Comment remplacer par lots les numéros dans plusieurs tableaux xlsx ? Tutoriel sur la correspondance avec caractères génériques et la modification unifiée

Plusieurs classeurs xlsx contiennent souvent des numéros dispersés avec le même format mais des valeurs différentes, par exemple un préfixe fixe suivi de plusieurs chiffres. Énumérer les anciennes valeurs une par une est non seulement inefficace, mais aussi source d'omissions. Cet article part des besoins réels de nettoyage des données Excel et montre comment, à l'aide de règles régulières avec caractères génériques, faire correspondre les numéros à six chiffres commençant par 030 et les codes à cinq chiffres commençant par 46, puis dans HeSoft Doc Batch Tool , importer plusieurs classeurs à la fois, limiter la portée du texte des cellules, établir les correspondances entre recherche et remplacement, et enfin produire et vérifier les résultats de manière unifiée.

Lors de l’organisation des listes de clients, des registres d’actifs, des répertoires de projets, des codes régionaux ou des archives professionnelles, les entreprises ont souvent besoin de mettre à jour en masse les numéros dans Excel. La difficulté réside dans le fait que les anciennes données ne sont pas nécessairement une valeur unique, mais peuvent constituer un ensemble de valeurs de format similaire. Par exemple, 030006, 030010 et 030148 doivent tous être remplacés par un nouveau numéro unifié, mais une recherche exacte ordinaire ne peut traiter qu’un contenu précis à la fois. Si les mêmes données sont en outre dispersées dans plusieurs fichiers xlsx, la charge de travail manuel augmente de manière exponentielle.

Pour ce type de besoin, une méthode plus efficace consiste à analyser d’abord la logique des numéros, puis à utiliser des caractères génériques ou des expressions régulières pour décrire le contenu à rechercher. Dès qu’une cellule correspond à l’expression, la valeur de remplacement correspondante peut être appliquée. Cet article explique, en s’appuyant sur l’interface réelle, comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer une recherche et un remplacement unifiés dans plusieurs fichiers Excel. Ce produit se positionne comme un logiciel de traitement par lots de fichiers bureautiques, adapté pour regrouper des opérations répétitives sur des fichiers en une seule tâche, plutôt que de laisser l’utilisateur ouvrir, modifier et enregistrer chaque fichier séparément.

1. Problème concret traité dans ce tutoriel

L’exemple de classeur contient deux types de données à normaliser. Le premier type se trouve dans la colonne Hospital CCN, où les numéros commencent tous par 030 et sont suivis de 3 chiffres ; le second type se trouve dans la colonne CBSA, où les données cibles commencent par 46 et sont suivies de 3 chiffres. Les exigences de la tâche sont les suivantes :

• Remplacer par 111111 tout texte conforme au format « 030 suivi de 3 chiffres » ;
• Remplacer par 22222 tout texte conforme au format « 46 suivi de 3 chiffres » ;
• Appliquer le même ensemble de règles à plusieurs fichiers Excel ;
• Laisser inchangés les autres numéros non conformes aux règles.

Avec une recherche exacte, le premier type de données exigerait de saisir séparément les anciennes valeurs 030006, 030010, 030011, 030064, etc., ce qui non seulement multiplie les règles, mais risque aussi d’omettre des numéros non recensés à l’avance. Avec une expression, il suffit d’utiliser « 030\d{3} » pour décrire tout l’ensemble : c’est là la principale valeur du remplacement par lots avec caractères génériques dans le nettoyage des données Excel.

2. Scénarios adaptés : quels numéros Excel se prêtent à une modification par logique

1. Préfixe fixe suivi d’un numéro séquentiel

Par exemple, les numéros de service HR001, HR002, les numéros de projet XM202501, XM202502, ou encore 030006 et 030010 dans l’exemple. Ces champs comportent généralement un préfixe fixe composé de lettres ou de chiffres, suivi d’un numéro séquentiel de longueur fixe. Une expression permet de faire correspondre en une seule fois l’ensemble des contenus de même type.

