contenu. Mais dès que le nombre de fichiers atteint des dizaines, des centaines, voire plus, un problème très concret se pose : comment compter rapidement le chemin complet, le nom de fichier, l'extension, la taille, la date de création, la date de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères de ces fichiers .txt, et organiser les résultats dans un tableau Excel ?
Si l'on s'appuie sur la copie manuelle des chemins de fichiers, puis sur l'ouverture un par un du bloc-notes pour vérifier l'encodage et le nombre de lignes, non seulement l'efficacité est très faible, mais des problèmes tels que des omissions, des normes de statistiques incohérentes et des résultats impossibles à vérifier apparaissent facilement. En particulier lorsqu'il s'agit de réception de documents, d'archivage de textes, de vérification par lots ou de livraison de données, un tableau récapitulatif Excel clairement structuré est plus pratique pour le filtrage, le tri et la conservation qu'un ensemble de fichiers épars.
Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour présenter comment utiliser la fonction de statistiques d'informations sur les fichiers de ce logiciel bureautique afin de générer des statistiques par lots sur un grand nombre de fichiers .txt et de produire un tableau de résultats Excel contenant des informations telles que l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères. La valeur fondamentale du logiciel réside dans le traitement par lots des fichiers, réduisant le travail répétitif et transformant des tâches qui nécessitaient auparavant d'ouvrir des fichiers, de copier-coller et d'enregistrer manuellement les informations en une simple opération d'importation, de paramétrage unifié et d'exportation centralisée.
Scénarios d'application : quels sont les cas appropriés pour le comptage par lots des informations des fichiers .txt ?
Le comptage par lots du chemin, du nombre de lignes, du nombre de caractères et de l'encodage des fichiers .txt ne vise pas seulement à visualiser quelques propriétés de fichiers ; il est particulièrement adapté aux scénarios bureautiques nécessitant l'organisation, la vérification et le résumé de documents textuels.
Premièrement, cela convient aux scénarios d'archivage de documents. Par exemple, après la fin d'un projet, un dossier contient de nombreux documents explicatifs .txt, des journaux et des mémos. Il est nécessaire de générer une liste de fichiers, enregistrant l'emplacement, la taille, la date et les informations textuelles de base de chaque fichier pour faciliter les recherches et les audits ultérieurs.
Deuxièmement, cela convient aux scénarios de livraison de données textuelles. Certains systèmes métier, outils de collecte ou programmes d'exportation génèrent un grand nombre de fichiers .txt. Avant la livraison, il est nécessaire de confirmer si chaque fichier est vide, si le nombre de lignes correspond aux attentes, si le nombre de caractères est anormal et si l'encodage est uniforme. Grâce aux statistiques par lots, on peut rapidement repérer les fichiers avec un nombre de lignes trop faible, un nombre de caractères anormal ou un encodage incohérent.
Troisièmement, cela convient aux scénarios de gestion de matériel pédagogique et de contenu. Les noms de fichiers dans la capture d'écran incluent ReadingJournalNotes, VocabularyPracticeText, GrammarReviewLines, StudyPlanningNotes, etc., ce qui ressemble à des notes d'étude, des résumés de cours et des textes d'exercices. Lorsqu'il y a de nombreux fichiers, le résumé Excel permet de les trier par nom de fichier, date de modification, nombre de caractères, etc., afin de comprendre rapidement l'ampleur et l'état de mise à jour du matériel.
Quatrièmement, cela convient aux scénarios de vérification de documentation technique et de journaux. Les développeurs, testeurs et responsables de l'exploitation et de la maintenance sont souvent confrontés à un grand nombre de fichiers texte .txt, .log et .csv. Bien que cet article se concentre sur les fichiers du bloc-notes .txt, l'approche de gestion pour des documents textuels similaires est la même : d'abord générer des statistiques sur les informations des fichiers, puis utiliser Excel pour filtrer et vérifier.
Aperçu du résultat : avant le traitement, un ensemble de fichiers .txt dispersés
Avant le traitement, le dossier affiche plusieurs fichiers .txt sous la forme d'une simple liste de fichiers. L'utilisateur peut voir les noms de fichiers et certaines informations temporelles, mais ne peut pas voir directement l'encodage du texte, le nombre de lignes ou le nombre de caractères de chaque fichier, et il n'est pas non plus pratique de copier tous les chemins complets en une seule fois.
La capture d'écran avant traitement montre que ces fichiers .txt sont nombreux et que leurs noms sont assez similaires. Pour les compter manuellement, il faudrait ouvrir chaque fichier, noter le nom et le chemin, puis utiliser d'autres moyens pour calculer le nombre de lignes et de caractères. Pour 20 fichiers, c'est déjà assez fastidieux ; pour 200 ou 2000 fichiers, un comptage manuel est presque inconcevable.
Aperçu du résultat : après le traitement, un tableau récapitulatif Excel contenant les informations détaillées du texte est généré
Une fois le traitement terminé, le logiciel organise les résultats statistiques dans un tableau Excel. La capture d'écran après traitement montre que les colonnes du tableau incluent des champs tels que le chemin, le nom, le nom sans l'extension, l'extension, la taille en octets, la taille, le nom du dossier contenant le fichier, le chemin du dossier contenant le fichier, la date de création, la date de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes du texte et le nombre de caractères du texte.
Ce type de tableau de résultats est très pratique. Par exemple, vous pouvez trier par nombre de lignes de texte dans l'ordre décroissant pour trouver rapidement les fichiers .txt les plus volumineux ; filtrer la colonne d'encodage du texte pour voir s'il existe différents encodages tels que utf-8, gb18030, windows-1252, utf-16, us-ascii ; localiser le fichier source en fonction de la colonne du chemin ; ou vérifier les documents texte les plus récemment mis à jour par date de modification. Comparé à un enregistrement manuel, le tableau récapitulatif Excel est bien plus adapté pour les statistiques, le filtrage, l'archivage et le partage ultérieurs.
Étape 1 : Accéder à la fonction de statistiques d'informations sur les fichiers dans la section Organisation de fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez Organisation de fichiers dans la classification des outils à gauche. Dans cette catégorie, vous pouvez voir plusieurs fonctions liées au traitement par lots de fichiers, telles que la classification par nom de fichier, la classification par extension, les statistiques d'informations de dossier, etc. La fonction que nous allons utiliser ici est Statistiques d'informations sur les fichiers, dont la description est « Compter par lots le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers ».
Le but de cette étape est d'accéder au module de traitement par lots approprié depuis la liste d'outils du logiciel bureautique. Comme notre besoin n'est pas de modifier le contenu des fichiers .txt, ni de les renommer, mais de compter leurs propriétés et informations textuelles, il convient donc de sélectionner Statistiques d'informations sur les fichiers. Une fois entré, le logiciel guide l'utilisateur à travers un processus d'assistant pour importer les fichiers, définir les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement.
Il convient de noter ici que les statistiques d'informations sur les fichiers ne conviennent pas seulement aux fichiers .txt, mais peuvent également être utilisées pour résumer les informations d'autres fichiers bureautiques. Cependant, l'accent étant mis cette fois-ci sur les fichiers du bloc-notes .txt, il sera nécessaire de cocher plus tard les options de détails spécifiques aux fichiers texte.
Étape 2 : Ajouter ou importer les fichiers .txt à comptabiliser depuis un dossier
Après être entré dans la page des statistiques d'informations sur les fichiers, la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de la page, vous pouvez voir les boutons Ajouter des fichiers, Importer des fichiers depuis un dossier, Vider, Plus, etc. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser Ajouter des fichiers pour sélectionner les .txt spécifiques ; si tous les fichiers .txt sont concentrés dans un seul dossier, il est préférable d'utiliser Importer des fichiers depuis un dossier pour ajouter tous les fichiers cibles à la liste en une seule fois.