2. Migration de codes de région et de codes de classification

Après une réorganisation, une mise à niveau de système ou un changement de norme de codification, les anciens codes de région peuvent devoir être mappés vers de nouveaux codes unifiés. Dès lors que les anciens codes présentent une logique claire de préfixe, de longueur ou de composition de caractères, il est possible de procéder d’abord à une recherche par lots, puis de remplacer par la valeur spécifiée.

3. Standardisation de tableaux provenant de sources multiples

Les modèles Excel soumis par différentes succursales ou différents fournisseurs peuvent contenir les mêmes champs, mais des noms de fichiers et des nombres de lignes différents. Importer ces fichiers en une seule fois dans un logiciel bureautique et les traiter avec le même ensemble de règles contribue à éviter les incohérences de normes dues à des modifications manuelles effectuées par différentes personnes.

4. Nettoyage de données de registres xlsx historiques

Lorsqu’un dossier accumule un grand nombre de rapports mensuels, trimestriels et de registres annuels, d’anciens numéros peuvent être présents dans de nombreux classeurs. Le traitement par lots réduit le nombre d’ouvertures et d’enregistrements de fichiers. Toutefois, avant de traiter différents formats Excel tels que xlsx ou xls, il convient de vérifier la lecture des fichiers par le logiciel sur un petit nombre de documents et de conserver une sauvegarde des données d’origine.

3. Aperçu des résultats : avant et après modification par lots des numéros

Données Excel avant traitement

Dans le classeur d’origine, la colonne Hospital CCN contient notamment 030006, 030010, 030011, 030064, 030074, 030085, 030111, 030114 et 030148 ; la colonne CBSA adjacente présente quant à elle une succession de 46060. Ces nombres se ressemblent visuellement, mais le contenu réellement enregistré dans chaque cellule peut différer.

Les flèches de la capture d’écran indiquent les deux colonnes de données à traiter. Modifier les cellules une à une impose des saisies répétées et augmente le risque de sauter une ligne ; utiliser la recherche et le remplacement fichier par fichier dans Excel oblige en outre à reconfigurer les conditions dans tous les classeurs. Cette tâche se prête donc mieux à la création d’un ensemble de règles de correspondance réutilisables.

Données Excel après traitement

Une fois le traitement par lots terminé, les différents numéros qui respectaient la règle commençant par 030 sont uniformément remplacés par 111111, et les données respectant la règle commençant par 46 sont uniformément remplacées par 22222. Les zones surlignées en jaune montrent les principaux changements, tandis que les données non conformes aux expressions, comme 010039, 010052, 010065, 010079, 010131 ou 010175, n’ont pas été remplacées de manière uniforme.

Les résultats montrent que la règle peut filtrer les cibles selon la structure du texte, au lieu de modifier simplement toutes les cellules d’une colonne. Pour des données métier réelles, cette approche « ne traiter que les contenus conformes » est plus maîtrisable qu’un remplacement global de colonne, à condition que l’expression soit suffisamment précise.

4. Procédure complète : remplacer par lots des numéros dans plusieurs fichiers xlsx

Étape 1 : ouvrir l’outil de recherche et remplacement de mots-clés Excel

Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , repérez « Outils Excel » dans la barre de navigation de gauche. À droite s’affichent les fonctions de traitement par lots liées à Excel, dont la première est « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ». Cliquez sur cette fonction pour accéder à la page de tâche.

Cette étape sert à choisir le bon module de traitement. Comme la tâche porte sur le texte des cellules à l’intérieur des classeurs, il ne faut pas sélectionner d’autres outils tels que le renommage de fichiers, le renommage de dossiers ou la conversion de format Excel. Une fois dans la fonction, on constate que la tâche se compose de plusieurs phases : sélection des enregistrements, configuration des options de traitement, définition de l’emplacement d’enregistrement et lancement du traitement.

Étape 2 : importer plusieurs classeurs Excel en une seule fois

Dans la première phase, cliquez sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner manuellement plusieurs fichiers Excel ; si les fichiers cibles sont regroupés dans un même répertoire, vous pouvez aussi utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ». Dans l’exemple, les fichiers product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx ont été importés, et le bas de la page affiche 3 enregistrements.

La liste des fichiers affiche le nom, le chemin, l’extension, la date de création et la date de modification. Avant le traitement effectif, il est important de vérifier les chemins de fichiers afin d’éviter d’ajouter à la tâche des répertoires de sauvegarde, des répertoires déjà traités ou des tableaux sans rapport. En cas de sélection erronée, le bouton de suppression de la ligne correspondante permet de retirer le fichier ; pour tout resélectionner, cliquez sur « Vider ». Une fois les enregistrements confirmés, cliquez sur « Suivant ».

Le résultat attendu est que tous les fichiers devant recevoir les mêmes règles de remplacement de numéros figurent dans la liste de tâches. Pour des dizaines de tableaux de structure similaire, l’importation depuis un dossier fait généralement gagner du temps par rapport à une sélection fichier par fichier.

Étape 3 : limiter la portée du traitement au texte des cellules

Sur la page « Définir les options de traitement », configurez d’abord la « Portée du traitement ». L’interface propose trois options : « Texte des cellules », « Nom de la feuille de calcul Sheet » et « Texte des formes de la feuille de calcul ». Comme l’exemple vise à modifier les numéros des colonnes Hospital CCN et CBSA, cochez « Texte des cellules ».

Le nom des feuilles et le texte des formes ne sont pas visés ici ; il n’est donc pas nécessaire de les cocher en même temps. Limiter correctement l’objet du traitement réduit le risque que la règle s’applique à des titres, des annotations graphiques ou d’autres emplacements.

Étape 4 : configurer le type de formule des cellules et le type de données

Dans la capture d’écran, le champ « Type de formule des cellules à traiter » est réglé sur « Sans restriction ». Si le classeur contient à la fois des cellules ordinaires et des cellules dont le résultat provient d’une formule, ce paramètre n’exclut pas d’emblée certains contenus selon leur propriété de formule. L’interface propose aussi « Traiter uniquement les cellules contenant une formule » et « Traiter uniquement les cellules ne contenant pas de formule », à choisir selon la structure des données en pratique.

Pour les cellules contenant une formule, la capture d’écran indique « Valeur calculée de la formule ». Cela signifie que la recherche porte sur le résultat final affiché par la formule, et non sur l’expression de la formule elle-même. Si l’objectif métier est de modifier la chaîne de formule, il convient d’évaluer prudemment et de choisir un mode de traitement cohérent avec la tâche.

Dans « Type de données des cellules à traiter », l’option « Texte » est cochée. Les numéros semblent souvent être uniquement numériques, mais pour conserver les zéros initiaux, Excel peut les enregistrer sous forme de texte. Le cas de 030006 dans l’exemple est typique. Si les données sources sont en réalité stockées sous forme numérique, il faut adapter le choix du type de données au contenu du fichier ; il ne faut pas se fier à une simple impression visuelle.

Étape 5 : activer la recherche floue de texte par formule

Dans « Options de mots-clés », sous « Mode de recherche », l’interface propose « Recherche exacte de texte » et « Recherche floue de texte par formule ». Pour rechercher un mot parfaitement fixe, on peut choisir la recherche exacte ; dans cet exemple, il s’agit de faire correspondre une série de numéros différents, donc choisissez « Recherche floue de texte par formule ».

Ici, la « recherche floue par formule » assure la correspondance du texte selon des règles. L’utilisateur n’a pas besoin d’énumérer chaque ancien numéro : il construit une expression régulière à caractères génériques à l’aide du préfixe numérique et du nombre de chiffres.

Étape 6 : saisir l’expression de recherche et la valeur de remplacement

Dans la liste de gauche « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez deux lignes. La première est « 030\d{3} », la seconde « 46\d{3} ». Ici, « \d » représente un chiffre et « {3} » représente 3 chiffres consécutifs. La première règle peut donc faire correspondre des textes à six caractères comme 030006, 030010 ou 030148, et la seconde des textes à cinq caractères comme 46060.