Après l'importation, le logiciel affiche dans la liste le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et d'autres informations de base pour chaque fichier. La capture d'écran montre que 20 enregistrements ont été importés, avec une extension .txt, et que les chemins se trouvent dans le même dossier. L'utilisateur peut alors vérifier la liste pour confirmer que les fichiers importés sont corrects.
Si vous constatez qu'un fichier non désiré a été importé par erreur, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant via la colonne d'actions ; si l'importation est incorrecte, vous pouvez également utiliser Vider puis réimporter. Une fois l'importation terminée et confirmée, cliquez sur Étape suivante pour passer aux options de traitement. Le résultat attendu de cette étape est le suivant : tous les fichiers .txt à comptabiliser apparaissent dans la liste du logiciel, leur nombre correspondant à celui des fichiers réels, ce qui prépare la génération ultérieure du tableau récapitulatif Excel.
Étape 3 : Cocher Détails du fichier texte pour compter l'encodage, le nombre de lignes et le nombre de caractères
La deuxième étape consiste à définir les options de traitement. La capture d'écran montre la zone « Informations supplémentaires », qui contient des options telles que les détails du fichier Word, du fichier Excel, du fichier PPT, du fichier PDF, du fichier texte, du fichier image, etc. Comme nous devons comptabiliser les fichiers du bloc-notes .txt cette fois-ci, il est nécessaire de cocher Détails du fichier texte.
Cette étape est cruciale. Lorsque seules les propriétés standard d'un fichier sont comptabilisées, on obtient généralement uniquement les champs de base comme le chemin, le nom de fichier, l'extension, la taille, la date de création et la date de modification. En cochant « Détails du fichier texte », le logiciel va plus loin et comptabilise les informations exclusives aux fichiers texte, telles que l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères. Les colonnes « Texte - Encodage du texte », « Texte - Nombre de lignes » et « Texte - Nombre de caractères » qui apparaissent dans l'Excel après traitement proviennent précisément de cette option.
Si votre dossier contient un mélange de fichiers .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf, des images, etc., vous pouvez également cocher les options de détails correspondantes selon vos besoins réels. Mais si vous ne vous intéressez qu'au texte .txt cette fois-ci, il est conseillé de ne cocher que Détails du fichier texte. Ainsi, les résultats seront plus ciblés et plus faciles à consulter par la suite.
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur Étape suivante. Le résultat attendu est que le logiciel sait maintenant qu'il doit non seulement comptabiliser les informations de base des fichiers, mais aussi lire les indicateurs textuels supplémentaires des fichiers .txt.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Comme indiqué par le flux en haut de la page, la fonction de statistiques d'informations sur les fichiers se divise en quatre étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde et Démarrer le traitement. Après avoir coché les détails du fichier texte, continuez en cliquant sur Étape suivante, définissez l'emplacement de sauvegarde des résultats selon les instructions à l'écran, puis passez à l'étape Démarrer le traitement.
Le rôle de l'emplacement de sauvegarde est de spécifier où le tableau récapitulatif Excel généré sera placé. Il est conseillé de choisir un emplacement facile à retrouver, comme le dossier du projet actuel, un répertoire temporaire sur le bureau ou un dossier dédié aux résultats statistiques. Ainsi, une fois le traitement terminé, vous pourrez ouvrir rapidement le tableau de résultats pour inspection, filtrage et archivage.
Après avoir démarré le traitement, le logiciel lit par lots les informations des fichiers .txt importés et écrit les résultats statistiques dans le tableau Excel. Tout au long du processus, l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir les fichiers un par un ni de calculer manuellement le nombre de lignes et de caractères. Pour les répertoires contenant un grand nombre de fichiers, cette étape réduit considérablement le travail répétitif.
Comment lire les résultats statistiques Excel exportés
Le tableau Excel exporté peut généralement être utilisé à trois niveaux. Le premier niveau concerne les informations de base du fichier, y compris le chemin, le nom, l'extension, la taille, le dossier contenant le fichier, la date de création et la date de modification. Ces champs sont utiles pour créer une liste de fichiers, un répertoire d'archivage ou un bordereau de livraison.