Dans la liste de droite « Liste des mots-clés de remplacement », saisissez 111111 sur la première ligne et 22222 sur la seconde. Les deux listes se correspondent ligne par ligne : la première règle de recherche correspond à la première valeur de remplacement, la seconde règle de recherche à la seconde valeur de remplacement.

Après la saisie, procédez à une vérification ligne par ligne. Contrôlez en particulier la présence correcte de la barre oblique inverse, le nombre de chiffres et les accolades dans l’expression, et vérifiez que la liste de remplacement ne comporte pas de décalage de ligne. Lorsque les règles sont nombreuses, il est conseillé de préparer d’abord la table de correspondance à l’extérieur, puis de la copier dans la liste concernée afin de limiter les erreurs de saisie manuelle.

Étape 7 : restreindre éventuellement la plage de feuilles ou de colonnes

La page de configuration comporte aussi des options telles que « Le nom de la feuille de calcul doit satisfaire à cette condition » et « Le nom de colonne de la cellule doit satisfaire à cette condition ». Dans la capture d’exemple, ces conditions ne sont pas activées, ce qui signifie que la tâche n’impose aucune restriction supplémentaire sur des noms de feuille ou de colonne précis.

Si d’autres feuilles du même classeur peuvent également contenir des numéros du même format alors que ces données ne doivent pas être modifiées, il convient d’activer la condition correspondante pour restreindre la portée. À l’inverse, si les numéros cibles doivent être traités de manière uniforme dans toutes les feuilles, inutile d’ajouter des restrictions superflues. Les conditions de portée doivent être déterminées en fonction de la structure du fichier, et non activées systématiquement.

Étape 8 : définir l’emplacement d’enregistrement des résultats

Une fois les options de traitement configurées, cliquez sur « Suivant » pour accéder, selon le flux supérieur, à « Définir l’emplacement d’enregistrement ». Avant de lancer une tâche par lots, il est conseillé de choisir un nouveau répertoire facilement identifiable pour stocker les résultats, afin de séparer les fichiers traités des fichiers d’origine. Surtout lors de la première utilisation d’une nouvelle expression, il n’est pas recommandé de conserver un seul fichier et de l’écraser directement.

Vous pouvez inclure dans le nom du répertoire de sortie une mention comme « remplacé », « nouveau numéro » ou la date de traitement, pour faciliter la vérification ultérieure. Une fois l’emplacement d’enregistrement confirmé, passez à l’étape « Lancer le traitement ».

Étape 9 : lancer le traitement et contrôler par sondage les fichiers de sortie

Une fois la tâche lancée, le logiciel traite les classeurs de la liste selon les règles définies. À la fin, ne vous contentez pas de vérifier que la tâche est terminée : ouvrez aussi les fichiers de sortie pour valider les données.

Il est conseillé de contrôler au minimum les points suivants : les anciens 030006, 030010, etc. sont-ils devenus 111111 ; les anciens 46060 sont-ils devenus 22222 ; les données non conformes comme 010039, 26620 ou 10760 conservent-elles leur valeur d’origine ; la structure des feuilles et les autres champs métier sont-ils normaux. Ce n’est qu’après ce contrôle par sondage que les résultats peuvent être utilisés pour une consolidation ultérieure ou une importation dans un système.

5. Comment écrire des règles de correspondance Excel plus sûres

1. Déterminer d’abord la partie fixe

La partie fixe est un critère essentiel pour distinguer les données cibles. Dans cet exemple, 030 et 46 servent de préfixes. Si l’on écrit seulement « un certain nombre de chiffres quelconques », on risque de faire correspondre des dates, des montants, des quantités ou d’autres numéros du classeur, ce qui élargit excessivement la portée.

2. Déterminer ensuite le type des caractères variables

Dans cet exemple, la partie variable est entièrement numérique, d’où l’utilisation de « \d ». Si les données contiennent aussi des lettres, des espaces ou des traits d’union, il faut d’abord examiner des échantillons réels, puis écrire la règle selon le mode d’expression pris en charge par le logiciel, sans appliquer directement une règle numérique.

3. Limiter précisément le nombre de caractères

« {3} » signifie 3 caractères consécutifs. La limitation du nombre de chiffres évite de traiter ensemble des codes de longueurs différentes. Si l’activité comporte à la fois 03001 et 030001, il faut les analyser séparément et ne pas supposer par défaut qu’ils appartiennent au même type de numéro.

4. Valider sur un petit échantillon

Une expression peut sembler correcte sur le plan syntaxique tout en produisant des résultats différents en raison du type de données des cellules, de caractères cachés ou d’une longueur de numéro non uniforme. La méthode la plus fiable consiste à copier un classeur comme fichier de test, à exécuter le traitement, puis à vérifier élément par élément les contenus correspondants et non correspondants.

6. Questions fréquentes et points d’attention

Pourquoi certains numéros apparemment identiques n’ont-ils pas été remplacés ?

Les causes possibles sont notamment un type de cellule différent, la présence d’espaces dans le numéro, la perte du zéro initial, un nombre de chiffres réel ne correspondant pas à la règle, ou un contenu situé hors de la portée cochée. Cliquez sur la cellule pour consulter son contenu réel dans la barre d’édition, puis ajustez la règle.

Pourquoi une règle remplace-t-elle trop de données ?

Le plus souvent, c’est parce que la règle manque de préfixe fixe ou de limitation du nombre de chiffres. Il faut décrire le numéro cible avec une structure aussi complète que possible et, selon la situation réelle, restreindre le nom de feuille, le nom de colonne et le type de données. Plus la règle est précise, plus le risque de correspondance erronée est généralement faible.

Le nombre d’éléments de la liste de recherche et de la liste de remplacement doit-il être identique ?

Pour garantir que chaque règle de recherche possède un résultat de remplacement clair, il est conseillé de faire correspondre les deux listes ligne par ligne et de garder des quantités identiques. Si une ligne ne doit pas être remplacée, supprimez-la ou réorganisez-la avant l’exécution, et ne conservez pas de correspondance vide dont l’utilité serait incertaine.

Comment choisir pour les cellules contenant une formule ?

Si vous souhaitez uniquement rechercher le résultat final affiché par la formule, reportez-vous à la capture d’écran et choisissez « Valeur calculée de la formule » ; si l’objectif concerne la chaîne de formule, il faut d’abord vérifier si la modification de la formule peut affecter la logique de calcul. Pour des états importants, testez en priorité sur une copie.

Comment éviter de ne plus pouvoir revenir en arrière après un remplacement par lots ?

Conservez les fichiers d’origine, définissez un répertoire de sortie séparé et traitez d’abord un petit échantillon. Le traitement par lots améliore l’efficacité, mais amplifie aussi l’impact d’une règle erronée ; la sauvegarde et le contrôle par sondage sont donc des étapes à ne pas omettre.

7. Conclusion

Lorsque d’anciens numéros de plusieurs fichiers Excel ou xlsx présentent des règles fixes de préfixe, de type de caractères et de longueur, il n’est plus nécessaire de les énumérer et de les modifier un par un. Avec des expressions régulières à caractères génériques telles que « 030\d{3} » et « 46\d{3} », il est possible de décrire en une seule fois tout l’ensemble des données cibles, puis de remplacer respectivement les résultats correspondants par 111111 et 22222.

HeSoft Doc Batch Tool regroupe dans un même assistant l’importation des fichiers, la portée du traitement, le type de formule, le type de données, les règles de mots-clés et l’emplacement d’enregistrement, ce qui convient aux tâches bureautiques fortement répétitives. Il est conseillé de commencer par tester sur une ou deux copies xlsx, de confirmer l’exactitude des correspondances et des remplacements, puis d’importer depuis le dossier l’ensemble des tableaux pour une exécution par lots. Cela réduit le temps des opérations répétitives et contribue à garantir l’application d’une norme de modification des données cohérente entre plusieurs fichiers.