Le deuxième niveau concerne les informations sur la taille du contenu textuel, y compris le nombre de lignes et le nombre de caractères. Le nombre de lignes peut aider à déterminer si un fichier est vide, s'il manque du contenu ou s'il dépasse les attentes. Le nombre de caractères peut aider à évaluer le volume du texte et à repérer les fichiers anormalement volumineux ou petits.
Le troisième niveau concerne les informations sur l'encodage du texte. La capture d'écran après traitement montre que différents fichiers peuvent avoir des encodages comme utf-8, gb18030, windows-1252, utf-16, us-ascii. Un encodage non uniforme peut entraîner des caractères corrompus lors de l'importation ultérieure dans un système, de la lecture par un script ou de l'ouverture sur une autre plateforme. Il est donc plus sûr de d'abord résumer la situation de l'encodage avec Excel, puis de décider s'il est nécessaire de convertir uniformément l'encodage.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi est-il si important de cocher « Détails du fichier texte » ? Parce que le chemin, le nom, la taille et la date sont des informations de base du fichier, tandis que l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères sont des contenus statistiques supplémentaires propres aux fichiers texte. Ce n'est qu'en cochant « Détails du fichier texte » dans les options de traitement que ces champs spécifiques au texte apparaîtront dans le tableau des résultats.
2. Est-il possible de ne comptabiliser que les fichiers .txt d'un dossier spécifique ? Oui. Lors de l'opération, utilisez Importer des fichiers depuis un dossier pour ajouter les fichiers du dossier cible à la liste. Une fois importés, vérifiez d'abord l'extension et le nombre pour confirmer qu'il s'agit bien des fichiers .txt à traiter avant de continuer.
3. Que faire si les colonnes de date dans Excel affichent des croisillons (####) ? Dans la capture d'écran après traitement, certaines colonnes de date affichent des croisillons car la largeur de colonne est insuffisante. Il s'agit généralement d'un problème d'affichage d'Excel. Ouvrez le tableau de résultats et élargissez la largeur des colonnes de manière appropriée pour voir la date complète.
4. Un encodage de texte non uniforme pose-t-il toujours un problème ? Pas nécessairement. Les fichiers .txt de différentes sources peuvent utiliser différents encodages. La nécessité de les uniformiser dépend de leur utilisation ultérieure. Si ces fichiers doivent être lus par un même système, il est conseillé de vérifier attentivement la colonne d'encodage pour éviter tout risque de caractères corrompus.
5. Les résultats statistiques peuvent-ils être utilisés pour un filtrage et un tri ultérieurs ? Oui. Le tableau Excel exporté se prête naturellement au filtrage, au tri et à l'analyse secondaire. Par exemple, un tri par nombre de lignes, un filtrage par extension, par encodage ou un tri par date de modification peuvent tous être effectués rapidement.
Résumé : Remplacer l'ouverture manuelle et la saisie élément par élément par des statistiques par lots
Le comptage par lots du chemin, du nombre de lignes, du nombre de caractères et de l'encodage de texte de nombreux fichiers du bloc-notes .txt est, par essence, un besoin typique d'automatisation bureautique. En traitement manuel, il faut ouvrir chaque fichier un par un, copier le chemin, noter les propriétés et estimer la taille du contenu, ce qui est lent et source d'erreurs. En utilisant la fonction de statistiques d'informations sur les fichiers de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer les fichiers, cocher « Détails du fichier texte », définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement pour rapidement compiler un grand nombre de fichiers .txt dans un tableau Excel.
Si vous êtes en train d'organiser des notes d'étude, des textes de projet, des fichiers journaux, des dossiers de livraison de données ou des répertoires de documents historiques, il est conseillé d'utiliser directement cette méthode de statistiques par lots. Générez d'abord une liste complète de fichiers Excel, puis effectuez un filtrage, une vérification et un archivage basés sur ce tableau. C'est plus efficace, plus précis que la vérification manuelle un par un, et plus adapté au travail en équipe et à la conservation à long terme.